El documento presenta un caso práctico de aplicación de la norma UNE-ISO 23081 sobre metadatos para la gestión de documentos en un despacho profesional. Se describe el contexto inicial del despacho y la necesidad de implementar un sistema de gestión de documentos electrónicos que permita una mejor recuperación y localización de documentos a través del uso de metadatos. El documento explica el diseño e implantación de un esquema de metadatos basado en la norma UNE-ISO 23081 para la gestión de documentos del despacho.

1. Presentación de la norma UNE-ISO/TS 23081 Metadatos para la gestión de documentos: aplicación a un caso práctico Ponente: M. Rosa Lloveras i Moreno UNE-ISO 23081

2. GESTIÓN ELECTRÓNICA DE DOCUMENTOS: ESTUDIO DE UN CASO CONTEXTO: Despacho profesional jurídico, laboral y tributario Documentos digitalizados, guardados en un árbol de carpetas del servidor local del despacho. Recuperación de documentos: navegación en el árbol PROBLEMA: accesibilidad y localización de los documentos NECESIDADES: Repositorio común para la documentación de los asuntos de negocio del despacho Mecanismos de descripción de documentos, para su recuperación posterior SOLUCIÓN: diseñar e implantar un sistema de gestión de documentos electrónicos: UNE-ISO 15489 Esquema de metadatos para la descripción de documentos: UNE-ISO 23081 UNE-ISO 23081

3. DISEÑO E IMPLANTACIÓN Principios de un plan de gestión de documentos (UNE-ISO 15489) Empleo de los metadatos en los procesos y controles de la gestión de documentos: Incorporación Registro Trazabilidad UNE-ISO 23081

4. 1. Diseño e implantación: principios (UNE-ISO 15489) Documentos creados en cada proceso Forma y estructura en que los documentos se deberían crear e incorporar en el sistema Metadatos que deberían crearse Requisitos para recuperar, usar y transmitir documentos durante los procesos de negocio y plazos de conservación necesarios Como organizar los documentos de manera que se cumplan los requisitos necesarios para su uso UNE-ISO 23081

5. 2. Diseño e implantación: Metadatos CONCEPTO: datos que describen el contexto , el contenido y la estructura de los documentos y su gestión a través del tiempo Son información estructurada o semiestructurada Posibilita la creación, registro, clasificación, acceso, conservación y disposición de los documentos a lo largo del tiempo y dentro de un mismo dominio o entre dominios diferentes. Cada dominio representa un área del discurso intelectual y de la actividad social i de la organización UNE-ISO 23081

6. Ejemplo de metadatos sobre un expediente UNE-ISO 23081 CÓDIGO DEL CLIENTE Etiqueta Cod_cliente Dominio Códigos de los clientes registrados en el programa de gestión de expedientes Tipo de datos Texto (“00000”) Indización Sí Tratamiento documental No procede Obligatoriedad Sí Observaciones Validación de datos: control de adecuación con el valor introducido en el campo ‘Cliente’. Área Etiqueta Area Dominio Áreas de negocio del despacho Tipo de datos Texto Indización Sí Tratamiento documental Lista de valores admitidos: ‘Fiscal-contable’, ‘Laboral’, ‘Jurídica’. Obligatoriedad Sí Observaciones Lista desplegable Código del expediente Etiqueta Cod_expediente Dominio Códigos de expediente registrados en en el programa de gestión de expedientes Tipo de datos Texto (“00000”) Indización Sí Tratamiento documental No procede Obligatoriedad Sí Observaciones ---

7. 2. Diseño e implantación: Metadatos USO: en los procesos y controles de la gestión de documentos: Incorporación Registros Trazabilidad OBJETIVO (UNE-ISO 23081, s. 4.1) Identificación Autenticación Descripción Localización Gestión de los recursos de forma sistemática y consistente FINES (UNE-ISO 23081, s. 4.1): Cumplir los requisitos de la organización y de la sociedad Hacer frente a las responsabilidades que cada organización tiene UNE-ISO 23081

8. DEFINICIÓN E IMPLANTACIÓN DE METADATOS Ver si existen esquemas dentro del sector o en alguna autoridad del país Adaptar dicho esquema a los procesos de negocio de la organización / o diseñar un esquema teniendo en cuenta la UNE-ISO 23081-1:2006 Crear e incorporar los metadatos para la gestión de documentos dentro de un contexto más general asegurando que se establecen los vínculos y relaciones adecuadas, y que los metadatos no se dupliquen ni se produzcan innecesariamente Definir las responsabilidades Documentar el esquema de metadatos (los metadatos acerca de cada documento) Definir los procesos de mantenimiento de los metadatos dentro de la organización, tanto si son de creación propia como si se han utilizado tablas de equivalencias con los metadatos definidos por otras organizaciones UNE-ISO 23081

9. DISEÑO DE UN ESQUEMA DE METADATOS Selección de elementos para formar un esquema Estructura de elementos y establecimiento de relaciones Esquemas de codificación Reglas sintácticas, niveles de obligatoriedad, valores por defecto y repetibilidad Reutilización de esquemas de metadatos preexistentes para la gestión de documentos UNE-ISO 23081

10. PRESENTACIÓN DE UN ESQUEMA DE METADATOS Documentar un esquema de metadatos para la gestión de documentos Metadatos sobre el expediente del que forma parte el documento: se extraen de la información contenida en el programa de gestión de expedientes del despacho (código y nombre del cliente, código del expediente, etc.) Metadatos sobre el documento , específicos de cada documento: introduce el usuario que archiva el documento Metadatos de control : para la administración del sistema de gestión de documentos electrónicos (son generados de forma automática por el programa de archivo electrónico). Permiten la trazabilidad. Presentaciones legibles por máquina UNE-ISO 23081

11. MODELO GENÉRICO DE METADATOS Los metadatos se organizan en 6 grupos: Identificación Descripción Uso Plan de eventos Historial de eventos Relación entre distintas entidades-documentos Cada grupo se divide a su vez en muchos elementos de metadatos UNE-ISO 23081

12. BENEFICIOS Mejorar la recuperación de información Mejorar la compartición de información Asegurar la interoperabilidad a través del sistema Permitir que los documentos puedan ser utilizados por una aplicación o sistema de información, haciéndolos legibles, utilizables y comprensibles Asegurar la autenticidad, la fiabilidad, la disponibilidad y la integridad de los objetos de información a lo largo del tiempo Asegurar la preservación de la información a lo largo del tiempo Mejorar las descripciones de los documentos UNE-ISO 23081