Este documento resume los principales conceptos sobre la gestión documental digital. Explica que la gestión documental digital es un sistema para convertir documentos como correos electrónicos y facturas en recursos valiosos mediante su captura, organización y acceso compartido. También describe los principios, software y normativa relacionados con la gestión de documentos digitales en Colombia.

1. Por una Universidad
PERTINENTE CREATIVA INTEGRADORA
DESARROLLODELADOCUMENTOS DIGITALES
Grupo 05
UNIDAD NO. 2: DOCUMENTOS DE DOCUMENTOS DIGITALES Y SU
LEGISLACIÓN
MARIA TERESA PERALES MAURNO
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACION, LA DOCUMENTACION,
BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA
ARMENIA
2017

2. Por una Universidad
PERTINENTE CREATIVA INTEGRADORA
DESARROLLODELA
QUE ES LA GESTION
DOCUMENTAL
DIGITAL?
La gestión documental digital no es solo una
manera de sustituir los engorrosos
documentos en papel con archivos digitales.
Se trata de un completo sistema que convierte
los documentos de su empresa (correos
electrónicos, facturas, contratos, etc.) en
recursos y conocimientos empresariales
valiosos.
La gestión documental es el conjunto de normas
técnicas y prácticas usadas para administrar el
flujo de documentos de todo tipo en una
organización, permitir la recuperación de
información desde ellos, determinar el tiempo
que los documentos deben guardarse, eliminar
los que ya no sirven y asegurar la conservación
indefinida de los documentos más valiosos,
aplicando principios de racionalización y
economía.
Agenda de presentación:
Unidad No. 2: Documentos de Documentos Digitales y su Legislación
• ¿Qué es la Gestión Documental Digital?.
• Construcción y Gestión de Documentos Digitales
• Principios de la Gestión de Documentos Digitales
• Software de Gestión Documental
• Cero Papel – Gobierno en Línea
• Normatividad y Legislación Colombiana

3. Por una Universidad
PERTINENTE CREATIVA INTEGRADORA
DESARROLLODELAGESTION DOCUMENTAL DIGITAL?
CAPTURAR Y ORGANIZAR DOCUMENTOS: el
primer paso de la gestión documental digital
consiste en localizar y capturar los documentos de
la empresa (en formato físico o digital) y
organizarlos con coherencia y eficacia.
PROPORCIONAR ACCESO Y
TRANSPARENCIA: El uso de un método
coherente y un archivador central para guardar
todos los documentos mejora en gran medida el
acceso a la información empresarial importante,
lo cual aumenta la eficacia de casi todos los
procesos.
2
OPTIMIZAR LA COLABORACIÓN CON
DOCUMENTOS COMPARTIDOS: La gestión
documental digital permite a los empleados leer,
compartir y modificar el mismo documento sin la
confusión que ocasiona crear varias versiones
CREAR UNA INFRAESTRUCTURA COHERENTE
DE GESTIÓN DOCUMENTAL: Un archivador central
de documentos se integra a la perfección con las
aplicaciones ya implantadas en la empresa, por
ejemplo el correo electrónico, la contabilidad, y
plataformas de planificación de recursos
empresariales y gestión de relaciones con clientes.
De esta manera, las operaciones se simplifican.
1
3
4

4. Por una Universidad
PERTINENTE CREATIVA INTEGRADORA
DESARROLLODELAConstrucción y Gestión de Documentos Digitales
En la actualidad, el conocimiento
se genera básicamente en forma digital y aquel
que se encuentra en forma análoga,
progresivamente se ha ido trasladando a
formatos digitales de modo de ampliar su
acceso. En esta misma línea, a nivel
internacional y nacional, los gobiernos y el
mundo privado está empeñado en lograr una
mayor transparencia en su gestión, para lo que
es imprescindible automatizar los centros
documentales de manera de permitir un acceso
masivo a la información tanto de los diferentes
poderes del Estado como de las entidades
privadas.

5. Por una Universidad
PERTINENTE CREATIVA INTEGRADORA
DESARROLLODELAPrincipios de la Gestión de Documentos Digitales
Enfoque
La norma se enfoca
en la producción de
principios y
requerimientos
funcionales para
aplicaciones
(Software) que son
usados para crear y
administrar
documentos
electrónicos de
archivo.
Requerimientos
funcionales
Son requisitos que
indican lo que una
aplicación (SW)
debe hacer
Estructura de la
norma
Modulo 1: Visión general y
declaración de principios
Modulo 2: Guías y
requerimientos funcionales
para aplicaciones de
gestión de documentos
electrónicos de archivos

6. Por una Universidad
PERTINENTE CREATIVA INTEGRADORA
DESARROLLODELASoftware de Gestión Documental
Sistema de gestión
documental (en
inglés, Document
Management System) son
todos aquellos programas
de ordenador creados para
la gestión de grandes
cantidades de documentos,
suele rastrear y almacenar
documentos electrónicos o
imágenes de documentos
en papel.
BENEFICIOS
Mayor productividad
Ahorro de Costos
Ahorro de tiempo
Mejora del Rol
Mejora los procesos
Cumple con las normatividad de
seguridad
Preserva a largo plazo los
documentos electrónicos

7. Por una Universidad
PERTINENTE CREATIVA INTEGRADORA
DESARROLLODELASoftware de Gestión Documental

8. Por una Universidad
PERTINENTE CREATIVA INTEGRADORA
DESARROLLODELA
Cero Papel – Gobierno en Línea
PAPEL CERO + PRODUCTIVIDAD
El concepto de oficinas
Cero Papel u oficina sin
papel se relaciona con la
reducción ordenada del uso
del papel mediante la
sustitución de los
documentos en físico por
soportes y medios
electrónicos.
Fase 1
Fase 2
Fase 3
Fase 4
uso exclusivo de papel, toda la
administración es manual.
uso exclusivo de papel, la administración se
apoya en aplicaciones de tecnología.
combinación de papel con documentos
digitalizados y electrónicos, la administración
se apoya en aplicaciones de tecnología.
uso exclusivo de documentos electrónicos,
toda la administración utiliza únicamente
aplicaciones de tecnología.

9. Por una Universidad
PERTINENTE CREATIVA INTEGRADORA
DESARROLLODELA
Objetivos:
Promover entre los servidores públicos un
sentido de responsabilidad con el ambiente
y con el desarrollo sostenible del país.
Promover entre los directivos de las entidades
un compromiso con las políticas de eficiencia
administrativa y Cero Papel en la
administración pública.
Contribuir a la construcción de los indicadores
que nos permitan saber el impacto generado por
las medidas adoptadas en la reducción de
consumo de papel y la sustitución de
procedimientos y trámites basados en papel por
trámites y procedimientos electrónicos.
La legislación existente sobre documentos
electrónicos ayuda a regular la forma y el
valor probatorio de estos, así como su validez
para cualquier acto jurídico, además las
diferentes normas, leyes y decreto dan las
directrices necesarias enfocadas
principalmente a prevenir adulteraciones y
salvaguardar su autenticidad y sancionar
legalmente su adulteración.
Normatividad y Legislación Colombiana
La legislación existente sobre documentos electrónicos ayuda a regular la forma y el
valor probatorio de estos, así como su validez para cualquier acto jurídico, además las
diferentes normas, leyes y decreto dan las directrices necesarias enfocadas
principalmente a prevenir adulteraciones y salvaguardar su autenticidad y sancionar
legalmente su adulteración.

10. Por una Universidad
PERTINENTE CREATIVA INTEGRADORA
DESARROLLODELANormatividad y Legislación Colombiana
NORMATIVIDADES
LEY 527
DE 1999
Ley 594 de
2000
Ley 734
de 2002
Ley 794 de
2003
Ley 962
de 2005
Ley 1437 de
2011
Decreto
2150 de
1995
Decreto 1747
de 2000 Decreto 019
de 2012.
Acuerdo 060
de 2001
Acuerdo 039
de 2002
Acuerdo
042 de
2002
Circular
externa 002
de 2012
Decreto 2693
de 2012.
Decreto 2609
de 2012

11. Por una Universidad
PERTINENTE CREATIVA INTEGRADORA
DESARROLLODELAConclusiones:
Puedo concluir diciendo que este trabajo ha sido de gran importancia, debido a la
relevancia que tiene los documentos digitales, pues cada día se hacen más necesarios
para nuestro desarrollo social, tanto en lo personal como en lo laboral.
Así mismo gracias a la Legislación han sido implementados como una prioridad en las
entidades, esto facilita las tareas diarias, ahorra tiempo, mejora todos los proceso, es
ágil, permitiendo que se refleje planeación dentro de una organización.
Finalmente la era digital, hace ya parte de nuestras vida, es por ello que este trabajo en
muy importante, principalmente esta dirigido para toda una sociedad que esta en
cambios constantes ya sean laborales o persona, porque los documentos digitales son de
manejo diario, bien sea cuando hacemos transferencias desde nuestras casas, móvil, en
los correos electrónicos, los documentos que manejos en nuestras oficinas, en las casas.
Los documentos digitales hoy día cuentan con normatividades que los ampara y es por
ello que tiene un valor muy importante ante la sociedad.

12. Por una Universidad
PERTINENTE CREATIVA INTEGRADORA
DESARROLLODELADatos de Referencia
https://www.docuware.com/es/Gestion-documental-soluciones/%C2%BFqu%C3%A9-es-
la-gesti%C3%B3n-documental-digital
https://prezi.com/aqvajro5_nlv/que-es-la-gestion-documental-digital/
http://comunicacionesyhumanidades.uft.cl/programas-de-
postgrado/diplomados/item/construccion-y-gestion-de-archivos-digitales
http://estrategia.gobiernoenlinea.gov.co/623/articles-8257_papel_buenaspracticas.pdf
https://es.wikipedia.org/wiki/Software_de_gesti%C3%B3n_documental
https://es.slideshare.net/xcardonal/la-legislacin-colombiana-sobre-los-documentos-
electrnicos