Este documento describe los componentes clave de un sistema de gestión documental. Explica que un SGD organiza documentos físicos y electrónicos a través de cuadros de clasificación y establece plazos de retención. También garantiza la autenticidad, integridad y disponibilidad de los documentos a lo largo de su ciclo de vida. El documento presenta los criterios para seleccionar un SGD, incluyendo seguridad, funcionalidad, estandarización e integración con otros sistemas.

1. GESTION DOCUMENTAL III
SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
MARICEL MUÑOZ MALDONADO
LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ
Profesional en Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO CIDBA
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA
ARMENIA
2015

2. INTRODUCCIÓN
Para garantizar el acceso y la disponibilidad de la
información, las organizaciones se ven en la necesidad de
implementar un sistema de gestión documental de tal
manera que la documentación sea recuperada en el menor
tiempo posible, además de permitir su distribución e
intercambio.
Esta actividad nos permite llevar a la realidad todos los
conocimientos adquiridos, además que es una forma de
tener una visión general de que tan importantes es un
sistema de gestión documental para una entidad.

3. OBJETIVOS
1.Reconocer que es un sistema de gestión documental.
1.Reconocer los aspectos más importantes en la implantación de un
sistema de gestión documental, a la luz del Decreto 2609 de 2012.
2.Identificar la metodología para implantar un sistema de gestión
documental.

4. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Son programas de gestión de bases de datos que disponen de una
tecnología idónea para el tratamiento de documentos científicos,
culturales y técnicos. Estos sistemas difieren en aspectos fundamentales
de los de gestión de bases de datos convencionales, o de aplicación
general, que se utilizan para la gestión de documentos administrativos .
REQUISITOS
Para que los documentos puedan tener valor probatorio, se necesitan herramientas para
conservarlos y hacer que estén disponibles para su utilización.
Los sistemas de archivo garantizan el mantenimiento y la conservación de la autenticidad,
fiabilidad y accesibilidad de los documentos a lo largo del tiempo.
Almacenamiento migración
Seguridad de la información
Interoperabilidad
Arquitecturas de tecnologías de información

5. GENERALIDADES DE UN SISTEMA DE
GESTIÓN DOCUMENTAL
ORGANIZAR LOS DOCUMENTOS FÍSICOS Y ELÉCTRONICOS
INCLUYENDO SUS METADATOS A TRAVÉS DE CUADROS DE
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
ESTABLECER PLAZOS DE CONSERVACIÓN Y ELIMINACIÓN PARA LA
INFORMACIÓN Y LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO EN
TRD Y TVD
EJECUTAR PROCESOS DE ELIMINACIÓN PARCIAL O COMPLETA DE
ACUERDO CON LOS TIEMPOS ESTABLECIDOS EN LA TRD O TVS
GARANTIZAR LA AUTENTICIDAD DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO Y LA
INFORMACIÓN CONEXA A LO LARGO DEL CICLO DE VIDA DE LOS
DOCUMENTOS
MANTENER LA INTEGRIDAD DE LOS DOCUMENTOS, MEDIANTE
AGRUPACIONES DOCUMENTALES, EN SERIES Y SUBSERIES
PERMITIR Y FACILITAR EL ACCESO Y DISPONIBILIDAD DE LOS DOCUMENTOS DE
ARCHIVO POR PARFTE DE LA CIUDADANÍA Y DE LA PROPIA ENTIDAD,
CUABNDO SEAN REQUERIDOS.
PRESERVAR LOS DOCUMENTOS Y SUS AGRUPACIONES DOCUMENTALES EN
SERIES Y SUBSERIES, A LARGO PLAZO, INDEPENDIENTEMENTE DE LOS
PROCEDIMIENTOS TECNOLÓGICOS UTILIZADOS PARA SU CREACIÓN

6. CARÁCTERÍSTICAS DEL SISTEMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
CONFORMIDAD
INTEROPERABILIDAD
SEGURIDAD
RESPALDAR LA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN A PARTIR DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE LAS ENTIDADES
FUNCIONAR CON OTROS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
FÁCIL MANEJO PARA LOS USUARIOS
METADESCRIPCIÓN
ADICIÓN DE CONTENIDOS
DISEÑO Y FUNCIONAMIENTO
GESTIÓN DISTRIBUIDA
DISPONIBILIDAD Y ACCESO
NEUTRALIDAD TECNOLÓGICA
MANTENER LA INFORMACIÓN EN UN ENTORNO SEGURO
METADATOS NORMALIZADOS
AGREGAR NUEVOS CONTENIDOS SIN ALTERAR SU AUTENTICIDAD
CAPACIDAD PARA IMPORTAR Y EXPORTAR MASIVAMENTE LOS
DOCUMENTOS
ASEGURAR LA AUTENTICIDAD, INTEGRIDAD, ACCESIBILIDAD DE
LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
LIBRE ADOPCIÓN DE TECNOLOGÍAS

7. ENTIDAD: Compensar
ATENDIDA POR: Andrea Lorena Rojas Ballesteros
SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
El Sistema de Gestión Documental no pretende reemplazar los aplicativos de
Compensar, ni suplir su funcionalidad, el alcance del Sistema es asegurar la
retención de la información asegurando un único repositorio y fuente de búsqueda
para los documentos.
SUBSISTEMAS DEL SGD
Administración de flujo de procesos
Administración de creación de documentos
Administración de correspondencia
Administración de archivo
ESTOS SUBSISTEMAS ENCAPSULAN LA FUNCIONALIDAD REQUERIDA POR
COMPENSAR

8. LA INFORMACIÓN DE ENTRADA
La fuente de entrada y salida de información del Sistema
de Gestión Documental se compone de registros y
documentos.
DOCUMENTOS QUE SE REGISTRAN SE COMPONEN DE
 Imágenes
 Documentos electrónicos (Documentos de
Texto, hojas de cálculo, presentaciones)
 Formularios Electrónicos
 Relación Documentos Físicos
 Relación registros
 Correos electrónicos
 Fax

9. LA SALIDA DE INFORMACIÓN DEL SISTEMA ES
 Información sobre Documentos
 Localización de documentos
 Documentos
 Historia de los Documentos

10. CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE
DOCUMENTOS
 Seguridad del Sistema
 Funcionalidad para los usuarios
 Estandarización de los procesos
 Arquitectura integrada de información
 Integración con otros sistemas
 Proveedor

11.  El sistema no permite realizar modificaciones no
autorizadas, las persona que pueden acceder al sistema
cuenta con un usuario y una contraseña.
 La información se mantiene tal y como fue generada.
 El manejo del sistema cuentan con un usuario y
contraseña para acceder al sistema
 También se cuenta con herramientas tecnológicas de
protección

13. CONCLUSIONES
1. Conceptualizo que es un sistema de gestión
documental.
1. Identifico los aspectos más importantes en la
implantación de un sistema de gestión documental, a
la luz del Decreto 2609 de 2012.
2. Reconozco la metodología para implantar un sistema
de gestión documental.