Gestion de costos - PMI

CESAP ALTOS ESTUDIOS
XXIV DIPLOMADO EN GERENCIA Y GESTIÓN DE PROYECTOS
GESTIÓN DE COSTOS
Ing° Carlos Barragán Chumpitaz

Gestión de los Costos
La Gestión de Costos incluye los
procesos involucrados para
planificar, estimar, presupuestar,
financiar, obtener financiamiento,
gestionar y controlar los costos de
forma que el proyecto finalice
dentro del Presupuesto aprobado.

Proceso que establece las políticas, procedimientos
y documentación necesarios para planificar,
gestionar, ejecutar el gasto y controlar los costos del
proyecto.
En otras palabras, es prepararse para realizar la
Gestión de Costos.
Proporciona la guía y dirección sobre cómo se
gestionarán los costo en el proyecto.
Estimar
los Costos
Determinar el
Presupuesto
Controlar los
Costos
PROCESOS
Planificar
Gestión de Costos
GESTIÓN DE LOS COSTOS
PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LOS COSTOS

ENTRADAS
1) Plan para la Dirección de Proyectos. Es necesario
conocer todo lo avanzado en el Plan de Dirección de
Proyectos, sobretodo la Línea Base de Alcance y Línea
Base de Cronograma.
2) Acta de Constitución del Proyecto. Proporciona la
información general del proyecto.
3) Factores ambientales de la empresa. Los factores
asociados al proyecto y que se encuentran dentro de su
contexto.
4) Activos de los procesos de la organización. Las
políticas, directivas, procedimientos, lecciones
aprendidas, proyectos anteriores, etc. que forman parte de
la organización y ayuden a gestionar mejor su proyecto.
Estimar
los Costos
Determinar el
Presupuesto
Controlar los
Costos
PROCESOS
Planificar
Gestión de Costos

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
1) Juicio de expertos. Las personas u organizaciones con
experiencia en proyectos anteriores, pueden proveer
asesoría importante para gestionar los costos de un
proyecto.
2) Técnicas analíticas. Cuando se realiza la gestión los
costos, puede ser necesario la evaluación de opciones
estratégicas de autofinanciamiento, ventas de acciones o
financiamiento a través de deudas.
3) Reuniones. Las reuniones sirven para planificar la
gestión de costos con el Gerente de Proyecto y aquellos
miembros del equipo con experiencia en costos.
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los Costos
Determinar el
Presupuesto
Controlar los
Costos
PROCESOS
Planificar
Gestión de Costos

SALIDAS
1) Plan de Gestión de Costos, el cual debe tener,
cómo mínimo, lo siguiente:
a) Unidad de medida
b) Nivel de precisión
c) Nivel de exactitud
d) Enlaces con los procedimientos de la
Organización
e) Umbrales de control
f) Reglas para la medición de desempeño
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los Costos
Determinar el
Presupuesto
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Costos
PROCESOS
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Gestión de Costos

SALIDAS
• Unidades de medida
Es la unidad de medida que usará el proyecto: ¿Horas o días de
trabajo? ¿Cuál será la semana laboral: 5 ó 6 días?
• Nivel de precisión
Es el nivel de redondeo con que se van a tratar las cantidades
durante el proyecto. Por ejemplo: Si se redondea a las centenas,
1055.35 dólares se considerará 1100 dólares.
• Nivel de exactitud
Rango aceptable que se utilizará para el calculo de las
estimaciones de los costos de las actividades. Por ejemplo: 10%.
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los Costos
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Presupuesto
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Costos
PROCESOS
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Gestión de Costos

SALIDAS
• Enlaces con los procedimientos de la
organización
A partir de la EDT, se crean los Cuentas de Control que son
agrupaciones de paquetes de trabajo. La Contabilidad de la
organización realizará los pagos a las Cuentas de Control, no a los
paquetes de trabajo.
• Umbrales de control
Para actividades principales o críticas, se definen umbrales de
control que son alertas para una mejor supervisión de los costos de
un proyecto.
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los Costos
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Presupuesto
Controlar los
Costos
PROCESOS
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Gestión de Costos

SALIDAS
• Reglas para la medición de desempeño
Reglas de Valor Ganado a aplicarse en cada actividad con el fin de
costearlas; dado que hay varias técnicas para calcularla, es
necesario definir el mejor método para cada actividad. Asimismo,
se debe establecer la fórmula para calcular el EAC.
• Formatos de informe
Es necesario definir un formato y la frecuencia de presentación, de
forma que ellos sean iguales en todo el proyecto, para poder
compararlo.
• Descripciones del proceso
Se debe describir los 3 procesos a ejecutar en la Gestión de Costos,
para que todos los miembros tengan claro el objetivo de esta
gestión.
.
Estimar
los Costos
Determinar el
Presupuesto
Controlar los
Costos
PROCESOS
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Gestión de Costos

ESTIMAR LOS COSTOS
Consiste en desarrollar una
aproximación en el costo de cada
actividad para completarla.
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los Costos
Determinar el
Presupuesto
Controlar los
Costos
PROCESOS
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Gestión de Costos

ESTIMAR LOS COSTOS
ENTRADAS
• Plan de Gestión de costos.
• Línea base del Alcance
Conformado por:
a) El enunciado del alcance del proyecto. Contiene
Descripción del alcance, criterios de aceptación,
productos entregables, exclusiones, restricciones,
supuestos, etc.
b) Estructura de desglose de Trabajo (EDT)
c) Diccionario de la EDT
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los Costos
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Costos
PROCESOS
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ESTIMAR LOS COSTOS
ENTRADAS
• Cronograma del proyecto
Contiene el tipo y la cantidad de recursos
• Plan de Recursos Humanos
Considera los atributos de los RRHH, los salarios y las
compensaciones.
• Registro de riesgos
Debe considerar el costo de la estrategia para enfrentar los riesgos
(mitigación, evitación o transferencia).
• Factores ambientales de la empresa
• Activos de los procesos de la organización
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los Costos
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Costos
PROCESOS
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Gestión de Costos

ESTIMAR LOS COSTOS
• Juicio de expertos
• Estimación por analogía
Se usan costos reales de proyectos anteriores para estimar los costos
de un proyecto nuevo. Se debe adecuar al nuevo proyecto. No debe
ser copia exacta.
Sólo se usa cuando no hay mucha información. Es un tipo de juicio
de expertos. En general, es menos costosa pero menos exacta. Es
mas fiable cuando los proyectos comparados son similares de hecho
y no de forma.
Ejemplo: Construcción de un quinto proyecto de edificio familiar de
5 pisos en el Distrito de La Molina. Los cuatros proyectos anteriores
fueron similares (2 de 8 pisos, uno de 4 y otro de 6) pero ejecutados
en distintos distritos.
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los Costos
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Costos
PROCESOS
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ESTIMAR LOS COSTOS
• Estimación paramétrica
Los cálculos son basados en estimaciones estadísticas a
partir de información histórica.
Ejemplos:
a) 1US por línea de código escrito
b) 50 US$ / metro cúbico para vaceado de loza de
concreto de 220 Kg/centímetro cuadrado.
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los Costos
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Costos
PROCESOS
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ESTIMAR LOS COSTOS
• Estimación ascendente
Si no se puede estimar el costo o es muy
inexacto, es mejor descender para calcular
costos.
Se hace mas exacto pero es mas costoso.
Cada sub actividad es más fácil de calcular y
luego se suman para calcular el costo de la
actividad.
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Costos
PROCESOS
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ESTIMAR LOS COSTOS
• Estimación de tres valores (Técnica PERT)
Usa los costos pesimistas, realistas y optimistas. En ciertas ocasiones,
si se tiene los tres datos, el valor esperado de la actividad puede ser
calculado de la siguientes formas:
E = (P + R+ O)/3 (Distribución Triangular)
E = (P + 4R+ O)/6 (Distribución Beta)
La desviación estándar puede ser definida como la dispersión de la
data entre ellos mismos. Se calcula de la siguiente forma:
σ = (P - O)/6
La varianza ayuda a calcular el valor de la desviación estándar de un
conjunto de actividades. Se calcula como la σ al cuadrado.
Las varianzas se suman para calcular la σ de un conjunto de
actividades. Finalmente, se obtiene la raíz cuadrada de esta sumatoria.
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PROCESOS
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ESTIMAR LOS COSTOS
• Análisis de reservas
Las estimaciones de los costos pueden incluir reservas para
contingencias para tener en cuenta la incertidumbre del costo.
Puede calcularse por un porcentaje definido del costo estimado,
una cantidad fija o puede calcularse otro método cuantitativo.
A medida que se conoce el costo de cada actividad con mayor
detalle, esta reserva puede utilizarse, reducirse o eliminarse.
Las reservas de contingencias forman parte de los requisitos de
financiamiento.
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los Costos
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Presupuesto
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Costos
PROCESOS
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ESTIMAR LOS COSTOS
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS: Análisis de reservas

ESTIMAR LOS COSTOS
• Costos de Calidad
Los supuestos relativos a los costos de la calidad pueden utilizarse
para preparar la estimación de los costos actividades. Son los
costos para prevenir el incumplimiento de especificaciones así
como para corregir fallas.
• Software de estimación de costos para la
Gestión de Proyectos.
Las aplicaciones de software de estimación de costos, las hojas de
cálculo computarizadas y las herramientas de simulación son cada
vez mas utilizadas en la estimación de los costos de cada actividad.
• Análisis de propuestas para licitaciones.
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los Costos
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Costos
PROCESOS
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ESTIMAR LOS COSTOS
SALIDAS
• Estimaciones de costos de las actividades
Se puede presentar en forma resumida o detallada. Se calcula por
todos los recursos de la actividad: mano de obra, materiales,
equipo, servicio, instalaciones, tecnología, etc.
• Base de las estimaciones
Debe proveer la información necesaria de las estimaciones realizadas en
forma clara ay completa.
• Actualización a los documentos del
proyecto.
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los Costos
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Presupuesto
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Costos
PROCESOS
Planificar
Gestión de Costos

DETERMINAR EL PRESUPUESTO
Proceso que consiste en sumar los costos estimados de las
actividades individuales o paquetes de trabajo para establecer una
línea base de costos debidamente autorizada. Esta línea base
incluye los costos autorizados (inclusive los costos de
contingencias) a excepción de los costos denominados Reservas de
Gestión.
Son los fondos presupuestales autorizados para ejecutar el
proyecto.
El desempeño de los costos del proyecto se medirá con respecto al
presupuesto autorizado (Línea base de costos).
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los Costos
Determinar el
Presupuesto
Controlar los
Costos
PROCESOS
Planificar
Gestión de Costos

ENTRADAS
• Plan de Gestión de los Costos
• Línea base de Alcance
• Enunciado del alcance del proyecto. Si hubiera limitaciones en
cuanto a los gastos de los fondos del proyecto, acá se definen.
• EDT. Proporciona la relación entre los Paquetes de Trabajo y los
demás componentes.
• Diccionario de la EDT. Define detalladamente cada actividad,
por lo tanto, da un claro alcance de las actividades a ejecutar.
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los Costos
Determinar el
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Costos
PROCESOS
Planificar
Gestión de Costos

ENTRADAS
• Estimación de Costos de las actividades
Los costos estimados por cada actividad se suman
para obtener el costo estimados de los paquetes de
trabajo.
• Base de las estimaciones
Se revisan las estimaciones para conocer cómo se
obtuvo. De ser necesario, se hacen ajustes a estas
bases de estimaciones.
• Cronograma del proyecto
El cronograma proporciona información de cada
actividad a desarrollarse como parte del proyecto.
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los Costos
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Costos
PROCESOS
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Gestión de Costos

ENTRADAS
• Calendario de recursos
• Registro de Riesgos
• Acuerdos
• Activos de los procesos de la
organización
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los Costos
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Costos
PROCESOS
Planificar
Gestión de Costos

• Agregación de costos
• Se suma los componentes de cada actividad hasta calcular el
costo total del proyecto.
• Análisis de reserva
a) Reserva de Contingencias
b) Reserva de Gestión
• Juicios de expertos
• Relaciones históricas
• Conciliación del límite de la financiación
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los Costos
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Controlar los
Costos
PROCESOS
Planificar
Gestión de Costos

SALIDAS: Línea Base de Costos

SALIDAS: Requisitos para la financiación del proyecto

CONTROLAR LOS COSTOS
DEFINICIÓN
• Consiste en monitorear el estado del
proyecto para actualizar sus costos y, de
ser necesario, gestionar cambios en la
línea base de costos. Clave: detecta
desviaciones con respecto al plan para
tomar acciones correctivas y minimizar
riesgos.
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los Costos
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Costos
PROCESOS
Planificar
Gestión de Costos

ENTRADAS
• Plan para la Dirección del Proyecto
• Requisitos de financiamiento del proyecto
• Datos del desempeño de trabajo
• Activos de los procesos de la Organización
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los Costos
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Costos
PROCESOS
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Gestión de Costos

• Gestión de Valor Ganado
• Pronósticos
• Índice del Desempeño de trabajo por
completar (TCPI)
TCPI = (BAC – EV) / (BAC – AC)
o
TCPI = (BAC – EV) / (EAC – AC)
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los Costos
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PROCESOS
Planificar
Gestión de Costos

• Revisiones del desempeño
• Análisis de variación
• Análisis de tendencias
• Desempeño de Valor Ganado
• Software de Gestión de Proyectos
• Análisis de Reservas
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Costos
PROCESOS
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Gestión de Costos

SALIDAS
• Información del desempeño de trabajo
• Pronóstico de Costos
• Solicitudes de cambio
• Actualizaciones al Plan para la Dirección de
proyectos
• Actualizaciones a los documentos del
proyecto
• Actualizaciones a los activos de los procesos
de la organización
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los Costos
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Costos
PROCESOS
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Gestión de Costos

TECNICA DE VALOR GANADO
• Valor planificado (PV). Es el costo presupuestado del trabajo
programado para ser completado de una actividad o componente
de la EDT hasta un momento determinado.
• Valor Ganado (EV). Es la cantidad presupuestada para el trabajo
realmente completado de la actividad del cronograma o el
componente de la EDT durante un período de tiempo determinado.
• Costo Real (AC). Es el costo total incurrido en la realización del
trabajo de la actividad del cronograma o el componente de la EDT
durante un período de tiempo determinado.
• BAC: Presupuesto para completar el proyecto. No varía durante el
proyecto.
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los Costos
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Presupuesto
Controlar los
Costos
PROCESOS
Planificar
Gestión de Costos

Variaciones
• Variación del Cronograma (SV). Es igual al valor ganado
(EV) menos el valor planificado (PV). La variación del
cronograma finalmente será igual a cero cuando se
complete el proyecto, porque ya se habrán ganado todos
los valores planificados.
Fórmula: SV = EV – PV
• Variación del costo (CV). Es igual al valor ganado (EV)
menos el coste real (AC). La variación del coste al final del
proyecto será la diferencia entre el presupuesto hasta la
conclusión (BAC) y la cantidad realmente gastada.
Fórmula: CV = EV – AC
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los Costos
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Costos
PROCESOS
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Indices de rendimiento
• Indice de rendimiento del Costo (CPI). Un valor del CPI inferior a
1.0 indica un sobrecoste con respecto a las estimaciones. Un
valor del CPI superior a 1.0 indica un coste inferior con respecto
a las estimaciones. El CPI es igual a la razón entre el EV y el
AC. El CPI es el indicador de eficiencia de costes más
comúnmente usado.
Fórmula: CPI = EV/AC
• Indice de rendimiento del Cronograma (SPI). El SPI se utiliza,
además del estado del cronograma, para predecir la fecha de
conclusión, y a veces se utiliza en combinación con el CPI para
predecir las estimaciones de conclusión del proyecto. El SPI es
igual a la razón entre el EV y el PV.
Fórmula: SPI = EV/PV
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los Costos
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Presupuesto
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Costos
PROCESOS
Planificar
Gestión de Costos

• Estimación a la conclusión (EAC). La EAC es igual a los
costes reales hasta la fecha (AC) más una nueva ETC.
Este enfoque se utiliza más frecuentemente cuando el
rendimiento anterior muestra que las asunciones de las
estimaciones originales eran básicamente defectuosas o ya
no son pertinentes debido a un cambio en las condiciones.
Fórmula: EAC = AC + (BAC – EV)/CPI = BAC / CPI
• Estimación hasta la conclusión (ETC). Es igual a la
estimación revisada para el trabajo restante. Se puede
calcular como:
Fórmula: ETC = EAC - AC
• VAC: Variación al término. VAC = BAC – EAC
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los Costos
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Presupuesto
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Costos
PROCESOS
Planificar
Gestión de Costos

MÉTODOS PARA MEDIR EL VALOR GANADO
1)Hitos ponderados.
• El paquete de trabajo se divide en hitos objetivos para reflejar divisiones finitas
de trabajo.
• Es uno de los métodos preferidos pero también es más difícil planificar al inicio
y luego administrarlo.
2)Formula fija.
• El valor ganado se acredita al inicio de la tarea y el valor restante al final de la
misma.
• Se puede usar cualquier distribución pero siempre deben de sumar X + Y = 100.
• Es uno de los métodos más fáciles de entender y manejar. Ejemplo: Se puede
usar una regla del 25/75 cuando ordenamos una compra y luego el 75 se
acredita cuando el equipo se recepciona en almacén.

MÉTODOS PARA MEDIR EL VALOR GANADO
3. Porcentaje completado.
• Requiere que el individuo a cargo del proceso de medición estime
periódicamente el avance del trabajo.
• Se hacen con una base puramente subjetiva por lo que debe estar adecuadamente
sustentado.
• Una buena práctica es poner topes máximos para evitar subjetividades arbitrarias.
4. Porcentaje completado con puertas de hito.
• Se utiliza primero la técnica de puertas de hito. Y entre hito e hito, se adiciona el
avance del trabajo utilizando la técnica de Porcentaje completado.
• Combina los dos métodos y mejora el cálculo del avance a medir.
• Necesita mayor trabajo.

Escenario 1
 EAC = AC + ETC
Costo Real a la fecha más un
nuevo estimado para el
trabajo restante. Este
enfoque se usa cuando el
rendimiento pasado muestra
que las supuestos originales
estuvieron errados o ya no
son válidos.
Budget =100
EAC = 30 + 90 = 120
AC
30
ETC
90
hoy
EAC = Estimate at Completion
AC = Actual Cost
BAC = Budget at Completion
EV = Earned Value

Escenario 1
 EAC = AC + (BAC – EV)
Costo Real a la fecha más el
presupuesto restante. Este
enfoque se usa cuando las
variaciones reales son atípicas
y no se espera que vuelvan a
ocurrir en el futuro.
100
EAC = 65 + (100-60) = 105
AC
65
BAC - EV
100 - 60
AC = Actual Cost
EV = Earned Value
hoy

Escenario 2
 EAC= AC + (BAC – EV) /CPI
Costo Real a la fecha más el
presupuesto restante
modificado por un factor.
Este enfoque se usa cuando las
variaciones reales son típicas y
se espera que vuelvan a ocurrir
en el futuro.
100
EAC = 65 + (100-60)/(60/65) = 108.33
AC
65
(BAC–EV)/CPI
(100 – 60)/(60/65)
hoy
AC = Actual Cost
EV = Earned Value

TECNICA DE VALOR GANADO. Un ejemplo de Informe
INFORME DE PERFORMANCE
REPORTE DE ESTADO
PROGRAMADO REAL DIFERENCIAS VALOR GANADO
Entregable según
WBS
fecha fechaduración costo costo a % fecha fechaduración costo costo a % fecha fecha duración % valor costo valor
inicio fin total total la fechaavance inicio fin total total la fechaavance inicio fin avance planeadoreal ganado
1.0
1.1
1.2
...
1.n
2.0
2.1
2.2
...
2.n
REPORTE DE AVANCE PRONÓSTICO
Entregable según WBS Avance en el período CV = Cost variance
SV = Schedule Variance
1.2
1.3 CPI = Cost Performance Index
2.1 SPI = Schedule Performance Index
2.2
2.3 Costo :
3.1 EAC = Estimate at Completion
ETC = Estimate to Complete
VAC = Variance at Completion
Schedule :
ETC = Estimate to Complete
VAC = Variance at Completion
PROYECTO CASA DE CAMPO
1300
2000
1500
0
500
1000
1500
2000
2500
3000
S1 S2 S3 S4 S5 S6 S7 S8
t
$
EV
PV
AC
PROYECTO CASA DE CAMPO
1300
2000
1500
0
500
1000
1500
2000
2500
3000
S1 S2 S3 S4 S5 S6 S7 S8
t
$
EV
PV
AC
GRÁFICA DE VALOR GANADO

EJERCICIOS
Tiempo
ValoresAcumulativos
AC
PV
EV

EJERCICIOS
Tiempo
ValoresAcumulativos
EV
PV
AC

EJERCICIOS
Tiempo
ValoresAcumulativos
PV
AC
EV

Estimación
de Costos
Preparación del
Presupuesto de
Costos
Control de
Costos
PROCESOS
EJEMPLO
Tiene un proyecto para construir una cerca.
Esta cerca tiene cuatro lados iguales. Cada
lado toma 1 día para construirlo y está
presupuestado en $1,000 por lado. Los lados
están planificados para ser construidos uno
después de otro. Hoy es el fin del día 3.
Usando los datos proporcionados calcule las
respuestas pedidas

CONTROLAR LOSCOSTOS
EJEMPLO
Tarea Día 1 Día 2 Día 3 Día 4 Estado fin día 3
Lado 1
Lado 2
Lado 3
Lado 4
S---------F
S--------PF
PS---S---PF
----F
PS-------PF
Terminado, costo $1,000
50% Term, costo $600
No empezado
S=Inicio real, F=Fin real, PS= Inicio planeado, PF=Fin planeado
Calcular: PV / EV / AC
BAC / CV / CPI / SV / SPI
EAC / ETC / VAC

Cálculo Interpretación
Deberíamos haber avanzado
trabajo por 3,000
¿Qué
es?
Estamos excedidos del presupuesto
en 300
Nuestro presupuesto es de 4,000
Hemos completado trabajo por 2,500
Hemos gastado 2,800
Solo estamos obteniendo avance por
89 centavos, por cada dólar gastado
Respuesta
3,000
2,500
2,800
4,000
-300
.893
1,000+1,000+1,000
1,000+1,000+500
1,000+1,200+600
1,000+1,000+1,000+1,000
2,500-2,800
2,500/2,800
PV
EV
AC
BAC
CV
CPI

Cálculo Interpretación
Estamos atrasados con el cronograma
¿Qué
es?
Actualmente esperamos exceder el
presupuesto en $479 al fin del proyecto
Necesitamos gastar $1,679 para
terminar el proyecto
Estamos progresando solo al 83%
del ratio planeado
Actualmente estimamos que el
proyecto total costará $4,479
Respuesta
-500
.833
4,479
1,679
-479
2,500-3,000
2,500/3,000
4,000/0.893
4,479-2,800
4,000-4479
SV
SPI
EAC
ETC
VAC

TRABAJO EN GRUPO
Tiene un proyecto para construir una cerca. Esta cerca
tiene cuatro lados iguales. Cada lado toma 1 día para
construirlo y está presupuestado en $1,000 por lado. Los
lados están planificados para ser construidos uno después
de otro. Hoy es el fin del día 3. Usando los datos
proporcionados calcule las respuestas pedidas

TRABAJO EN GRUPO
Tarea Día 1 Día 2 Día 3 Día 4 Estado fin día 3
Lado 1
Lado 2
Lado 3
Lado 4
S---------F
S----F---PF
S---
S---
PS-------PF
PS-------PF
Terminado, costo $900
S=Inicio real, F=Fin real, PS= Inicio planeado, PF=Fin planeado
Calcular: PV / EV / AC
BAC / CV / CPI / SV / SPI
EAC / ETC / VAC

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