1. GESTIÓN DE DOCUMENTOS DIGITALES Liliana Escobar Montoya G3 TRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
2. Reconocer los tipos de documentos electrónicos con sus respectivas características. Afianzar los conocimientos de las pautas y reglamentaciones para el tratamiento de los documentos electrónicos. OBJETIVOS
3. La ética profesional, lo dispuesto en la constitución política de Colombia, lo contemplado en la Ley General de Archivo 594 de 2000, en lo que reza el art. 15, regulan la labor de las personas encargadas de manipular archivos y documentos . Los responsables deben actuar siempre guiados por los valores de una sociedad democrática que les confía la misión de organizar en cualquier medio, conservar y poner al servicio de la comunidad la información y la documentación. RESPONSABLES
4. El expediente electrónico es el conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan. El foliado de los expedientes electrónicos se llevará a cabo mediante un índice electrónico, firmado por la Administración, órgano o entidad actuante, según proceda. Este índice garantizará la integridad del expediente electrónico y permitirá su recuperación siempre que sea preciso, siendo admisible que un mismo documento forme parte de distintos expedientes electrónicos. EXPEDIENTE ELECTRÓNICO
5. El expediente mixto o híbrido es “ un conjunto de documentos de archivo, electrónicos y tradicionales, relacionados entre sí, y conservados en parte en soporte electrónico, en el marco del SGDEA, y en parte como expediente tradicional. EXPEDIENTE MIXTO O HÍBRIDO
6. Los PGD deben responder a las expectativas que presentan las instituciones y corresponder a sus requerimientos; debe ser de fácil acceso y mantenimiento, actualizable y con herramientas para integración a otros sistemas. PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
7. Es un conjunto de herramientas comunitarias, albergadas en un sitio, destinadas a facilitar el seguimiento de su información, incluso si las personas implicadas en ellos están alejadas las unas de las otras. Esta información pueden tener distintas finalidades (crear un recurso pedagógico, organizar un coloquio), siempre y cuando permanezcan en el campo de la enseñanza de las ciencias. Cada espacio de trabajo incluye dos partes distintas: La parte pública: accesible a todos, Incluye la información mínima que permita a los usuarios el acceso a la información. La parte privada: Para acceso solo de los colaboradores. ORGANIZACIÓN DEL ESPACIO DE TRABAJO
8. Los documentos deben organizarse y almacenarse en formato TIFF y en formato PDF. El contenido que se almacena en la carpeta TIFF debe ser una copia fiel del contenido almacenado en la carpeta PDF, sólo que almacenado en diferentes formatos de archivo. El contenido de un documento electrónico (archivo/s) debe almacenarse en una misma carpeta. ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
