Este documento presenta las actividades y tareas relacionadas con la gestión documental, incluyendo explicar el ciclo vital de los documentos, las unidades de correspondencia, los procesos de gestión documental y su normatividad, y un análisis del Decreto 2609 de 2012. También incluye resúmenes de otros decretos y circulares relacionadas con la gestión de documentos.

1. TABLA DE CONTENIDO

 INTRODUCCIÓN
 OBJETIVOS
 ACTIVIDADES:
 TAREA
1. Elabore una tarea, en la cual usted le va a explicar a sus compañeros de manera creativa lo siguiente:
2.
3. ¿Qué es el ciclo vital de los documentos y cuáles son sus fases y etapas?
4. ¿Qué es una Unidad de correspondencia y cuál es su importancia en una organización?
5. Explique en forma escrita y mediante imágenes o fotografías, cada uno de los procesos de la Gestión Documental con su definición,
normatividad y actividades.
6. compare con el Decreto 2609 de 2012 y establezca que se dice el mencionado decreto sobre los procesos de la gestión Documental y
realice las respectivas observaciones al respecto.
7. Realice un resumen general de lo tratado en el Decreto 2609 de 2012.
8. Elabore un resumen sobre la circular 002 de marzo 06 de 2012.
9. identifique como clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos y los procesos de la Gestión Documental
que se desarrollan en cada fase (Archivo de Gestión, Central e Histórico)
10. Identifique los valores que tienen los documentos en cada una de estas fases o etapas.
11. Destaque los aspectos más importantes a tener en cuenta en los Acuerdos 03, 04, 05 de marzo 15 de 2013.

2. DECRETO 2609 DE 2012
 Este decreto aplica a todas las entidades públicas en sus diferentes
niveles y las entidades privadas que cumplen funciones públicas, las
entidades del estado en las diferentes ramas del poder. La norma se
aplica a cualquier tipo de información producida o recibida por las
entidades públicas en cualquier soporte (físico o electrónico) y que
se conservan en los diferentes archivos. Es responsabilidad de los
empleados públicos aplicar las normas establecidas por el AGN sobre
la responsabilidad de la gestión de documentos. La coordinación de la
gestión documental se realizara por la secretaria general a través la
oficina de archivo, la gestión de los documentos se rige bajo los
siguientes principios: Planeación, eficiencia, economía, control y
seguimiento, oportunidad, transparencia, disponibilidad, agrupación,
vinculo archivístico, protección del medio ambiente, autoevaluación,
coordinación y acceso, cultura archivística, modernización,
interoperabilidad, orientación al ciudadano, neutralidad tecnológica,
protección de la información y los datos.

3.  Las entidades deben formular una política de gestión documental con los
siguientes componentes: marco conceptual, conjunto de estándares,
programa de gestión de documentos, cooperación, articulación y
coordinación de las diferentes áreas. Para la buena gestión de los
documentos hay que tener en cuenta las etapas de creación, mantenimiento
y administración de los documentos, la gestión de los documentos se
realizara a partir de los instrumentos archivísticos como el cuadro de
clasificación, tabla de retención documental, programa de gestión
documental, plan institucional de archivos, inventario documental, gestión de
documentos electrónicos, mapas de procesos, tablas de control y acceso. La
gestión de los documentos debe contemplar los procesos de Planeación,
producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición de
documentos, preservación a largo plazo y valoración.

4.  Todas las entidades del estado deben formular un programa de gestión
documental a largo, mediano y corto plazo, la implementación y
seguimiento del PGD es responsabilidad del área de archivo de la
entidad, la entidad debe tener un plan de capacitación en el alcance y
desarrollo del PGD.

5. DECRETO 2609 DE 2012
 Las entidades deben tener un sistema de gestión de documentos que les
permita organizar, establecer plazos de conservación, garantizar la
autenticidad, integridad, acceso y disponibilidad, preservar los documentos y
sus agrupaciones documentales. Las características que debe tener un
sistema de gestión documental son confiabilidad, interoperabilidad,
seguridad, metadescriptores, adición de contenidos, diseño y
funcionamiento, gestión distribuida (importar y exportar masivamente los
documentos hacia otros sistemas), disponibilidad y acceso, neutralidad
tecnológica a través de estándares que no dependan de la tecnología.
 Los sistemas de archivo electrónico deben velar por la disponibilidad y
legibilidad, visualización e interpretación de los documentos al igual que su
conservación a largo plazo, se debe asegura una integridad de la
información en los sistemas de gestión de archivos.

6. DECRETO 2609 DE 2012
 La gestión de documentos electrónicos debe asegurar la autenticidad,
integridad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad y conservación para
mantener su valor testimonial, las características de los documentos
electrónicos de archivo deben tener las siguientes características,
contenido estable, forma documental fija, vinculo archivístico y
equivalencia funcional. Para garantizar la presunción de autenticidad de
los documentos electrónicos de archivo las entidades deben definir los
procedimientos de protección para evitar la pérdida o corrupción de
los documentos de archivo, a su vez asegurar los medios de
almacenamiento y tecnológico. Se debe garantizar que los documentos
de archivo electrónico generados por la entidad no sea modificados a lo
largo del ciclo vital mediante la utilización de sistemas de seguridad con
el fin de conservar a largo plazo

7. DECRETO 2609 DE 2012
 La fiabilidad de los documentos electrónicos de archivo es una
representación completa, fiel y precisa de los hechos que da testimonio,
los documentos electrónicos y la información contenida en ellos debe
estar disponible en cualquier momento mediante sistemas que aseguren
su registro o medio de registro original, para la conservación y
preservación de los documentos electrónicos se puede conservar los
documentos en sistema análogo y digital, se debe garantizar la
conservación a través del ciclo vital del documento electrónico. Los
expedientes electrónicos como unidad mínima de archivo deben reflejar
a secuencia de la diligencia dentro de un mismo trámite, se adoptara
programas de foliación de expedientes electrónicos.

8. DECRETO 2609 DE 2012
 Por último el archivo general de la nación realizara inspecciones sobre
la implementación y el funcionamiento del programa de gestión
documental de las diferentes entidades.

9. Proceso de la gestión documentalVs Programa de gestión documental

10. DECRETO 2609 DE 2012
 El presente decreto re- estructura
en programa de gestión documental
 Tiene como base la el documento
electrónico de archivo y el
expediente sus respectivos
procesos archivísticos

11. origen
creación
diseño

12. MARCO NORMATIVO DEL
PROCESO
Ley 43 de 1913 Sobre el
uso de tinta indeleble
para documentos
oficiales.

13. Ley 527 de 1999
Artículo 7. Sobre mensajes de datos y firmas
digitales

14. comunicaciones
oficiales en las
entidades públicas y
privadas que cumplen
funciones públicas.
Artículos 4, 6, 9 y
14

15. Circular Interna AGN No.13
de 1999

16. NTC 1673
Papel y cartón:
papel para
escribir e
imprimir” .

18. NTC 4436

20. • La correspondencia y demás formas
de comunicación privadas son
inviolables. Sólo pueden ser
interceptadas o registradas mediante
orden judicial, en los casos y con las
formalidades que establezca la Ley.
(Reforma Acto Legislativo 02 de 2003
Artículo 15.
Párrafo 3

21. • Supresión de
autenticación de
documentos
originales y uso de
sellos, ventanilla
única
Decreto 2150 de
1995
Artículos 1, 11 y 32

22. • Sobre las unidades
de correspondencia,
radicación y control
de las
comunicaciones
recibidas y enviadas.

29. Acuerdo AGN 060
de 2001. Artículo
Séptimo:
Comunicaciones
Internas
• “Para las comunicaciones internas de
carácter oficial, las entidades deberán
establecer controles y procedimientos que
permitan realizar un adecuado seguimiento
a las mismas, utilizando los códigos de las
dependencias, la numeración consecutiva y
sistemas que permitan la consulta
oportunamente, ya sean éstos manuales o
automatizados”.

30. .
Actividad dentro del proceso de
Gestión Documental, cuyo fin
radica en garantizar que los
documentos lleguen a su
destinatario.

31. Decreto 22
9 de 1995
Servicios postales y sus
resoluciones reglamentarias.
Decreto 21
50 de 1995
Artículo 25.
Utilización del correo
para el envío de
información.
Acuerdo 06
0 de 2001
Artículo
3.
Centralización de los
servicios de distrib
ución de las comuni
caciones oficiales

32. 3.
DISTRIBUCIÓN
Documentos
Externos
Documentos
Internos
Documentos
Envidos
Identificación de dependencias destinatarias
según competencia
Clasificación, organización, enrutamiento y
reasignación de las comunicaciones a las
dependencias competentes
Registros de control de entrega
Identificación de Dependencias
Enrutamiento de documentos a
dependencias competentes
Registro de control de entrega de
documentos internos
Definición de medios de distribución, (fax, correo
electrónico, página web, trámite en línea, correo
tradicional, apartado aéreo,).
Control del cumplimiento de requisitos del documento.
Métodos de empaque y embalaje.
 Gestión correo tradicional: Normal, certificado, especial
Peso y porteo.
Control y firma de guías y planillas de entrega
Control de devoluciones.
Organización de mensajería interna
Registro de control de envío de documentos

34. • Toda persona tiene derecho a presentar
peticiones respetuosas a las autoridades por
motivos de interés general o particular y a
obtener pronta resolución. El legislador podrá
reglamentar su ejercicio ante organizaciones
privadas para garantizar los derechos
fundamentales.
Constitución Política.
Artículo 23.
• Reglamentación trámite peticiones.Ley 58 de 1982
• Derecho de petición.
Decreto 01 de 1984
Código Contencioso
Administrativo.

35. • Establece que las entidades de la Administración
Pública deberán facilitar la recepción y envío de
documentos o solicitudes y sus respectivas
respuestas por medio de correo certificado, el cual
es un servicio exclusivo de ADPOSTAL.
Decreto 2150 de 1995.
Artículos 6, 16, 17, 22.
Artículo 25.
• Derecho de turno.
Decreto 1222 de 1999
Artículo 33.
• . Envío y control del trámite de las comunicaciones,
numeración de actos administrativos.
Acuerdo AGN 060 de
2001.
Artículos 3, 6 y 8

36. • Confrontación y
diligenciamiento de planilla de
control y ruta del trámite.
• Identificación del trámite.
• Determinación de competencia,
según funciones de las
dependencias.
• Definición de los periodos de
vigencia y tiempos de
respuesta.
1. Recepción de
solicitud o
trámite
• Análisis de antecedentes y
compilación de información.
• Proyección y preparación de
respuesta.
• Trámites a que haya lugar con
la producción de documentos
hasta la culminación del asunto
2. Respuesta

37. DOCUMENTOS DE ARCHIVO
ELECTRÓNICO
Los sistemas de gestión de documentos
electrónicos deben permitir que los
documentos sean gestionados aún cuando
hayan sido creados con medidas de
protección como firmas digitales, mecanismos de
encriptamiento, marcas digitales electrónicas y
cualquier otro procedimiento informático

39. • confiere es un deber de cada servidor
publico custodiar y cuidar los documentos
e información.
Articulo 34 ley del 2002
• Por el cual se establecen los criterios
para la organización de los archivos de
gestión en las entidades públicas y las
privadas que cumplen funciones
públicas.
Según Acuerdo AGN No.
042 Octubre 31 de 2002.
• Artículo segundo. Obligatoriedad de la
organización de los archivos de gestión.Acuerdo AGN No. 042
Octubre 31 de 2002

40. • Articulo 3 Definiciones
• Tabla de retención documental
• Función archivística
Ley 80 de 1989 • Articulo 2. Fija las políticas para
establecer los reglamentos para
garantizar la organización y
conservación del patrimonio
documental.
Ley 594 de 2000
• Articulo 24. Obligatoriedad de las
tablas de retención documental. Sera
obligatorio para las entidades del
Estado elaborar y adoptar las
respectivas tablas de retención.
Ley 294 de 2000

41. Esto nos
permitirá
brindar
además un
eficiente y
eficaz
servicio de
información.
Es un proceso técnico archivístico que
consiste en identificar, analizar y determinar
los caracteres externos e internos de los
documentos con la finalidad de elaborar los
auxiliares o instrumentos descriptivos
(guías, inventarios, catálogos), que permitan
conocer, localizar y controlar los fondos
documentales de cada entidad.

42. CONSTITUCION POLITICA
• Artículo 20. Se garantiza a toda persona la libertad de
expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de
informar y recibir información veraz e imparcial, y la de
fundar medios masivos de comunicación.
Artículo 27. El Estado garantiza las libertades de
enseñanza, aprendizaje, investigación y cátedra.
Artículo 74. Todas las personas tienen derecho a acceder
a los documentos públicos salvo los casos que
establezca la ley.
Ley 4 de 1913. Sobre régimen político y municipal.

43. Artículo 112. Los partidos y movimientos políticos que no
participen en el Gobierno podrán ejercer libremente la
función crítica frente a éste y plantear y desarrollar
alternativas políticas. Para estos efectos, salvo las
restricciones legales, se les garantizan los siguientes
derechos: de acceso a la información y a la
documentación oficiales.
Artículo 315. Los Secretarios de las corporaciones y
autoridades públicas dan fe en los certificados que
expidan relativamente a los negocios que les están
confiados por razón de su empleo.
Artículo 316. Todo individuo puede pedir
certificados a los Jefes o Secretarios de las
Oficinas, y los primeros los mandarán dar si el
asunto de que se trata no fuera reservado. Si lo
fuere, el certificado se extenderá, pero se reservará
en la oficina hasta que cese la reserva y pueda
entregársele al interesado. De los certificados se
dejará copia en un libro de papel común.

44. Artículo 320 Todo individuo tiene derecho a que se le
den copias delos documentos que existan en las
Secretarías y en los archivos de las oficinas del
orden administrativo, siempre que no tengan carácter
de reserva; que el que solicite la copia suministre el
papel que debe emplearse, pague el amanuense, y
que las copias puedan sacarse bajo la inspección de
un empleado de la Oficina y sin embarazar los
trabajos de ésta. Ningún empleado podrá dar copia
de documentos que según la Constitución o la ley
tengan carácter de reservados, ni copia de
cualesquiera otros documentos, sin orden del jefe de
la Oficina de quien dependa.
Ley 57 de 1985.
Artículos 1, y 12 al 27. Sobre publicidad y
acceso a los documentos públicos.

45. CONSULTA DE DOCUMENTOS
DEFINICION:
Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la
información que contienen.
La consulta garantiza el derecho que tiene un usuario (entidad,
dependencia, persona natural, Estado Colombiano, etc.) de acceder a
la información contenida en los documentos de archivo y de ser
necesario a obtener copia de los mismos. Para el cumplimiento de este
propósito, los archivos deben atender los requerimientos y solicitudes
de manera personal, telefónica, correo electrónico o remitiendo al
usuario al funcionario competente.

46. La consulta de documentos en
los archivos de gestión, por
parte de funcionarios de otras
dependencias o de los
ciudadanos, se debe facilitar con
los controles correspondientes.
La recuperación de los
documentos entendida como la
acción y efecto de obtener por
medio de los instrumentos de
consulta, los documentos
requeridos, se logra mediante
la disponibilidad y actualización
de éstos, ya sean inventarios,
guías, catálogos e índices.
La consulta se puede hacer
mediante solicitud verbal o
escrita dirigida al jefe del área,
o al funcionario responsable
del Archivo de Gestión,
Archivo Central o Histórico.
Si el interesado desea que se
le expidan copias o fotocopias,
éstas deberán ser autorizadas
por el jefe de la respectiva
oficina y sólo se permitirá
cuando la información no tenga
carácter de reservado conforme
a la Constitución y a las leyes.

47. "... Es el conjunto de
operaciones que tienen
por objeto prolongar la
vida de un ente material,
merced a la previsión del
daño o a la corrección
del deterioro"

48. • Cualquier esfuerzo que
se emprenda para darle a
los documentos una vida
perdurable, tiene que
tomar en cuenta dos
factores:
• prevención y
restauración.

49. Artículo 60. “Conservación integral de la documentación de archivos.”
Los archivos deberán implementar un sistema integrado de
conservación acorde con el sistema de archivos establecido en la
entidad, para asegurar el adecuado mantenimiento de los
documentos, garantizando la integridad física y funcional de toda la
documentación desde el momento de la emisión, durante su período
de vigencia, hasta su disposición final.
Decreto 1798 de 1990
Artículo 31. Conservación de libros y papeles de los
comerciantes.
Artículos 48 y 60. Autoriza la utilización del microfilm para
conservar y almacenar libros y papeles del comercio.

50. Acuerdo AGN 048 de 2000. Conservación preventiva,
conservación y restauración documental.
Acuerdo AGN 047 de 2000. Acceso a los documentos de
Archivo, restricciones por razones de conservación.
Acuerdo AGN 11 de 1996. Criterios de conservación y
organización de documentos.

51. Acuerdo 037 de 2002. Especificaciones técnicas y requisitos
para la contratación de los servicios de depósito, custodia,
organización, reprografía y conservación de documentos de
archivo.
Acuerdo AGN 050 de 2000. Prevención de deterioro de los
documentos de archivo y situaciones de riesgo.
Acuerdo AGN 049 de 2000. Condiciones de Edificios y
locales destinados a archivos.

53. • Decisión resultante de la valoración hecha
en cualquier etapa del ciclo vital de los
documentos, registrada en las tablas de
retención y/o tablas de y valoración
documental, con miras a su conservación
total, eliminación, selección y/o
reproducción. (AGN, 2006)
¿Qué es la
disposición
Final?

54. Encuesta
documental
Normatividad
retrospectiva y
vigente
Grupo
Interdisciplinari
o
La disposición final es
una de las actividades
más delicadas dentro del
proceso de elaboración
de la TRD y/o TVD, pues
implica la toma de
decisiones sobre la
disposición de los
documentos, lo cual
resulta, para los casos de
selección y eliminación,
procesos irreversibles.

55. • Los bienes de uso público, los parques
naturales, las tierras comunales de grupos
étnicos, las tierras de resguardo, el
patrimonio arqueológico de la Nación y los
demás bienes que determine la ley, son
inalienables, imprescriptibles e
inembargables.
Constitución
Política de 1991
Artículo 63.
• CN Párrafo 2: La cultura en sus diversas
manifestaciones es fundamento de la
nacionalidad. El Estado reconoce la
igualdad y dignidad de todas las que
conviven en el país. El Estado
promoverá la investigación, la ciencia, el
desarrollo y la difusión de los valores
culturales de la Nación.
Constitución Política de
1991
Artículo 70.

56. • La búsqueda del conocimiento y la
expresión artística son libres. Los planes
de desarrollo económico y social
incluirán el fomento a las ciencias y, en
general, a la cultura
Constitución Política de
1991
Artículo 72.
• El patrimonio cultural de la Nación está
bajo la protección del Estado
Constitución Política de
1991
Artículo 71.
Ley 47 de 1920
Ley 14 de 1936.
Protección del patrimonio documental y
artístico.
Aprueba tratado internacional sobre
protección del patrimonio cultural.