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Funcionamiento del archivo
Al organizar las diferentes fases de un archivo,
se clasifica, se ordena, se describe y se
instala, de esta manera queda identificado,
señalado y reconocido en su totalidad y en
todas sus partes

En el tratamiento de un archivo, entre la
primera fase y la ultima fase aparece, su
valoración desde el punto de vista legal,
jurídico o informativo, tanto para su
conservación como para su eliminación, tanto
Funcionamiento del archivo
Las diferentes fases de que se compone el
tratamiento de un archivo documental son los
siguientes:
- Identificación:
- Valoración
- Descripción
- Difusión
Funcionamiento del archivo
-Identificación:
Esta fase tiene por objeto la investigación y
sistematización de las categorías administrativas y
archivísticas en que se sustenta la estructura de un
fondo.
Con material recogido en esta fase se elaboran los
cuadros de clasificación, instrumento de consulta
que refleja la organización del fondo documental y
aporta los datos esenciales de su estructura en el
archivo de gestión.
Funcionamiento del archivo
-Valoración:

Consiste en determinar y analizar los
valores primarios y secundarios de los
documentos, estableciendo plazos de
transferencia, acceso y conservación o
eliminación.
Funcionamiento del archivo
-Descripción:

La misión de esta fase es la elaboración
de instrumentos de información, con
objeto de facilitar el conocimiento y
consulta de los fondos
Funcionamiento del archivo
-Difusión:

Su objetivo principal consiste en promover y
generalizar la utilización de fondos
documentales.
Así, le corresponde, mediante diferentes
actividades, hacer participe a la compañía
de la importancia que tienen los archivos,
tanto como fuente de información como de
testimonio de nuestra historia
El archivo de la empresa
Mantenimiento del archivo
Ten presentes una serie de elementos
para mantener en optimas condiciones
el archivo:
El archivo de la empresa
Mantenimiento del archivo

Hay documentación que solo usaremos
nosotros, pero la mayor parte de la
documentación debe tener un control
cuando
un
grupo
de
personas
(autorizadas) tienen acceso a ella,
estableciendo un protocolo de acceso.
El archivo de la empresa
Mantenimiento del archivo
Lo ideal es disponer de una ficha de
solicitud de la documentación, de
esa forma, tendremos controlado
que se extrae, quien lo extrae,
cuando lo extrae y cuando lo
deberá reponer.
El archivo de la empresa
FICHA DE SOLICITUD DE DOCUMENTACION
NUMERO DE REGISTRO:…………………………………………………….
Nombre:………………………………………………………………….………..
Apellidos:……………………………………………………………….…………
Departamento:………………………………………………………….………
…
SOLICITA EL DOCUMENTO:…………………………………………..…….
………………………………………………………….………….REF:………...

Fecha de Préstamo:………………………..
Fecha de Devolución………………………
FIRMA DEL INTERESADO
El archivo de la empresa
Mantenimiento del archivo

2. Toda la documentación deberá estar
guardada correctamente, evitando aquellos
elementos que puedan deteriorarla tales
como la luz, el polvo, la humedad, etc.
Si la documentación está guardada en
dispositivos digitales se deberán tener
siempre copias de seguridad (backup) para
paliar posibles perdidas
El archivo de la empresa
Mantenimiento del archivo
3. La Ley Orgánica de Protección de Datos
(LOPD) nos ofrece la normativa en materia
de protección de datos que debe reunir
documentación que maneja la empresa, por
ello, habrá que establecer las medidas de
seguridad necesaria para preservar la
misma, tanto del deterioro que pueda
producirse como de que pueda caer en
manos ajenas
El archivo de la empresa
Mantenimiento del archivo

Hoy en día existen empresas que ofrecen
servicios de gestión documental y almacenaje
por este motivo, muchas empresas encargan
este tipo de servicios a otras, ahorrando
espacio y recursos técnicos y humanos en el
mantenimiento de archivo
El archivo de la empresa
Proceso de archivo de un documento
Cuando una oficina recibe o crea un
documento se deben seguir los siguientes
pasos:
1.- Identificar a qué clase de documento
pertenece.

Puede ser que el documento ya exista o que
no sea necesario crearlo
El archivo de la empresa

Proceso de archivo de un documento

2.- Identificar a que serie documental
pertenece el documento.
Esta operación
clasificación

va

a

facilitar

la
El archivo de la empresa
Proceso de archivo de un documento
3.- Buscar la clase, subclase y división del
cuadro de clasificación a la que pertenece
el documento
Se debe proceder desde los niveles mas
generales a los mas concretos del cuadro
de clasificación.
El archivo de la empresa
Proceso
de
documento

archivo

de

un

Siempre
que
el
volumen
de
documentación no sea muy grande, es
aconsejable clasificar la documentación
bajo conceptos mas generales y no
abrir nuevos niveles de clasificación si
los que hay son suficientes.
El archivo de la empresa
Proceso de
documento

archivo

de

un

4.- Aplicación subdivisiones si fuera
necesario definir mas el contenido
5.- Anotar la clasificación (a lápiz) en
el ángulo superior derecho del
documento.
El archivo de la empresa
Proceso de archivo de un documento
La notación se forma por el código y el
titulo.
Estos elementos permiten situar el
documento en el nivel concreto del
cuadro de clasificación que le
corresponde y permite archivarlos y
recuperarlos ordenadamente
El archivo de la empresa
Proceso de archivo de un documento
6. Clasificar el documento aplicándole el
código y el titulo de clasificación.
Estos se anotan en la carpeta del documento,
junto con otros que sirven para describir el
expediente.
El archivo de la empresa
Proceso de archivo de un documento
En general, coincide con el de los
documentos que contiene, si bien, algunas
veces, para facilitar la agrupación de
documentos dentro de un expediente, los
documentos
pueden
clasificarse
con
subdivisiones o títulos de clasificación de
niveles mas bajos que los del expediente del
que forman parte.
El archivo de la empresa
Normas que regulan la conservación de
documentos

Un archivo para una empresa es imprescindible
por dos razones:
- Por imperativo legal: Art. 30 Código de
Comercio obliga a conservar durante seis años
libros y documentación que generen derechos y
obligaciones de la empresa en relación con
otras personas y persiste la obligación aunque
cese la actividad empresarial
El archivo de la empresa
Normas que regulan la conservación
de documentos
- Por interés propio: la información es la
base y fundamento de muchas de las
decisiones que se toman en la
empresa y está, muchas veces,
contenida en los documentos.
El archivo de la empresa
Normas que
documentos

regulan

la

conservación

de

Las funciones de archivo son:
Guardar, conservar y custodiar la información
Facilitar rápida y cómodamente la documentación
Constituir un centro activo de información
Cumplir con las disposiciones legales
El archivo de la empresa
Normas que regulan la conservación de
documentos
Las normas que regulan la conservación de
documentos, libros oficiales
- Libros obligatorios:

Reflejan de forma ordenada los aspectos
contables de la actividad empresarial: Libros
de inventarios y cuentas anuales, Libro Diario
y libro de actas
El archivo de la empresa

Normas que regulan la conservación
de documentos
Las
normas que regulan la
conservación de documentos, libros
oficiales

- Libros auxiliares:
El archivo de la empresa
Facilitan el almacenamiento de la
información: libro de clientes, libro de caja,
libro Mayor (recoge las operaciones
contables agrupadas por los códigos de las
cuentas correspondientes).
No son obligatorios, pero al ser auxiliares
suelen guardarse juntos durante el mismo
tiempo
El archivo de la empresa
Normas que regulan la conservación de
documentos
Las normas que regulan la conservación de
documentos, libros oficiales
- Libros registro:
Recogen el detalle de ciertas operaciones
reflejadas en una serie de documentos.
El archivo de la empresa

Se pueden llevar tantos como se
deseen;
obligatoriamente
se
dispondrán de: el libro de facturas
emitidas, el de facturas recibidas, el de
bienes de inversión
El archivo de la empresa
Normas que regulan la conservación de
documentos
Documentación Mercantil:
- Conservarse durante seis años: las facturas:
debe conservarse una copia de las facturas
emitidas, y de las recibidas el documento
original.
- Se incluye la documentación relacionada con
los impuestos de cada actividad empresarial
El archivo de la empresa
Normas que regulan la conservación de
documentos
Documentación Mercantil:
- Documentación de carácter interno: No afectos por
la obligatoriedad, se conservan el tiempo que
considere oportuno y después destruye.
- Documentos especiales: Escrituras propiedad,
estatutos
fundacionales,
certificados
de
inscripciones oficiales, Se conservan de manera
El archivo de la empresa
Normas que regulan la conservación de
documentos

Documentación Socio-Laboral
- Se conservan durante seis años: libros de
registro relacionados con los trabajadores
como el libro de Visitas
- Se conservan durante cinco años: Contratos
de trabajo, justificantes de pago de salarios y
liquidación de seguros sociales
El archivo de la empresa
Destrucción de los documentos
Dado el elevado numero de documentos
que se generan en una empresa, será
necesario
destruir
todos
aquellos
documentos que no aportan valor, ya que
almacenamiento implicaría un coste
adicional.
El archivo de la empresa
Destrucción de los documentos
La destrucción de documentos se
realizará mediante máquinas especiales,
de esta forma, garantizaremos que
aquellos documentos que contienen
información confidencial no puedan caer
en manos ajenas, además, así se respeta
la Ley Orgánica Protección de Datos
El archivo de la empresa
Confidencialidad y seguridad de la
información
Desde tiempo inmemorable el hombre ha
resguardado y protegido con celo sus
conocimientos debido a la ventaja y
poder que este le producía sobre otros
hombre o sociedades.
El archivo de la empresa
Confidencialidad y seguridad de la
información
En la antigüedad surgen las bibliotecas,
lugares donde se podía resguardar la
información para transmitirla y para evitar
que otros la obtuvieran, dando así
algunas de las primeras muestras de
protección de la información
El archivo de la empresa
Confidencialidad y seguridad de la
información

Durante la segunda guerra mundial se
crean la mayoría de los servicios de
inteligencia del mundo con el fin de
obtener información valiosa e influyente,
creándose grandes redes de espionaje.
Como forma de protección surge el
contraespionaje.
El archivo de la empresa
Confidencialidad y seguridad de la
información
Con el incremento del alcance de la
tecnología, el cuidado de la información
se ha vuelto crucial para los hombres, las
organizaciones y las sociedades.
El archivo de la empresa
Confidencialidad
información

y

seguridad

de

la

La seguridad de la información es toda medida
preventiva y reactiva del hombre, de las
organizaciones y de los sistemas tecnológicos
que permitan resguardar y proteger la
información
buscando
mantener
la
confidencialidad, la disponibilidad e integridad
de la misma
El archivo de la empresa
Confidencialidad y seguridad de la
información
El concepto de seguridad de la
información no debe ser confundido con
el de seguridad informática, ya que este
ultimo solo se encarga de la seguridad en
el medio informático, pudiendo encontrar
información en diferentes medios o
El archivo de la empresa
Confidencialidad y seguridad de la
información
Con el incremento del alcance de la
tecnología, el cuidado de la información
se ha vuelto crucial para los hombres, las
organizaciones y las sociedades.
El archivo de la empresa
Confidencialidad y seguridad de la
información
La seguridad de la información es toda
medida preventiva y reactiva del hombre,
de las organizaciones y de los sistemas
tecnológicos que permitan resguardar y
proteger
la
información
buscando
mantener
la
confidencialidad,
la
disponibilidad e integridad de la misma
El archivo de la empresa
Confidencialidad y seguridad de la información
En la seguridad de la información es importante
señalar que su manejo está basado en la tecnología
y debemos de saber que puede ser confidencial: la
información está centralizada y puede tener un alto
valor.
Puede ser divulgada, mal utilizada, ser borrada,
saboteada.
Esto afecta su disponibilidad y la pone en riesgo.
El archivo de la empresa
Confidencialidad y seguridad de la
información
La seguridad de la información es toda
medida preventiva y reactiva del hombre,
de las organizaciones y de los sistemas
tecnológicos que permitan resguardar y
proteger
la
información
buscando
mantener
la
confidencialidad,
la
disponibilidad e integridad de la misma
El archivo de la empresa
Confidencialidad y seguridad de la información
La información es poder, y según las posibilidades
estratégicas que ofrece tener acceso a cierta
información, esta se clasifica como:

- Critica: indispensable para la operación de la
empresa
- Valiosa: Es un activo de la empresa y muy valioso
- Sensible: Debe de ser conocida por las personas
autorizadas
El archivo de la empresa
Confidencialidad
información

y

seguridad

de

la

- Riesgo: Es todo tipo de vulnerabilidades,
amenazas que pueden ocurrir sin previo aviso
y producir numerosas pérdidas para las
empresas. Los riesgos mas perjudiciales son a
las
tecnologías
de
información
y
comunicaciones.
- Seguridad: Es una forma de protección
El archivo de la empresa
Confidencialidad
información

y

seguridad

de

la

La seguridad de la información comprende
diversos aspectos entre ellos la disponibilidad,
comunicación, identificación de problemas,
análisis
de
riesgos,
la
integridad,
confidencialidad, recuperación de los riesgos.
El archivo de la empresa
Normas que
documentos

regulan

la

conservación

de

Las
normas que regulan la conservación de
documentos, libros oficiales
- Libros registro:
Recogen el detalle de ciertas operaciones reflejadas
en una serie de documentos.
Se pueden llevar tantos como se deseen;
obligatoriamente se dispondrán de: el libro de
facturas emitidas, el de facturas recibidas, el de
El archivo de la empresa
Confidencialidad
información

y

seguridad

de

la

- Integridad: Es la propiedad que busca
mantener los datos libres de modificaciones
no autorizadas. A groso modo, es el
mantener con exactitud la información tal
como fue generada, sin ser manipulada o
alterada por personas o procesos no
autorizados.
El archivo de la empresa
Confidencialidad y seguridad de la información
- Disponibilidad: Es la característica, cualidad o
condición de la información de encontrarse a
disposición de quienes deben acceder a ella, ya
sean personas, procesos o aplicaciones.
- A groso modo, es el acceso a la información y a los
sistemas por personas autorizadas en el momento
que lo requieran
El archivo de la empresa
Confidencialidad y seguridad de la información
- Autenticación o autentificación: Es la propiedad que
permite identificar el generador de la información.
Por ejemplo al recibir un mensaje de alguien, estar
seguro que es de ese alguien el que lo ha enviado, y
no una tercera persona haciéndose pasar por la otra.
En un sistema informático se suele conseguir este
factor con el uso de cuentas de usuario y
contraseñas de acceso
LA ORGANIZACIÓN DEL
ARCHIVO
Los archivos de oficina o de gestión están
formados por los documentos producidos y
recibidos por la oficina en el desarrollo de
las funciones y actividades que tenga
encomendadas, y conservadas como
instrumento para la toma de decisiones,
tramitación de asuntos y defensa de
derechos.
LA ORGANIZACIÓN DEL
ARCHIVO
Centralizado:
archivos:

Clases de

Archivo localizado en un solo departamento.
Beneficios:

Economía de espacio, equipamiento y personal.
Información accesible a todo el personal.
Responsabilidad: definida y localizada, permitiendo
en su utilización
La

centralización

se

puede

realizar

solo

a
LA ORGANIZACIÓN DEL
ARCHIVO
Clases de archivos:

Descentralizado o departamental
Cada departamento tiene su propio archivo
Permite mantener la confidencialidad de los
documentos (no permitiendo el acceso a otros
departamentos) así como acceso rápido a los
documentos de uso inmediato

Todo el personal del departamento tiene acceso al
archivo, aunque debe existir una persona con
responsabilidad directa sobre el archivo
LA ORGANIZACIÓN DEL
ARCHIVO
Clases de archivos:

Mixto
Es
una
mezcla
entre:
- Descentralizados los archivos activos y semi-activos
- Centralizados los archivos inactivos y/o históricos
LA ORGANIZACIÓN DEL
ARCHIVO
Clases de archivos:

Activo
Es el archivo que contiene toda la
documentación actual que se usa de manera
frecuente, que debe ser accesible a la persona
y, situada en proximidad al puerto de trabajo,
en una área delimitada por la ley de economía
de los movimientos
LA ORGANIZACIÓN DEL
ARCHIVO
Clases de archivos:

Semiactivo
Contiene la documentación no activa utilizada de manera
ocasional, accesible y cerca del archivo activo

La documentación archivada contiene acciones y
estudios terminados, pero todavía en uso para la consulta
y puede ser considerada como rutinaria (está en espera
de ser pasada al archivo cronológico o técnico que
necesita estar disponible en el mínimo tiempo) o de
referencia que debe quedar un cierto tiempo en el archivo
inactivo debido al interés que representa para el trabajo
cotidiano
LA ORGANIZACIÓN DEL
ARCHIVO
Clases de archivos:

Inactivo o pasivo
Contiene la documentación referida a acciones pasadas,
apenas utilizada y que no ofrece a la empresa sino un
interés jurídico o histórico

Esta
documentación
está
guardada
en
locales/departamentos alejados del puesto de trabajo,
especialmente adaptados para este fin.
La documentación, en espera de su destrucción, se
conserva, por una parte, de acuerdo con los textos
legales en vigor y, por otra, según las leyes interiores de
la empresa para aquellos documentos que escapan al
control del Estado.
Una vez elaborado el cuadro de
clasificación con sus series o tipos
documentales, se debe definir el sistema
de ordenación mas adecuado para cada
serie, a partir de las características que la
definen.
La ordenación va a indicar que lugar
exacto
ocupa
un
expediente
o
documento concreto dentro de la serie a
SISTEMAS DE
ORDENACIÓN DE LA
DOCUMENTACIÓN
ADMINISTRATIVA
Los diferentes tipos de ordenación
permiten seleccionar un criterio por el
cual los expedientes o documentos
serán situados de manera correlativa:
según la fecha, el nombre, el código, la
división territorial o geográfica o
temática
SISTEMAS DE
ORDENACIÓN DE LA
DOCUMENTACIÓN
ADMINISTRATIVA
Concepto de ordenación y clasificación
El hecho de clasificar y organizar los
documentos surge por la necesidad de
localizar los documentos que en ella existen.
En el mundo empresarial el tratamiento de la
información es fundamental
SISTEMAS DE
ORDENACIÓN
DE LA DOCUMENTACIÓN
ADMINISTRATIVA
Concepto de ordenación y clasificación
Todos tenemos claro que en la empresa
existe un continuo ir y venir de
documentación, es tarea del empresario, o
en su caso la persona en que delegue, tener
toda la documentación localizada
SISTEMAS DE
ORDENACIÓN
DE LA DOCUMENTACIÓN
ADMINISTRATIVA
Diferencias entre clasificación y
ordenación
- Clasificación:
Técnica para identificar y la reagrupación
sistemática de los datos y de las
informaciones
similares,
según
características comunes que pueden ser
después diferenciadas.
SISTEMAS DE
ORDENACIÓN
DE LA DOCUMENTACIÓN
ADMINISTRATIVA
Diferencias
ordenación

entre

clasificación

y

- Ordenación o codificación:
Consiste en asignar números, letras u otros
símbolos de sus atributos. La palabra clave
se llama ORDENATRIZ
SISTEMAS DE
ORDENACIÓN
DE LA DOCUMENTACIÓN
ADMINISTRATIVA
Clasificación alfabética
Los documentos son organizados siguiendo
el orden alfabético de alguno de sus
atributos. La palabra clave se llama
“ordenatriz”
SISTEMAS DE
ORDENACIÓN
DE LA DOCUMENTACIÓN
ADMINISTRATIVA
Ventajas

Desventajas

- Sencillo de
- Hay que
usar
determinar la
- Permite
palabra
ampliación;
ordenatriz
puede incluir
- Si se extrae un
nuevos
expediente del
expedientes sin archivo, debe
necesidad de
dejarse una señal
mover el resto
para que se sepa
que falta

Usos

- Expedientes
de: clientes,
proveedores,
empleados,
etc.
SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA
DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
Normas de clasificación alfabetica
Nombres de personas

Nombre de empresas

- Personas individuales: La - Se considera palabra
palabra ordenatriz es el
ordenatriz el primer
primer apellido. Si es
sustantivo con significado
igual se ordena por el
distintivo.
segundo.
- No se tienen en cuenta
- Apellidos compuestos: Se palabras genéricas como
consideran como unidos
Sociedad, Compañía,
- Las partículas de, el, la y
Bar, Cafetería, etc.
en apellidos no se tienen - Los organismos oficiales
SISTEMAS DE
ORDENACIÓN
DE LA DOCUMENTACIÓN
ADMINISTRATIVA
Clasificación numérica

Se asignan números consecutivos a los
documentos o expedientes que van a
archivarse.
Estos números pueden asignarse según su
orden de emisión o su orden de llegada o
envío.
El sistema requiere la utilización de índices o
fichas auxiliares que relaciones números con
expedientes a ordenar
SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA
DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
Clasificación numérica
Ventajas

Desventajas

- Facilidad para - Si se desconoce
encontrar
el numero no
- Permite la
podrá
ampliación con
encontrarse.
nuevo números - Al ser números
- Si falta un doc,
correlativos, no
se detecta al
pueden
ser correlativos
intercalarse
nuevos docs
ente los

Usos

- Clasificación
de: pedidos,
albaranes,
facturas,
cheques,
correspondenci
a con clientes…
SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA
DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
Sistema mixto
Combina las clasificaciones alfabética y
numérica , asignando números y letras a
cada elemento de la ordenación.
El sistema de ordenación dependerá de la
composición del código; si van en primer
lugar los números y luego las letras,
alfabéticamente y luego numéricamente
SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA
DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
Sistema mixto
Ventajas

Desventajas

Usos

- Los
- Es difícil
- Matriculas de
documentos se
clasificar un
vehículos
localizan
documento
- Matriculas de
rápidamente
cuando se
alumnos
- Pueden
refiere a varios - Partes de
articularse
asuntos
trabajo
nuevos asuntos - Es complicado
tratar con un
código de letras
y números
SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA
DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
Clasificación cronológica
Se basa en un elemento presente en cualquier
documento su fecha, y se concreta en la
secuencia año, mes, día.
Comenzando por el año mas remoto, los
documentos se suceden hasta la fecha mas
reciente, dentro de cada año por meses y dentro
de estos por días.
Los libros de contabilidad o los libros de actas de
una empresa son ejemplo de documentos que se
deben ordenar cronológicamente por periodos
anuales
SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA
DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
Criterio geográfico
Los documentos se clasifican atendiendo
a una zona geográfica relacionada con
los mismos.
El orden geográfico puede ser por países
, comunidades autónomas, provincias o
municipios y, dentro de estos, por temas
o nombres, utilizando otra clasificación
SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA
DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
Criterio geográfico
Ventajas

- Fácil utilización
- Se pueden
introducir
subdivisiones
- Se combina de
manera sencilla
con otras
clasificaciones

Desventajas

Usos

- Requiere un
- Bancos en
conocimiento de los
sus diferentes
pueblos, ciudades,
sucursales
provincias, CCAA,
- Empresas con
países
sucursales en
- Si se extrae un
diferentes
expediente del archivo,
provincias
debe dejarse una
señal para que se
sepa que falta
SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA
DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
Clasificación por materias
En este tipo de clasificación, los documentos
se
agrupan
basándose
en
unos
determinados asuntos que los caracterizan y
son comunes a un grupo de ellos.
Estas características se pueden ordenar
siguiendo dos criterios:
SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA
DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
Clasificación por materias

-Orden alfabético general de materias:
Agrupando
las
materias
según
las
categorías lógicas, en las que una materia
engloba a la inmediata inferior y a su vez
esta queda englobada en otra superior; es
decir, se forman clases y subclases.
Esta agrupación se lleva a cabo siguiendo
los criterios numérico y alfanumérico
SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA
DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
Clasificación por materias

-Orden numérico:
Permite clasificar documentos asignando a
estos un numero correlativo de “n” cifras,
para ello, cada documento deberá llevar una
ficha informativa donde se refleje el
contenido del expediente.

Podrán utilizarse colores, índices auxiliares u
otros elementos que faciliten la clasificación
SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA
DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
Clasificación
materias

por

-Orden numérico:
Ventajas

Desventajas

- La elección correcta de las
- Permite archivar de
materias que van a definir
forma ilimitada, al
los documentos. Se
disponer de infinitos
requiere disponer y
números
consultar de un índice
- Sencillez de manejo
auxiliar que nos informe lo
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4. funcionamiento de un archivo

  • 1.
  • 2.
  • 3. Funcionamiento del archivo Al organizar las diferentes fases de un archivo, se clasifica, se ordena, se describe y se instala, de esta manera queda identificado, señalado y reconocido en su totalidad y en todas sus partes En el tratamiento de un archivo, entre la primera fase y la ultima fase aparece, su valoración desde el punto de vista legal, jurídico o informativo, tanto para su conservación como para su eliminación, tanto
  • 4. Funcionamiento del archivo Las diferentes fases de que se compone el tratamiento de un archivo documental son los siguientes: - Identificación: - Valoración - Descripción - Difusión
  • 5. Funcionamiento del archivo -Identificación: Esta fase tiene por objeto la investigación y sistematización de las categorías administrativas y archivísticas en que se sustenta la estructura de un fondo. Con material recogido en esta fase se elaboran los cuadros de clasificación, instrumento de consulta que refleja la organización del fondo documental y aporta los datos esenciales de su estructura en el archivo de gestión.
  • 6. Funcionamiento del archivo -Valoración: Consiste en determinar y analizar los valores primarios y secundarios de los documentos, estableciendo plazos de transferencia, acceso y conservación o eliminación.
  • 7. Funcionamiento del archivo -Descripción: La misión de esta fase es la elaboración de instrumentos de información, con objeto de facilitar el conocimiento y consulta de los fondos
  • 8. Funcionamiento del archivo -Difusión: Su objetivo principal consiste en promover y generalizar la utilización de fondos documentales. Así, le corresponde, mediante diferentes actividades, hacer participe a la compañía de la importancia que tienen los archivos, tanto como fuente de información como de testimonio de nuestra historia
  • 9. El archivo de la empresa Mantenimiento del archivo Ten presentes una serie de elementos para mantener en optimas condiciones el archivo:
  • 10. El archivo de la empresa Mantenimiento del archivo Hay documentación que solo usaremos nosotros, pero la mayor parte de la documentación debe tener un control cuando un grupo de personas (autorizadas) tienen acceso a ella, estableciendo un protocolo de acceso.
  • 11. El archivo de la empresa Mantenimiento del archivo Lo ideal es disponer de una ficha de solicitud de la documentación, de esa forma, tendremos controlado que se extrae, quien lo extrae, cuando lo extrae y cuando lo deberá reponer.
  • 12. El archivo de la empresa FICHA DE SOLICITUD DE DOCUMENTACION NUMERO DE REGISTRO:……………………………………………………. Nombre:………………………………………………………………….……….. Apellidos:……………………………………………………………….………… Departamento:………………………………………………………….……… … SOLICITA EL DOCUMENTO:…………………………………………..……. ………………………………………………………….………….REF:………... Fecha de Préstamo:……………………….. Fecha de Devolución……………………… FIRMA DEL INTERESADO
  • 13. El archivo de la empresa Mantenimiento del archivo 2. Toda la documentación deberá estar guardada correctamente, evitando aquellos elementos que puedan deteriorarla tales como la luz, el polvo, la humedad, etc. Si la documentación está guardada en dispositivos digitales se deberán tener siempre copias de seguridad (backup) para paliar posibles perdidas
  • 14. El archivo de la empresa Mantenimiento del archivo 3. La Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) nos ofrece la normativa en materia de protección de datos que debe reunir documentación que maneja la empresa, por ello, habrá que establecer las medidas de seguridad necesaria para preservar la misma, tanto del deterioro que pueda producirse como de que pueda caer en manos ajenas
  • 15. El archivo de la empresa Mantenimiento del archivo Hoy en día existen empresas que ofrecen servicios de gestión documental y almacenaje por este motivo, muchas empresas encargan este tipo de servicios a otras, ahorrando espacio y recursos técnicos y humanos en el mantenimiento de archivo
  • 16. El archivo de la empresa Proceso de archivo de un documento Cuando una oficina recibe o crea un documento se deben seguir los siguientes pasos: 1.- Identificar a qué clase de documento pertenece. Puede ser que el documento ya exista o que no sea necesario crearlo
  • 17. El archivo de la empresa Proceso de archivo de un documento 2.- Identificar a que serie documental pertenece el documento. Esta operación clasificación va a facilitar la
  • 18. El archivo de la empresa Proceso de archivo de un documento 3.- Buscar la clase, subclase y división del cuadro de clasificación a la que pertenece el documento Se debe proceder desde los niveles mas generales a los mas concretos del cuadro de clasificación.
  • 19. El archivo de la empresa Proceso de documento archivo de un Siempre que el volumen de documentación no sea muy grande, es aconsejable clasificar la documentación bajo conceptos mas generales y no abrir nuevos niveles de clasificación si los que hay son suficientes.
  • 20. El archivo de la empresa Proceso de documento archivo de un 4.- Aplicación subdivisiones si fuera necesario definir mas el contenido 5.- Anotar la clasificación (a lápiz) en el ángulo superior derecho del documento.
  • 21. El archivo de la empresa Proceso de archivo de un documento La notación se forma por el código y el titulo. Estos elementos permiten situar el documento en el nivel concreto del cuadro de clasificación que le corresponde y permite archivarlos y recuperarlos ordenadamente
  • 22. El archivo de la empresa Proceso de archivo de un documento 6. Clasificar el documento aplicándole el código y el titulo de clasificación. Estos se anotan en la carpeta del documento, junto con otros que sirven para describir el expediente.
  • 23. El archivo de la empresa Proceso de archivo de un documento En general, coincide con el de los documentos que contiene, si bien, algunas veces, para facilitar la agrupación de documentos dentro de un expediente, los documentos pueden clasificarse con subdivisiones o títulos de clasificación de niveles mas bajos que los del expediente del que forman parte.
  • 24. El archivo de la empresa Normas que regulan la conservación de documentos Un archivo para una empresa es imprescindible por dos razones: - Por imperativo legal: Art. 30 Código de Comercio obliga a conservar durante seis años libros y documentación que generen derechos y obligaciones de la empresa en relación con otras personas y persiste la obligación aunque cese la actividad empresarial
  • 25. El archivo de la empresa Normas que regulan la conservación de documentos - Por interés propio: la información es la base y fundamento de muchas de las decisiones que se toman en la empresa y está, muchas veces, contenida en los documentos.
  • 26. El archivo de la empresa Normas que documentos regulan la conservación de Las funciones de archivo son: Guardar, conservar y custodiar la información Facilitar rápida y cómodamente la documentación Constituir un centro activo de información Cumplir con las disposiciones legales
  • 27. El archivo de la empresa Normas que regulan la conservación de documentos Las normas que regulan la conservación de documentos, libros oficiales - Libros obligatorios: Reflejan de forma ordenada los aspectos contables de la actividad empresarial: Libros de inventarios y cuentas anuales, Libro Diario y libro de actas
  • 28. El archivo de la empresa Normas que regulan la conservación de documentos Las normas que regulan la conservación de documentos, libros oficiales - Libros auxiliares:
  • 29. El archivo de la empresa Facilitan el almacenamiento de la información: libro de clientes, libro de caja, libro Mayor (recoge las operaciones contables agrupadas por los códigos de las cuentas correspondientes). No son obligatorios, pero al ser auxiliares suelen guardarse juntos durante el mismo tiempo
  • 30. El archivo de la empresa Normas que regulan la conservación de documentos Las normas que regulan la conservación de documentos, libros oficiales - Libros registro: Recogen el detalle de ciertas operaciones reflejadas en una serie de documentos.
  • 31. El archivo de la empresa Se pueden llevar tantos como se deseen; obligatoriamente se dispondrán de: el libro de facturas emitidas, el de facturas recibidas, el de bienes de inversión
  • 32. El archivo de la empresa Normas que regulan la conservación de documentos Documentación Mercantil: - Conservarse durante seis años: las facturas: debe conservarse una copia de las facturas emitidas, y de las recibidas el documento original. - Se incluye la documentación relacionada con los impuestos de cada actividad empresarial
  • 33. El archivo de la empresa Normas que regulan la conservación de documentos Documentación Mercantil: - Documentación de carácter interno: No afectos por la obligatoriedad, se conservan el tiempo que considere oportuno y después destruye. - Documentos especiales: Escrituras propiedad, estatutos fundacionales, certificados de inscripciones oficiales, Se conservan de manera
  • 34. El archivo de la empresa Normas que regulan la conservación de documentos Documentación Socio-Laboral - Se conservan durante seis años: libros de registro relacionados con los trabajadores como el libro de Visitas - Se conservan durante cinco años: Contratos de trabajo, justificantes de pago de salarios y liquidación de seguros sociales
  • 35. El archivo de la empresa Destrucción de los documentos Dado el elevado numero de documentos que se generan en una empresa, será necesario destruir todos aquellos documentos que no aportan valor, ya que almacenamiento implicaría un coste adicional.
  • 36. El archivo de la empresa Destrucción de los documentos La destrucción de documentos se realizará mediante máquinas especiales, de esta forma, garantizaremos que aquellos documentos que contienen información confidencial no puedan caer en manos ajenas, además, así se respeta la Ley Orgánica Protección de Datos
  • 37. El archivo de la empresa Confidencialidad y seguridad de la información Desde tiempo inmemorable el hombre ha resguardado y protegido con celo sus conocimientos debido a la ventaja y poder que este le producía sobre otros hombre o sociedades.
  • 38. El archivo de la empresa Confidencialidad y seguridad de la información En la antigüedad surgen las bibliotecas, lugares donde se podía resguardar la información para transmitirla y para evitar que otros la obtuvieran, dando así algunas de las primeras muestras de protección de la información
  • 39. El archivo de la empresa Confidencialidad y seguridad de la información Durante la segunda guerra mundial se crean la mayoría de los servicios de inteligencia del mundo con el fin de obtener información valiosa e influyente, creándose grandes redes de espionaje. Como forma de protección surge el contraespionaje.
  • 40. El archivo de la empresa Confidencialidad y seguridad de la información Con el incremento del alcance de la tecnología, el cuidado de la información se ha vuelto crucial para los hombres, las organizaciones y las sociedades.
  • 41. El archivo de la empresa Confidencialidad información y seguridad de la La seguridad de la información es toda medida preventiva y reactiva del hombre, de las organizaciones y de los sistemas tecnológicos que permitan resguardar y proteger la información buscando mantener la confidencialidad, la disponibilidad e integridad de la misma
  • 42. El archivo de la empresa Confidencialidad y seguridad de la información El concepto de seguridad de la información no debe ser confundido con el de seguridad informática, ya que este ultimo solo se encarga de la seguridad en el medio informático, pudiendo encontrar información en diferentes medios o
  • 43. El archivo de la empresa Confidencialidad y seguridad de la información Con el incremento del alcance de la tecnología, el cuidado de la información se ha vuelto crucial para los hombres, las organizaciones y las sociedades.
  • 44. El archivo de la empresa Confidencialidad y seguridad de la información La seguridad de la información es toda medida preventiva y reactiva del hombre, de las organizaciones y de los sistemas tecnológicos que permitan resguardar y proteger la información buscando mantener la confidencialidad, la disponibilidad e integridad de la misma
  • 45. El archivo de la empresa Confidencialidad y seguridad de la información En la seguridad de la información es importante señalar que su manejo está basado en la tecnología y debemos de saber que puede ser confidencial: la información está centralizada y puede tener un alto valor. Puede ser divulgada, mal utilizada, ser borrada, saboteada. Esto afecta su disponibilidad y la pone en riesgo.
  • 46. El archivo de la empresa Confidencialidad y seguridad de la información La seguridad de la información es toda medida preventiva y reactiva del hombre, de las organizaciones y de los sistemas tecnológicos que permitan resguardar y proteger la información buscando mantener la confidencialidad, la disponibilidad e integridad de la misma
  • 47. El archivo de la empresa Confidencialidad y seguridad de la información La información es poder, y según las posibilidades estratégicas que ofrece tener acceso a cierta información, esta se clasifica como: - Critica: indispensable para la operación de la empresa - Valiosa: Es un activo de la empresa y muy valioso - Sensible: Debe de ser conocida por las personas autorizadas
  • 48. El archivo de la empresa Confidencialidad información y seguridad de la - Riesgo: Es todo tipo de vulnerabilidades, amenazas que pueden ocurrir sin previo aviso y producir numerosas pérdidas para las empresas. Los riesgos mas perjudiciales son a las tecnologías de información y comunicaciones. - Seguridad: Es una forma de protección
  • 49. El archivo de la empresa Confidencialidad información y seguridad de la La seguridad de la información comprende diversos aspectos entre ellos la disponibilidad, comunicación, identificación de problemas, análisis de riesgos, la integridad, confidencialidad, recuperación de los riesgos.
  • 50. El archivo de la empresa Normas que documentos regulan la conservación de Las normas que regulan la conservación de documentos, libros oficiales - Libros registro: Recogen el detalle de ciertas operaciones reflejadas en una serie de documentos. Se pueden llevar tantos como se deseen; obligatoriamente se dispondrán de: el libro de facturas emitidas, el de facturas recibidas, el de
  • 51. El archivo de la empresa Confidencialidad información y seguridad de la - Integridad: Es la propiedad que busca mantener los datos libres de modificaciones no autorizadas. A groso modo, es el mantener con exactitud la información tal como fue generada, sin ser manipulada o alterada por personas o procesos no autorizados.
  • 52. El archivo de la empresa Confidencialidad y seguridad de la información - Disponibilidad: Es la característica, cualidad o condición de la información de encontrarse a disposición de quienes deben acceder a ella, ya sean personas, procesos o aplicaciones. - A groso modo, es el acceso a la información y a los sistemas por personas autorizadas en el momento que lo requieran
  • 53. El archivo de la empresa Confidencialidad y seguridad de la información - Autenticación o autentificación: Es la propiedad que permite identificar el generador de la información. Por ejemplo al recibir un mensaje de alguien, estar seguro que es de ese alguien el que lo ha enviado, y no una tercera persona haciéndose pasar por la otra. En un sistema informático se suele conseguir este factor con el uso de cuentas de usuario y contraseñas de acceso
  • 54. LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO Los archivos de oficina o de gestión están formados por los documentos producidos y recibidos por la oficina en el desarrollo de las funciones y actividades que tenga encomendadas, y conservadas como instrumento para la toma de decisiones, tramitación de asuntos y defensa de derechos.
  • 55. LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO Centralizado: archivos: Clases de Archivo localizado en un solo departamento. Beneficios: Economía de espacio, equipamiento y personal. Información accesible a todo el personal. Responsabilidad: definida y localizada, permitiendo en su utilización La centralización se puede realizar solo a
  • 56. LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO Clases de archivos: Descentralizado o departamental Cada departamento tiene su propio archivo Permite mantener la confidencialidad de los documentos (no permitiendo el acceso a otros departamentos) así como acceso rápido a los documentos de uso inmediato Todo el personal del departamento tiene acceso al archivo, aunque debe existir una persona con responsabilidad directa sobre el archivo
  • 57. LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO Clases de archivos: Mixto Es una mezcla entre: - Descentralizados los archivos activos y semi-activos - Centralizados los archivos inactivos y/o históricos
  • 58. LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO Clases de archivos: Activo Es el archivo que contiene toda la documentación actual que se usa de manera frecuente, que debe ser accesible a la persona y, situada en proximidad al puerto de trabajo, en una área delimitada por la ley de economía de los movimientos
  • 59. LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO Clases de archivos: Semiactivo Contiene la documentación no activa utilizada de manera ocasional, accesible y cerca del archivo activo La documentación archivada contiene acciones y estudios terminados, pero todavía en uso para la consulta y puede ser considerada como rutinaria (está en espera de ser pasada al archivo cronológico o técnico que necesita estar disponible en el mínimo tiempo) o de referencia que debe quedar un cierto tiempo en el archivo inactivo debido al interés que representa para el trabajo cotidiano
  • 60. LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO Clases de archivos: Inactivo o pasivo Contiene la documentación referida a acciones pasadas, apenas utilizada y que no ofrece a la empresa sino un interés jurídico o histórico Esta documentación está guardada en locales/departamentos alejados del puesto de trabajo, especialmente adaptados para este fin. La documentación, en espera de su destrucción, se conserva, por una parte, de acuerdo con los textos legales en vigor y, por otra, según las leyes interiores de la empresa para aquellos documentos que escapan al control del Estado.
  • 61. Una vez elaborado el cuadro de clasificación con sus series o tipos documentales, se debe definir el sistema de ordenación mas adecuado para cada serie, a partir de las características que la definen. La ordenación va a indicar que lugar exacto ocupa un expediente o documento concreto dentro de la serie a
  • 62. SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA Los diferentes tipos de ordenación permiten seleccionar un criterio por el cual los expedientes o documentos serán situados de manera correlativa: según la fecha, el nombre, el código, la división territorial o geográfica o temática
  • 63. SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA Concepto de ordenación y clasificación El hecho de clasificar y organizar los documentos surge por la necesidad de localizar los documentos que en ella existen. En el mundo empresarial el tratamiento de la información es fundamental
  • 64. SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA Concepto de ordenación y clasificación Todos tenemos claro que en la empresa existe un continuo ir y venir de documentación, es tarea del empresario, o en su caso la persona en que delegue, tener toda la documentación localizada
  • 65. SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA Diferencias entre clasificación y ordenación - Clasificación: Técnica para identificar y la reagrupación sistemática de los datos y de las informaciones similares, según características comunes que pueden ser después diferenciadas.
  • 66. SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA Diferencias ordenación entre clasificación y - Ordenación o codificación: Consiste en asignar números, letras u otros símbolos de sus atributos. La palabra clave se llama ORDENATRIZ
  • 67. SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA Clasificación alfabética Los documentos son organizados siguiendo el orden alfabético de alguno de sus atributos. La palabra clave se llama “ordenatriz”
  • 68. SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA Ventajas Desventajas - Sencillo de - Hay que usar determinar la - Permite palabra ampliación; ordenatriz puede incluir - Si se extrae un nuevos expediente del expedientes sin archivo, debe necesidad de dejarse una señal mover el resto para que se sepa que falta Usos - Expedientes de: clientes, proveedores, empleados, etc.
  • 69. SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA Normas de clasificación alfabetica Nombres de personas Nombre de empresas - Personas individuales: La - Se considera palabra palabra ordenatriz es el ordenatriz el primer primer apellido. Si es sustantivo con significado igual se ordena por el distintivo. segundo. - No se tienen en cuenta - Apellidos compuestos: Se palabras genéricas como consideran como unidos Sociedad, Compañía, - Las partículas de, el, la y Bar, Cafetería, etc. en apellidos no se tienen - Los organismos oficiales
  • 70. SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA Clasificación numérica Se asignan números consecutivos a los documentos o expedientes que van a archivarse. Estos números pueden asignarse según su orden de emisión o su orden de llegada o envío. El sistema requiere la utilización de índices o fichas auxiliares que relaciones números con expedientes a ordenar
  • 71. SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA Clasificación numérica Ventajas Desventajas - Facilidad para - Si se desconoce encontrar el numero no - Permite la podrá ampliación con encontrarse. nuevo números - Al ser números - Si falta un doc, correlativos, no se detecta al pueden ser correlativos intercalarse nuevos docs ente los Usos - Clasificación de: pedidos, albaranes, facturas, cheques, correspondenci a con clientes…
  • 72. SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA Sistema mixto Combina las clasificaciones alfabética y numérica , asignando números y letras a cada elemento de la ordenación. El sistema de ordenación dependerá de la composición del código; si van en primer lugar los números y luego las letras, alfabéticamente y luego numéricamente
  • 73. SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA Sistema mixto Ventajas Desventajas Usos - Los - Es difícil - Matriculas de documentos se clasificar un vehículos localizan documento - Matriculas de rápidamente cuando se alumnos - Pueden refiere a varios - Partes de articularse asuntos trabajo nuevos asuntos - Es complicado tratar con un código de letras y números
  • 74. SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA Clasificación cronológica Se basa en un elemento presente en cualquier documento su fecha, y se concreta en la secuencia año, mes, día. Comenzando por el año mas remoto, los documentos se suceden hasta la fecha mas reciente, dentro de cada año por meses y dentro de estos por días. Los libros de contabilidad o los libros de actas de una empresa son ejemplo de documentos que se deben ordenar cronológicamente por periodos anuales
  • 75. SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA Criterio geográfico Los documentos se clasifican atendiendo a una zona geográfica relacionada con los mismos. El orden geográfico puede ser por países , comunidades autónomas, provincias o municipios y, dentro de estos, por temas o nombres, utilizando otra clasificación
  • 76. SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA Criterio geográfico Ventajas - Fácil utilización - Se pueden introducir subdivisiones - Se combina de manera sencilla con otras clasificaciones Desventajas Usos - Requiere un - Bancos en conocimiento de los sus diferentes pueblos, ciudades, sucursales provincias, CCAA, - Empresas con países sucursales en - Si se extrae un diferentes expediente del archivo, provincias debe dejarse una señal para que se sepa que falta
  • 77. SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA Clasificación por materias En este tipo de clasificación, los documentos se agrupan basándose en unos determinados asuntos que los caracterizan y son comunes a un grupo de ellos. Estas características se pueden ordenar siguiendo dos criterios:
  • 78. SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA Clasificación por materias -Orden alfabético general de materias: Agrupando las materias según las categorías lógicas, en las que una materia engloba a la inmediata inferior y a su vez esta queda englobada en otra superior; es decir, se forman clases y subclases. Esta agrupación se lleva a cabo siguiendo los criterios numérico y alfanumérico
  • 79. SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA Clasificación por materias -Orden numérico: Permite clasificar documentos asignando a estos un numero correlativo de “n” cifras, para ello, cada documento deberá llevar una ficha informativa donde se refleje el contenido del expediente. Podrán utilizarse colores, índices auxiliares u otros elementos que faciliten la clasificación
  • 80. SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA Clasificación materias por -Orden numérico: Ventajas Desventajas - La elección correcta de las - Permite archivar de materias que van a definir forma ilimitada, al los documentos. Se disponer de infinitos requiere disponer y números consultar de un índice - Sencillez de manejo auxiliar que nos informe lo - Permite introducir nuevos que corresponde a cada asuntos