El documento describe las diferentes fases del funcionamiento de un archivo, incluyendo la identificación, valoración, descripción y difusión de documentos. Explica que la identificación consiste en investigar y sistematizar las categorías archivísticas para elaborar cuadros de clasificación, mientras que la valoración determina los valores legales y de conservación de los documentos. La descripción crea instrumentos para facilitar la consulta de fondos y la difusión promueve el uso de los fondos archivísticos.
Las fases del archivo I: el archivo de oficina y el archivo central. Funcione...Jose Luis Muñoz
Presentación elaborada para los alumnos del programa Iberex 2013: Escuela de Archivos para Iberoamérica, que tuvo lugar el 18 de septiembre de 2013 en el Archivo Histórico Nacional. En esta clase se explicó, brevemente, la fase de archivo de oficina, con algunos ejemplos, detallando claramente las funciones y actividades de esta etapa, pasando a continuación a la siguiente fase, la de archivo central, su definición y algunos ejemplos del sistema archivístico estatal.
El documento describe los principios y procesos fundamentales para llevar un archivo en una empresa de manera ordenada y eficiente. Explica que el archivo es fundamental para almacenar y localizar con rapidez la información generada por la empresa, como facturas y pedidos. Luego detalla los tipos de archivos, sistemas de clasificación, materiales de archivo y las operaciones básicas como clasificar y ordenar los documentos.
El documento presenta los pasos para organizar el archivo de gestión de una dependencia. Estos incluyen clasificar los documentos en de archivo y de apoyo, elaborar separadores, clasificar las series y subseries, identificar y ordenar las unidades documentales, foliar, ubicar físicamente, identificar archivadores e inventariar los documentos. También presenta los pasos para organizar y eliminar los documentos de apoyo.
El documento habla sobre conceptos archivísticos básicos como los fondos acumulados, el estado de la documentación, las funciones del archivo, la organización de los archivos, la ley 594 de 2000 y procesos técnicos archivísticos. Explica términos como archivo total, gestión documental, soporte documental, ciclo vital del documento y tablas de retención documental.
Este documento describe las diferentes clases y formatos de documentos electrónicos, así como sus características y la estructura lógica que deben tener. Explica que los documentos electrónicos se pueden clasificar por su forma de creación, origen o formato, como documentos ofimáticos, correos electrónicos, imágenes, videos, bases de datos y páginas web. Además, señala que para servir como prueba deben poseer autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad.
ARCHIVO Y CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVAPancho Opcionweb
Archivo y clasificación de documentación administrativa. Tema 2 de la unidad formativa UF0513 Gestión auxiliar de archivo en soporte convencional o informático del módulo MF0971_1 REPRODUCCIÓN Y ARCHIVO
Este documento describe los procesos de formación de archivos según el ciclo vital de los documentos en una entidad privada y pública. En la entidad privada, los documentos se organizan por código numérico y se conservan documentos como historias laborales. En la entidad pública, el archivo de gestión de recursos humanos de la Universidad Nacional almacena 12,000 historias laborales organizadas por carpetas con seis divisiones. Realizan transferencias semestrales al archivo central siguiendo la tabla de retención.
Este documento describe los diferentes tipos de archivos según su organización, sistema, soporte y grado de utilización. Explica que los archivos pueden ser centralizados u descentralizados, horizontales, verticales o laterales, de documentos, microfilm o informáticos, y activos, semiactivos o inactivos. Además, destaca que los archivos deben ser fáciles de usar, estar actualizados y garantizar la seguridad de los documentos.
Las fases del archivo I: el archivo de oficina y el archivo central. Funcione...Jose Luis Muñoz
Presentación elaborada para los alumnos del programa Iberex 2013: Escuela de Archivos para Iberoamérica, que tuvo lugar el 18 de septiembre de 2013 en el Archivo Histórico Nacional. En esta clase se explicó, brevemente, la fase de archivo de oficina, con algunos ejemplos, detallando claramente las funciones y actividades de esta etapa, pasando a continuación a la siguiente fase, la de archivo central, su definición y algunos ejemplos del sistema archivístico estatal.
El documento describe los principios y procesos fundamentales para llevar un archivo en una empresa de manera ordenada y eficiente. Explica que el archivo es fundamental para almacenar y localizar con rapidez la información generada por la empresa, como facturas y pedidos. Luego detalla los tipos de archivos, sistemas de clasificación, materiales de archivo y las operaciones básicas como clasificar y ordenar los documentos.
El documento presenta los pasos para organizar el archivo de gestión de una dependencia. Estos incluyen clasificar los documentos en de archivo y de apoyo, elaborar separadores, clasificar las series y subseries, identificar y ordenar las unidades documentales, foliar, ubicar físicamente, identificar archivadores e inventariar los documentos. También presenta los pasos para organizar y eliminar los documentos de apoyo.
El documento habla sobre conceptos archivísticos básicos como los fondos acumulados, el estado de la documentación, las funciones del archivo, la organización de los archivos, la ley 594 de 2000 y procesos técnicos archivísticos. Explica términos como archivo total, gestión documental, soporte documental, ciclo vital del documento y tablas de retención documental.
Este documento describe las diferentes clases y formatos de documentos electrónicos, así como sus características y la estructura lógica que deben tener. Explica que los documentos electrónicos se pueden clasificar por su forma de creación, origen o formato, como documentos ofimáticos, correos electrónicos, imágenes, videos, bases de datos y páginas web. Además, señala que para servir como prueba deben poseer autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad.
ARCHIVO Y CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVAPancho Opcionweb
Archivo y clasificación de documentación administrativa. Tema 2 de la unidad formativa UF0513 Gestión auxiliar de archivo en soporte convencional o informático del módulo MF0971_1 REPRODUCCIÓN Y ARCHIVO
Este documento describe los procesos de formación de archivos según el ciclo vital de los documentos en una entidad privada y pública. En la entidad privada, los documentos se organizan por código numérico y se conservan documentos como historias laborales. En la entidad pública, el archivo de gestión de recursos humanos de la Universidad Nacional almacena 12,000 historias laborales organizadas por carpetas con seis divisiones. Realizan transferencias semestrales al archivo central siguiendo la tabla de retención.
Este documento describe los diferentes tipos de archivos según su organización, sistema, soporte y grado de utilización. Explica que los archivos pueden ser centralizados u descentralizados, horizontales, verticales o laterales, de documentos, microfilm o informáticos, y activos, semiactivos o inactivos. Además, destaca que los archivos deben ser fáciles de usar, estar actualizados y garantizar la seguridad de los documentos.
El archivo es el resultado de un proceso sistemático para guardar y organizar diversos objetos y documentos con el fin de preservar la memoria de una organización y facilitar la búsqueda de información. Los archivos pueden ser físicos, como carpetas, estantes y cajas, o electrónicos como discos magnéticos y computadoras. El procedimiento de archivo incluye inspeccionar, clasificar, codificar, distribuir y almacenar los documentos de manera ordenada según su contenido.
El documento define la archivística como el proceso de ordenar, clasificar y conservar documentos de manera física o digital para protegerlos y facilitar su localización. Explica que los archivos cumplen funciones de conservación de documentos, fuente de información histórica y testimonio para las entidades. Además, destaca la importancia de los archivos para la administración, identidad cultural y desarrollo científico y tecnológico.
Este documento describe el proceso de transferencia de documentos entre archivos de gestión, centrales e históricos de acuerdo a las Tablas de Retención Documental. Explica que los documentos se transfieren de los archivos de gestión a los centrales y luego a los históricos según el tiempo de retención establecido, asegurando la organización y acceso a la información.
Ejercicio de ordenacion y clasificacion de documentosjennifergarzong
El documento describe un ejercicio para ordenar y clasificar diferentes tipos de documentos de una empresa. Instruye clasificar documentos de la empresa como facturas, letras y recibos en grupos por tipo y luego ordenar cada grupo por número, fecha de emisión o vencimiento. También da instrucciones para ordenar nombres alfabéticamente por apellidos y nombres, ordenar clasificaciones alfanuméricas, ordenar una lista de empresas alfabéticamente, y clasificar fechas cronológicamente.
Es un sistema de información relacionado con la historia o actividad de una empresa, cuyo fin es organizar, clasificar y conservar toda la documentación en un espacio adecuado de forma tal que pueda ser consultada manera fácil y rápida.
El documento habla sobre la organización documental en el entorno laboral. Explica que la gestión documental es importante para tener evidencia de las actividades de una empresa y requiere personal capacitado. También menciona que la Norma NTC 4095 busca que los archivos respondan a las necesidades actuales y sean accesibles pero también protegidos. Además, la norma ISAD(G) ayuda a ordenar y clasificar archivos teniendo en cuenta sus ciclos de vida.
El presente material ha sido elaborado para el estudio del Servicio Archivístico teniendo en cuenta un enfoque de estudio como proceso, se elaboró como material del Curso de Servicio Archivístico de la Escuela Nacional de Archiveros - Lima Perú
Autor Arch. David Yosip Coz Seguil
Este documento describe los principios básicos de la organización y gestión de archivos. Explica que un archivo es un conjunto de documentos acumulados por una persona u organización. Los archivos deben organizarse y almacenarse de manera que la información sea accesible y útil para la toma de decisiones, la investigación y el público. También describe el ciclo de vida de los documentos y los procesos y equipos necesarios para organizar, almacenar y preservar los archivos de manera efectiva.
1) El documento habla sobre los tipos de archivos y su clasificación.
2) Existen archivos activos, inactivos y centrales según su antigüedad y uso.
3) Los documentos se clasifican de forma alfabética, numérica o geográfica para facilitar su búsqueda.
El documento describe el ciclo de vida de los documentos, que incluye etapas como la creación, uso, almacenamiento y disposición final. Explica que los documentos pasan por diferentes estados como activo, semiactivo e inactivo y que deben administrarse de acuerdo a tablas de retención. También describe los procesos involucrados en la gestión documental como la clasificación, indexación, almacenamiento y acceso a los documentos.
El documento describe los recursos básicos para archivar documentos, incluyendo ficheros, clasificadores, carpetas, bolsas, legajos, rótulos, índices y guías. Las carpetas pueden albergar hasta 100 documentos y se rotulan en la pestaña. Los legajos utilizan dos tapas de cartulina con gancho para asegurar los documentos de manera ordenada. Los índices identifican el contenido de cada gaveta del archivo.
El documento describe las clases de documentos que se utilizan en las oficinas, incluyendo la correspondencia, expedientes, documentos de notificación, enlace y apoyo. Explica que un expediente es un conjunto ordenado de documentos relacionados con una resolución administrativa. Un expediente contiene documentos, una carpeta, un extracto y una relación de contenido. También describe las etapas de tramitación de un expediente, incluyendo iniciación, procedimiento, finalización y ejecución. Finalmente, destaca los beneficios de organizar los expedientes
El documento describe los diferentes instrumentos de descripción archivística según la norma ISAD, incluyendo guías, inventarios y catálogos. Explica que las guías proveen información general sobre fondos de uno o más archivos, los inventarios describen unidades a nivel intermedio, y los catálogos describen exhaustivamente piezas individuales. También define tipos específicos como guías de fuentes, guías orgánicas, guías de archivo e inventarios someros o analíticos. Finalmente, señala que la indización es un proceso adicional
TAREA 3 “FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS”carolinasanchezb
La visita a la Entidad Pública "Departamento para la Prosperidad Social" permitió:
- Analizar la organización de los documentos según los principios archivísticos.
- Identificar los procesos del programa de gestión documental como producción, recepción, organización y conservación.
- Conocer conceptos como serie documental, valor primario y secundario de los documentos.
- Comprender que el Archivo Central custodia y conserva los documentos producidos por las unidades administrativas, cumpliendo la normatividad archivística colombiana.
Este documento presenta el taller 3 sobre gestión documental empresarial realizado por estudiantes de la Universidad del Quindío. El taller describe la visita a archivos de entidades públicas y privadas donde se identificaron conceptos y procesos archivísticos relacionados con la normatividad colombiana. Se realizaron preguntas a los funcionarios sobre temas como ciclo vital de documentos, series documentales y tablas de retención entre otros.
Este documento describe los procesos y objetivos del Archivo Central del Instituto Geológico, Minero y Metalúrgico de Perú. Explica que el archivo custodia documentos transferidos de otras unidades y garantiza el acceso a la información. También describe los procesos técnicos como la organización, descripción y conservación de documentos, así como los servicios archivísticos. Finalmente, explica que el archivo también custodia 271,051 expedientes mineros digitalizados.
Este documento describe los diferentes tipos de archivos según su categoría jurídica, las funciones de la entidad que los genera, su valor y uso, el ámbito territorial, y el tipo de documentos que contienen. Explica que los archivos pueden ser públicos o privados, administrativos o históricos, y da ejemplos como los archivos estatales, locales, judiciales, personales o eclesiásticos. También cubre el proceso de archivo de documentos y las normas que regulan la conservación de documentos y libros obligatorios de una empresa.
El documento describe los pasos para clasificar y archivar documentos en una empresa. Estos incluyen identificar la clase y serie del documento, buscar su ubicación en el cuadro de clasificación, aplicar subdivisiones si es necesario, anotar la clasificación en el documento, y archivarlo de acuerdo a esta clasificación. También cubre normas para conservar documentos como libros obligatorios y voluntarios, así como documentación mercantil y socio-laboral.
GESTIÓN DE LA COMPRAVENTA - TEMA 8 SISTEMA DE GESTION Y TRATAMIENTO DE LA INF...Alex Lolol
GESTIÓN DE LA COMPRAVENTA - TEMA 8 SISTEMA DE GESTION Y TRATAMIENTO DE LA INFORMACION - FP A DISTANCIA ANDALUCIA - GRADO SUPERIOR GESTION COMERCIAL Y MARKETING
El archivo es el resultado de un proceso sistemático para guardar y organizar diversos objetos y documentos con el fin de preservar la memoria de una organización y facilitar la búsqueda de información. Los archivos pueden ser físicos, como carpetas, estantes y cajas, o electrónicos como discos magnéticos y computadoras. El procedimiento de archivo incluye inspeccionar, clasificar, codificar, distribuir y almacenar los documentos de manera ordenada según su contenido.
El documento define la archivística como el proceso de ordenar, clasificar y conservar documentos de manera física o digital para protegerlos y facilitar su localización. Explica que los archivos cumplen funciones de conservación de documentos, fuente de información histórica y testimonio para las entidades. Además, destaca la importancia de los archivos para la administración, identidad cultural y desarrollo científico y tecnológico.
Este documento describe el proceso de transferencia de documentos entre archivos de gestión, centrales e históricos de acuerdo a las Tablas de Retención Documental. Explica que los documentos se transfieren de los archivos de gestión a los centrales y luego a los históricos según el tiempo de retención establecido, asegurando la organización y acceso a la información.
Ejercicio de ordenacion y clasificacion de documentosjennifergarzong
El documento describe un ejercicio para ordenar y clasificar diferentes tipos de documentos de una empresa. Instruye clasificar documentos de la empresa como facturas, letras y recibos en grupos por tipo y luego ordenar cada grupo por número, fecha de emisión o vencimiento. También da instrucciones para ordenar nombres alfabéticamente por apellidos y nombres, ordenar clasificaciones alfanuméricas, ordenar una lista de empresas alfabéticamente, y clasificar fechas cronológicamente.
Es un sistema de información relacionado con la historia o actividad de una empresa, cuyo fin es organizar, clasificar y conservar toda la documentación en un espacio adecuado de forma tal que pueda ser consultada manera fácil y rápida.
El documento habla sobre la organización documental en el entorno laboral. Explica que la gestión documental es importante para tener evidencia de las actividades de una empresa y requiere personal capacitado. También menciona que la Norma NTC 4095 busca que los archivos respondan a las necesidades actuales y sean accesibles pero también protegidos. Además, la norma ISAD(G) ayuda a ordenar y clasificar archivos teniendo en cuenta sus ciclos de vida.
El presente material ha sido elaborado para el estudio del Servicio Archivístico teniendo en cuenta un enfoque de estudio como proceso, se elaboró como material del Curso de Servicio Archivístico de la Escuela Nacional de Archiveros - Lima Perú
Autor Arch. David Yosip Coz Seguil
Este documento describe los principios básicos de la organización y gestión de archivos. Explica que un archivo es un conjunto de documentos acumulados por una persona u organización. Los archivos deben organizarse y almacenarse de manera que la información sea accesible y útil para la toma de decisiones, la investigación y el público. También describe el ciclo de vida de los documentos y los procesos y equipos necesarios para organizar, almacenar y preservar los archivos de manera efectiva.
1) El documento habla sobre los tipos de archivos y su clasificación.
2) Existen archivos activos, inactivos y centrales según su antigüedad y uso.
3) Los documentos se clasifican de forma alfabética, numérica o geográfica para facilitar su búsqueda.
El documento describe el ciclo de vida de los documentos, que incluye etapas como la creación, uso, almacenamiento y disposición final. Explica que los documentos pasan por diferentes estados como activo, semiactivo e inactivo y que deben administrarse de acuerdo a tablas de retención. También describe los procesos involucrados en la gestión documental como la clasificación, indexación, almacenamiento y acceso a los documentos.
El documento describe los recursos básicos para archivar documentos, incluyendo ficheros, clasificadores, carpetas, bolsas, legajos, rótulos, índices y guías. Las carpetas pueden albergar hasta 100 documentos y se rotulan en la pestaña. Los legajos utilizan dos tapas de cartulina con gancho para asegurar los documentos de manera ordenada. Los índices identifican el contenido de cada gaveta del archivo.
El documento describe las clases de documentos que se utilizan en las oficinas, incluyendo la correspondencia, expedientes, documentos de notificación, enlace y apoyo. Explica que un expediente es un conjunto ordenado de documentos relacionados con una resolución administrativa. Un expediente contiene documentos, una carpeta, un extracto y una relación de contenido. También describe las etapas de tramitación de un expediente, incluyendo iniciación, procedimiento, finalización y ejecución. Finalmente, destaca los beneficios de organizar los expedientes
El documento describe los diferentes instrumentos de descripción archivística según la norma ISAD, incluyendo guías, inventarios y catálogos. Explica que las guías proveen información general sobre fondos de uno o más archivos, los inventarios describen unidades a nivel intermedio, y los catálogos describen exhaustivamente piezas individuales. También define tipos específicos como guías de fuentes, guías orgánicas, guías de archivo e inventarios someros o analíticos. Finalmente, señala que la indización es un proceso adicional
TAREA 3 “FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS”carolinasanchezb
La visita a la Entidad Pública "Departamento para la Prosperidad Social" permitió:
- Analizar la organización de los documentos según los principios archivísticos.
- Identificar los procesos del programa de gestión documental como producción, recepción, organización y conservación.
- Conocer conceptos como serie documental, valor primario y secundario de los documentos.
- Comprender que el Archivo Central custodia y conserva los documentos producidos por las unidades administrativas, cumpliendo la normatividad archivística colombiana.
Este documento presenta el taller 3 sobre gestión documental empresarial realizado por estudiantes de la Universidad del Quindío. El taller describe la visita a archivos de entidades públicas y privadas donde se identificaron conceptos y procesos archivísticos relacionados con la normatividad colombiana. Se realizaron preguntas a los funcionarios sobre temas como ciclo vital de documentos, series documentales y tablas de retención entre otros.
Este documento describe los procesos y objetivos del Archivo Central del Instituto Geológico, Minero y Metalúrgico de Perú. Explica que el archivo custodia documentos transferidos de otras unidades y garantiza el acceso a la información. También describe los procesos técnicos como la organización, descripción y conservación de documentos, así como los servicios archivísticos. Finalmente, explica que el archivo también custodia 271,051 expedientes mineros digitalizados.
Este documento describe los diferentes tipos de archivos según su categoría jurídica, las funciones de la entidad que los genera, su valor y uso, el ámbito territorial, y el tipo de documentos que contienen. Explica que los archivos pueden ser públicos o privados, administrativos o históricos, y da ejemplos como los archivos estatales, locales, judiciales, personales o eclesiásticos. También cubre el proceso de archivo de documentos y las normas que regulan la conservación de documentos y libros obligatorios de una empresa.
El documento describe los pasos para clasificar y archivar documentos en una empresa. Estos incluyen identificar la clase y serie del documento, buscar su ubicación en el cuadro de clasificación, aplicar subdivisiones si es necesario, anotar la clasificación en el documento, y archivarlo de acuerdo a esta clasificación. También cubre normas para conservar documentos como libros obligatorios y voluntarios, así como documentación mercantil y socio-laboral.
GESTIÓN DE LA COMPRAVENTA - TEMA 8 SISTEMA DE GESTION Y TRATAMIENTO DE LA INF...Alex Lolol
GESTIÓN DE LA COMPRAVENTA - TEMA 8 SISTEMA DE GESTION Y TRATAMIENTO DE LA INFORMACION - FP A DISTANCIA ANDALUCIA - GRADO SUPERIOR GESTION COMERCIAL Y MARKETING
El documento describe los conceptos básicos de los archivos de empresas. Explica que los archivos son importantes para almacenar documentos de manera ordenada y poder acceder a ellos fácilmente. También detalla los diferentes tipos de archivos, como archivos públicos, privados, administrativos e históricos; y los equipos y materiales necesarios como carpetas, guías y rótulos para organizar los documentos. Finalmente, resume las distintas fases para el funcionamiento y mantenimiento adecuado de un archivo como la identificación, valoración, descripción
El documento describe las etapas para la creación de un sistema de archivo, incluyendo el análisis de la institución y sus documentos, el diseño del sistema, la identificación y valoración de las series documentales, y la clasificación, ordenación y control de los documentos. Se explican conceptos como cuadros de clasificación y se proveen ejemplos de clasificación orgánica y funcional.
El documento resume la información sobre el Instituto Distrital de Patrimonio Cultural de Bogotá, incluyendo su dirección, contacto, las series y subseries que maneja (contratos, prestación de servicios, arrendamientos, suministros, apoyo e interadministrativos), las etapas del proceso contractual (precontractual, contractual, ejecución), y los tipos de documentos involucrados en cada etapa. También cubre aspectos como el momento en que los expedientes pasan al archivo de gestión, el tiempo de retención en este archivo, y las series adicional
Este documento describe la importancia del archivo en las empresas. Explica que el archivo es un conjunto ordenado de documentos producidos por una entidad y el lugar donde se conservan. Su finalidad es recoger, conservar y servir documentos para facilitar la gestión administrativa y la toma de decisiones. Además, destaca que a medida que las empresas crecen también lo hace la cantidad de documentos, por lo que es fundamental contar con un archivo ordenado que proporcione información de manera rápida y eficaz.
Gestión documental taller 3 sandra garcia carol moracaritolmora1024
Este documento resume una visita realizada a un archivo público en Medellín, Colombia. Contiene preguntas realizadas sobre los procesos de gestión documental como la recepción de documentos, tablas de retención y valoración, transferencias, organización y conservación, procesos de orden y procedencia, archivo histórico, selección documental, foliación y consulta de documentos. Se detallan las respuestas recibidas sobre cada proceso y una evaluación general de la organización del archivo.
Este documento describe los conceptos básicos de archivo y clasificación administrativa. Explica que un archivo es un lugar para guardar documentos de una organización de manera ordenada. Detalla varios sistemas de clasificación como alfabético, numérico y cronológico. También cubre temas como el almacenamiento, conservación, acceso y expurgo de documentos de archivo.
Este documento describe el proceso de organización de fondos documentales acumulados en 10 etapas: 1) análisis de la situación, 2) compilación de información institucional, 3) inventario documental, 4) valoración documental, 5) preparación física, 6) clasificación, 7) selección y eliminación, 8) ordenación, 9) almacenamiento y 10) descripción documental. El objetivo es organizar los documentos respetando su procedencia y orden original para conocer la información producida por la entidad a lo largo del tiempo
Este documento presenta las actividades a desarrollar para la asignatura de Gestión Documental I en la Universidad del Quindío. Los estudiantes deberán visitar archivos públicos y privados para identificar conceptos archivísticos como ciclo vital de documentos, principios de procedencia y orden original, y describir procesos de gestión documental. También deberán analizar normatividad colombiana sobre archivos y realizar ejemplos prácticos sobre clasificación documental. El objetivo es que los estudiantes conozcan la gestión de documentos en entidades
El documento describe las funciones de administración documental como control, mantenimiento, almacenamiento y recuperación de información. También explica cómo los archivos se clasifican según la organización, uso y ciclo vital, incluyendo archivo de gestión, central e histórico. La clasificación determina el tiempo que los documentos permanecen en cada etapa y su accesibilidad.
Este documento resume los principales conceptos y procesos relacionados con la clasificación y archivo de documentos en una empresa. Explica el flujo documental, la clasificación de documentos en vitales, útiles, importantes, necesarios, transitorios y desechables. También describe los tipos de documentos como informes, expedientes, dossiers, y los sistemas y mobiliario de archivo, incluyendo la gestión documental informática y el almacenamiento en la nube.
El documento describe los principios de organización de archivos, incluyendo respetar el orden original de los documentos y la procedencia. Explica que los documentos deben organizarse de acuerdo al orden en que fueron creados por la institución productora para reflejar fielmente su funcionamiento. También cubre la clasificación de series documentales y tipos de documentos.
Este documento describe los diferentes tipos de archivos en una empresa, incluyendo archivos centralizados, descentralizados y mixtos. Explica que los archivos se clasifican según su ubicación, frecuencia de uso y soporte, y cubre las necesidades legales y prácticas de conservar documentación de la empresa. También resume los pasos para crear y mantener archivos, incluido el registro, análisis, clasificación, custodia y actualización de documentos.
Este documento describe los procesos de formación de archivos según el ciclo vital de los documentos. Explica que la clasificación documental es responsabilidad de la institución, que debe organizar, custodiar, describir y controlar los documentos. También presenta ejemplos como el archivo del parque automotor de Bogotá, que contiene carpetas con el historial de cada vehículo desde su registro inicial. El documento cubre conceptos como principios de procedencia y orden original, tablas de valoración y TRD, y las etapas de un documento desde su cre
Este documento presenta un informe sobre la visita realizada al Archivo Central de la Alcaldía Municipal de Macaravita, Santander. El archivo se encuentra organizado por oficinas productoras, ordenado cronológicamente de más antiguo a más reciente. La documentación se almacena en cajas y carpetas ubicadas en estanterías. El informe incluye preguntas realizadas durante la visita sobre temas como la función del archivo, cómo se organiza la información, series documentales, software y mobiliario disponible.
Este documento proporciona una introducción a la gestión documental. Explica los conceptos clave de archivo y registro, los tipos de archivos y registros, y cómo organizar y almacenar documentos de manera efectiva. También cubre cómo clasificar y ordenar documentos físicos y electrónicos para su fácil recuperación y consulta.
Este documento describe el proceso de formación de archivos según el ciclo vital de los documentos en dos entidades, la Registraría Pública de Garzón y la cooperativa COOFISAM. Explica las etapas pre-archivística y archivística, así como los tipos de documentos que se conservan en los archivos de gestión, central e histórico de cada entidad. Concluye que es indispensable contar con personal capacitado en archivística y usar tablas de retención documental para ordenar los archivos de manera coherente
Este documento establece las normas sobre los contratos de arrendamiento financiero en España. Estipula que 1) deben tener una duración mínima de 2 años para bienes muebles y 10 años para bienes inmuebles, 2) las cuotas deben diferenciar la parte de recuperación de costes del bien y la carga financiera, y 3) la carga financiera y parte de recuperación de costes son deducibles fiscalmente.
Este documento proporciona información sobre las funciones INDEX, MATCH, SUMPRODUCT y OFFSET en Excel. Resume las funciones principales de cada una así:
La función INDEX devuelve un valor o referencia de una matriz seleccionada por fila y columna. La función MATCH busca un valor en un rango y devuelve su posición. La función SUMPRODUCT multiplica los componentes correspondientes de matrices y suma los productos. La función OFFSET devuelve un rango basado en una celda de referencia y el número de filas y columnas especificadas.
Este documento describe las operaciones de cálculo financiero y comercial. Explica que estas operaciones implican la sustitución de capitales financieros en distintos momentos de tiempo usando leyes financieras. También describe los elementos clave de cualquier operación financiera como el capital, el tiempo y el tipo de interés.
El documento explica la función SI en Excel, la cual evalúa si una celda cumple o no con una condición establecida y devuelve un valor u otro dependiendo del resultado. Describe la sintaxis de la función, los operadores de comparación que se pueden usar y cómo Excel evalúa primero la condición antes de devolver el valor correspondiente. También incluye un ejemplo práctico de cómo asignar actividades a estudiantes en función de su edad.
Este documento describe los componentes principales de un ordenador. Explica que un ordenador está formado por hardware (parte física) y software (parte lógica). El hardware incluye la tarjeta madre, que contiene el procesador, memoria y chipset, además de ranuras para tarjetas de expansión. El software se refiere a los programas que hacen funcionar el hardware, como el sistema operativo y aplicaciones. También habla brevemente sobre la evolución de la tecnología de los ordenadores a lo largo del tiempo.
El documento describe los recursos físicos e informáticos necesarios para la implementación y transición a sistemas de gestión electrónica de documentos, incluyendo servidores, SAI, switch, escáneres, discos duros, impresoras, licencias de software, conexión a Internet, correo electrónico, página web, firmas electrónicas y bases de datos.
Este documento trata sobre el mantenimiento del archivo informático en la administración pública. Explica la importancia de la firma electrónica y su conservación a lo largo del ciclo de vida del documento, así como el rol clave del prestador de servicios para la emisión y certificación de firmas digitales. También discute la necesidad de normalizar formatos y soportes para garantizar la interoperabilidad, seguridad y futura migración de los documentos electrónicos.
El documento explica los diagramas de flujo y sus utilidades. Define los diagramas de flujo como una representación gráfica de procesos mediante símbolos. Explica que existen diferentes tipos de diagramas de flujo y describe los símbolos más comunes utilizados, incluyendo elipses, rectángulos, rombos y flechas. También detalla los pasos para construir un diagrama de flujo de manera adecuada y los errores más frecuentes a evitar.
El documento describe cómo crear y configurar tablas dinámicas en Excel para analizar grandes conjuntos de datos de manera flexible. Explica los pasos para insertar una tabla dinámica a partir de una hoja de cálculo existente, seleccionar campos para filtrar y agrupar datos, formatear el aspecto de la tabla y desactivar totales automáticos.
El documento consiste en repetidas menciones de @balbinoantoni y un enlace a http://balbinorodriguez.com/navegadoresybuscadores, sin otra información relevante.
Este documento describe los diferentes errores que pueden aparecer al usar Excel (#¡DIVO!, #¿NOMBRE?, etc.) y sus causas. Algunos errores ocurren cuando se cometen errores al escribir fórmulas, como olvidar un signo o referencia de celda. Otros errores ocurren cuando se intentan operaciones inválidas, como dividir por cero. Conocer la causa de cada error ayuda a corregirlo y obtener el resultado correcto.
Proceso seguido para calcular en Excel el importe de la cuota periodica de un prestamo (obtenido por el metodo francés), donde se han empleado validaciones, funciones Pago, pagoint; pagoprin; Y; SI; concatenaciones, etc
El documento describe los diferentes tipos de gráficos disponibles en Excel, incluyendo gráficos de columnas, líneas, circulares, barras, áreas, dispersión, cotización, superficie y combinados. Para cada tipo de gráfico, explica cuándo se usa y los tipos específicos disponibles.
El documento presenta las ventas de varios vendedores en las empresas durante enero, febrero y marzo. Se calculan los totales de ventas de cada vendedor y el bonus correspondiente en función de los umbrales de ventas alcanzados. Se filtran los datos para mostrar únicamente el vendedor que tuvo ventas superiores a 200.000 en enero y inferiores a 200.000 en marzo.
El documento presenta varios ejemplos de cálculos financieros realizados con funciones de Excel como TASA, NPER, PAGO, VA, VF, entre otras. Se resuelven casos de préstamos, ahorros e inversiones calculando tasas de interés, cuotas de pago, valores actuales y futuros para diferentes escenarios.
1. La fase de planificación de la auditoría requiere que el auditor comprenda y conozca la entidad auditada, los procedimientos contables que aplica y el grado de fiabilidad de su control interno. 2. También requiere realizar una revisión analítica preliminar para identificar las áreas más significativas y asignar los recursos adecuados. 3. El programa de auditoría debe especificar los procedimientos de auditoría y el momento de su realización.
Este documento trata sobre el riesgo y la evidencia en auditoría. Explica que la evidencia en auditoría se obtiene mediante pruebas y procedimientos de auditoría, los cuales deben seleccionarse teniendo en cuenta factores como el riesgo de auditoría y la importancia relativa. Luego define los conceptos de riesgo en auditoría, importancia relativa y tipos de riesgos (riesgo inherente, de control y de detección), y cómo estos afectan la planificación, ejecución y emisión del informe de auditoría.
3. Funcionamiento del archivo
Al organizar las diferentes fases de un archivo,
se clasifica, se ordena, se describe y se
instala, de esta manera queda identificado,
señalado y reconocido en su totalidad y en
todas sus partes
En el tratamiento de un archivo, entre la
primera fase y la ultima fase aparece, su
valoración desde el punto de vista legal,
jurídico o informativo, tanto para su
conservación como para su eliminación, tanto
4. Funcionamiento del archivo
Las diferentes fases de que se compone el
tratamiento de un archivo documental son los
siguientes:
- Identificación:
- Valoración
- Descripción
- Difusión
5. Funcionamiento del archivo
-Identificación:
Esta fase tiene por objeto la investigación y
sistematización de las categorías administrativas y
archivísticas en que se sustenta la estructura de un
fondo.
Con material recogido en esta fase se elaboran los
cuadros de clasificación, instrumento de consulta
que refleja la organización del fondo documental y
aporta los datos esenciales de su estructura en el
archivo de gestión.
6. Funcionamiento del archivo
-Valoración:
Consiste en determinar y analizar los
valores primarios y secundarios de los
documentos, estableciendo plazos de
transferencia, acceso y conservación o
eliminación.
7. Funcionamiento del archivo
-Descripción:
La misión de esta fase es la elaboración
de instrumentos de información, con
objeto de facilitar el conocimiento y
consulta de los fondos
8. Funcionamiento del archivo
-Difusión:
Su objetivo principal consiste en promover y
generalizar la utilización de fondos
documentales.
Así, le corresponde, mediante diferentes
actividades, hacer participe a la compañía
de la importancia que tienen los archivos,
tanto como fuente de información como de
testimonio de nuestra historia
9. El archivo de la empresa
Mantenimiento del archivo
Ten presentes una serie de elementos
para mantener en optimas condiciones
el archivo:
10. El archivo de la empresa
Mantenimiento del archivo
Hay documentación que solo usaremos
nosotros, pero la mayor parte de la
documentación debe tener un control
cuando
un
grupo
de
personas
(autorizadas) tienen acceso a ella,
estableciendo un protocolo de acceso.
11. El archivo de la empresa
Mantenimiento del archivo
Lo ideal es disponer de una ficha de
solicitud de la documentación, de
esa forma, tendremos controlado
que se extrae, quien lo extrae,
cuando lo extrae y cuando lo
deberá reponer.
12. El archivo de la empresa
FICHA DE SOLICITUD DE DOCUMENTACION
NUMERO DE REGISTRO:…………………………………………………….
Nombre:………………………………………………………………….………..
Apellidos:……………………………………………………………….…………
Departamento:………………………………………………………….………
…
SOLICITA EL DOCUMENTO:…………………………………………..…….
………………………………………………………….………….REF:………...
Fecha de Préstamo:………………………..
Fecha de Devolución………………………
FIRMA DEL INTERESADO
13. El archivo de la empresa
Mantenimiento del archivo
2. Toda la documentación deberá estar
guardada correctamente, evitando aquellos
elementos que puedan deteriorarla tales
como la luz, el polvo, la humedad, etc.
Si la documentación está guardada en
dispositivos digitales se deberán tener
siempre copias de seguridad (backup) para
paliar posibles perdidas
14. El archivo de la empresa
Mantenimiento del archivo
3. La Ley Orgánica de Protección de Datos
(LOPD) nos ofrece la normativa en materia
de protección de datos que debe reunir
documentación que maneja la empresa, por
ello, habrá que establecer las medidas de
seguridad necesaria para preservar la
misma, tanto del deterioro que pueda
producirse como de que pueda caer en
manos ajenas
15. El archivo de la empresa
Mantenimiento del archivo
Hoy en día existen empresas que ofrecen
servicios de gestión documental y almacenaje
por este motivo, muchas empresas encargan
este tipo de servicios a otras, ahorrando
espacio y recursos técnicos y humanos en el
mantenimiento de archivo
16. El archivo de la empresa
Proceso de archivo de un documento
Cuando una oficina recibe o crea un
documento se deben seguir los siguientes
pasos:
1.- Identificar a qué clase de documento
pertenece.
Puede ser que el documento ya exista o que
no sea necesario crearlo
17. El archivo de la empresa
Proceso de archivo de un documento
2.- Identificar a que serie documental
pertenece el documento.
Esta operación
clasificación
va
a
facilitar
la
18. El archivo de la empresa
Proceso de archivo de un documento
3.- Buscar la clase, subclase y división del
cuadro de clasificación a la que pertenece
el documento
Se debe proceder desde los niveles mas
generales a los mas concretos del cuadro
de clasificación.
19. El archivo de la empresa
Proceso
de
documento
archivo
de
un
Siempre
que
el
volumen
de
documentación no sea muy grande, es
aconsejable clasificar la documentación
bajo conceptos mas generales y no
abrir nuevos niveles de clasificación si
los que hay son suficientes.
20. El archivo de la empresa
Proceso de
documento
archivo
de
un
4.- Aplicación subdivisiones si fuera
necesario definir mas el contenido
5.- Anotar la clasificación (a lápiz) en
el ángulo superior derecho del
documento.
21. El archivo de la empresa
Proceso de archivo de un documento
La notación se forma por el código y el
titulo.
Estos elementos permiten situar el
documento en el nivel concreto del
cuadro de clasificación que le
corresponde y permite archivarlos y
recuperarlos ordenadamente
22. El archivo de la empresa
Proceso de archivo de un documento
6. Clasificar el documento aplicándole el
código y el titulo de clasificación.
Estos se anotan en la carpeta del documento,
junto con otros que sirven para describir el
expediente.
23. El archivo de la empresa
Proceso de archivo de un documento
En general, coincide con el de los
documentos que contiene, si bien, algunas
veces, para facilitar la agrupación de
documentos dentro de un expediente, los
documentos
pueden
clasificarse
con
subdivisiones o títulos de clasificación de
niveles mas bajos que los del expediente del
que forman parte.
24. El archivo de la empresa
Normas que regulan la conservación de
documentos
Un archivo para una empresa es imprescindible
por dos razones:
- Por imperativo legal: Art. 30 Código de
Comercio obliga a conservar durante seis años
libros y documentación que generen derechos y
obligaciones de la empresa en relación con
otras personas y persiste la obligación aunque
cese la actividad empresarial
25. El archivo de la empresa
Normas que regulan la conservación
de documentos
- Por interés propio: la información es la
base y fundamento de muchas de las
decisiones que se toman en la
empresa y está, muchas veces,
contenida en los documentos.
26. El archivo de la empresa
Normas que
documentos
regulan
la
conservación
de
Las funciones de archivo son:
Guardar, conservar y custodiar la información
Facilitar rápida y cómodamente la documentación
Constituir un centro activo de información
Cumplir con las disposiciones legales
27. El archivo de la empresa
Normas que regulan la conservación de
documentos
Las normas que regulan la conservación de
documentos, libros oficiales
- Libros obligatorios:
Reflejan de forma ordenada los aspectos
contables de la actividad empresarial: Libros
de inventarios y cuentas anuales, Libro Diario
y libro de actas
28. El archivo de la empresa
Normas que regulan la conservación
de documentos
Las
normas que regulan la
conservación de documentos, libros
oficiales
- Libros auxiliares:
29. El archivo de la empresa
Facilitan el almacenamiento de la
información: libro de clientes, libro de caja,
libro Mayor (recoge las operaciones
contables agrupadas por los códigos de las
cuentas correspondientes).
No son obligatorios, pero al ser auxiliares
suelen guardarse juntos durante el mismo
tiempo
30. El archivo de la empresa
Normas que regulan la conservación de
documentos
Las normas que regulan la conservación de
documentos, libros oficiales
- Libros registro:
Recogen el detalle de ciertas operaciones
reflejadas en una serie de documentos.
31. El archivo de la empresa
Se pueden llevar tantos como se
deseen;
obligatoriamente
se
dispondrán de: el libro de facturas
emitidas, el de facturas recibidas, el de
bienes de inversión
32. El archivo de la empresa
Normas que regulan la conservación de
documentos
Documentación Mercantil:
- Conservarse durante seis años: las facturas:
debe conservarse una copia de las facturas
emitidas, y de las recibidas el documento
original.
- Se incluye la documentación relacionada con
los impuestos de cada actividad empresarial
33. El archivo de la empresa
Normas que regulan la conservación de
documentos
Documentación Mercantil:
- Documentación de carácter interno: No afectos por
la obligatoriedad, se conservan el tiempo que
considere oportuno y después destruye.
- Documentos especiales: Escrituras propiedad,
estatutos
fundacionales,
certificados
de
inscripciones oficiales, Se conservan de manera
34. El archivo de la empresa
Normas que regulan la conservación de
documentos
Documentación Socio-Laboral
- Se conservan durante seis años: libros de
registro relacionados con los trabajadores
como el libro de Visitas
- Se conservan durante cinco años: Contratos
de trabajo, justificantes de pago de salarios y
liquidación de seguros sociales
35. El archivo de la empresa
Destrucción de los documentos
Dado el elevado numero de documentos
que se generan en una empresa, será
necesario
destruir
todos
aquellos
documentos que no aportan valor, ya que
almacenamiento implicaría un coste
adicional.
36. El archivo de la empresa
Destrucción de los documentos
La destrucción de documentos se
realizará mediante máquinas especiales,
de esta forma, garantizaremos que
aquellos documentos que contienen
información confidencial no puedan caer
en manos ajenas, además, así se respeta
la Ley Orgánica Protección de Datos
37. El archivo de la empresa
Confidencialidad y seguridad de la
información
Desde tiempo inmemorable el hombre ha
resguardado y protegido con celo sus
conocimientos debido a la ventaja y
poder que este le producía sobre otros
hombre o sociedades.
38. El archivo de la empresa
Confidencialidad y seguridad de la
información
En la antigüedad surgen las bibliotecas,
lugares donde se podía resguardar la
información para transmitirla y para evitar
que otros la obtuvieran, dando así
algunas de las primeras muestras de
protección de la información
39. El archivo de la empresa
Confidencialidad y seguridad de la
información
Durante la segunda guerra mundial se
crean la mayoría de los servicios de
inteligencia del mundo con el fin de
obtener información valiosa e influyente,
creándose grandes redes de espionaje.
Como forma de protección surge el
contraespionaje.
40. El archivo de la empresa
Confidencialidad y seguridad de la
información
Con el incremento del alcance de la
tecnología, el cuidado de la información
se ha vuelto crucial para los hombres, las
organizaciones y las sociedades.
41. El archivo de la empresa
Confidencialidad
información
y
seguridad
de
la
La seguridad de la información es toda medida
preventiva y reactiva del hombre, de las
organizaciones y de los sistemas tecnológicos
que permitan resguardar y proteger la
información
buscando
mantener
la
confidencialidad, la disponibilidad e integridad
de la misma
42. El archivo de la empresa
Confidencialidad y seguridad de la
información
El concepto de seguridad de la
información no debe ser confundido con
el de seguridad informática, ya que este
ultimo solo se encarga de la seguridad en
el medio informático, pudiendo encontrar
información en diferentes medios o
43. El archivo de la empresa
Confidencialidad y seguridad de la
información
Con el incremento del alcance de la
tecnología, el cuidado de la información
se ha vuelto crucial para los hombres, las
organizaciones y las sociedades.
44. El archivo de la empresa
Confidencialidad y seguridad de la
información
La seguridad de la información es toda
medida preventiva y reactiva del hombre,
de las organizaciones y de los sistemas
tecnológicos que permitan resguardar y
proteger
la
información
buscando
mantener
la
confidencialidad,
la
disponibilidad e integridad de la misma
45. El archivo de la empresa
Confidencialidad y seguridad de la información
En la seguridad de la información es importante
señalar que su manejo está basado en la tecnología
y debemos de saber que puede ser confidencial: la
información está centralizada y puede tener un alto
valor.
Puede ser divulgada, mal utilizada, ser borrada,
saboteada.
Esto afecta su disponibilidad y la pone en riesgo.
46. El archivo de la empresa
Confidencialidad y seguridad de la
información
La seguridad de la información es toda
medida preventiva y reactiva del hombre,
de las organizaciones y de los sistemas
tecnológicos que permitan resguardar y
proteger
la
información
buscando
mantener
la
confidencialidad,
la
disponibilidad e integridad de la misma
47. El archivo de la empresa
Confidencialidad y seguridad de la información
La información es poder, y según las posibilidades
estratégicas que ofrece tener acceso a cierta
información, esta se clasifica como:
- Critica: indispensable para la operación de la
empresa
- Valiosa: Es un activo de la empresa y muy valioso
- Sensible: Debe de ser conocida por las personas
autorizadas
48. El archivo de la empresa
Confidencialidad
información
y
seguridad
de
la
- Riesgo: Es todo tipo de vulnerabilidades,
amenazas que pueden ocurrir sin previo aviso
y producir numerosas pérdidas para las
empresas. Los riesgos mas perjudiciales son a
las
tecnologías
de
información
y
comunicaciones.
- Seguridad: Es una forma de protección
49. El archivo de la empresa
Confidencialidad
información
y
seguridad
de
la
La seguridad de la información comprende
diversos aspectos entre ellos la disponibilidad,
comunicación, identificación de problemas,
análisis
de
riesgos,
la
integridad,
confidencialidad, recuperación de los riesgos.
50. El archivo de la empresa
Normas que
documentos
regulan
la
conservación
de
Las
normas que regulan la conservación de
documentos, libros oficiales
- Libros registro:
Recogen el detalle de ciertas operaciones reflejadas
en una serie de documentos.
Se pueden llevar tantos como se deseen;
obligatoriamente se dispondrán de: el libro de
facturas emitidas, el de facturas recibidas, el de
51. El archivo de la empresa
Confidencialidad
información
y
seguridad
de
la
- Integridad: Es la propiedad que busca
mantener los datos libres de modificaciones
no autorizadas. A groso modo, es el
mantener con exactitud la información tal
como fue generada, sin ser manipulada o
alterada por personas o procesos no
autorizados.
52. El archivo de la empresa
Confidencialidad y seguridad de la información
- Disponibilidad: Es la característica, cualidad o
condición de la información de encontrarse a
disposición de quienes deben acceder a ella, ya
sean personas, procesos o aplicaciones.
- A groso modo, es el acceso a la información y a los
sistemas por personas autorizadas en el momento
que lo requieran
53. El archivo de la empresa
Confidencialidad y seguridad de la información
- Autenticación o autentificación: Es la propiedad que
permite identificar el generador de la información.
Por ejemplo al recibir un mensaje de alguien, estar
seguro que es de ese alguien el que lo ha enviado, y
no una tercera persona haciéndose pasar por la otra.
En un sistema informático se suele conseguir este
factor con el uso de cuentas de usuario y
contraseñas de acceso
54. LA ORGANIZACIÓN DEL
ARCHIVO
Los archivos de oficina o de gestión están
formados por los documentos producidos y
recibidos por la oficina en el desarrollo de
las funciones y actividades que tenga
encomendadas, y conservadas como
instrumento para la toma de decisiones,
tramitación de asuntos y defensa de
derechos.
55. LA ORGANIZACIÓN DEL
ARCHIVO
Centralizado:
archivos:
Clases de
Archivo localizado en un solo departamento.
Beneficios:
Economía de espacio, equipamiento y personal.
Información accesible a todo el personal.
Responsabilidad: definida y localizada, permitiendo
en su utilización
La
centralización
se
puede
realizar
solo
a
56. LA ORGANIZACIÓN DEL
ARCHIVO
Clases de archivos:
Descentralizado o departamental
Cada departamento tiene su propio archivo
Permite mantener la confidencialidad de los
documentos (no permitiendo el acceso a otros
departamentos) así como acceso rápido a los
documentos de uso inmediato
Todo el personal del departamento tiene acceso al
archivo, aunque debe existir una persona con
responsabilidad directa sobre el archivo
57. LA ORGANIZACIÓN DEL
ARCHIVO
Clases de archivos:
Mixto
Es
una
mezcla
entre:
- Descentralizados los archivos activos y semi-activos
- Centralizados los archivos inactivos y/o históricos
58. LA ORGANIZACIÓN DEL
ARCHIVO
Clases de archivos:
Activo
Es el archivo que contiene toda la
documentación actual que se usa de manera
frecuente, que debe ser accesible a la persona
y, situada en proximidad al puerto de trabajo,
en una área delimitada por la ley de economía
de los movimientos
59. LA ORGANIZACIÓN DEL
ARCHIVO
Clases de archivos:
Semiactivo
Contiene la documentación no activa utilizada de manera
ocasional, accesible y cerca del archivo activo
La documentación archivada contiene acciones y
estudios terminados, pero todavía en uso para la consulta
y puede ser considerada como rutinaria (está en espera
de ser pasada al archivo cronológico o técnico que
necesita estar disponible en el mínimo tiempo) o de
referencia que debe quedar un cierto tiempo en el archivo
inactivo debido al interés que representa para el trabajo
cotidiano
60. LA ORGANIZACIÓN DEL
ARCHIVO
Clases de archivos:
Inactivo o pasivo
Contiene la documentación referida a acciones pasadas,
apenas utilizada y que no ofrece a la empresa sino un
interés jurídico o histórico
Esta
documentación
está
guardada
en
locales/departamentos alejados del puesto de trabajo,
especialmente adaptados para este fin.
La documentación, en espera de su destrucción, se
conserva, por una parte, de acuerdo con los textos
legales en vigor y, por otra, según las leyes interiores de
la empresa para aquellos documentos que escapan al
control del Estado.
61. Una vez elaborado el cuadro de
clasificación con sus series o tipos
documentales, se debe definir el sistema
de ordenación mas adecuado para cada
serie, a partir de las características que la
definen.
La ordenación va a indicar que lugar
exacto
ocupa
un
expediente
o
documento concreto dentro de la serie a
62. SISTEMAS DE
ORDENACIÓN DE LA
DOCUMENTACIÓN
ADMINISTRATIVA
Los diferentes tipos de ordenación
permiten seleccionar un criterio por el
cual los expedientes o documentos
serán situados de manera correlativa:
según la fecha, el nombre, el código, la
división territorial o geográfica o
temática
63. SISTEMAS DE
ORDENACIÓN DE LA
DOCUMENTACIÓN
ADMINISTRATIVA
Concepto de ordenación y clasificación
El hecho de clasificar y organizar los
documentos surge por la necesidad de
localizar los documentos que en ella existen.
En el mundo empresarial el tratamiento de la
información es fundamental
64. SISTEMAS DE
ORDENACIÓN
DE LA DOCUMENTACIÓN
ADMINISTRATIVA
Concepto de ordenación y clasificación
Todos tenemos claro que en la empresa
existe un continuo ir y venir de
documentación, es tarea del empresario, o
en su caso la persona en que delegue, tener
toda la documentación localizada
65. SISTEMAS DE
ORDENACIÓN
DE LA DOCUMENTACIÓN
ADMINISTRATIVA
Diferencias entre clasificación y
ordenación
- Clasificación:
Técnica para identificar y la reagrupación
sistemática de los datos y de las
informaciones
similares,
según
características comunes que pueden ser
después diferenciadas.
66. SISTEMAS DE
ORDENACIÓN
DE LA DOCUMENTACIÓN
ADMINISTRATIVA
Diferencias
ordenación
entre
clasificación
y
- Ordenación o codificación:
Consiste en asignar números, letras u otros
símbolos de sus atributos. La palabra clave
se llama ORDENATRIZ
67. SISTEMAS DE
ORDENACIÓN
DE LA DOCUMENTACIÓN
ADMINISTRATIVA
Clasificación alfabética
Los documentos son organizados siguiendo
el orden alfabético de alguno de sus
atributos. La palabra clave se llama
“ordenatriz”
68. SISTEMAS DE
ORDENACIÓN
DE LA DOCUMENTACIÓN
ADMINISTRATIVA
Ventajas
Desventajas
- Sencillo de
- Hay que
usar
determinar la
- Permite
palabra
ampliación;
ordenatriz
puede incluir
- Si se extrae un
nuevos
expediente del
expedientes sin archivo, debe
necesidad de
dejarse una señal
mover el resto
para que se sepa
que falta
Usos
- Expedientes
de: clientes,
proveedores,
empleados,
etc.
69. SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA
DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
Normas de clasificación alfabetica
Nombres de personas
Nombre de empresas
- Personas individuales: La - Se considera palabra
palabra ordenatriz es el
ordenatriz el primer
primer apellido. Si es
sustantivo con significado
igual se ordena por el
distintivo.
segundo.
- No se tienen en cuenta
- Apellidos compuestos: Se palabras genéricas como
consideran como unidos
Sociedad, Compañía,
- Las partículas de, el, la y
Bar, Cafetería, etc.
en apellidos no se tienen - Los organismos oficiales
70. SISTEMAS DE
ORDENACIÓN
DE LA DOCUMENTACIÓN
ADMINISTRATIVA
Clasificación numérica
Se asignan números consecutivos a los
documentos o expedientes que van a
archivarse.
Estos números pueden asignarse según su
orden de emisión o su orden de llegada o
envío.
El sistema requiere la utilización de índices o
fichas auxiliares que relaciones números con
expedientes a ordenar
71. SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA
DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
Clasificación numérica
Ventajas
Desventajas
- Facilidad para - Si se desconoce
encontrar
el numero no
- Permite la
podrá
ampliación con
encontrarse.
nuevo números - Al ser números
- Si falta un doc,
correlativos, no
se detecta al
pueden
ser correlativos
intercalarse
nuevos docs
ente los
Usos
- Clasificación
de: pedidos,
albaranes,
facturas,
cheques,
correspondenci
a con clientes…
72. SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA
DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
Sistema mixto
Combina las clasificaciones alfabética y
numérica , asignando números y letras a
cada elemento de la ordenación.
El sistema de ordenación dependerá de la
composición del código; si van en primer
lugar los números y luego las letras,
alfabéticamente y luego numéricamente
73. SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA
DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
Sistema mixto
Ventajas
Desventajas
Usos
- Los
- Es difícil
- Matriculas de
documentos se
clasificar un
vehículos
localizan
documento
- Matriculas de
rápidamente
cuando se
alumnos
- Pueden
refiere a varios - Partes de
articularse
asuntos
trabajo
nuevos asuntos - Es complicado
tratar con un
código de letras
y números
74. SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA
DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
Clasificación cronológica
Se basa en un elemento presente en cualquier
documento su fecha, y se concreta en la
secuencia año, mes, día.
Comenzando por el año mas remoto, los
documentos se suceden hasta la fecha mas
reciente, dentro de cada año por meses y dentro
de estos por días.
Los libros de contabilidad o los libros de actas de
una empresa son ejemplo de documentos que se
deben ordenar cronológicamente por periodos
anuales
75. SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA
DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
Criterio geográfico
Los documentos se clasifican atendiendo
a una zona geográfica relacionada con
los mismos.
El orden geográfico puede ser por países
, comunidades autónomas, provincias o
municipios y, dentro de estos, por temas
o nombres, utilizando otra clasificación
76. SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA
DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
Criterio geográfico
Ventajas
- Fácil utilización
- Se pueden
introducir
subdivisiones
- Se combina de
manera sencilla
con otras
clasificaciones
Desventajas
Usos
- Requiere un
- Bancos en
conocimiento de los
sus diferentes
pueblos, ciudades,
sucursales
provincias, CCAA,
- Empresas con
países
sucursales en
- Si se extrae un
diferentes
expediente del archivo,
provincias
debe dejarse una
señal para que se
sepa que falta
77. SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA
DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
Clasificación por materias
En este tipo de clasificación, los documentos
se
agrupan
basándose
en
unos
determinados asuntos que los caracterizan y
son comunes a un grupo de ellos.
Estas características se pueden ordenar
siguiendo dos criterios:
78. SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA
DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
Clasificación por materias
-Orden alfabético general de materias:
Agrupando
las
materias
según
las
categorías lógicas, en las que una materia
engloba a la inmediata inferior y a su vez
esta queda englobada en otra superior; es
decir, se forman clases y subclases.
Esta agrupación se lleva a cabo siguiendo
los criterios numérico y alfanumérico
79. SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA
DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
Clasificación por materias
-Orden numérico:
Permite clasificar documentos asignando a
estos un numero correlativo de “n” cifras,
para ello, cada documento deberá llevar una
ficha informativa donde se refleje el
contenido del expediente.
Podrán utilizarse colores, índices auxiliares u
otros elementos que faciliten la clasificación
80. SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA
DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
Clasificación
materias
por
-Orden numérico:
Ventajas
Desventajas
- La elección correcta de las
- Permite archivar de
materias que van a definir
forma ilimitada, al
los documentos. Se
disponer de infinitos
requiere disponer y
números
consultar de un índice
- Sencillez de manejo
auxiliar que nos informe lo
- Permite introducir nuevos
que corresponde a cada
asuntos