El archivo del Fondo Nacional de Regalías está organizado por departamentos en orden alfabético de acuerdo con las Tablas de Retención Documental. Reciben transferencias documentales de las dependencias y regionales que clasifican, organizan, folian e identifican para su almacenamiento en estanterías rodantes. También digitalizan series de alta frecuencia.
Diagnostico de gestión documental en empresas del sector público y privado g...Lina Patiño
El resumen del documento es:
1) Se describen las entrevistas realizadas a varias empresas y entidades públicas sobre la gestión de sus archivos y documentos.
2) Generalmente usan software de gestión documental como Docunet, Beesoft, Orfeo y DocuWare para digitalizar documentos, mejorar procesos y consultas.
3) Estos sistemas brindan ventajas como agilidad, seguridad, privacidad y ahorro de tiempo y costos.
El primer documento describe el archivo de Ecopetrol, incluyendo cómo está organizado, que cuentan con un PGD y que procesos administra. Usa los softwares SIDRA y P8. El segundo documento describe el archivo del DPS, incluyendo que cuentan con PGD y usan el software ORFEO. El tercer documento describe el archivo del Banco de la República, incluyendo que usan los softwares SIAF y A-DOCS.
Diagnóstico de gestión documental en empresas del sector público y privado Lina Patiño
El resumen del documento es:
1) Se realizaron entrevistas a varias entidades públicas y privadas para diagnosticar la gestión documental en cada una.
2) Generalmente las entidades cuentan con un PGD y usan software de gestión documental como Orfeo o Docunet para organizar y almacenar la información.
3) Las ventajas de implementar estos sistemas incluyen agilizar procesos, facilitar el acceso a la información y mejorar la seguridad de los documentos.
Trabajo final gestion_documental_visitas_archivos ElianaMayorgaB
Este documento presenta información sobre los archivos de diferentes ciudades de Colombia, incluyendo Ecopetrol, el Departamento para la Prosperidad Social, el Banco de la República y Alianza Educativa. Describe cómo están organizados los archivos, los procesos que administran, los softwares utilizados y las ventajas de su implementación.
Visitas a diferentes unidades de informacionesperanzarojas
El documento presenta los resúmenes de las visitas realizadas por un grupo de estudiantes a diferentes unidades de información como la Universidad del Cauca, una institución educativa, la Policía Nacional, el Acueducto Metropolitano de Bucaramanga y la Registraduría. En cada unidad se analizó cómo está organizado su archivo, si cuenta con un programa de gestión documental y qué procesos administrativos cubre. Se concluye que la implementación de un PGD contribuye al control documental y acceso a la información, y que el uso de te
Este documento describe la organización y procesos de gestión documental de varios archivos en diferentes ciudades de Colombia, incluyendo Ecopetrol, el Departamento para la Prosperidad Social, el Banco de la República, Alianza Educativa y DECEVAL. Los archivos utilizan diferentes softwares como SIDRA, ORFEO, SIAF y A-DOCS para administrar los documentos y procesos de acuerdo a sus necesidades. Todos cuentan con programas de gestión documental y siguen procesos archivísticos para organizar, almacenar
Este documento presenta una introducción a la gestión de documentos digitales. Explica que la gestión documental incluye el ciclo de vida completo de los documentos y por qué es necesaria para una buena gestión de la información. Compara las desventajas de la gestión de documentos en papel con las ventajas de los sistemas de gestión electrónica de documentos. Finalmente, propone una metodología para la implementación de un sistema de gestión electrónica de documentos que incluye analizar la situación actual y definir los requisitos funcionales y
Diagnostico de gestión documental en empresas del sector público y privado g...Lina Patiño
El resumen del documento es:
1) Se describen las entrevistas realizadas a varias empresas y entidades públicas sobre la gestión de sus archivos y documentos.
2) Generalmente usan software de gestión documental como Docunet, Beesoft, Orfeo y DocuWare para digitalizar documentos, mejorar procesos y consultas.
3) Estos sistemas brindan ventajas como agilidad, seguridad, privacidad y ahorro de tiempo y costos.
El primer documento describe el archivo de Ecopetrol, incluyendo cómo está organizado, que cuentan con un PGD y que procesos administra. Usa los softwares SIDRA y P8. El segundo documento describe el archivo del DPS, incluyendo que cuentan con PGD y usan el software ORFEO. El tercer documento describe el archivo del Banco de la República, incluyendo que usan los softwares SIAF y A-DOCS.
Diagnóstico de gestión documental en empresas del sector público y privado Lina Patiño
El resumen del documento es:
1) Se realizaron entrevistas a varias entidades públicas y privadas para diagnosticar la gestión documental en cada una.
2) Generalmente las entidades cuentan con un PGD y usan software de gestión documental como Orfeo o Docunet para organizar y almacenar la información.
3) Las ventajas de implementar estos sistemas incluyen agilizar procesos, facilitar el acceso a la información y mejorar la seguridad de los documentos.
Trabajo final gestion_documental_visitas_archivos ElianaMayorgaB
Este documento presenta información sobre los archivos de diferentes ciudades de Colombia, incluyendo Ecopetrol, el Departamento para la Prosperidad Social, el Banco de la República y Alianza Educativa. Describe cómo están organizados los archivos, los procesos que administran, los softwares utilizados y las ventajas de su implementación.
Visitas a diferentes unidades de informacionesperanzarojas
El documento presenta los resúmenes de las visitas realizadas por un grupo de estudiantes a diferentes unidades de información como la Universidad del Cauca, una institución educativa, la Policía Nacional, el Acueducto Metropolitano de Bucaramanga y la Registraduría. En cada unidad se analizó cómo está organizado su archivo, si cuenta con un programa de gestión documental y qué procesos administrativos cubre. Se concluye que la implementación de un PGD contribuye al control documental y acceso a la información, y que el uso de te
Este documento describe la organización y procesos de gestión documental de varios archivos en diferentes ciudades de Colombia, incluyendo Ecopetrol, el Departamento para la Prosperidad Social, el Banco de la República, Alianza Educativa y DECEVAL. Los archivos utilizan diferentes softwares como SIDRA, ORFEO, SIAF y A-DOCS para administrar los documentos y procesos de acuerdo a sus necesidades. Todos cuentan con programas de gestión documental y siguen procesos archivísticos para organizar, almacenar
Este documento presenta una introducción a la gestión de documentos digitales. Explica que la gestión documental incluye el ciclo de vida completo de los documentos y por qué es necesaria para una buena gestión de la información. Compara las desventajas de la gestión de documentos en papel con las ventajas de los sistemas de gestión electrónica de documentos. Finalmente, propone una metodología para la implementación de un sistema de gestión electrónica de documentos que incluye analizar la situación actual y definir los requisitos funcionales y
Este documento resume la situación de los archivos de varias instituciones públicas y privadas en Colombia. Explica que el archivo de la Alcaldía de Nemocón está organizado cronológicamente y por dependencias, y que tienen un PGD adoptado en 2012. También describe la organización y software del archivo de la Universidad de Los Andes y del Banco de la República.
El documento presenta varios softwares de administración documental, incluyendo SIADOC, DocuAdmin, SADE.NET, Docma y EMC2. Cada software ofrece funciones como clasificación y almacenamiento de documentos, flujos de trabajo, búsqueda y acceso a documentos digitalizados, y administración de correspondencia. Los softwares permiten organizar, buscar y gestionar documentos físicos y digitales de manera eficiente.
El documento describe el Estudio Osterling Abogados, una firma jurídica peruana líder. Explica el Centro de Información del estudio, que gestiona el archivo, biblioteca y bases de datos legales. También detalla el proyecto de digitalización del archivo para permitir el acceso electrónico a documentos históricos después de que parte del archivo físico se perdió. El proyecto busca optimizar el sistema de información mediante la migración de bases de datos, búsquedas mejoradas y envío de información relevante a los usuarios.
El documento presenta los trabajos finales de un diplomado en gestión de documentos y archivos impartido por la Universidad Michoacana de San Nicolás de Hidalgo. Incluye varios análisis como un cuadro comparativo sobre la normativa de documentos electrónicos en diferentes países, la descripción archivística de fotografías y mapas siguiendo la norma ISAD(G), y una comparación de empresas que ofrecen servicios de organización y conservación de documentación. El objetivo general es analizar las ventajas de aplicar las tecnologías de la
El documento describe los procesos para implementar un proyecto de digitalización y archivo electrónico de documentos. Explica que un sistema de gestión electrónica de documentos permite almacenar y organizar la información digitalizada para facilitar su uso y recuperación. Luego detalla las cinco etapas del proceso de implementación: 1) inventario físico, 2) análisis y selección, 3) clasificación, 4) software, 5) digitalización. Finalmente, concluye que un sistema electrónico garantiza la conversión adecuada de archivos f
Seminario Diseño e Implementacion del Programa de Gestion Documental 2015Saginfo & Co
Seminario
Diseño e Implementación del Programa de Gestión Documental –
Bases teóricas y Prácticas para su implementación.
Normatividad Nacional Esencial para un Programa de Gestión Documental
Diagnóstico Integral de Archivo.
Lista de verificación de cumplimiento.
Cumpliendo Resolución 8934 de la SIC
Circular Externa de la SuperIntendencia de Servicios
Decreto 2609 de 2012
Caso de Éxito: Entidad vigilada por la SIC
Diseño e implementación de Instrumentos Archivísticos
(PINAR - PGD – TRD – TVD)
Planeación de la implementación del Programa de Gestión Documental.
Herramientas Tecnológicas del PGD
El documento describe un proyecto para implementar un sistema de trámite documentario en la Municipalidad del Callao para mejorar la gestión documental. Actualmente, la municipalidad usa procesos manuales que son ineficientes y lentos. El proyecto propone implementar una solución tecnológica integral que permita el flujo electrónico de documentos para agilizar los trámites, aumentar la productividad y mejorar la atención a los ciudadanos.
COMPUANALISIS ofrece software y servicios para gestión documental que ayudan a administrar el flujo de documentos físicos y digitales. Sus servicios incluyen desarrollo de aplicaciones, análisis de texto, imágenes y video, internet de las cosas, portales web y marketing digital. Su software CloudGesDoc proporciona funciones de correspondencia, trazabilidad, inventarios documentales y tablas de retención.
El documento describe el Sistema de Gestión de Información propuesto para la Comisión Multisectorial de Alto Nivel (CMAN), encargada del seguimiento del Plan Integral de Reparaciones (PIR) en Perú. El sistema automatizaría los procesos de la CMAN para mejorar la toma de decisiones, la gestión documental, y el monitoreo de la implementación del PIR. El sistema integraría módulos para los diferentes programas del PIR e involucraría funciones como almacenamiento de datos, interacción social, gestión del conocimiento, difusión de inform
Este documento describe un proyecto de investigación sobre el uso del trámite documentario en el archivo de documentos. El objetivo principal es determinar en qué medida el buen uso del trámite documentario influye en el proceso de archivo. Se plantean varias hipótesis y objetivos específicos relacionados con cómo los sistemas computarizados facilitan el trámite documentario y el archivo en comparación con los métodos manuales. El estudio utilizará encuestas y un enfoque cuasi-experimental para analizar estas cuestiones en una institución educativa superior privada
Este documento presenta el plan de un sistema de trámite documentario para la Universidad Nacional de Moquegua. Actualmente, la universidad lleva los procesos de documentación de forma manual, lo que requiere mucho tiempo. El sistema propuesto automatizará la gestión de documentos entrantes para agilizar los procesos y reducir errores. El documento incluye un análisis de factibilidad técnica, económica y legal, así como los requisitos, actores y casos de uso del sistema. Finalmente, propone el uso de herramientas como ERwin y Microsoft
Implementación del SITD en el RENIEC y Convenios de Cooperación con otras Ent...ONGEI PERÚ
Este documento describe la implementación del Sistema de Trámite Documentario (SITD) en el Registro Nacional de Identificación y Estado Civil (RENIEC) y los convenios de cooperación con otras entidades públicas. Se detalla el caso de negocio, la gestión del proyecto, la solución informática, los procesos de trámite documentario, la gestión del cambio, el marco normativo, las lecciones aprendidas y los beneficios de la implementación tanto en el RENIEC como en otras instituciones a través de convenios.
Procesos de un programa de gestion documentalbbrti
El documento describe los principales procesos de un programa de gestión documental, incluyendo la producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de documentos. Estos procesos se encuentran interrelacionados y se desarrollan a lo largo del ciclo vital del documento, desde su creación hasta su eliminación o conservación permanente. Cada proceso cuenta con actividades específicas normadas por la legislación colombiana.
El documento describe el Programa de Gestión Documental (PGD), incluyendo su definición, objetivos y procesos clave como la producción, recepción, distribución, trámite y organización de documentos. El PGD busca racionalizar la gestión de documentos a lo largo de su ciclo de vida para facilitar su uso y preservación de acuerdo con la normativa archivística colombiana.
El documento presenta un informe sobre la visita realizada por un grupo de estudiantes a dos archivos institucionales en Santiago de Cali: el Archivo del Centro Administrativo Municipal y el Archivo Central de la Policía Metropolitana. Describe la organización, software de gestión documental, funciones, características, ventajas de la implementación de un programa de gestión documental y sistemas de seguridad de cada archivo.
Los documentos presentan información sobre los diferentes archivos de varias instituciones públicas y privadas en Colombia. Cada archivo se organiza y administra de manera diferente dependiendo de sus necesidades, pero comparten procesos comunes como producción, recepción, organización, consulta y disposición de documentos. Algunos usan software especializados mientras que otros aún no cuentan con uno.
Formación de los archivos según el ciclo vitalfjsalazarm
El documento describe las preguntas y respuestas de dos archivos, uno público y uno privado, sobre sus procesos de gestión documental. El archivo público actualmente administra 2 fondos y carece de un sistema de conservación integral, aunque realiza limpiezas periódicas. Su personal no está completamente capacitado y usa una aplicación en Access. El archivo privado administra 1 fondo y está en proceso de levantar tablas de retención. Su personal recibe capacitación continua pero los depósitos requieren adecuaciones. El documento también incluye def
Este documento resume la visita realizada por varios estudiantes a diferentes archivos en Colombia. Describe la organización, los programas de gestión documental, los softwares utilizados y sus características en cada archivo visitado. Los archivos visitados incluyen la RTVC, la Universidad Nacional, la Superintendencia de Servicios Públicos, una empresa de arquitectos e ingenieros y archivos de gobernaciones.
Este documento resume la visita realizada por varios estudiantes a diferentes archivos en Colombia. Describe la organización, los programas de gestión documental, los softwares utilizados y sus características en cada archivo visitado. Los archivos visitados incluyen la RTVC, la Universidad Nacional, la Superintendencia de Servicios Públicos, una empresa de arquitectos e ingenieros y archivos de gobernaciones.
Este documento presenta un resumen de las visitas realizadas por un grupo de estudiantes a diferentes archivos en Colombia. Describe la organización, los programas de gestión documental, los softwares utilizados y las características de estos en archivos como RTVC, la Universidad Nacional, la Superintendencia de Servicios Públicos y otros.
Este documento resume la situación de los archivos de varias instituciones públicas y privadas en Colombia. Explica que el archivo de la Alcaldía de Nemocón está organizado cronológicamente y por dependencias, y que tienen un PGD adoptado en 2012. También describe la organización y software del archivo de la Universidad de Los Andes y del Banco de la República.
El documento presenta varios softwares de administración documental, incluyendo SIADOC, DocuAdmin, SADE.NET, Docma y EMC2. Cada software ofrece funciones como clasificación y almacenamiento de documentos, flujos de trabajo, búsqueda y acceso a documentos digitalizados, y administración de correspondencia. Los softwares permiten organizar, buscar y gestionar documentos físicos y digitales de manera eficiente.
El documento describe el Estudio Osterling Abogados, una firma jurídica peruana líder. Explica el Centro de Información del estudio, que gestiona el archivo, biblioteca y bases de datos legales. También detalla el proyecto de digitalización del archivo para permitir el acceso electrónico a documentos históricos después de que parte del archivo físico se perdió. El proyecto busca optimizar el sistema de información mediante la migración de bases de datos, búsquedas mejoradas y envío de información relevante a los usuarios.
El documento presenta los trabajos finales de un diplomado en gestión de documentos y archivos impartido por la Universidad Michoacana de San Nicolás de Hidalgo. Incluye varios análisis como un cuadro comparativo sobre la normativa de documentos electrónicos en diferentes países, la descripción archivística de fotografías y mapas siguiendo la norma ISAD(G), y una comparación de empresas que ofrecen servicios de organización y conservación de documentación. El objetivo general es analizar las ventajas de aplicar las tecnologías de la
El documento describe los procesos para implementar un proyecto de digitalización y archivo electrónico de documentos. Explica que un sistema de gestión electrónica de documentos permite almacenar y organizar la información digitalizada para facilitar su uso y recuperación. Luego detalla las cinco etapas del proceso de implementación: 1) inventario físico, 2) análisis y selección, 3) clasificación, 4) software, 5) digitalización. Finalmente, concluye que un sistema electrónico garantiza la conversión adecuada de archivos f
Seminario Diseño e Implementacion del Programa de Gestion Documental 2015Saginfo & Co
Seminario
Diseño e Implementación del Programa de Gestión Documental –
Bases teóricas y Prácticas para su implementación.
Normatividad Nacional Esencial para un Programa de Gestión Documental
Diagnóstico Integral de Archivo.
Lista de verificación de cumplimiento.
Cumpliendo Resolución 8934 de la SIC
Circular Externa de la SuperIntendencia de Servicios
Decreto 2609 de 2012
Caso de Éxito: Entidad vigilada por la SIC
Diseño e implementación de Instrumentos Archivísticos
(PINAR - PGD – TRD – TVD)
Planeación de la implementación del Programa de Gestión Documental.
Herramientas Tecnológicas del PGD
El documento describe un proyecto para implementar un sistema de trámite documentario en la Municipalidad del Callao para mejorar la gestión documental. Actualmente, la municipalidad usa procesos manuales que son ineficientes y lentos. El proyecto propone implementar una solución tecnológica integral que permita el flujo electrónico de documentos para agilizar los trámites, aumentar la productividad y mejorar la atención a los ciudadanos.
COMPUANALISIS ofrece software y servicios para gestión documental que ayudan a administrar el flujo de documentos físicos y digitales. Sus servicios incluyen desarrollo de aplicaciones, análisis de texto, imágenes y video, internet de las cosas, portales web y marketing digital. Su software CloudGesDoc proporciona funciones de correspondencia, trazabilidad, inventarios documentales y tablas de retención.
El documento describe el Sistema de Gestión de Información propuesto para la Comisión Multisectorial de Alto Nivel (CMAN), encargada del seguimiento del Plan Integral de Reparaciones (PIR) en Perú. El sistema automatizaría los procesos de la CMAN para mejorar la toma de decisiones, la gestión documental, y el monitoreo de la implementación del PIR. El sistema integraría módulos para los diferentes programas del PIR e involucraría funciones como almacenamiento de datos, interacción social, gestión del conocimiento, difusión de inform
Este documento describe un proyecto de investigación sobre el uso del trámite documentario en el archivo de documentos. El objetivo principal es determinar en qué medida el buen uso del trámite documentario influye en el proceso de archivo. Se plantean varias hipótesis y objetivos específicos relacionados con cómo los sistemas computarizados facilitan el trámite documentario y el archivo en comparación con los métodos manuales. El estudio utilizará encuestas y un enfoque cuasi-experimental para analizar estas cuestiones en una institución educativa superior privada
Este documento presenta el plan de un sistema de trámite documentario para la Universidad Nacional de Moquegua. Actualmente, la universidad lleva los procesos de documentación de forma manual, lo que requiere mucho tiempo. El sistema propuesto automatizará la gestión de documentos entrantes para agilizar los procesos y reducir errores. El documento incluye un análisis de factibilidad técnica, económica y legal, así como los requisitos, actores y casos de uso del sistema. Finalmente, propone el uso de herramientas como ERwin y Microsoft
Implementación del SITD en el RENIEC y Convenios de Cooperación con otras Ent...ONGEI PERÚ
Este documento describe la implementación del Sistema de Trámite Documentario (SITD) en el Registro Nacional de Identificación y Estado Civil (RENIEC) y los convenios de cooperación con otras entidades públicas. Se detalla el caso de negocio, la gestión del proyecto, la solución informática, los procesos de trámite documentario, la gestión del cambio, el marco normativo, las lecciones aprendidas y los beneficios de la implementación tanto en el RENIEC como en otras instituciones a través de convenios.
Procesos de un programa de gestion documentalbbrti
El documento describe los principales procesos de un programa de gestión documental, incluyendo la producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de documentos. Estos procesos se encuentran interrelacionados y se desarrollan a lo largo del ciclo vital del documento, desde su creación hasta su eliminación o conservación permanente. Cada proceso cuenta con actividades específicas normadas por la legislación colombiana.
El documento describe el Programa de Gestión Documental (PGD), incluyendo su definición, objetivos y procesos clave como la producción, recepción, distribución, trámite y organización de documentos. El PGD busca racionalizar la gestión de documentos a lo largo de su ciclo de vida para facilitar su uso y preservación de acuerdo con la normativa archivística colombiana.
El documento presenta un informe sobre la visita realizada por un grupo de estudiantes a dos archivos institucionales en Santiago de Cali: el Archivo del Centro Administrativo Municipal y el Archivo Central de la Policía Metropolitana. Describe la organización, software de gestión documental, funciones, características, ventajas de la implementación de un programa de gestión documental y sistemas de seguridad de cada archivo.
Los documentos presentan información sobre los diferentes archivos de varias instituciones públicas y privadas en Colombia. Cada archivo se organiza y administra de manera diferente dependiendo de sus necesidades, pero comparten procesos comunes como producción, recepción, organización, consulta y disposición de documentos. Algunos usan software especializados mientras que otros aún no cuentan con uno.
Formación de los archivos según el ciclo vitalfjsalazarm
El documento describe las preguntas y respuestas de dos archivos, uno público y uno privado, sobre sus procesos de gestión documental. El archivo público actualmente administra 2 fondos y carece de un sistema de conservación integral, aunque realiza limpiezas periódicas. Su personal no está completamente capacitado y usa una aplicación en Access. El archivo privado administra 1 fondo y está en proceso de levantar tablas de retención. Su personal recibe capacitación continua pero los depósitos requieren adecuaciones. El documento también incluye def
Este documento resume la visita realizada por varios estudiantes a diferentes archivos en Colombia. Describe la organización, los programas de gestión documental, los softwares utilizados y sus características en cada archivo visitado. Los archivos visitados incluyen la RTVC, la Universidad Nacional, la Superintendencia de Servicios Públicos, una empresa de arquitectos e ingenieros y archivos de gobernaciones.
Este documento resume la visita realizada por varios estudiantes a diferentes archivos en Colombia. Describe la organización, los programas de gestión documental, los softwares utilizados y sus características en cada archivo visitado. Los archivos visitados incluyen la RTVC, la Universidad Nacional, la Superintendencia de Servicios Públicos, una empresa de arquitectos e ingenieros y archivos de gobernaciones.
Este documento presenta un resumen de las visitas realizadas por un grupo de estudiantes a diferentes archivos en Colombia. Describe la organización, los programas de gestión documental, los softwares utilizados y las características de estos en archivos como RTVC, la Universidad Nacional, la Superintendencia de Servicios Públicos y otros.
Este documento resume la visita realizada por varios estudiantes a diferentes archivos en Colombia. Describe la organización, los programas de gestión documental, los softwares utilizados y sus características en cada archivo visitado. Los archivos visitados incluyen la RTVC, la Universidad Nacional, la Superintendencia de Servicios Públicos, una empresa de arquitectos e ingenieros y archivos de gobernaciones.
La gestión documental es el conjunto de normas y prácticas para administrar documentos en una
organización, permitir su recuperación, determinar su retención y eliminación, y asegurar la
conservación de los más valiosos. Involucra la clasificación, almacenamiento, seguridad, distribución y
creación de documentos, así como su autenticación. Los sistemas de gestión documental van desde el
registro manual hasta sofisticados sistemas electrónicos que manejan documentos físicos y digitales.
La gestión documental es el conjunto de normas y prácticas para administrar documentos en una
organización, permitir su recuperación, determinar su retención y eliminación, y asegurar la
conservación de los más valiosos. Involucra la clasificación, almacenamiento, seguridad y distribución
de documentos en papel y electrónicos. Los sistemas de gestión documental digital brindan control y
productividad pero requieren una inversión inicial significativa en hardware, software y capacitación.
La gestión documental es el conjunto de normas y prácticas para administrar documentos en una organización, permitir su recuperación, determinar su retención y eliminación, y asegurar la conservación de los más valiosos. Ha evolucionado de técnicas manuales a sistemas informáticos sofisticados que gestionan documentos físicos y electrónicos y controlan flujos de trabajo.
La gestión documental es el conjunto de normas y prácticas para administrar documentos en una organización, permitir su recuperación, determinar su retención y eliminación, y asegurar la conservación de los más valiosos. Ha evolucionado de técnicas manuales a sistemas informáticos sofisticados que gestionan documentos físicos y electrónicos y controlan flujos de trabajo.
El archivo de la Universidad Central está organizado cronológicamente agrupando todos los documentos por fecha, año, mes y día. Cuenta con un Programa de Gestión Documental que facilita la organización y planificación de la documentación. Administra procesos como recepción, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos. Utiliza el software Docunet Web para gestionar la información de manera eficiente.
Gestión documental taller 3 sandra garcia carol moracaritolmora1024
Este documento resume una visita realizada a un archivo público en Medellín, Colombia. Contiene preguntas realizadas sobre los procesos de gestión documental como la recepción de documentos, tablas de retención y valoración, transferencias, organización y conservación, procesos de orden y procedencia, archivo histórico, selección documental, foliación y consulta de documentos. Se detallan las respuestas recibidas sobre cada proceso y una evaluación general de la organización del archivo.
1) El documento describe una visita realizada por estudiantes a los archivos de una universidad pública y una privada con el fin de aprender sobre la gestión documental y el ciclo vital de los documentos.
2) En las visitas, los estudiantes realizaron preguntas sobre temas como la organización de documentos, tablas de retención, archivos de gestión y más.
3) También identificaron conceptos clave como ciclo vital de documentos, principios de procedencia y orden original, y explicaron su entendimiento de estos.
Formacion de los archivos segun el ciclo de los documentosOscar Contreras
El documento habla sobre las diferentes fases por las que pasan los documentos desde su creación hasta su depósito final en un centro de archivos. Menciona que los documentos atraviesan diferentes etapas desde que son creados o recibidos por una entidad, hasta que son transferidos a un archivo para su conservación a largo plazo.
Taller nº2 grupal Ayda, Yaneth y Fernanda. Gestion Documentalluchia1114
Este documento presenta la información de un taller sobre la formación de archivos según el ciclo vital de los documentos. El taller fue realizado por estudiantes de la Universidad del Quindío en el marco de un curso de Gestión Documental I. El documento describe los objetivos del taller, su desarrollo que incluyó visitas a archivos públicos y privados, y la identificación de conceptos archivísticos.
Este documento trata sobre la gestión archivística de documentos electrónicos. Define la gestión archivística de documentos electrónicos, el archivo digital, los principios de la gestión de archivos digitales y las áreas de gestión como la autentificación y preservación. El objetivo es describir los conceptos y procesos clave involucrados en la gestión y preservación de documentos y archivos electrónicos.
Este documento describe la gestión archivística de documentos electrónicos. Define el archivo digital y las áreas clave de acción como autentificación, preservación, organización y acceso. Explica los principios de la gestión de archivos digitales como ser identificable, basado en políticas, planeado y asignado a responsables. También describe las áreas de gestión de archivos digitales, incluyendo métodos para asegurar la autenticidad, preservar documentos a largo plazo y organizar y proveer acceso a los documentos electrónicos.
Este documento presenta los conceptos básicos de la gestión de documentos digitales. Explica que la gestión documental digital es el proceso de creación, almacenamiento, uso y conservación de documentos electrónicos para facilitar su uso efectivo. También describe los principios y software de gestión documental, así como la normatividad colombiana relacionada con documentos digitales y expedientes electrónicos.
En la ciudad de Pasto, estamos revolucionando el acceso a microcréditos y la formalización de microempresarios informales con nuestra aplicación CrediAvanza. Nuestro objetivo es empoderar a los emprendedores locales proporcionándoles una plataforma integral que facilite el acceso a servicios financieros y asesoría profesional.
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3. DECEVAL S.A
Como esta
organizado?
El archivo esta organizado de la siguiente manera:
• La información se organiza luego de finalizado el trámite por parte de los responsables.
• Los documentos son remitidos al Centro de Gestión Documental mediante una planilla definida para
dicho fin.
• Se valida físico contra la planilla.
• Se da número de ingreso de los documentos.
• Se procede a la identificación clasificación, numeración.
• Se insertan los documentos en los expedientes.
• Los documentos son almacenados en carpetas de yute color neutro y con ganchos plásticos para evitar
el deterioro de los mismos.
• Los expedientes son ubicados en la estantería metálica.
• Igualmente tienen información en diversos soportes como Rollos de Microfilmación, planos, CD, para lo
cual se dispone de estantes destinados para este tipo de soportes.
Existe un PGD?
Si, existe un PGD puesto que cumplen con las funciones contempladas en este como lo son:
• Elaboración de Inventarios
• Entrega de informes
• Elaboración y Actualización de TRD.
• Procesos técnicos propios del proceso.
• Elaboración de proyectos de área.
• Ejecución de proyectos de área.
• Implementación de procesos de mejora a los procesos.
Que procesos
administra?
Procesos técnicos e intelectuales, con miras a custodiar, salvaguardar y recuperar la información
producida en razón de la funciones del Archivo, que sirven de testimonio y documentan los procesos.
4. DECEVAL S.A
Que software
administra?
Cuenta con un software comercial, llamado GestionDoc.
Que funciones maneja?
Esta herramienta permite radicar, visualizar la imagen previamente digitalizada del documento, en su
respectivo radicado, permite controlar y acceder a la información por medio de la pestaña consultas, esto
con el fin de tener la trazabilidad de cada uno de los expedientes para su control.
Que características
tiene?
• Tecnología WEB y XML
• Alto grado tecnológico
• Automatiza la gestión de las comunicaciones.
• Permite el diseño de formatos y filtros, integrándose a las necesidades del cliente.
• Rápida instalación, pues es una herramienta parametrizable.
• Altos estándares de calidad
• Modelo cero papel
Ventajas para la
empresa después de su
implementación?
• Controla y automatiza los procesos (recepción, producción, radicación, aprobación, distribución, gestión
y entrega)
• Permite el seguimiento y gestión a cada uno de los documentos.
• Acceso a la información en tiempo real.
• Control de seguridad según el perfil del usuario.
• Ahorro en cotos ya que disminuye el uso de papel, Modelo cero papel.
Como se maneja el
tema de seguridad,
alteridad, conservación
y privacidad?
Para garantizar la seguridad e integridad de la información cuentan con herramientas de control,
inventarios, bases de datos, para acceder a la información se debe realizar la consulta a través del
sistema GestionDoc, con el fin de tener la trazabilidad de cada uno de los expedientes para su control;
para algunos casos específicos es indispensable contar con autorización del productor de la información,
dada la confidencialidad del contenido.
5. Archivo Central de la Biblioteca Departamental
“Jorge Garcés Borrero”
Estudiante: Edy Ruth Vallejo Santamaría
Funcionaria entrevistada:
Clara Inés Valencia
Coordinadora del Archivo Central.
Teléfono: 620-0448 Cali –Valle
6. Archivo Central de la Biblioteca Departamental
“Jorge Garcés Borrero”
Como esta
organizado?
El archivo está en el desarrollo de su renovación y esta siendo organizado por
procesos. Así pues contamos con:
Dirección
División Administrativa
División Técnica
División Jurídica
Mercadeo y Comunicaciones
Existe un PGD? y
Que procesos
administra?
Existe un PGD que administra todo el proceso de radicación y
despacho de correspondencia
Que software
administra?
Es un software adquirido por la biblioteca departamental llamado
MiDoc.
7. Archivo Central de la Biblioteca Departamental
“Jorge Garcés Borrero”
Que funciones
maneja?
Maneja todas las funciones de Ventanilla Única, por ejemplo la radicación de
correspondencia y el despacho a Procesos.
Que características
tiene?
Es un facilitador de los procesos del archivo. Muy eficiente y fácil de usar. En el tenemos:
Base de datos de Proveedores y Empleados
Base de datos de los entes directivos departamentales
(Información gubernamental relacionada con Telemática/ Cultura y Turismo etc.)
Ventajas para la
empresa después de
su implementación?
Desde el año 2009 contamos con las TRD aprobadas. El implementar el PGD ha sido la
materialización del orden y la organización en el proceso de recibo y despacho de
correspondencia, así como de la recuperación de toda la información contenida en este
archivo. Hemos podido determinar procesos de eliminación de documentos y dejar
procesos obsoletos como el «empastar» expedientes. La implementación nos dirige al
camino de la modernización y la excelencia aunque aún falta mucho por hacer.
Como se maneja el
tema de seguridad,
alteridad,
conservación y
privacidad?
El dueño del proceso es quien debe solicitar los documentos al archivo central.
La documentación sólo se puede consultar dentro de las instalaciones, de ser necesarias
copias un funcionario autorizado del archivo es quien realiza este proceso y registra el
número de copias tomadas.
Cuando el expediente es solicitado para extraerlo del archivo a otra dependencia, se
diligencia un formato de préstamo que especifica quien es el responsable de la custodia
hasta la devolución.
8. ARCHIVO SATÉLITE FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS
UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA
Estudiante: María Constanza Caro Hernández
Funcionario entrevistado:
Wilson Moreno
Archivo de gestión. Facultad de ciencias Humanas
Teléfono: 3165000 Bogotá D.C
9. ARCHIVO SATÉLITE FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS
UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA
Como esta
organizado?
El archivo del Programa está organizado por dependencias y de acuerdo a las
tablas de retención documental que asigna el comité nacional de archivo de la
Universidad Nacional de Colombia.
Existe un PGD?
Actualmente no cuenta con un PGD, Se encuentran en proceso de evaluación de las
necesidades documentales de la Entidad, para poderles dar una solución mediante la
implementación del PGD.
Que procesos
administra?
La documentación que recibe el archivo satélite de las diferentes dependencias de
la facultad de ciencias humanas debe estar organizado por cada una de las
dependencias en orden alfabético según los tipos documentales que exija la tabla
de retención documental, el personal que labora en el archivo se encarga de
verificar la documentación si pertenece a la tabla de retención a que serie y
subserie pertenecen, luego proceden a su foliación y catalogación para su
respectiva clasificación, organización , conservación y se realiza el inventario
para su respectivo trastada al archivo central.
Que software
administra?
En el archivo no se maneja ningún software, hasta el momento el único medio para
la información que allí manejan se maneja un inventario proporcionado por el
Archivo General de la Nación, el cual se realiza al recibir la documentación de las
dependencia y cuando se transfiere la documentación al archivo central para su
custodia.
10. ARCHIVO SATÉLITE FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS
UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA
Que funciones
maneja?
Como no hay software las funciones que se realizan son manuales, se realiza un
inventario de los fondos documentales bajo su custodia de acuerdo con la
naturaleza de los mismos y el registros de transferencia.
Que
características
tiene?
No hay relacionadas con el software pero en el archivo el trabajo es manual y las
características principales son:
• Clasificación según la tabla de retención documental
• Restauración de la documentación
• Organización
• Conservación
• Resguardo de la documentación
• Trasferencia de la documentación al archivo central
Ventajas para la
empresa después de su
implementación?
El archivo tiene ventajas inferiores si se compara con uno un archivo que cuente
con un programa de gestión documental, ya que por ser manual su consulta es
restringida y para tener acceso a la información se requiere de un permiso ya que
la información no se encuentra automática o en la red hace que en cuanto a
presupuesto se eleve y las ventajas sean mínimas a diferencia de las entidades
que ya tienen implementado un programa de gestión documental.
Como se maneja el
tema de seguridad,
alteridad, conservación
y privacidad?
Una vez recibida la documentación es custodiada por el personal del archivo, no se
puede alterar ya que son documentos originales donde no se puede reproducción
totalmente la documentación a menos que sea requerida legalmente, para su
conservación se da en carpetas y cajas, en cuanto al tema de privacidad esta bajo
el control ya que no es posible acceder a la información sin la debida autorización
del secretario académico y las universidad cuenta con un grupo especializado en
gestiones de emergencia y mensualmente se realiza la fumigación para evitar
daños biológicos.
11. ARCHIVO FONDO NACIONAL DE REGALIAS
Estudiante: Miguel Ángel Ruiz Barrera
Funcionarias entrevistadas:
Lorena Gómez – Yesica Serna.
Técnicas de Archivo
Teléfono: 3815000 Bogotá D.C
12. FONDO NACIONAL DE REGALIAS
Como esta
organizado?
La organización de la documentación manejada por parte dela Unidad visitada es:
Se reciben las transferencias documentales por parte de las dependencias o
regionales de la Entidad, luego se clasifican, organizan, se realiza la foliación, y se
identifican para ubicarlos por Departamentos en orden alfabético, en la estantería
rodante. Este proceso se realiza con base a las TRD que maneja la Entidad .
También se manejan el proceso de digitalización, para aquellas series que son de
alta frecuencia por parte de los funcionarios.
Existe un PGD?
Si, existe un PGD, en el cual se determinaron los procesos y se implementaran en
la Unidad de Archivo y Correspondencia durante las etapas del ciclo vital de los
documentos (AG, AC y AH), es decir, Producción, Recepción, Distribución, Tramite,
Organización, Consulta, Conservación y Disposición final de los documentos.
Que procesos
administra?
Generación de documentos de la Entidad en cumplimiento de sus
Funciones, verificar que los documentos estén completos y sean competencia de la
entidad para efectos de su radicación y registro. Hacer una distribución de los
documentos interna y externamente. Procurar el buen desarrollo de los procesos
archivísticos: clasificación, ordenación, y descripción. Por medio de la consulta
garantizar el derecho que tiene el usuario de acceder a la información. En este
proceso se deben garantizar las condiciones mínimas encaminadas a la protección
de los documentos, el establecimiento y suministro de equipos adecuados para el
archivo, sistemas de almacenamiento de información en sus distintos soportes.
Que software
administra?
Cuenta con un software llamado ORFEO
13. FONDO NACIONAL DE REGALIAS
Que funciones
maneja?
Este software permite radicación digitalización, gestión de documentos, traslado de
documentos, archivo y prestamos, consultasen línea ,expedientes virtuales y TRD
Que características
tiene?
Esta herramienta puede instalarse en cualquier sistema Operativo (GNU/Linux, Unix,
Windows), con diferentes bases de datos (PostgreSQL, Oracle y MS SQL Server),
además maneja múltiples tipos de Formatos (ODT, XML, DOC), logrando así obtener
independencia de plataforma tecnológica y reducción de costos en la implementación.
Ventajas para la empresa
después de su
implementación?
•Establece un nuevo espacio de trabajo compartido Entidad/ Funcionario.
• Aumenta el valor de la información de la Entidad
• Evita la duplicación de tareas así como los tiempos de búsqueda de
•información.
• Incrementa la calidad de servicio y la productividad.
•Ahorro de costos de transacción y de perdidas de archivos.
• Aumenta la eficiencia en el manejo de los documentos.
• De fácil manejo dada su interfaz agradable y entendible.
• Esta compuesto por módulos lo que le permite ser acoplado a distintos
•tipos de organización sin mayor problema.
Como se maneja el tema
de seguridad, alteridad,
conservación y
privacidad?
Esto se maneja por medio del sistema ORFEO, ya que para el ingreso a este se
necesita tener un usuario registrado, con esto se puede llevar un control de las
acciones que realizan los funcionarios sobre la documentación y el tramite o proceso
que realizan en la gestión de estos.
14. ARCHIVO ALCALDIA MUNICIPAL DE MACARAVITA
Estudiante: NIDYA ELIZABETH RIVERA ALVAREZ
Funcionarias entrevistadas:
MARGGY ZULAY PERES LIZARAZO.
Secretaria de Gobierno
Teléfono: 6607679 MACARAVITA – SANTANDER.
15. Como esta
organizado?
De acuerdo a las características de la documentación se aplicarán criterios de
ordenamiento cronológico, alfabético o numérico.
• En el Archivo Central se sigue la práctica administrativa más utilizada, el
Orden Cronológico inverso.
• Los documentos más recientes estarán en la parte superior y los más antiguos en
la parte inferior
• Los Materiales especiales como: Mapas, CD, videos, diskkettes, casetes que
forman parte de la documentación, se separan y se les da una ubicación
adecuada. En la carpeta se incluirá una hoja indicando la ubicación del soporte y
sus características.
• A los materiales especiales se les da el mismo número de clasificación asignada a
la documentación de la cual forman parte.
• Los documentos contables tendrán un ordenamiento numérico.
• La documentación correspondiente a Recursos Humanos (Archivos del personal,
Hojas de Vida) se ordenará de acuerdo al orden alfabético.
• Todas las series y subseries documentales están regidas bajo las Tablas de
Valoración.
Existe un PGD?
Si, porque realizan actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación,
manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades,
desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y
conservación, tales como: Producción, Recepción, Distribución, Trámite, Organización,
Consulta, Conservación y Disposición final de los documentos.
Que procesos
administra?
Lo llevan a cabo mediante la organización, se planea cada una de las fases del ciclo
vital del documento, se aplican procesos como la dirección, el control y la ejecución de
el flujo y producción documental, además la aplicación del proceso administrativo en los
archivos para la medición de resultados, corrigiendo fallas o realizando mejoras
continuas siendo éstas el resultado de la retroalimentación.
ALCALDIA MUNICIPAL DE MACARAVITA
16. Que software
administra?
DMA Asesorias y soluciones.
Que
características
tiene?
Aplicación para asegurar el pleno control, conservación y recuperación inmediata de
los documentos físicos digitalizados. Con esta herramienta se podrá tener acceso en
segundos a cualquier documento que haya sido digitalizado e ingresado al software.
Ventajas para la
empresa después de su
implementación?
•Reducción de gastos operativos.
•Eliminación de extravió de documentos.
•Permite fácil y rápido acceso a la información.
•Resguardo de la información.
•Mejora tiempo de acceso a documentos.
•Mantener la documentación en el tiempo.
•Protección de documentos contra la acción de agentes externos y deterioro de los
mismos.
•Bajo costo de almacenamiento.
•Elimina costos de impresión, fotocopiado del documento.
•Acceso inmediato a documentos.
•Documentos inalterables.
Como se maneja el
tema de seguridad,
alteridad, conservación
y privacidad?
Los documentos están en un sofwart de digitalización lo cual impide que el documento
sea dañado o se lo lleven, de igual manera las consultas deben ser con previa solicitud
mediante una carta de solicitud especificando el año y tipo de serie o subserie
documental a consultar, los documentos están debidamente foliados lo cual impiden ser
alterados o modificados sean por el usuario o personal de la entidad
ALCALDIA MUNICIPAL DE MACARAVITA