Ignite Talks: Herramientas de software para mejorar la productividad en un coworking
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Jorge de la Rosa. Director, Incremental Solutions México Latam Coworking Summit México 2019
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Ignite Talks: Herramientas de software para mejorar la productividad en un coworking
- 1. Herramientas de software para mejorar la productividad en un coworking Incremental Soluciones de Negocios
- 2. Un poco de historia • Regus 2007 • Alrededor de 15 sedes • Staff de finanzas 8 personas aprox. • Cierre contable en 1.5 semanas
- 3. Un poco de historia • Proceso de captura distribuida • Cierre contable en 2 días aprox.
- 4. Un poco de historia • Regus 2014 • Alrededor de 200 • 15 países de Latinoamérica • +74 mil clientes • +30 mil proveedores • +25 mil facturas electrónicas dispersadas mensualmente
- 5. Un poco de historia • Finanzas • Servicio a clientes • Operaciones • Información estadística
- 6. Aprendizaje
- 7. Módulos generales • Prospección y ventas • Operaciones • Finanzas • Inventarios • Análisis de información
- 8. Prospección y ventas • Captura rápida de prospectos • Asignación de vendedores y notificaciones vía email • Seguimiento de ventas
- 9. Cotización de servicios • Cotización en cuestión de minutos • Exportación a PDF y envío por correo electrónico • Formatos para contratos de oficinas o eventos
- 10. Cotización de servicios • Integración con catálogo de oficinas, servicios y paquetes
- 11. Cierre de ventas y contratos nuevos • Captura de información según el tipo de cliente (contrato / eventual) • Registro de expediente electrónico del cliente (contrato) • Registro inmediato de evento (para clientes eventuales)
- 12. Clientes y colaboradores • Información general del cliente • Expediente digital • Información de colaboradores y accesos al sistema
- 14. Registro de servicios y facturación • Registro automático de servicios fijos • Registro de servicios variables • Conexión con PAC para emisión de facturación electrónica
- 15. Proveedores y cuentas por pagar • Registro de proveedores • Carga de facturas electrónicas a través de XML • Categorización por tipo de servicios y unidad de negocios que realiza el gasto
- 16. Presupuesto de ventas y gastos • Registro por sede / unidad de negocio • Clasificación por tipo de proveedor • Clasificación por tipo de servicio
- 17. Conciliación bancaria • Administración de cuentas bancarias • Carga de movimientos de estado de cuenta bancario • Identificación de pagos de clientes y proveedores
- 18. Análisis de información • Indicadores de ocupación • Cobertura de ventas y gastos • Distribución de facturación • Prospección y ventas
- 19. Reportes periódicos y notificaciones • Contratos a expirar • Reportes de ocupación • Antigüedad de saldos • Tarjetas de feliz cumpleaños
Notas del editor
- Hola mi nombre es Jorge de la Rosa, de la empresa Incremental y Voy a platicarles sobre las herramientas que hemos creado para mejorar la productividad en centros de negocios.
- Un poco de historia… En 2007 tuvimos la oportunidad de colaborar con Regus. En ese entonces contaban con alrededor de 15 sedes en México Y un staff de finanzas de aprox 8 personas encargadas del cierre mensual El cual tomaba alrededor 8 a 10 días para ser completado
- En nuestro primer proyecto implementamos un sistema de captura Donde cada sede pre-registraba la información necesaria para hacer el cierre contable, Con esta herramienta logramos reducir de 8 a 2 días aprox el proceso de cierre contable. Y este fue el inicio de una bonita amistad…
- Continuamos desarrollando proyectos con Regus y Para el año 2014 nuestro sistema se encontraba implementado en alrededor de 200 sedes En 15 países de LATAM Administrando aprox. 74 mil clientes Alrededor de 30 mil proveedores Y emitiendo y dispersando alrededor de 25 mil facturas electrónicas mensualmente.
- Para este momento, nuestro sistema soportaba los principales procesos de Finanzas Servicio a clientes Operaciones Y con toda esta información generábamos indicadores estadísticos para el negocio.
- Con el aprendizaje adquirido nos dimos a la tarea de crear un ERP enfocado específicamente en la administración de centros de negocios En estos últimos 4 años hemos tenido la oportunidad de colaborar con empresas: CEO Homework COW y a continuación me gustaría mostrarles algunas de las herramientas que tiene este nuevo sistema
- Nuestro sistema cuenta con 5 módulos principales Prospección y ventas Operaciones Finanzas Inventarios Análisis de información
- En nuestro módulo de ventas los prospectos se pueden capturar rápidamente Se pueden generar todas las cotizaciones que sean necesarias Y el sistema facilita el seguimiento de ventas
- Elaborar cotizaciones es bastante fácil, Los vendedores pueden generar una cotización mientras atienden al cliente por teléfono, generarla en PDF y mandarla por correo electrónico al prospecto
- Toda la información del sistema está integrada, Por ejemplo al generar una cotización de espacios de oficinas El sistema mostrará sólo los espacios disponibles o aquellos que están a punto de ser desocupados
- Al cerrar una venta el sistema solicita solo la información necesaria, Por ejemplo para clientes de contratos fijos se habilita Expediente digital (IFE, Acta Constitutiva, comprobante domicilio) Registro de colaboradores
- Los colaboradores que sean registrados en sistema Podrán contar con acceso a mismo a través del cual podrán Consultar estado de cuenta y descargar facturas Reservar salas de conferencias
- Todos los usuarios del sistema pueden reservar salas de conferencias. Todos pueden acceder al calendario de reservaciones, pero los clientes solo pueden modificar sus propias reservaciones Al crear una reservación el sistema envía notificaciones para los involucrados
- El sistema administra de forma automática la cobranza de servicios fijos Pero también pueden incluir servicios variables como impresiones, llamadas telefónicas, etc Se puede conectar con cualquier PAC para emitir facturas electrónicas
- Tenemos un catálogo de proveedores donde se pueden cargar sus facturas a través de los archivos XML y PDF El sistema obtiene la información de las facturas a partir del XML y valida que dichos archivos sean correctos.
- Nuestro módulo de finanzas permite definir Presupuestos de gasto, por sede y por tipo de proveedor Presupuestos de venta por sede y tipo de servicio facturado
- El módulo de finanzas cuenta también con un proceso para conciliación bancaria Donde pueden cargar los movimientos de su estado de cuenta Y asociar pagos a facturas de clientes y proveedores.
- Contamos con un Tablero de indicadores estadísticos, que muestra el resumen de Ocupación general Cobertura de ventas y gastos (presupuestado vs facturado) Estatus de facturación Avance de prospección y ventas
- Contamos también con procesos Batch para generar Reporte mensual de contratos a expirar Análisis detallado de ocupación Antigüedad de saldos Envío de tarjetas de felicitación por cumpleaños
- Evidentemente 5 minutos no alcanzan para explicar todo un sistema, Pero aquí pueden ver mi correo, si tienen alguna duda o desean que les hagamos una demo mas detallada, estamos a sus órdenes. Muchas gracias !