La transformación digital es crucial para los sistemas de gestión documental, mejorando el acceso a la información y la eficiencia empresarial. Implementar soluciones automatizadas permite rediseñar la gestión de documentos, lo que ayuda a las empresas a tomar decisiones basadas en datos y a mantenerse actualizadas con la evolución tecnológica. Al adoptar estos sistemas, las organizaciones pueden lograr resultados óptimos y superar a la competencia.

1. La importancia
de la
transformación
digital en los
sistemas de
gestión
documental

2. Los sistemas de gestión documental son una parte crucial de la
transformación digital porque les da a las empresas un mejor
acceso a la información, aumentando su eficiencia. La
transformación digital es un término muy extenso que le brinda a
las empresas la libertad creativa que necesitan para reconsiderar
sus procesos de negocio y así mejorar sus operaciones, maximizar
la eficiencia, ahorrar dinero y aumentar la visibilidad. Puede variar
según la compañía y, por lo general, según el área. Todo
dependerá de los objetivos organizacionales que se planteen en el
camino.
A continuación, Exact te explicará por qué es tan importante la
transformación digital en los sistemas de gestión documental y
cómo esta puede afectar positivamente a tu empresa.

3. La automatización hará todo por ti
La transformación digital es un plan muy detallado que se realiza a largo
plazo y se divide en diferentes fases. A menudo, involucra que el negocio
cambie algunos aspectos manuales por sistemas automatizados. En el
caso de la mayoría de empresas, implica poner en funcionamiento
soluciones de gestión documental.
Un sistema de gestión documental le permite a las empresas poder
rediseñar la manera en cómo están administrando sus documentos. Ya
sea que estén trabajando con facturas, reportes de gastos, órdenes de
compra o formularios para la contratación de empleados, las
organizaciones que dejan el papel y adoptan procesos automatizados
digitales suelen mejorar su eficiencia de manera exponencial.

4. Además, tienen un mejor acceso a la información que el sistema
ha extraído de los documentos, lo que significa que no solo están
replanteando sus procedimientos, sino también cómo usan estos
datos para ofrecer mejores productos y servicios a sus clientes.

5. Podrás analizar la información de tu
empresa
Las soluciones de gestión documental eliminan las conjeturas, las
cuales suelen asociarse con el proceso de cuentas por pagar. Así
como las soluciones de inteligencia artificial pueden realizar tareas
que, por lo general, requerirían inteligencia humana, los sistemas
de gestión documental se encargan de procedimientos que antes
solían ser manuales. Estos sistemas extraen información
importante y hacen que las decisiones de la empresa se basen en
estos datos, lo cual les permite a los ejecutivos poder monitorear
las tendencias e identificar cualquier problema para poder tomar
buenas decisiones en el momento.

6. La transformación digital mantendrá a tu
empresa actualizada
Los softwares de facturación electrónica deben actualizarse de manera
automática cada cierto tiempo para mantener un buen flujo de trabajo. Es
importante que tu proveedor cuenta con un servicio de mantenimiento y
atención al cliente para que puedas realizarle consultas o pedirle
soluciones para algunos aspectos que no están funcionando de manera
adecuada.

7. La tecnología está avanzando a pasos agigantados y cada vez es más
difícil que las empresas le sigan el ritmo. Sin embargo, los sistemas de
gestión documental son personalizables para que puedan aprender las
reglas y procesos que la organización pueda ir implementando con el
paso de tiempo, lo cual les permite ir avanzando mientras que la
tecnología va evolucionando.
La transformación digital es sumamente relevante para que las empresas
se mantengan actualizadas y puedan alcanzar sus objetivos
organizacionales mientras van venciendo a sus competidores.

8. Implementar un sistema de gestión documental es la manera ideal para
que las organizaciones aseguren que su información sea accesible.
Además, podrán alcanzar resultados que los harán tomar mejores
decisiones en tiempo real. Al transformar su estrategia digital, las
empresas no solo modificarán sus procesos positivamente, sino que
también cambiarán sus negocios completamente.

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