El documento propone reconsiderar el enfoque actual de la gestión de información y documentos para transformar procesos, controlar presupuestos y mejorar el cumplimiento normativo. Sugiere analizar procesos como impresión, proveedores y costes de mantenimiento para consolidar equipos, adoptar un mejor enfoque de gestión y ayudar a otros departamentos a mejorar la productividad y reducir costes. Ofrece ejemplos de cómo clientes han logrado ahorros significativos en costes, tiempos de proceso y riesgos al automatizar flujos de trabajo y

1. RECONSIDERE SU ENFOQUE
DE LA GESTIÓN DE LA
INFORMACIÓN Y DE
LOS DOCUMENTOS
TRANSFORME
CONSOLIDACIÓN DE PROCESOS.
CONTROL DE PRESUPUESTOS.
MEJORA DEL CUMPLIMIENTO DE
NORMATIVAS.

2. CUANDO SE ENCUENTRA BAJO PRESIÓN PARA CONSEGUIR
MÁS CON MENOS, ¿DÓNDE PONE EL FOCO PARA MEJORAR?
Analice sus procesos de gestión de la información y de los documentos. ¿Cuánto
gasta en impresión y cuántos proveedores tiene? ¿Cuál es el coste de mantenimiento
de los equipos? ¿Trabaja con documentos en papel que podrían ser digitales? ¿Ha
logrado hacerse una imagen completa de su organización para controlar los costes, el
cumplimiento de normativas y la calidad del servicio al usuario final?
En todos los sectores de la empresa, tener procesos ineficientes y muchos
proveedores generan una presión adicional sobre los ajustadísimos presupuestos
de TI. Al consolidar los equipos y adoptar un mejor enfoque de la gestión de la
información y de los documentos, los profesionales de TI pueden ayudar a los demás
departamentos a mejorar su productividad a la vez que se reducen costes y se
asegura el cumplimiento de las normas.
Aquí encontrará algunas ideas que le ayudarán a centrar su análisis en
aquellas áreas en las que se puede lograr más ...

3. CENTRESUBÚSQUEDA
Es posible que la gestión de la información y de los
documentos no sea su máxima prioridad en este momento.
Pero los hechos expuestos a continuación muestran su
potencial para transformar la forma de trabajar.
Con el enfoque correcto, usted podría...
AFINE

4. Un hospital agiliza la gestión de documentos en las funciones de asistencia
«La mejora de los tiempos de proceso de las transacciones ha eliminado dos días al mes en
el proceso de comprobación de documentos.»
Pat Bailey, Sistema de soporte SAP, Hospital St James
PRÁCTICAS DE TRABAJO MÁS INTELIGENTES
de las empresas archivan manualmente los
documentos que reciben en papel
[Canon/KAE Market Research, 2014]
de las empresas creen que serían más productivas si mejoraran
las herramientas de creación automática de documentos, flujos
de trabajo, búsquedas y la generación de informes.
[The SharePoint Puzzle, AIIM Market Research, 2012]
de los documentos digitales que se
imprimen, se vuelven a teclear para
introducirlos en ordenadores
[IDC Insights, 2012]
25%
54%
50%
Los procesos manuales basados en papel son una pérdida de tiempo, una fuente de errores y ocupa un espacio
grande y valioso. La digitalización y la automatización ahorran tiempo de proceso y ofrecen la visibilidad
necesaria para que los documentos sean fáciles de seguir, buscar y guardar.
Una aseguradora ahorra 60 % de los costes de impresión
«Canon nos proporcionó una estrategia de impresión gestionada que generó un ROI a muy
corto plazo, reduciendo en más de un 60 % los costes relacionados con la impresión.»
Horst Schlüchter, Director de Application-Management Infrastructure, RV Versicherung
REDUCCIÓN DE COSTES
de los ingresos de una organización se gastan en
crear, gestionar y distribuir documentos
[The Paperless Project, 2013]
Los servicios de impresión gestionados permiten predecir los costes y lograr ahorros. La consolidación de los
dispositivos y los proveedores reduce el gasto en consumibles y en mantenimiento. Los ahorros también se
producen por la automatización de los flujos de trabajo enáreas como finanzas, RR. HH., logística y distribución.
15%
Unfabricantedepackagingreduceloscargospordemoraenelpagoconunsistemaautomatizado.
«Si le añadimos el dinero ahorrado por la reducción de las multas, con la solución de
Canon hemos reducido un 30 % los costes generales.»
Bert Rijkmans, Director de Información y Comunicaciones, The Van Dillewijn Group
CONTROLDERIESGOSYCUMPLIMIENTODENORMATIVAS
de organizaciones dicen que garantizar la
seguridad de los documentos es un reto crucial en
la gestión de la infraestructura de impresión actual
[A Sustainable Print Agenda, Quocirca, 2013]
Casi una cuarta parte de las
organizaciones sufrieron una fuga de
información en los últimos 12 meses.
[Bridging the Information Worker Productivity
Gap White Paper, IDC, 2012]
La automatización simplifica los controles de auditoría, permitiendo que los datos se registren de forma precisa, se
guarden de forma segura y se recuperen fácilmente. Tanto en finanzas como en RR. HH. o marketing, sabemos
cómo ayudar a nuestros clientes a cumplir fácilmente con las normativas y reducir los riesgos comerciales.
39%
25%
El coste medio de una empresa que sufre una fuga de datos
se estima en
[The Ponemon Institute, 2013 Cost of Data Breach Study, 2013]
2.78 millones €
de las empresas tienen difficultades para
entender el uso de la impresión
55%
tienen difficultades para definir una política de
impresión
[A Sustainable Print Agenda, Quocirca, 2013]
51%
Las mejoras del control del proceso de documentos del ayuntamiento reducen siete horas
el tiempo de inactividad.
«Ahora, al reiniciar los equipos de forma remota, los trabajos aparecen inmediatamente en la
cola de impresión. En total, el proceso tarda seis minutos.»
Gary Sussex, Director de servicios de ICT, Distrito de Newham, Londres
SIMPLIFICACIÓN DE LA GESTIÓN
de las organizaciones dicen que mantener la
administración de IT al mínimo es un reto
crucial para la gestión de la infraestructura de
impresión actual
[A Sustainable Print Agenda, Quocirca, 2013]
Las empresas más avanzadas quieren proveedores que añadan valor a sus impresiones y a su panorama documental, y
que mejoren la flexibilidad y el acceso a la información de forma de aumentar la colaboración y la movilidad. Quieren
procesos inteligentes y automatizados, una gestión de impresión simplificada y menos consultas al centro de asistencia.
39%
37%
de la población activa trabajará en movilidad en 2015
[Smart Mobility report, IDC, 2013]
41%
de las organizaciones que usan MPS instalan
herramientas de flujo de trabajo de documentos
para mejorar sus procesos comerciales
[Managed Print Service Landscape, Quocirca, 2014]

5. “”«LOS COSTES SE REDUJERON SUSTANCIALMENTE, CON UN
IMPACTO SIGNIFICATIVO EN NUESTROS RESULTADOS.
TENEMOS MUCHOS MENOS DISPOSITIVOS, SON
MÁS FLEXIBLES, MÁS FIABLES Y AHORA TENEMOS
LOS EQUIPOS QUE NECESITAMOS EN LOS
LUGARES ADECUADOS».
Sue Chick
Directora de proyectos, Imagination

6. Visite
canon.es
Canon comprende los retos a los que usted
se enfrenta en la gestión de la información
y de los documentos. Le ayudamos a
consolidar y a gestionar los equipos y
los procesos y a automatizar la captura,
el almacenamiento, la impresión y la
distribución de información. Puede elegir
gestionar sus soluciones internamente o
externalizarlas totalmente en Canon.
Con flujos de trabajo que le ofrecen la
transparencia necesaria para disminuir
costes, reducir complejidades y controlar
el cumplimiento de normativas, le damos el
enfoque que le permitirá lograr mucho más
por mucho menos
Leayudamosacentrarse
enlomásimportante
¿Cómo podemos ayudarle?
Trabajamos con organizaciones de todo
tipo y de todos los tamaños para que logren
aumentos de rendimiento impresionantes. Y
podemos hacer lo mismo para usted.
Si hay algún área de particular interés que
quiere analizar con más detalle, o quiere
tener una reunión con nosotros, llámenos
al 900 11 12 15.
O pídale a alguno de nuestros expertos
que se ponga en contacto para ayudarle
en todos los procesos de gestión de la
información y de los documentos.
Póngase en contacto