Informe pormenorizado mayo agosto 2013

MUNICIPIO DE EL PITAL
OFICINA DE CONTROL INTERNO
NIT. 891.180.199 – 0
“CONSTRUYENDO SOCIEDAD PARA UN MEJOR FUTURO”
Calle 6 N° 10 – 15 Teléfono (57)(8)8327102
Página Web: www.elpital-huila.gov.co e-mail: alcaldia@elpital-huila.gov.co
Zona Postal: 4140 / Código postal del municipio: 41548000
Código postal de la Alcaldía Municipal.: 414060
SISTEMA DE CONTROL INTERNO
INFORME PORMENORIZADO DE CONTROL INTERNO
RESPONSABLE:
ANDRES ROBERTO PARDO RAMOS
ASESOR OFICINA CONTROL INTERNO
PERIODO COMPRENDIDO:
DESDE EL 01 DE MAYO DEL 2013 AL 30 DE AGOSTO DEL 2013

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1- INTRODUCCIÓN:
El Gobierno Nacional expidió el Decreto 2145 de noviembre 4 de 1999, reglamentario de la Ley 87 de 1993,
mediante el cual se dictan normas sobre el Sistema Nacional de Control Interno de las Entidades y
Organismos de la Administración Pública del Orden Nacional y Territorial. En dicho decreto, se estableció
que corresponde a las Oficinas de Control Interno, presentar al representante de la entidad, un Informe
Ejecutivo Anual sobre la evaluación del
Sistema de Control Interno Institucional y el Decreto reglamentario 1599 de 2005, determinó que el
informe ejecutivo anual de control interno está estructurado teniendo en cuenta el Modelo Estándar de
Control Interno – MECI.
Por la normatividad comentada el Municipio de El Pital diseñó y construyó el MECI, complementado y
articulado con la norma técnica de calidad del sector público NTCGP-1000-2004 en razón a su similitud y,
de conformidad a las directrices formuladas por el Departamento Administrativo de la Función Pública
DAFP. La integración de estas dos normas permitió ahorrar esfuerzos y recursos; ya que, la plataforma de
los dos sistemas se basa en el enfoque al cliente y la administración por procesos.
A través del aplicativo del Departamento Administrativo de la Función Pública se debe remitir el informe
antes del 28 de febrero de cada año al Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control
Interno.
La Oficina de Control Interno, elabora el Informe Ejecutivo Anual sobre la Evaluación del Sistema de
Control Interno con base en las directrices que cada año expide el Departamento Administrativo de la
Función Pública, para la vigencia, en donde indica el contenido y la metodología para la elaboración del
informe en mención y lo requerido por la Contraloria Departamental del Huila.
Cabe aclarar, que en cumplimiento de la Ley 1474 del 2011, en su artículo 9, el Jefe de Control Interno de
la vigencia 2012, publico en la página Web del municipio, los respectivos informes pormenorizados de
control interno, en las fechas indicadas, lo cual son tomados encuenta para la elaboración del presente
informe.
El informe que se entrega, contiene los elementos de una evaluación global practicada al sistema, recoge
actividades desarrolladas en cumplimiento de la función evaluadora y de promoción de la cultura del
sistema, en el período comprendido entre el 01 de enero del 2012 al 31 de Diciembre del 2012.
2-DESCRIPCION FISICA DEL MUNICIPIO
El municipio del Pital se encuentra localizado en la planicie del valle superior del Rio Magdalena, en las
estribaciones de la cordillera occidental, su cabecera esta localizada cerca al piedemonte oriental de la
serranía de las minas a los 4º 27’ de latitud norte y 74º 0’ de longitud al oeste de G°.

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Posee una extensión de 20,291 kilómetros cuadrados, equivalentes a 20.291 hectáreas, es decir el 0.99%
de la superficie total del departamento.
El municipio está dividido geográficamente en 36 veredas constituidas legalmente y 6 barrios
constituidos legalmente y 2 en proceso de construcción.
3-INFORMACION SOCIAL Y ECONOMICA
El Pital cuenta con aproximadamente 3205 viviendas distribuidas así: 1148 en la cabecera municipal y
2104 en la zona rural con un promedio de 4.4 habitantes por vivienda.
El 90.0% de los hogares urbanos tienen servicio de energía eléctrica, y el 75% de los hogares la zona rural.
El 96.50% de los hogares urbanos tienen servicio de acueducto, y el 47.80 de los hogares la zona rural.
Los hogares de el Pital están conformado por aproximadamente 4,4 habitantes vivienda.
Del total de la población del agrado el 51.8% son hombres y el 48.2% son mujeres
El 2.4% de la población de 3 a 5 años asisten a un establecimiento educativo formal; el 55.5% de la
población de 6 a 10 años y el 21.5% de la población de 11 a 17 años, están escolarizados.
El 55.5 % residente en El Pital ha alcanzado el nivel básica primaria y el 21.5% secundaria, el 3.3% ha
alcanzado el nivel media técnica, el 0.1% ha alcanzado el nivel normalista, el 1.7% han alcanzado el nivel
superior y postgrado y el 15.4% no ha realizado ninguna clase de estudios.
4-. Localización Geográfica
El Pital es un lugar de gran importancia para el desarrollo integral de la región, el cual está localizado en la
zona centro del departamento, más exactamente en el área superior del Valle del Magdalena; gracias a
esta estratégica posición el pital logra convertirse en un municipio de variada topografía-relieve-definido
sobre una zona que se confunde entre fértiles planicies y altas pendientes.
El Municipio limita por el norte con Paicol, y el agrado al sur con los Municipios de Garzón, La Argentina y
Tarqui, al Oriente con el Municipio de El Agrado y al Occidente con el Municipio de La Plata, cuenta con
un área de 178 Kms2 ocupando el 0.94% del departamento.
5- Límites geográficos
PUNTO CARDINAL LIMITE MUNICIPAL
NORTE PAICOL Y EL AGRADO

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SUR GARZON, LA ARGENTINA Y TARQUI
ORIENTE EL AGRADO
OCCIDENTE LA PLATA
Fuente: Esquema de Ordenamiento Territorial.
6-Vías de Comunicación
El Pital hace parte del corredor vial Garzón – Agrado – Pital – La Plata – Popayán y es, además paso
obligado de quienes viajan a las demás localidades intermedias.
Tal circunstancia le brinda una serie de oportunidades si se tiene en cuenta la pavimentación prevista en
corto plazo, de la vía que conduce del Pital al municipio de La Plata y la consecuente apertura al
departamento del Cauca y hacia el mar Pacífico.
El Pital tiene a su servicio una red vial que le permite comunicarse, principalmente con Garzón y otros
municipios del centro del departamento.
7-OBJETIVO:
Diseñar, construir e implementar un modelo de gestión pública que permita prestar un óptimo servicio al
cliente, a las partes interesadas y a la comunidad en general, garantizando el desarrollo de un sistema de
información oportuna y confiable con el propósito de mantener la integridad, exactitud y oportunidad en
la toma de decisiones y la de fortalecer la capacidad institucional del Municipio.
8-ALCANCE DEL INFORME:
Una vez evaluado el sistema de control interno anual comprendido entre el 01 de Mayo del 2013 al 30 de
Agosto del 2013, de la Alcaldía Municipal de El Pital – Huila, de acuerdo a los principios y a las normas
de auditoría de general de aceptación, y atendiendo a las normas sobre control interno ya mencionadas,
con el fin de determinar su calidad técnica, nivel de confianza y si el proceso contable, financiero y
administrativo es confiable.
9-METODOLOGIA UTILIZADA:
 Análisis documental de las normas expedidas por el gobierno Nacional.
 Verificación y evaluación de los principales procesos y procedimientos llevados a cabo en el
cumplimiento de las actividades de la Alcaldía.

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 Revisión y análisis de informes administrativos, contables, financieros, operativos y de gestión.
 Verificación si los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales que han sido objeto de
identificación fueron interpretados de conformidad con lo establecido en el Régimen Legal.
 Verificación si el contenido de las notas a los estados contables revela en forma suficiente la
información de tipo cualitativo y cuantitativo físico que corresponde.
 Requerimientos y solicitudes actualizaciones Manuales de acuerdo a las normas recientes y
establecidas por la ley.
 Realización visitas a los diferentes despachos de la Administración Municipal, con el fin de
consolidar y concertar las fallas y necesidades que tiene cada oficina para la buena prestación del
servicio a través del plan Anual de Auditorías internas aprobado por el COMITÉ DE
COORDINACION DE CONTROL INTERNO.
 Seguimiento a los planes de mejoramiento vigencia 2011 Auditoria regular, CUENTAS Vigencia 2011,
mediante requerimientos y Auditorias, reporte a la SINTERCAHD Contraloría Departamental del
Huila.
 Análisis sobre el área contable que debe estar estructurada de conformidad con la complejidad,
desarrollo tecnológico y estructura organizacional de la entidad.
10--FORTALEZAS:
*La Alta Dirección, en cabeza del Alcalde Municipal, facilitó todos los recursos disponibles para que
continuara un Modelo de Gestión Municipal como lo ordena la Ley 1599 del 2005 y demás normas
concordantes.
*Elaboración y presentación de los informes, estados financieros y reportes contables, dentro de los
plazos determinados. La información está debidamente registrada de conformidad con el Plan General
de Contaduría Pública.
*La logística y demás elementos e instrumentos se proporcionaron oportunamente para alcanzar los
propósitos del Modelo del Sistema.
*Elaboración, Aprobación y ejecución Plan Anual de Auditorias vigencia 2013.
*Seguimiento Planes de Mejoramiento, Auditorías internas según plan anual de auditorías internas.
*Elaboración y presentación plan de mejoramiento vigencia 2012 a través de la SINTERCAHD de la
CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL HUILA.

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*Revisión Procesos de contratación (Selección Abreviada, Mínima cuantía, Licitación, Concurso de
Méritos, contratación directa, Convenios y entre otros), por parte del equipo administrativo
“CONSTRUYENDO SOCIEDAD PARA UN MEJOR FUTURO 2012-2015”.
*Evidencias de cumplimiento frente a la Ejecución del Plan Municipal de Desarrollo “CONSTRUYENDO
SOCIEDAD PARA UN MEJOR FUTURO 2012-2015” (Estudios Previos)
* Ejecución plan anual contra la corrupción y atención al ciudadano vigencia 2013, evaluación asesor
control interno primer semestre del año 2013, seguimiento organización física y documental,
actualización tablas de retención documental, tablas de valoración documental.
*Aplicación planes de inversión, Banco de Proyectos, según lo establece la ley 1474 del 2011.
*Actualización página web del Municipio.
*Ejecución plan anual de acción y el plan de compras de la vigencia 2013.
*Capacitación personal de nómina y contratistas dictados por la ESAP.
*Continuidad sistematización y actualización inventarios BIENES INMUEBLES Y MUEBLES DEL
MUNICIPIO.
*Aseguramiento contra todo riesgo, Casa de la Cultura del Municipio de El Pital Huila en la vigencia 2013.
*Ejecución plan anual de bienestar social e incentivos vigencia 2013.
*Mantenimiento y adecuación infraestructura física edificio municipal.
11-DEBILIDADES:
*El elemento tecnológico es una variable fundamental en los sistemas de gestión. El Municipio es débil
en este momento.
*Carencia inicio cobro coactivo impuesto predial y demás tributos.
12- ACCIONES DE MEJORAMIENTO:
* Gestionar Recursos para el mejoramiento tecnológico en el municipio.

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*Continuidad Permanencia de publicación en la página web, de los proyectos de INVERSION, a cargo de
la Secretaria de Planeación e infraestructura, según lo establece la ley 1474 del 2012, articulo 77.
*Promover la cultura de Autocontrol por parte de los ejecutores directos de las actividades que son
inherentes al cargo.
*Continuidad Capacitación al funcionario en el conocimiento más profundo del sistema.
*Actualización y Sistematización INVENTARIOS BIENES MUEBLES E INMUEBLES DEL MUNICIPIO
13-HALLAZGOS RELEVANTES:
ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA, ECONOMICA Y SOCIAL COMPARATIVO
De Marzo 2013 a Junio del 2013
Cuenta
(Miles de Pesos)
Marzo 2013 Junio del 2013
VARIACION
Ingresos operacionales
1,282,016 3,702,466 2,420,450
Menos Gastos operacionales
408,650 1,751,417 1,342,767
Excedente o déficit operacional
873,366 1,951,050 1,077,684
Más Otros Ingresos
478,940
526,251 47,311
Menos Otros Gastos 65,855 307,467 241,612
Excedente o déficit del Ejercicio
1,286,451 2,169,834 883,383

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FUENTE: ESTADOS FINANCIERO MUNICIPIO EL PITAL- SECRETARIO DE HACIENDA-ASESOR CONTABLE-JEFE DE
PRESUPUESTO
Los ingresos operacionales comprenden los valores recibidos y/o causados como resultado de
las actividades desarrolladas en cumplimiento de su objeto social mediante la entrega de
bienes o servicios, así como los dividendos, participaciones y demás ingresos por concepto de
intermediación financiera, siempre y cuando se identifique con el objeto social principal del
ente económico.
Los gastos operacionales de administración son los ocasionados en el desarrollo del objeto
social principal del ente económico y registra, sobre la base de causación, las sumas o valores
en que se incurre durante el ejercicio, directamente relacionados con la gestión administrativa
encaminada a la dirección, planeación, organización de las políticas establecidas para el
desarrollo de la actividad operativa del ente económico incluyendo básicamente las incurridas
en las áreas ejecutiva, financiera, comercial, legal y administrativa.
Cabe resaltar que la participación de ingresos tributarios respecto del total de ingresos
operacionales es muy baja, debido a falta de motivación para que el contribuyente cancele sus
obligaciones lo cual obedece al “incremento” del impuesto predial y a una “esperanza” que
existe en torno a modificación del Acuerdo de Rentas respecto de baja de tarifas para su
liquidación. Lo mismo ocurre con el impuesto de industria y comercio.
La administración se encuentra realizando la notificación a todos los contribuyentes del
impuesto de industria y comercio e impuesto predial para que se acerquen a legalizar ante la
tesorería su estado de cuenta en la presente vigencia.
Es necesario implementar estrategias para la recuperación de cartera de los tributos de
impuesto predial. Realizar el procedimiento de cobro coactivo por Parte de la Secretaria de
Hacienda y Tesorería Municipal.
14- EVALUACIONES PLANES DE MEJORAMIENTO DE HALLAZGOS DETECTADOS POR CONTROL
INTERNO:
La Oficina de control interno, a través de las diferentes auditorías realizadas desde el 01 de Mayo del 2013
al 30 de Agosto del 2013, ha realizado la vigilancia y seguimiento a los diferentes compromisos
comportamentales que tienen los funcionarios de carrera administrativa frente ejercicio y desempeño de
sus funciones. Además la Oficina de Control interno del 01 de Mayo del 2013 al 30 de Agosto del 2013, dio
continuidad frente seguimiento de los planes de mejoramiento de la vigencia 2011, presentado a la
Contraloría Departamental del Huila, presentación del plan de mejoramiento de la vigencia 2012, como el
cumplimiento del PLAN ANUAL DE AUDITORIAS de la vigencia 2013, revisado y aprobado por el Comité
de Coordinación de Control Interno, como también en la organización documental y efectiva prestación
del servicio según lo define el Código Disciplinario único. Cabe aclarar, que todas las sugerencias fueron

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tomadas encuenta por los servidores públicos de la administración municipal, según actas que reposan
en la unidad documental de la oficina de control interno.
15-CONCEPTO DEL JEFE DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO
En la actualidad se encuentra diseñado el Sistema de Gestión Integrado (MECI-1000-2005 y NTCGP- 2004);
no obstante, se tienen debilidades en cuanto a la concepción filosófica del sistema por parte de todos
los funcionarios. Lo importante es que existe la voluntad y el compromiso de alta dirección en mejorar la
imagen corporativa a través de los instrumentos que la función pública nos suministra y los cuales se han
aplicado en forma tímida, sin desconocer la importancia y las ventajas que conlleva la implementación
de un modelo de Gestión Pública.
En conclusión una vez verificado y evaluado permanentemente el sistema de control interno del
Municipio de El Pital – Huila, desde el 1 de Mayo al 30 de Agosto de 2013, se puede conceptuar que el
municipio maneja eficientemente los recursos, los bienes se conservan adecuadamente y se han
utilizado medidas necesarias para su conservación, el Alcalde ha atendido las recomendaciones y ha
implementado los correctivos necesarios. Se realiza e informa al alcalde municipal, las recomendaciones
y acciones para el tiempo comprendido entre el 31 de Agosto del 2013 al 31 de Diciembre del 2013, con el
fin de continuar con el mejoramiento administrativo, contable y financiero de las situaciones presentadas
en los años anteriores, como antecedente.
16-ACCIONES ADELANTADAS EN LA EVALUACION DE LAS DIFERENTES FASES DEL SISTEMA
El propósito esencial del Modelo Estándar de Control Interno MECI NTC1000.2005, es establecer las
políticas, los métodos y mecanismos de prevención, control, evaluación y de mejoramiento permanente
de la entidad pública, que le permiten el cumplimiento de sus objetivos institucionales y la finalidad social
del Estado en su conjunto, para lo cual se estructura en tres grandes subsistemas, desagregados en sus
respectivos componentes y elementos de control:
*Subsistema de Control Estratégico: Agrupa y correlaciona los parámetros de control que orientan la
entidad hacia el cumplimiento de su visión, misión, objetivos, principios, metas y políticas.
* Subsistema de Control de Gestión: Reúne e interrelaciona los parámetros de control de los aspectos
que permiten el desarrollo de la gestión: planes, programas, mapa de procesos, actividades,
procedimientos, recursos, información y medios de comunicación.
* Subsistema de Control de Evaluación: Agrupa los parámetros que garantizan la valoración permanente
de los resultados de la entidad, a través de sus diferentes mecanismos de verificación y evaluación.
Este enfoque concibe el Control Interno como un conjunto de elementos interrelacionados, donde
intervienen todos los servidores de la entidad y le permite estar siempre atenta a las condiciones de

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satisfacción de los compromisos contraídos con la ciudadanía, garantiza la coordinación de las acciones y
la fluidez de la información y comunicación, y anticipa y corrige, de manera oportuna, las debilidades que
se presentan en el que hacer institucional.
ANALISIS SISTEMA CONTROL INTERNO
MUNICIPIO DE EL PITAL HUILA
DEL 01 DE MAYO DEL 2013 AL 30 DE AGOSTO DEL 2013
17.1. SISTEMA DE CONTROL INTERNO
17.1.1. SUBSITEMA DE CONTROL ESTRATEGICO
17.1.1.1 AMBIENTE DE CONTROL
Referente a acuerdos, compromisos o protocolos éticos, la Administración Municipal “CONSTRUYENDO
SOCIEDAD PARA UN MEJOR FUTURO 2012-2015”, desarrolló diferentes actividades administrativas para
la actualización y adecuación de los diferentes manuales, que permita a la actual administración central
una efectiva y eficiente ejecución de sus funciones a través de las normas vigentes (Ley 1474 del 2011,
Decreto 734 del 2012, Decreto 019 del 2012 y otras normas).
La Administración Municipal, dentro de los diferentes estudios previos, de conveniencia ha venido
estipulando y desarrollando de manera detallada las metas, proyectos definidos en el Plan Municipal de
Desarrollo “CONSTRUYENDO SOCIEDAD PARA UN MEJOR FUTURO 2012-2015”. En la vigencia 2012, la
entidad territorial realizo el proceso de contratación, para la actualización de los diferentes manuales
(procesos, procedimientos, funciones y otros) que permita mejorar la calidad del servicio según lo
disponga las normas vigentes, según sugerencias requeridas por los servidores públicos en el mes de
Junio y Julio del 2012.
Cabe aclarar, que los respectivos manuales (PROCESOS-PROCEDIMIENTOS, FUNCIONES), ya se
encuentran debidamente actualizados y reglamentados desde el mes de enero del 2013.
Que mediante Auditoria interna realizada por el suscrito Asesor de Control Interno, realizado desde el 19
al 23 de Abril del 2013, se puede observar que cada secretaria requiere para el cumplimiento de las
necesidades de bienes o servicios que requiere la entidad territorial, un Manual de procesos o
procedimientos de Supervisión, que permita el cumplimiento del fin y objeto contractual.

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Que mediante Auditoria interna realizada por el suscrito Asesor de Control Interno, realizado del 09 al 26
de Julio del 2013, se pudo constatar que el manual de contratación se encuentra desactualizado desde la
vigencia 2009, lo cual no existe una guía que permita el cumplimiento de las normas vigentes (Ley 1474
del 2011, Decreto 734 del 2012 (Hasta el 31 de Diciembre del 2013, articulo 162, numeral 2 del Decreto 1510
del 2013 y el Decreto 1510 del 2013 a partir del 01 de Enero del 2014.
Recomendaciones: *Es necesario actualizar el manual de contratación, conforme a las modificaciones
normativas (Decreto 1510 del 17 de Julio del 2013, Ley 1474 del 2011 y otras), que permita a los servidores
públicos una guía definitiva de los procesos administrativos de contratación, ya que el manual existente,
se encuentra estipulado de la vigencia 2009.
*Es necesario para el cumplimiento de la calidad, cualitativamente y cuantitativamente de las
necesidades de bienes o servicios que requiere la entidad territorial, un Manual de procesos o
procedimientos de Supervisión, que permita el cumplimiento del fin y objeto contractual.
Frente Al Desarrollo del Talento Humano, El Nivel Directivo en compañía de los demás servidores
públicos de la Administración Municipal de manera Concertada, desarrollaron la programación de las
diferentes actividades de Formación y Capacitación para los servidores públicos de la Administración
Municipal, como la directiva del comité de Bienestar social. Que mediante Auditoria interna realizada
desde el 01 al 03 de Agosto del 2013, por parte del Suscrito Asesor de Control interno se verifico que se ha
venido cumplimiento las diferentes actividades lúdicas, recreativas, culturales, frente al desarrollo del
programa de bienestar social, según cronograma aprobado por el comité. Se dejó como recomendación
se anexara en el expediente del respectivo programa, las evidencias o elementos probatorios de las
actividades desarrolladas hasta la fecha.
En Relación al Estilo de Dirección, El Alcalde Municipal, en cumplimiento de los fines del estado y de la
Misión establecida, se ha desarrollado de manera responsable, con transparencia, integridad y con
competencia, en cumplimiento de la Misión del Municipio de El Pital Huila, y los fines esenciales del
estado establecido por la Constitución Política de Colombia.
17.1.1.2 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO:
Referente a los Planes y Programas, la Administración Municipal en los diferentes estudios previos o de
conveniencia, la administración central ha venido estipulando y desarrollando de manera detallada las
metas, proyectos definidos en el Plan Municipal de Desarrollo “CONSTRUYENDO SOCIEDAD PARA UN
MEJOR FUTURO 2012-2015”. Cabe aclarar, que la administración central ha venido realizando gestiones

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antes los órganos de nivel departamental y nacional, para el cumplimiento de las metas definidos en el
plan municipal de desarrollo.
En relación a la Operación de procesos, la Administración Municipal, ha venido desarrollando las
diferentes actividades administrativas que requieren la Constitución y la Ley para la buena prestación del
servicio a la comunidad. La Administración Municipal ha venido realizando el seguimiento del
cumplimiento de los procedimientos y directrices de los respectivos manuales aprobados en la vigencia
2012. Cabe aclarar, que el manual de políticas de riesgo y el plan anual contra la corrupción y atención al
ciudadano, fue socializado y aprobado por el comité de coordinación de control interno para su
publicación. Además de esto, el respectivo plan anticorrupción y el manual de política de riesgo, manual
de procesos y procedimientos fue socializado con todos los servidores públicos de la Administración
Municipal el día 07 de Junio del 2013 (Listado de asistencia)
Frente a la Estructura Organizacional, la Administración Municipal cuenta con el Manual específico de
Funciones, Competencias Laborales y requisitos generales. Es de aclarar, que los funcionarios de carrera
Administrativa y de Libre Nombramiento y Remoción, no terminaron la Titulación referente a las normas
relacionadas a COMPETENCIAS LABORALES, según lo manifestado por la responsable del Comité de
Bienestar Social. En el mes de Julio se Solicitó al SENA, Seccional Garzón Huila, la continuidad o inicio de
la TITULACION DE COMPETENCIAS LABORALES. A partir del mes de Septiembre del 2012, se dio inicio a la
capacitación referente a la TITULACION DE COMPETENCIAS LABORALES, sobre 2 normas. (Servicio al
Cliente, Organización documentos archivos). En el mes de Febrero del 2013, se requirió al SENA, la
continuidad de la capacitación referente a competencias laborales, pero hasta la fecha no se ha dado
respuesta alguna por la respectiva entidad. Cabe aclarar, que desde el mes de Mayo del 2013 hasta la
fecha, se han realizado las siguientes capacitaciones en compañía y asistencia profesional de la ESCUELA
SUPERIOR DE ADMINISTRACION PUBLICA:
TEMATICAS:
MAYO DEL 2013: CODIGO DISCIPLINARIO UNICO, LEY 1474 DEL 2011, PROCESOS DE CONTRATACION,
PROYECCION ELABORACION DE ESTUDIOS PREVIOS, PRESUPUESTO PUBLICO.
JUNIO DEL 2013: SEGUIMIENTO PLAN DE DESARROLLO, SOCIALIZACION PLAN ANUAL CONTRA LA
CORRUPCION, MANUAL POLITICAS DE RIESGO, MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS.
JULIO DEL 2013: GESTION DE TALENTO HUMANO POR COMPETENCIAS LABORALES
Cabe anotar, que la actual administración municipal cuenta con la estructura organizacional definida,
determinando la planta de personal, determinación del empleo, código, grado, el propósito general, su
naturaleza, especificado en el manual de funciones.

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17.1.1.3 ADMINISTRACION DE RIESGOS
El Municipio de El Pital Huila, cuenta con un Manual de Riesgos, para el fortalecimiento e interiorización
de la cultura de Autocontrol y Autoevaluación, a través de los procesos de Planeación, institucional,
control y garantizar los objetivos estratégicos institucionales. En el mes de Abril del 2013, a través del
comité de coordinación de control interno se realizó en análisis y aprobación del Manual de políticas de
riesgo, según los cambios normativos y de hechos presentado desde la vigencia 2009. Cabe aclarar, que
el manual de política de riesgo, fue socializado con todos los servidores públicos de la Administración
Municipal el día 07 de Junio del 2013 (Listado de asistencia) y se entregó copia del mismo a cada
funcionario público.
17.1.2 SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTION
17.1.2.1 ACTIVIDADES DE CONTROL
Referente a las políticas de operación, procedimiento, controles, la Administración Municipal
“CONSTRUYENDO SOCIEDAD PARA UN MEJOR FUTURO”, cuenta actualmente con los respectivos
manuales de funciones, riesgos, procedimientos y entre otros que permite el control de operación y
procedimientos de las diferentes actuaciones realizada por la entidad territorial. Como se ha mencionado
anteriormente es necesario la actualización del Manual de Contratación y creación e implementación de
una guía que permita al servidor público garantizar el cumplimiento de la necesidad de bienes o servicios
requerida por la entidad.
Frente a los controles, la Administración municipal ha venido desarrollando mediante acciones,
mecanismos y estrategias el cumplimiento de las normas legales vigentes (Ley Anti tramite, Ley 1474 del
2011, Ley 1437 del 2011 y demás normas concordantes), estipulados en el manual de procesos y
procedimientos y en las fechas señaladas en el plan anual de auditorías de la vigencia 2013.
Frente a indicadores, La Administración Municipal, en el transcurso de la presente vigencia, viene
desarrollando diferentes actividades y actuaciones administrativas que permita el cumplimiento de las
metas establecidas en el Plan Municipal de Desarrollo “CONSTRUYENDO SOCIEDAD PARA UN MEJOR
FUTURO 2012-2015”. Cabe anotar, que los respectivos indicadores ejecutados en la vigencia 2012, Fueron
socializados a finales del segundo semestre del año 2012 y a principios de la vigencia 2013, mediante
informe de gestión y rendición de cuentas, con el fin de medir cuantitativamente y cualitativamente la
eficiencia y eficacia frente al cumplimiento de las metas definida en el plan de desarrollo antes
mencionado y mejorar los mecanismos y estrategias en la vigencia 2013. La administración municipal

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viene ejecutando las sugerencias y debilidades presentadas en la vigencia 2011 y 2012, por la comunidad
en general y los organismos de control. Se ha realizo auditoria interna de oficio por parte del suscrito
Asesor de Control Interno, referente a los indicadores de resultado desde enero del 2013 hasta el 30 de
Julio del 2013 frente al cumplimiento de las metas de resultado y producto del plan de desarrollo
“CONSTRUYENDO SOCIEDAD PARA UN MEJOR FUTURO”. Lo cual se brindaron recomendaciones a lo
auditado.
17.1.2.2 INFORMACION
La Administración Municipal cuenta con elementos de información primaria, (como es en este caso,
recepcionar quejas, reclamos, solicitudes ya sea por correo certificado, electrónico, radicado de manera
directa), como la información secundaria (manejo documentos internos de la administración a cargo de
la Secretaria Ejecutiva y demás dependencias) para ser resueltos en los términos ordenados en la ley y
según los lineamientos definidos en el Manual de Procesos y procedimientos del Municipio. Desde el mes
de enero del 2013, se encuentra estipulado y reglamentado el acto administrativo que reconoce los
nuevos manuales de procesos y procedimientos actualizados conforme a la Ley 1437 del 2011, Ley 1474
del 2011 y demás normas concordantes, como lineamiento, medio al cumplimiento de metas. La
Administración central se encuentra realizando el seguimiento correspondiente frente al cumplimiento
de los respectivos manuales. Cabe señalar, que dentro del plan anual contra la corrupción y atención al
ciudadano de la vigencia 2013, se estipulo de manera clara, los procedimientos, responsables y términos
frente al manejo de la respectiva información. El asesor de control interno, en cumplimiento de lo
estipulado en el Plan Anual contra la corrupción y atención al ciudadano, realizo las siguientes
actuaciones: Se requirió mediante oficio OCI No.018 del 30 de mayo del 2013, a la ingeniera YULI PAOLA
CARDENAS, Secretaria Ejecutiva del Despacho de Alcalde, informe de las actividades realizadas en el
primer semestre de la vigencia 2013, frente al cumplimiento de las metas definidas en el respectivo plan.
Posteriormente la ingueniera YULI PAOLA CARDENAS, remite mediante oficio DES-050 del 13 de Junio del
2013 y recibido el 14 de junio del 2013, informe con sus respectivas evidencias del primer semestre del
2013. Posteriormente el suscrito Asesor de Control Interno realizo un informe donde se brindó un
DIAGNOSTICO, RECOMENDACIONES, frente al manejo y ejecución del plan.
RECOMENDACIONES DIAGNOSTICO DEL PLAN ANUAL CONTRA LA CORRUPCION Y ATENCION DEL
CIUDADANO PRIMER SEMESTRE 2013 POR PARTE DEL ASESOR DE CONTROL INTERNO:

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1-Especificar o definir dentro de los documentos recepcionados por parte de la Secretaria Ejecutiva, cual
son las quejas, denuncias y reclamos de corrupción y de carácter administrativos en el segundo semestre
de la vigencia 2013.
2-Sistematizar los documentos que recepciona la Secretaria Ejecutiva del despacho del Alcalde, de
manera magnética y física. En caso que de manera magnética no se allegue algún documento en la
página web del municipio o a través de correo electrónico, dejar constancia del mismo.
3- En caso que se presente una denuncia de cualquier naturaleza, a un servidor público, la secretaria
ejecutiva deberá reportar la respectiva actuación a la personería municipal, para los fines pertinentes.
La Administración Municipal conforme al informe anual de control interno de la vigencia 2012, resultado y
evaluación realizada por la FUNCION PUBLICA al respectivo informe, Auditorías internas de seguimiento
realizada por parte del suscrito asesor de control interno del 04 al 08 de junio del 2013, viene realizando
actividades administrativas y financieras para la organización física y documental del archivo municipal,
actualización de las tablas de retención documental, tablas de valoración documental, presentación de
informes ante el archivo departamental y nacional, capacitación a los servidores públicos frente al
manejo y gestión documental, conformación del comité interno de archivo, consejo municipal de archivo,
según lo dispone el Decreto 2578 del 13 de Diciembre del 2012 y la ley 594 del 2000.
RECOMENDACIONES: Es necesario que la respectiva organización documental y física (Archivo histórico,
central y de gestión) se realice como plazo límite el 30 de Diciembre del 2013.
17.1.2.3 COMUNICACIÓN PÚBLICA
El Municipio cuenta con un sistema de información electrónica, que permite al ciudadano acceder a las
actuaciones y proyecciones que lleva a cabo la Administración, a través de la pagina web www.elpital-
huila.gov.co y el correo electrónicocontactenos@elpital-huila.gov.co, también cuenta con una cartelera
municipal que permite al usuario o ciudadano acceder a información frente a los procedimientos,
requerimientos y actuaciones desarrolladas por la entidad territorial. Se realizó en la vigencia 2013, la
contratación de un profesional de apoyo que permita a la página web, permanecer actualizada
(encuestas, información general, de desarrollo y entre otros).
La Administración municipal, realizo proceso de contratación de publicidad para la relación directa con
comunidad frente a las actuaciones desarrolladas por la administración municipal y necesidades de la

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misma, garantizando la divulgación, circulación amplia de la información emitida y llegada a la
Administración Municipal hacia los diferentes grupos de interés de carácter general.
Cabe señalar, que dentro del plan anual contra la corrupción y atención al ciudadano de la vigencia 2013,
se estipulo de manera clara, los procedimientos, responsables y términos frente al manejo de la
respectiva información.
17.1.3 SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACION
17.1.3.1 COMPONENTE DE AUTOEVALUACION DE CONTROL Y GESTION
La Administración Municipal desarrolla en los consejos de Gobierno de manera ocasional y en las
diferentes reuniones con los servidores públicos de la entidad, controles frente al rendimiento, calidad,
efectividad de la prestación del servicio como el cumplimiento de las funciones designadas por la
Constitución, La Ley y demás normas. Es de aclarar, que se viene ejecutando las metas y proyectos en la
vigencia 2013 frente al plan Municipal de Desarrollo “Construyendo Sociedad para un mejor futuro”. A
Finales de la vigencia 2012 y a principios de la vigencia 2013, se desarrolló la rendición de cuentas frente al
informe de gestión de la vigencia 2012, referente al cumplimiento de metas definido en el plan municipal
de desarrollo, la constitución política de Colombia y la ley. La administración municipal viene ejecutando
las sugerencias y debilidades presentadas en la vigencia 2011 y 2012, por la comunidad en general y los
organismos de control a través de la rendición de cuentas. Se viene realizando el seguimiento mensual
frente a la implementación de las respectivas encuestas de evaluación, con el fin de mejorar la calidad
del servicio de los servidores públicos ante la comunidad en general y un autocontrol en su gestión.
17.1.3.2 COMPONENTE DE EVALUACIÓN INDEPENDIENTE
EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO-AUDITORIA INTERNO
El Alcalde Municipal, con fundamento al requerimiento realizado por el tercer informe pormenorizado de
control interno de la vigencia 2012 y el informe anual de control interno vigencia 2012, ha venido
realizando acta de visita de auditoria interna para el cumplimiento del plan anual de auditorías de la
vigencia 2013, según acta No.001 del 2013, ejecutando el suscrito Asesor de Control Interno, las siguientes
visitas, de acuerdo al respectivo plan desde el 01 de mayo del 2013 al 30 de Agosto del 2013:
FECHA DE AUDITORIA INTERNA PROCESO O TEMA RECOMENDACIONES
RESULTADOS

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Del 07 al 11 de Mayo del 2013 AUDOTORIA INTERNA
SEGUIMIENTO AVANCE PLAN DE
MEJORAMIENTO CUENTAS
VIGENCIAS 2011
La Administración Municipal ha
venido ejecutando de manera
oportuna el cumplimiento frente
al plan de mejoramiento de la
cuenta vigencia 2011.
Del 17 al 18 de Mayo del 2013 AUDITORIA INTERNA AVANCE
PROCESO COBRO PERSUASIVO,
COACTIVO, PRESCRIPCIONES,
IMPUESTOS PREDIAL INDUSTRIA
Y COMERCIO
Capacitación servidores públicos
frente al tema. Se encuentra
pendiente elaboración,
proyección de los actos
administrativos agotando el
cobro persuasivo, se da un plazo
hasta el 30 de Diciembre del
2013, para que realice el proceso
cobro coactivo frente a los
contribuyentes morosos.
Del 04 al 08 de junio del 2013 AUDITORIA INTERNA ARCHIVO
MUNICIPAL AVANCE PLAN DE
MEJORAMIENTO INTERNO
La administración viene
realizando trámites
administrativos y financieros
para el mejoramiento del archivo
físico y documental según lo
establece la ley 594 del 2000 y el
Decreto 2578 del 2012.
Del 14 al 15 de Junio del 2013 AUDOTORIA INTERNA
SEGUIMIENTO AVANCE PLAN DE
MEJORAMIENTO CUENTAS
VIGENCIAS 2011
Se realizó el respectivo
seguimiento y fue reportado a la
SINTERCADH de la
CONTRALORIA
DEPARTAMENTAL HUILA.
Del 04 al 06 de Julio del 2013 AUDITORIA INTERNA ALMACEN
MUNICIPAL SISTEMATIZACION Y
ORGANIZACIÓN INVENTARIOS
DE BIENES MUEBLES E
Se brindó las siguientes
recomendaciones: 1- Realizar
seguimiento continuo y permanente
frente al cumplimiento del plan de

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INMUEBLES acción o compras de la vigencia
2013, según proceso de selección a
escoger por el ordenador del gasto,
según su cuantía. 2-Realizar la
valoración económica de los bienes
muebles e inmuebles del municipio
de manera actualizada, con el fin de
realizar el respectivo inventario. A la
vez, se deberá sistematizar la
respectiva información para su
eficiencia en la ubicación del
documento. 3-Anexar dentro de
cada una de las escrituras públicas
el certificado de libertad y tradición,
dando cumplimiento al MODO O
REGISTRO DE LOS RESPECTIVOS
DOCUMENTOS definido por la ley.4-
Evaluar, protocolizar los bienes
inmuebles del Municipio (Centro
Recreacional Nueva Esperanza y
entre otros) a través de escritura
pública y registro de instrumentos
públicos.5-Realizar la búsqueda de
la Escritura Pública y Registro de
instrumentos públicos de la casa de
la cultura del Municipio de El Pital
Huila y el Edificio Municipal.6- Es
necesario incluir dentro del
respectivo historial de cada
vehículo, el acta de entrega a la
persona o funcionario encargado de
cuidado y custodia del bien.
Creación e implementación del
manual de procesos y
procedimientos de almacén e
inventarios del municipio de el Pital,
para su organización. 2-

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Organización del Almacén Municipal
según su producto o naturaleza del
bien.
Del 09 al 26 de Julio del 2013 AUDITORIA INTERNA REVISION
PROCESOS
PRECONTRACTUALES-
CONTRACTUALES-
POSCONTRACTUALES DEL
PRIMER SEMESTRE DE LA
VIGENCIA 2013
Recomendaciones realizadas en la
Auditoria interna: *Cumplir con el
plan de mejoramiento definido en
la respectiva auditoria por cada
dependencia según su
competencia. *Realizar un
seguimiento permanente por parte
del supervisor e interventor de los
contratos de obra, frente al
cumplimiento de una de las
clausulas esenciales que establece
la ley 80 de 1993, como es en este
caso, el plazo o tiempo de
ejecución.* Implementación del
manual de procesos de supervisión
e interventoría, como texto guía.
*Realizar en procesos futuros
(Selección abreviada, Licitaciones,
Mínima cuantía referente a obras,
Interventorías), el informe de
supervisión por parte del Secretario
de Planeación y el personal de
apoyo, con el fin de verificar
armónicamente la ejecución de las
obras, como el cumplimiento del
objeto contractual.
Del 24 al 27 de Julio del 2013 AUDITORIA INTERNA
SEGUIMIENTO PLAN DE
MEJORAMIENTO ADQURIDOS
POR LA CUENTA VIGENCIA 2012
Se realizo el seguimiento para la
elaboración del plan de
mejoramiento de la vigencia 2012
como su respectivo reporte ante la
SINTERCAHD de la CONTRALORIA
DEPARTAMENTAL DEL HUILA. Se

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encuentra en ese momento en
ejecución. El Asesor de Control
interno realiza el seguimiento
correspondiente.
Del 01 al 03 de Agosto del 2013 AUDITORIA INTERNA REVISION
PROGRAMA DE BIENESTAR
SOCIAL
El programa de bienestar social se
encuentra debidamente
estructurado, organizado y se está
desarrollando a través de un
cronograma de actividades,
presupuesto conforme al plan
anual de bienestar social. Se
Solicita anexar dentro del
respectivo expediente las
evidencias realizadas en la presente
vigencia.
Del 21 al 24 de Agosto del 2013 AUDITORIA INTERNA INGRESO Y
SALIDA DE BIENES MUEBLES
El proceso de ingreso y egreso de
bienes muebles, se encuentra
físicamente y sistemáticamente
organizado.
Por lo anterior, el jefe de control interno desarrollo y ejecuto auditorías internas, tanto para el
cumplimiento de los compromisos adquiridos por la Administración Municipal frente a los planes de
mejoramiento de la vigencia 2011 y 2012, como el desarrollo y cumplimiento de las normas y la efectiva
prestación del servicio tanto a la comunidad, entes de control, entidades públicas y privadas. Es de
anotar, que la actual administración, Acogió los planes de mejoramiento del saliente asesor de control
interno, lo cual se vienen cumpliendo paulatinamente, para evitar actuaciones presentes y posteriores
que entorpezca a la entidad territorial, lo cual son los siguientes:
*Inducir al personal sobre herramientas y técnicas necesarias para ser utilizadas por el funcionario en la
práctica del Sistema de Gestión.
*Promover la cultura del autocontrol por parte de los ejecutores directos de las actividades que son
inherentes a su cargo.

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*Se realizó el nombramiento del Asesor o Jefe de control interno, para cabal cumplimiento de la norma y
el plan municipal de desarrollo “CONSTRUYENDO SOCIEDAD PARA UN MEJOR FUTURO” y el efectivo
seguimiento.
17.1.3.3. PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL, POR PROCESOS, INDIVIDUAL
La Administración Municipal, debe fortalecer los Planes de Mejoramiento Individual, ya que permite al
servidor público de la Administración Municipal, mejorar su calidad de desempeño y área organizacional
al que pertenece, dentro de un marco de tiempo y espacio definido.
Dentro de los planes de Mejoramiento Institucional, la Administración Municipal cuenta con los
siguientes compromisos con la Contraloría Departamental del Huila:
AUDITORIA CUENTAS 2010, ESTADO: FENECIMIENTO
AUDITORIA REGULAR, VIGENCIA 2011. ESTADO: FENECIMIENTO
AUDITORIA CUENTAS VIGENCIA 2011. ESTADO: SEGUIMIENTO- REPORTADO ANTE LA CONTRALORIA
DEPARTAMENTAL DEL HUILA
AUDITORIA CUENTA VIGENCIA 2012: PENDIENTE APROBACION PLAN DE MEJORAMIENTO, SE
ENCUENTRA REALIZANDO SEGUIMIENTO DE PLAN PRESENTADO POR PARTE DEL ASESOR DE CONTROL
INTERNO.
El plan de mejoramiento de la vigencia 2011 y 2012 se está realizando el seguimiento respectivo frente a
los compromisos adquiridos por la Contraloría Departamental del Huila.
A través del Plan Anual de Auditorias de la vigencia 2013, se están realizando visitas en cada despacho,
según cronograma definido en el respectivo documento, implementando planes de mejoramientos
internos, frente a las fallas presentadas en cada dependencia ya se de manera individual o por procesos,
como el seguimiento a los planes de mejoramiento de la vigencia 2011.
Cabe anotar, que las respectivas sugerencias fueron remitidas al señor alcalde municipal para su
mejoramiento.
Atentamente,
ANDRES ROBERTO PARDO RAMOS OMAR GAITAN PASCUAS
Asesor de Control interno Alcalde Municipal
Pital, 31 de Agosto del 2013

Informe pormenorizado mayo agosto 2013

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