El documento describe los elementos clave de una reunión eficaz. Detalla los roles del líder, moderador, secretario y participantes, y las tres etapas principales de una reunión: preparación, conducción y evaluación. Explica que una buena preparación que incluya un plan de trabajo y roles definidos es fundamental para que la reunión sea productiva y logre sus objetivos.

1. Reuniones Eficaces Alfredo E. BENITO

2. Una Observación . . . Si los Gerentes pasan más del 25 por ciento de su tiempo en reuniones, es síntoma de mala organización. Peter F. Drucker

3. Introducción Es el momento en que varias personas, grupo o integrantes se juntan con un fin o propósito común. Si no tienen un plan organizado, la reunión se convierte en un caos o en una pérdida de tiempo. Por lo cual se generan mensajes ambiguos, objetivos y estrategias confusas y listados de actividades desorganizadas.

4. Finalidad Crear y potenciar la identidad de equipo de trabajo. Dar espacio para comentar las actividades del grupo. Generar soluciones creativas e innovadoras. Aumentar el compromiso con las desiciones grupales. Fomentar la colaboración entre los integrantes fijando el rumbo del equipo.

5. Una sugerencia . . . La Clave el Éxito, es . . . la práctica constante.

6. ¿Quiénes comparten una reunión? LIDER MODERADOR SECRETARIO PARTICIPANTES

7. Roles de los Integrantes LIDER: Fija los objetivos y es responsable del rumbo general de la reunión. MODERADOR: Administra el trabajo y los tiempos de la reunión.

8. Roles de los Integrantes SECRETARIO: Es responsable de registrar la información y ponerla a disposición de los integrantes. PARTICIPANTES: Son los que realizan las tareas, generan ideas, participan de las decisiones y ponen en marcha las estrategias de acción.

9. Estructura de una Reunión Preparación. Conducción. Evaluación.

10. Preparación: LIDER: Llama a la reunión, prepara el plan de trabajo y reparte los roles a los integrantes. MODERADOR: Revisa la reunión anterior y su plan, realiza la logística y completa los preparativos previos.

11. Preparación: SECRETARIO: Colabora con el Moderador en revisar la reunión anterior y su plan y los preparativos previos. PARTICIPANTES: Revisan la reunión anterior y su plan, y completan los preparativos necesarios.

12. Preparación: El hilo común que une a todos integrantes es el plan de trabajo, la agenda y/o el programa de actividades. Ya que impone un orden (preestablecido por el LIDER) que hará más productiva la reunión.

13. Preparación: Este orden preestablecido engloba la idea general presentando los datos suficientes o necesarios para que cada uno sepa y pueda desarrollar su rol.