Este documento proporciona información sobre la confección del Libro de Caja e Inventarios para centros educativos rurales. Explica los conceptos y comprobantes a utilizar, así como las circulares y comunicados que establecen las normas para llevar a cabo estos registros contables de manera correcta. También detalla los procedimientos para realizar inventarios de los bienes del centro educativo, actualizarlos periódicamente y llevar un registro de altas, bajas y modificaciones.

1. Libro de Caja - Inventarios
Reunión de Directores Rurales
27 de febrero de 2015

2. Conceptos
DEBE
HABER
COMPROBANTES
BENEFICIOS
PRÉSTAMOS
CONTRASIENTOS
EFECTIVO (UR12)
SALDO (BROU + EFECTIVO)
INVENTARIO

3. HOJA DE LIBRO

5. Tener en cuenta para la confección
del Libro de Caja
Circular 9/87
Circular 7/00
Circular 3/04
Comunicado 2/99
Circular 1/96
Circular 2/06
Circular 7/99
Circular 68/95
Circular 6/02
Circular 7/03
Circular 2/04

6. Circular 9/87
Manejo contable de dineros que
ingresan y egresan del centro escolar.
Se registra desde marzo a febrero del
siguiente año.
Cierre mensual con la firma de
M/Director/a y Pte/a Comisión Fomento.
Comienzo en enero con el número 1

7. Circular 7/00
Obligatoriedad del registro en el Libro de
toda partida que reciba el Centro
Escolar.
Se registrará con la fecha de percibida
(tanto en el CEIP como a través de la
cta/bancaria).
Se descargará acorde con la fecha de
cada comprobante (cronológicamente).

8. Circular 3/04
No aceptación de comprobantes no
oficiales.
Los comprobantes nunca estarán a
nombre del/la M/Director/a.

9. Comunicado 2/99
No se admiten tickets como documento,
ni compras a monotributistas que
respalden las rendiciones de los
comedores escolares.

10. Circular 1/96
Comprobantes
Nombre de la empresa
Número de RUT
Tipo de comprobante (contado, crédito)
Número de comprobante
Estar al día con el IVA o exoneración del
mismo (somos el Estado) y
discriminado.
Original
Pie de imprenta (dos años)

11. Circular 2/06
Exigencia de cierre mensual firmado por
Pte/a Comisión Fomento y M/Director/a.
Cuenta con 10 días para el cierre
mensual del Libro.
Tener en cuenta el saldo bancario al
cierre mensual.

12. Circular 7/99
Prohibición de compra de queroseno
con el rubro para comedores escolares.

13. Circular 68/95
Reglamento de Comisión Fomento (que
deberá formarse a los 30 días del
comienzo de las clases).
Responsabilidades: M/Director/a, Jefa/e
Contaduría, MIZ, MID, Div. Hacienda.

14. Circular 6/02
Se faculta a los Jefes/as de Contadurías
a realizar recuentos físicos de bienes
adquiridos.
De constatarse faltantes se labrará Acta.

15. Circular 7/03
Funcionario/a habilitado/a para realizar
auditorías, arqueos y contralores será el
Inspector de Tesorerías
Departamentales o un/a funcionario/a
con la debida acreditación.

16. Circular 2/04
Toda partida que supere los $U
40.000,00 deberá ser cobrada a través
de la cuenta bancaria.
Todo Centro Escolar tiene
obligatoriedad de tener abierta una cta
bancaria “Valores a la Vista” (Circ 4/04)
en el BROU.

17. Importante
No se trabaja con números negativos.
No se ingresan decimales:
o Si es menor de 50 centésimos => se anula
o Si es mayor de 50 centésimos => se
completa la unidad
No se acepta enmiendas.
No usar corrector ni lapiceras de tinta
borrable.

18. INVENTARIOS

19. Se realiza listado con los artículos que
integran el patrimonio del Centro Escolar
existentes al último día lectivo del año en
curso.
Consta de los siguientes datos:
Descripción del artículo
Código correspondiente
Año del último inventario
Cantidades y condiciones de
conservación
INVENTARIOS

20. Completar

22. Cantidad por estado
Números acordes con el stock de cada
artículo
Bueno
Regular
Malo
Aunque coincida las cantidades repetirlas
según el estado.
Si hay diferencias informar en
observaciones la causa de la diferencia.

23. Artículos con valor mayor a 2 UR
($U 1542,42)
Si tiene código aunque no tenga ese
valor se ingresa.
Códigos y descripción en:
Listado alfabético
Listado por artículo
¿Qué artículos y cómo?

24. Listados
www.ctetbo.blogspot.com
NOTICIOSO ESCOLAR

26. Actualizaciones

27. Alta – Baja - Modificación
En estas columnas se escribirán cruces (X)
 ALTA: algo por 1ª vez que no se encuentra en
el inventario, ya sea por compra, donación o
que no apareciera en años anteriores.
 BAJA: de ese artículo o conjunto de artículos
que no hay más en stock.
 MODIFICACIÓN: al último stock se le suma o
resta lo adquirido o descartado.

28. Actualizaciones
1ª: 2 de enero al 30 de abril
2ª: 2 de mayo al 30 de junio
3ª: 1º de julio al 31 de agosto
Al finalizar el año esas actualizaciones se
incluirán en el librillo

29. Importante

30. Tener en cuenta
 No escribir más de una vez el mismo artículo
en las actualizaciones.
 Los libros se actualizarán por asignatura y no
por título.
 Códigos “Z” para Maestros/as – Padres
 Códigos “K” a “X” para alumnos por nivel
escolar.
 Todo libro que no tenga una asignatura
específica se le asignará “Varios”

31. ¡Muchas gracias!