Manual comités de finanzas

1. QUE ES UN COMITÉ DE FINANZAS
El funcionamiento de los Comités de Finanzas, en todos los establecimientos educativos oficiales de la
República de Pre-Primaria, Primaria y Educación Media esta normado a través del Acuerdo
Presidencial No. 399.
Los Comités de Finanzas son los encargados de todas las recaudaciones de fondos que se hagan en los
establecimientos educativos oficiales, por lo cual tienen como función principal administrar los fondos
recaudados al momento de la inscripción de los alumnos y de toda actividad en donde se recauden
fondos, los cuales deben ser utilizados única y exclusivamente para el beneficio del alumnado.
2. COMO SE CONFORMA UN COMITÉ DE FINANZAS
Los comités de Finanzas deben de conformarse por el personal docente de los establecimientos
educativos y estar integrados como se detalla a continuación:
 En los casos de maestro único, el presidente del Comité será un miembro de la comunidad y
fungirá como tesorero el maestro.
 En los centros educativos de mayor personal y alumnado en donde se recaude un ingreso
voluminoso de fondos; el Comité de Finanzas, deberá integrarse por presidente, vicepresidente,
tesorero, protesorero, secretario y prosecretario.
El presidente, tesorero y cualquier otro miembro del comité, deben ser electos por mayoría de votos en
Asamblea General del Personal Docente y Técnico Administrativo del Establecimiento, para el efecto
deberá contarse por los menos con la presencia de las dos terceras partes del número total del personal
del establecimiento educativo. (Articulo 2º. del Acuerdo Presidencial No. 399).
Al respecto la Ley de Educación Nacional en el artículo 36º. Obligaciones de los Educadores indica en
el inciso k que: Los educadores tienen como obligación integrar las diversas comisiones internas
en los establecimientos educativos para los cuales laboren.
3. OBLIGACIONES DE LOS INTEGRANTES DEL COMITÉ DE FINANZAS
Son funciones específicas para cada uno de los integrantes de los Comités de Finanzas, las siguientes
(Artículo 4º. del Acuerdo Ministerial No. 185):
 Presidente: velar por el buen manejo de los fondos recibidos, siendo responsable
mancomunadamente con el resto del comité, por cualquier anomalía.
 Tesorero: es el principal responsable del manejo de fondos recaudados por el Comité de
Finanzas, así como de
• Realizar registros contables en los libros autorizados para el efecto.
• Efectuar los trámites necesarios para la autorización de recibos por cobros y libros
contables.
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• Realizar cotizaciones y por consiguiente las compras necesarias, solicitando para el
efecto las respectivas facturas.
 Secretario: encargado de la correspondencia interna y externa del comité, suscripción de actas
y otras que le sean asignadas, las cuales deben ser afines al cargo de secretario.
 Vicepresidente, Protesorero y Prosecretario: Encargado de sustituir al miembro
correspondiente que se ausentará temporalmente del Comité. En caso de ausencia definitiva, se
procederá inmediatamente a elección para llenar el cargo vacante.
4. OBLIGACIONES DEL DIRECTOR DEL ESTABLECIMIENTO
 Responderá mancomunadamente de las operaciones que efectúe el Comité de Finanzas,
avalando con su visto bueno las acciones realizadas (Artículo 5º. del Acuerdo Ministerial No.
185).
 No permitir que dentro del Establecimiento Educativo funcione en forma paralela alguna
Comisión o Comité que recaude fondos que no sea el Comité de Finanzas.
No deberá manejar fondos en virtud de que sus labores son eminentemente de carácter administrativo.
5. PERIODO DE FUNCIONES DE LOS INTEGRANTES DEL COMITÉ DE FINANZAS
El comité funciona durante el periodo de un año improrrogable (de noviembre a octubre). El cambio
debe efectuarse sin excusas durante el mes de octubre de cada año, debiendo para el efecto, los
miembros del Comité saliente (Artículo 7º. y 8º. del Acuerdo Ministerial No. 185), realizar lo siguiente:
 Dejar cerradas las operaciones al último día del mes de octubre.
 Entregar al nuevo comité los fondos del saldo consignado en el libro de caja contra el saldo de
la cuenta bancaria que para el resguardo de los fondos se tenga aperturada.
 Entregar los documentos de ingresos y egresos debidamente archivados, chequeras, estados de
cuenta y los talonarios de recibos autorizados para la recaudación de fondos del siguiente ciclo
lectivo, previa autorización del supervisor del distrito y de la Dirección Departamental de
Educación que corresponda.
 Entregar los libros de caja, actas, bancos, cheques utilizados, recibos por concepto de cuota de
inscripción y demás documentos utilizados durante su gestión.
El proceso de entrega-recepción del Comité de Finazas se hará constar por medio de acta.
6. ASPECTOS LEGALES QUE RIGEN A LOS COMITÉS DE FINANZAS
Las funciones que realiza un Comité de Finanzas se rigen por las siguientes disposiciones legales:
 Decreto Legislativo No.12-91 Ley de Educación Nacional
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 Acuerdo Ministerial No. 185 “Instructivo para el Funcionamiento de los Comités de Finanzas”
de fecha 29 de Enero de 1988.
 Acuerdo Presidencial No. 399 “Reglamento de Recaudaciones de Fondos en los
Establecimientos Educativos Oficiales de la República”, de fecha 07 de Diciembre de 1968.
 Otras que por su naturaleza se relacionen con aspectos contables, fiscales, administrativos y
financieros.
7. ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS FINANCIEROS
7.1 INGRESOS
Los fondos que se recauden en los establecimientos educativos oficiales de la República, deben ser
autorizados previamente por el Supervisor del Distrito, Dirección Departamental de Educación o bien
otra autoridad designada por el Despacho Superior del Ministerio de Educación.
Los ingresos serán aceptados únicamente cuyo respaldo sea a través de un recibo debidamente
autorizado por la autoridad que para el efecto designe el Ministerio de Educación (Dirección
Departamental de Educación, Supervisión del Distrito).
7.1.1 Clasificación
Los fondos recaudados pueden clasificarse de la siguiente manera:
 Fondos aportados por los padres de familia al momento de la inscripción de los alumnos.
 Fondos por actividades extraordinarias (rifas, kermés, actividades culturales y/o deportivas).
 Fondos por concepto de arrendamiento de tienda escolar.
 Donaciones o comisiones que otorguen, particulares y entidades o establecimientos comerciales
(Coca Cola, Pepsi Cola, Novatex y otros), al centro educativo.
 Intereses bancarios generados por el resguardo de los fondos del Comité en los bancos del
sistema.
Por medidas de seguridad en el manejo de efectivo, los aportes por concepto de inscripciones, tienda
escolar y los que se considere pertinentes, podrán realizarse directamente en la cuenta bancaria del
Comité de Finanzas, quien emitirá el recibo autorizado contra la presentación de la boleta de depósito
respectiva.
Todo aporte que reciba el Comité de Finanzas deberá operarse en el Libro de Caja.
7.1.2 Documentación de respaldo
Los documentos de respaldo de los fondos recaudados por los Comités de Finanzas son los siguientes:
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 Por los fondos aportados por los padres de familia al momento de la inscripción de los alumnos,
se extenderá el recibo correspondiente, el cual deberá estar autorizado por la Dirección
Departamental de Educación que corresponda. (Artículo No. 2. del Acuerdo Gubernativo No.
968-2000 de fecha 30-12-1999).
 El ingreso de la ganancia de toda actividad extraordinaria se realizará de acuerdo al informe
financiero (Ingresos – Egresos) que se presente al Supervisor Educativo, quien previamente
debió haber autorizado la actividad. Al informe que respalde la actividad, deberá acompañarse
la documentación de ingresos y egresos derivados de la misma.
 Los fondos por arrendamiento de la tienda escolar se realizarán de acuerdo a los recibos que
emita el Tesorero del Comité de Finanzas de conformidad a los convenios celebrados, los
cuales deberán estar debidamente autorizados y numerados correlativamente.
 Todo tipo de donación, apoyo y obsequio que sean producto de actividades que particulares o
empresas efectúen a los establecimientos educativos públicos deberá estar amparada en
convenios suscritos con los respectivos Comités de Finanzas.
 Los ingresos por concepto de intereses bancarios, se documentarán con los estados de cuenta
mensuales que presentan las instituciones bancarias.
7.1.3 Destino
Los fondos recaudados serán utilizados de conformidad a los siguientes criterios:
 Se destinarán única y exclusivamente para los gastos y periodos del que fueron autorizados
(Artículo 13. del Acuerdo Ministerial No. 185).
 En caso de algún remanente, deberá solicitarse a la Supervisión correspondiente, la autorización
para incrementar un fondo que estuviere deficiente. (Artículo 14. del Acuerdo Ministerial No.
185).
 Los saldos existentes en caja, al finalizar el ciclo lectivo, y si no hubiera que realizar gastos
necesarios, deberán permanecer en la cuenta respectiva, disponiendo de los mismos, hasta la
apertura del ciclo escolar siguiente. (Artículo 16. del Acuerdo Ministerial No. 185).
7.2 EGRESOS
Los egresos se constituyen como los gastos que efectúa el Comité de Finanzas, dependiendo de las
necesidades que se presenten, con carácter de emergentes en los establecimientos educativos, los cuales
deben ser clasificados según los rubros autorizados al momento de la inscripción de los alumnos.
7.2.1 Clasificación
Los egresos que se consideran se pueden realizar a través del Comité de Finanzas son:
 Mantenimiento y reparación del edificio escolar,
 Refacción de los alumnos.
 Compra de material didáctico.
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 Otros que se consideren son en beneficio de los alumnos.
El detalle de gastos no autorizados y que al momento de efectuarse auditorías pueden ser objeto de
reparo por considerarse suntuosos o innecesarios, se presentan en el Anexo No. 1.
7.2.2 Documentación de respaldo
La documentación de respaldo de los egresos efectuados lo constituyen los siguientes documentos:
 Facturas debidamente legalizadas: las cuales deben reunir los aspectos legales contenidos en
el artículo 33, del Reglamento de la Ley del Impuesto al Valor Agregado -IVA-.
 Detalle de gastos de plaza los cuales no sobrepasen los CIEN QUETZALES (Q.100.00),
según lo establece el Decreto numero 27-92 Ley del Impuesto al Valor Agregado -IVA-,
Articulo 7. Literal 11. relacionado con las ventas al menudeo. Ver modelo en Anexo No. 2.
El uso de dicho formato se aceptará solamente en casos debidamente justificados y no podrá ser
repetitivo.
 Recibos: se aceptarán cuando se trate de servicios como por ejemplo: guardianía, conserjería y
elaboración de la refacción, debiendo contar con los siguientes requisitos: detalle completo del
servicio y período del mismo, llevando al pie del recibo, la firma, nombre completo, dirección
residencial, No. de cédula y teléfono de quien cobra. Las erogaciones por dichos servicios no
tienen el carácter de sueldos y salarios sino de “colaboración”.
Los recibos por concepto de carpintería, herrería, albañilería, plomería y otros, se aceptarán
únicamente cuando dichos servicios sean de carácter emergente y de menor cuantía.
8. REGISTROS CONTABLES DEL COMITÉ DE FINANZAS
Los libros que utilice el Comité de Finanzas, deberán ser autorizados en las Direcciones
Departamentales de Educación que correspondan. (Artículo 1. del Acuerdo Gubernativo No. 968-
2000).
Los libros a utilizar, son los siguientes:
 Libro de caja o Caja Central: deberá ser empastado y operado a doble folio (debe y haber)
con dos columnas en cada pagina, centralizando los ingresos y egresos de los fondos
recaudados, cerrándose mensualmente con los saldos de cada una de las cuentas al ultimo día
del mes y que pasara al siguiente, firmando al pie de las operaciones, el Tesorero, Presidente del
Comité y Visto bueno de la Dirección.
Los datos que se consignará como mínimo, son los siguientes:
• Fecha
• No. de factura o comprobante
• Nombre del proveedor
• Breve descripción de las compras realizadas y
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• Monto de la factura o comprobante
Las operaciones del libro de caja deberán realizarse con lapicero y sin enmiendas, borrones,
corrector o tachaduras.
Al incurrirse en algún error deberán proceder de la siguiente manera:
1. Trazar una línea con lapicero rojo sobre la cantidad mal consignada, o bien trazarle dos
líneas al inicio y final de la cantidad.
2. Escribir en la parte superior de la cantidad mal consignada la cantidad correcta.
Ver modelo de operatoria del Libro de Caja, en el Anexo No. 3.
 Libro de Actas: en este libro deberán registrarse principalmente las actividades relevantes del
Comité, como ejemplo en los siguientes casos:
• Al inicio y cierre de las actividades entrega-recibo del comité saliente al entrante.
• Cuando se realicen compras mayores y en caso uno de los integrantes no estuviere de
acuerdo, lo cual deberá hacerse constar en punto de acta, en el cual se fundamente su
oposición.
• Cualquier otro motivo que se considere es de relevancia para las operaciones que realice
el Comité de Finanzas.
 Libro de Bancos: en este libro deberán ser conciliados mensualmente los saldos que reporta la
institución bancaria contra los registrados en el libro de caja.
Se opera a 3 columnas Debe (Ingresos), Haber (Egresos) y Saldo (Suma de saldo anterior más
ingresos menos egresos)
Las operaciones que se registran, son las siguientes:
 Ingresos: depósitos realizados y notas de crédito emitidas por la Institución Bancaria.
Se registran como mínimo los siguientes datos: fecha, No. de boleta de depósito o Nota
de Crédito, concepto y monto de la misma.
 Egresos: cheques emitidos y notas de débito emitidas por la Institución Bancaria.
Se registran como mínimo los siguientes datos: fecha, No. de cheque o Nota de Débito,
Beneficiario (cheques) y monto de la misma.
Al final de las operaciones mensuales, se realiza la respectiva conciliación bancaria, firman al
pie el Tesorero y Presidente del Comité de Finanzas, con el visto bueno del Director del
Establecimiento.
Ver modelo de operatoria en el Anexo No. 4.
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 Libros Auxiliares (mantenimiento, tienda escolar, refacción, etc.): Se llevaran cuando las
operaciones del comité se consideren voluminosos, los cuales pueden ser de uso optativo.
Al final del periodo el Comité de Finanzas deberá elaborar resumen financiero en los cuales se reflejen
los movimientos contables mensuales realizados durante su gestión a efecto de establecer los saldos
que serán trasladados al comité entrante y para realizar ante el claustro de maestros la respectiva
rendición de cuentas.
9. RESGUARDO DE LOS FONDOS
Los fondos monetarios del Comité de Finanzas, deben resguardarse de la siguiente manera:
 Bancos: mediante la apertura de una cuenta bancaria de preferencia de tipo monetario, en
cualquier banco del sistema, para lo cual deberán registrarse las firmas del presidente y tesorero
del Comité en forma mancomunada. (Artículo 8º. del Acuerdo Presidencial No. 399).
 Caja Chica: El Comité de Finanzas podrá disponer de un monto fijo en efectivo para gastos
rutinarios o menores. (Artículo 11º. del Acuerdo Presidencial No. 399).
El fondo de caja chica se regirá de acuerdo a los siguientes lineamientos:
• El monto del fondo dependerá del volumen de operaciones que el Comité de Finanzas
realice.
• El monto del fondo deberá aprobarse en Junta de Maestros, suscribiéndose el acta
respectiva.
• Se liquidará, cuando se haya agotado un 75 % del mismo, contra la entrega de las
facturas o comprobantes que respalden las erogaciones realizadas.
El Tesorero del Comité emitirá un cheque por el valor liquidado para mantener
disponible el monto del fondo de Caja Chica aprobado.
Como medida de control y seguridad para los miembros del Comité de Finanzas, se recomienda que
para gastos que sobrepasen el 50 % del fondo de Caja Chica, se emita cheques a nombre de los
proveedores.
10. SUPERVISIÓN Y AUDITORÍA DE LOS COMITÉS DE FINANZAS
10.1 SUPERVISIÓN
Las personas autorizadas para supervisar y verificar las operaciones que realizan los Comités de
Finanzas son:
 Director del Establecimiento: quien además responde mancomunadamente por las
operaciones que efectúe el Comité de Finanzas, por lo que debe mantener un estrecho control de
las mismas, toda vez que:
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• Otorga su visto bueno a toda la documentación que ampara los egresos del Comité.
• Otorga su visto bueno a las operaciones mensuales registradas en el libro de Caja del
Comité. (Artículo 18. del Acuerdo Ministerial No. 185).
• Otorga su visto bueno a las operaciones mensuales registradas en el libro de Bancos.
 Supervisor Educativo o Coordinador Técnico Administrativo: quienes aparte de
supervisar constantemente los Establecimientos Educativos a su cargo, se les ha conferido las
siguientes atribuciones:
• Autorizar toda cuota o contribución que perciban los Comités de Finanzas por
concepto de inscripción. (Artículo 5º. del Acuerdo Presidencial No. 399).
• Autorizar transferencias de fondos de un rubro a otro que se encuentra
deficiente. (Artículo 14. del Acuerdo Ministerial No. 185).
• Autorizar toda actividad extraordinaria como por ejemplo: funciones de cine,
rifas, kermés, etc. (Artículo 15. del Acuerdo Ministerial No. 185).
• Realizar arqueos periódicos selectivos en los establecimientos de su jurisdicción.
(Artículo 13. del Acuerdo Presidencial No. 399).
10.2 FISCALIZACIÓN
Las personas autorizadas para realizar auditoría en los Comités de Finanzas son:
 Auditor interno de la planta Central.
 Auxiliares del auditor interno.
 Otra Autoridad que designe el Despacho Superior.
Las auditorías deben realizarse dentro del período escolar en las formas siguientes:
 Selectivas
 Ordenadas por la superioridad (Ministro y Viceministros).
 Solicitadas por miembros de los comités, maestros y padres de familia que no estén de acuerdo
con el manejo de los fondos, o bien la observación de alguna anomalía.
 Por denuncias debidamente fundamentadas.
Las intervenciones de auditoria tienen como objeto velar por el buen manejo y aplicación de los
fondos, así como que las operaciones correspondientes estén correctamente registradas en los libros y
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se cumpla con los requisitos legales que deben llenar los comprobantes de ingresos y egresos. (Artículo
27. del Acuerdo Ministerial No. 185).
En el caso de encontrar gastos que no benefician al alumno en especial, considerándolos como
suntuosos o innecesarios, se procederá inmediatamente al reparo de los mismos, suscribiendo, para el
efecto, acta en la que se dejará constancia y se ordenará al Comité y Dirección del Plantel, el reintegro
de dicho gasto, exonerándose a la o las personas que en su oportunidad se opusieron, conforme acta de
tal situación levantada con anterioridad. (Artículo 28. del Acuerdo Ministerial No. 185).
Si se suscitara desacato o reincidencia de una o más personas, se hará del conocimiento de las
autoridades superiores para los efectos legales que se consideren convenientes. (Artículo 29. del
Acuerdo Ministerial No. 185).
11. CONSIDERACIONES FINALES
Los Comités de Finanzas deberán observar los siguientes lineamientos:
Tienda Escolar: se manejará y generará fondos de conformidad a las siguientes estipulaciones:
 Los fondos son exclusivamente para beneficio del alumnado.
 Queda prohibido que cualquier miembro docente o administrativo sea propietario o arrendatario
de la tienda escolar.
 Si los fondos de la refacción escolar resultaren insuficientes, deberá como prioridad uno,
cubrirlos
 En caso de tienda particular; está deberá absorber sus gastos e instalará su propio contador
eléctrico, para el funcionamiento de sus aparatos.
Libro de Almacén: En los establecimientos que adquieren papelería u otros materiales para uso del
Establecimiento, se deberá registrar las entradas y salidas de los bienes adquiridos, firmando de
recibido las personas que hagan uso de los mismos.
Alza de bienes muebles adquiridos con fondos del Comité de Finanzas o donación: cuando se
adquieran bienes muebles con fondos provenientes de los Comités de Finanzas, deberá adjuntarse a las
facturas respectivas, certificación de alza de inventario, por medio de la cual se hace constar que los
mismos se ingresaron al Libro de Inventario del Establecimiento Educativo.
Si se tratará de bienes donados de igual manera deberán registrarse en el Libro de Inventarios del
Establecimiento, registrándolos al precio de mercado, para lo cual se realizarán como mínimo 2
cotizaciones.
Exenciones del Impuesto al Valor Agregado -IVA-: En los Establecimientos Educativos del Nivel
Medio, podrán gestionarse a través de la sección de Contabilidad del mismo el trámite de exenciones
de IVA, las que serán utilizadas para las compras mayores que realice el Comité de Finanzas.
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Gastos de Comité de Evaluación de Institutos Experimentales: De conformidad al Artículo 59, del
Acuerdo Ministerial No. 437 de fecha 18-04-2001 Reglamento de Evaluación del aprendizaje
y promoción educativa para los centros que conforman el programa de extensión y
mejoramiento de la educación media -PEMEM-, “Los gastos en que incurra el Comité de
Evaluación de cada Plantel en concepto de transporte alimentación y hospedaje por asistencia
a sesiones de trabajo, ordinarias o extraordinarias, para las que sea convocado por el Comité
Departamental, Regional o Nacional serán pagados con fondos que erogará el Comité de
Finanzas de cada establecimiento, con cargo a la cuota privativa de inscripción de los
estudiantes.”.
Los gastos causados deberán documentarse con las facturas contables correspondientes.
Exoneración de alumnos al momento de la inscripción: Cuando la Dirección y Comité de Finanzas
del Establecimiento exoneren a alumnos de realizar pagos por concepto de cuota de inscripción, al
finalizar el período de inscripción se suscribirá acta, en la que comparezcan el Director del
Establecimiento Educativo, Supervisor Educativo y Comité de Finanzas, por medio de la cual se detalle
el nombre del alumno, grado que cursa y motivo por el cual fue exonerado.
Compra de bienes, mobiliario, equipo y contratación de servicios (Construcción, mantenimiento
de equipo, etc.): se procederá de la siguiente manera:
1. Solicitud de la Dirección, Subdirección o comisión conformada por profesores y estudiantes,
indicando el uso que se dará a los bienes y las características o requerimientos técnicos que deben
poseer los mismos.
2. Se realizan como mínimo 3 cotizaciones (por escrito) de los bienes o servicios requeridos.
3. Se elegirá la cotización que presente calidad, garantía y requerimientos técnicos requeridos por los
solicitantes.
4. El Comité de Finanzas evaluará si el monto al que ascenderá la compra se considera:
a. Mayor: informará al Claustro de catedráticos para solicitar la autorización de la compra, lo
que se hará constar en acta.
b. Menor: se realizará la compra de acuerdo al monto, por medio de cheque a nombre del
proveedor o a través del fondo de caja chica.
5. A la factura de respaldo de la compra realizada se adjuntará certificación de alza al inventario de los
bienes adquiridos.
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