Este documento presenta información sobre consultas en Access. Explica que las consultas permiten filtrar datos de una tabla y muestra un ejemplo de usar una consulta para mostrar solo los teléfonos de personas de una ciudad específica. También describe cómo crear una consulta básica en Access seleccionando campos de una tabla.

1. UNIVERSIDAD TÉCNICA DE AMBATO
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA: MARKETING Y GESTIÓN DE NEGOCIOS
MODULO DE COMPUTACIÓN
CONSULTAS EN ACCESS
PROFESOR: EFRAÍN TIBANTA
LORENA VIERA
FECHA : 25 DE MAYO 2012

2. CONSULTAS EN ACCESS

3. PARA QUE SIRVE
Las consultas en Access nos permiten ‘filtrar’ la
información proveniente de una tabla
Ejemplo:
En el caso de trabajar con una tabla que contuviera una
agenda telefónica, podríamos, mediante una consulta,
hacer que aparecieran en pantalla solo los teléfonos de las
personas que fueran de una determinada ciudad, o los que
tuvieran unos apellidos determinados.

4. UTILIZACIÓN :
 Se utilizan consultas para ver, modificar y analizar
datos de formas diferentes.
 También pueden utilizarse como el origen de
registros para formularios, informes y páginas de
acceso a datos (página de acceso a datos:
página Web, publicada desde Access, que tiene una
conexión a una base de datos.
¿Que no más podemos hacer con esto?
 En una página de acceso a datos, puede ver,
agregar, editar y manipular los datos almacenados
en la base de datos. Una página puede incluir
también datos de otros orígenes de datos,
como Excel.).

5. CLASIFICACÓN:
• Este tipo de consulta obtiene los datos de una o más tablas y muestra los
resultados en una hoja de datos en la que puede actualizar los registros
(con algunas restricciones).
Consultas de • agrupar los registros y calcular sumas, cuentas, promedios y otros tipos de
selección totales.
• Una consulta de parámetros es una consulta que, cuando se ejecuta,
muestra un cuadro de diálogo propio que solicita información, por ejemplo,
criterios (criterios: condiciones que se especifican para limitar los registros
Consultas de que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un filtro.)
parámetros para recuperar registros o un valor que desea insertar en un campo.
• se utilizan para calcular y reestructurar datos de manera que
su análisis sea más sencillo. Las consultas de referencias cruzadas
calculan una suma, una media, un recuento u otro tipo de totales de
Consultas de tabla datos, y se agrupan en dos tipos de información : uno hacia abajo, en el
de referencias
cruzadas lado izquierdo de la hoja de datos, y otro a lo largo de la parte superior.

6. • Una consulta de acción es una consulta que realiza
cambios o desplazamientos de muchos registros en
una sola operación. Hay cuatro tipos de consultas
de acción:
Consultas • eliminación ,actualización, de datos anexados, de
creación de tabla.
de acción
• Una consulta SQL es una consulta creada con una
instrucción SQL (cadena o instrucción de SQL:
expresión que define un comando de SQL, como
SELECT, UPDATE o DELETE, e incluye cláusulas
como WHERE y ORDER BY. Las instrucciones o
cadenas de SQL se utilizan en consultas y en
Consultas funciones de agregado.). Puede utilizar el
Lenguaje de consulta estructurado (SQL o
SQL Structured Query Language) para
consultar, actualizar y administrar bases de datos
relacionales, como Access.

7. PARA CREAR UNA CONSULTA,
1.- Primero debes activar el apartado de consultas en la ventana de la
base de datos. Fíjate que en la parte superior aparece junto a
‘Tablas’, el apartado ‘Consultas’, haz clic sobre este apartado para
crear la consulta
Haz clic sobre el botón ‘Nuevo’
2.- Selecciona la opción Vista diseño y pulsa el botón aceptar
Aparecerá una nueva ventana con todas las tablas que tienes creadas
en la base de datos. Entre ellas debe de aparecer la que acabas de
crear AGENDA (o el nombre que le hayas asignado).
3.- Selecciónala con el botón izquierdo del ratón y luego pulsa el
botón Agregar. Si lo haces bien, verás que aparece una pequeña
ventana en la parte superior izquierda de la pantalla con el nombre de
la tabla (si no es así, vuelve a repetir la operación hasta que aparezca)
Pulsa el botón Cerrar

8. 4.-Fíjate que en la pequeña ventana que tienes arriba, aparecen los
nombres de los campos de la tabla (nombre, apellidos, ciudad y
teléfono)
En la parte de abajo aparece otra ventana más grande (que está
vacía) llena de filas (campo, tabla, orden, mostrar, criterios)
5.- Haz un doble clic con el botón izquierdo del ratón sobre el campo
‘Nombre’ (en la ventana pequeña de arriba). Si lo haces bien, verás
que este campo aparece en la primera de las columnas de la
ventana de abajo y que debajo del nombre del campo, aparece el
nombre de la tabla
Repite lo mismo para el campo apellidos (haz un doble clic sobre él
con el botón izquierdo del ratón)
Si lo has hecho bien, deberías tener dos columnas, una con el
campo ‘nombre’ y otra a la izquierda con el campo ‘apellidos’
6.- Para comprobar el resultado haz clic sobre el botón ‘Vista’ (en la
parte superior de la ventana de Access, el primero de la
izquierda, justo debajo de la palabra ‘Archivo’)
Si lo has hecho bien, verás que aparecen los datos de la tabla, pero
solo el nombre y los apellidos, no aparecen los otros dos campos
porque no han sido añadidos.

9. OTRAS UTILIDADES MÁS IMPORTANTES AÚN:
• Sitúate en la casilla
• Existe una fila llamada ‘Criterios’ de la • Si lo has hecho
‘Criterios’. Esta fila primera columna (ya bien, solo verás dos
nos va a servir para que es en esta registros, los de las
‘limitar’ los registros columna donde está el dos personas que se
que se van a ver en campo ‘nombre’) llaman ‘Antonio’
pantalla. Por ejemplo Escribe el nombre que Para volver al diseño
vamos a suponer que quieres encontrar, es de la consulta vuelve
queremos ver los decir, ‘Antonio’ (sin las a pulsar el botón
datos de las personas comillas) ‘Vista’
que se llamen Pulsa el botón ‘Vista’
‘Antonio’ (en la parte superior
1.-
de la ventana de
2.-
Access) 3.-