Este documento proporciona instrucciones para crear una base de datos en Microsoft Access. Explica las principales herramientas como tablas, campos, registros y tipos de datos. También cubre cómo hacer relaciones entre tablas, y cómo crear formularios, consultas e informes. El objetivo final es enseñar los conceptos básicos para organizar información en una base de datos en Access.

1. BASE DE DATOS
ACCESS
JUAN PABLO MONCADA MARTÍNEZ
CEFIT
TECNICO SISTEMAS
MEDELLIN
2017

2. TUTORIAL USO DE ACCESS
JUAN PABLO MONCADA MARTÍNEZ
Tutorial de cómo usar la herramienta
Microsoft Access
Dilly Montes
CEFIT
TECNICO SISTEMAS
MEDELLIN
2017

3. CONTENIDO
Introducción
Que es Access
1. Principales herramientas de Access para la creación de una base de datos.
1.1. Tabla.
1.1.1. Campo.
1.1.2. Llave.
1.1.3. Registro.
1.1.4. Tipo de datos.
2. Relaciones.
2.1. Relación 1 a 1.
2.2. Relación 1 a muchos.
3. Como hacer una base de datos.
3.1 Como hacer Formularios.
3.2 Como hacer consultas sencillas.
3.3 Como hacer Informes.
4. Resultados

4. INTRODUCCIÓN
En este Manual mostraremos la forma de hacer una base de datos en el programa
de Microsoft Access y las principales herramientas que este nos ofrece.
Access es una herramienta diseñada por Microsoft con el fin de ayudarnos a
elaborar unas ingeniosas y llamativas bases de datos que pueden cumplir con los
requisitos que necesitamos para organizar nuestra información.
Este programa lo podremos utilizar para organizar nuestros datos corporativos para
poder llevar un orden muy detallado de nuestros clientes, proveedores etc...

5. 1. PRINCIPALES HERRAMIENTAS DE ACCESS
1.1 TABLA
Las tablas de Access son elementos muy importantes ya que en ellas se guarda
toda la información que deseamos organizar en nuestra base de datos.
1.1.1 Campo
En el campo se guardan datos específicos acerca de algún ítem o de algún tema,
por ejemplo:
1.1.2 Llave
una llave es elemento que se usa para dar importancia a un ítem en específico, son
usadas común mente para poder hacer una relación entre una tabla y otra.
1.1.3 Registro
Los registros tienen toda la información y datos importantes de casa ítem como
empleado, proveedor etc.
1.1.4 Tipo de datos
Texto (corto, largo), Número, Fecha – hora, Moneda, Autonumeración, SI- No,
Objeto Oleo, Hipervínculo, Datos adjuntos, Calculado, y también está la opción
que se llama asistente para búsqueda que te ayuda a saber qué tipo de dato es el
que ingresaste.

6. 2. RELACIONES
Las relaciones son una parte muy importante a la hora de crear una base de datos
en Access ya que se relacionan dos tablas que tengan varios datos en común.
2.1 Relación 1 a 1
Es cuando se relaciona una llave con otra llave
2.2 Relación 1 a muchos
Es cuando se relaciona una llave con una tabla

7. 3. COMO HACER UNA BASE DE DATOS
Primero abrimos Access Microsoft
Luego le damos en la opción de crear
después de esto seleccionamos tabla y le damos el nombre que deseamos
conforme a los datos que queramos ingresar
luego de esto nos paramos en el nombre de la tabla le damos click derecho y vista
diseño ahora podemos poner el Dato que queremos incorporar y el tipo de dato que
este es, a la vez completando las propiedades del dato según califique.

8. Luego de tener nuestra información organizada procedemos a relacionar las tablas
que tengan algún dato en común dando click en herramientas – relaciones
Después de esto le damos doble click a la tabla que escojamos y podemos empezar
a llenar nuestra base de datos según sea requerida la información sabiendo que si
hemos relacionado un campo con otro la información debe de ser igual.

9. 3.1 COMO HACER UN FORMULARIO
Primero seleccionamos la tabla a la cual queremos agregar un formulario en este
caso será a la tabla llamada “Artículos”
Luego de esto seleccionamos la opción CREAR y luego en FORMULARIO

10. Después de esto seleccionamos la opción VISTA y damos click donde dice VISTA
DE DISEÑO para así poder editar nuestro formulario agregándole distintos colores
imágenes, etc.
Una vez modificado a nuestro estilo el formulario procedemos a darle click en la
opción VISTA FORMULARIO para poder ingresar datos nuevos a nuestra tabla

11. Luego de esto podremos crear botones que nos permiten desplazarnos hacer varias
funciones dentro de nuestra base de datos dándole VISTA DE DISEÑO y arriba en
la imagen de las xxxxx
Aquí hay muchos botones que nos aligeran muchas de las funciones que
tendríamos normalmente que hacer de forma manual como buscar algún registro,
eliminarlo o crear un hipervínculo que nos lleve a otra tabla.

12. 3.2 COMO HACER CONSULTAS SENCILLAS
Primero seleccionamos una tabla (en este caso artículos) le damos en la opción
CREAR y luego ASISTENTE PARA CONSULTAS, se nos abrirá la siguiente
ventana donde le daremos ASISTENTE PARA CONSULTAS SENCILLAS y
ACEPTAR
Aquí seleccionamos la tabla donde queremos hacer la consulta y escogemos que
campos queremos que estén en ella y click en siguiente, siguiente y finalizar.

13. Le damos en VISTA DISEÑO y se nos abrirá la siguiente tabla donde podremos
colocar los criterios para crear nuestra consulta. Por ejemplo, en esta consulta
podremos en criterio del código de articulo escribiendo ([digite por favor su código])
y cuando abramos la consulta esta nos pedirá el código de artículo que deseamos
buscar y así nos mostrará todo lo que esté ligado o conectado a el código del
artículo.
Así se muestra cuando abrimos la consulta:
Al digitarlo se abrirá automáticamente todo lo que tenga que ver con este código en
este ejemplo el código fue el 7 y sale todo su contenido

14. 3.3 COMO HACER INFORMES
Primero que todo seleccionamos la tabla a la cual queremos hacer el informe y
procedemos a darle click en el botón crear.
Después damos a la opción Informes.
Luego de seleccionarla automáticamente Access hará un informe presentable y
agradable a la vista de la tabla seleccionada

15. Si se desea que el informe sea más agradable e interactivo se le puede modificar
los colores e insertar imágenes llamativas como el logo de la empresa etc.
Apretando la opción vista de diseño.
Dándole click derecho en cualquier espacio se abrirá una barra de opciones para
mejorar la vista de nuestro informe.
Igualmente podremos agregar una imagen de fondo dándole en la opción
FORMATO e IMAGEN DE FONDO y podremos seleccionar la imagen que
queramos para nuestro fondo del informe, al final quedará algo así:

16. 4. RESULTADOS
Al final de ejecutar los pasos anteriores y comprender los términos generales de
Access tendremos una base de datos muy completa para el uso de nuestra
organización o empresa. Esto ayudará a que nuestro establecimiento esté
organizado y al día con todos nuestros datos importantes y con muchas ayudas
para acceder rápidamente a toda la información requerida.