Este documento describe cómo crear y utilizar una base de datos en Microsoft Access 2010. Explica cómo crear tablas, asignar campos y tipos de datos, y luego llenar las tablas con información. También cubre cómo crear formularios para ver y editar los datos, establecer relaciones entre tablas, e incluso generar informes para resumir la información almacenada. El objetivo general es comprender el significado y uso de las bases de datos relacionales.

1. BASE DE DATOS RELACIONALES
Access 2010
GACHARNA LÓPEZ CRISTIAN SANTIAGO
DUEÑAS MONTAÑA OMAR DAVID
Colegio Nacional Nicolás Esguerra
Edificamos Futuro
Departamento Integrado
Área de Tecnología Informática
Bogotá
2014

2. BASE DE DATOS RELACIONALES
Access 2010
GACHARNA LÓPEZ CRISTIAN SANTIAGO
DUEÑAS MONTAÑA OMAR DAVID
Trabajo presentado como requisito
del tercer periodo académico
John Alexander Caraballo Acosta
Docente en Tecnología Informática
Colegio Nacional Nicolás Esguerra
Edificamos Futuro
Departamento Integrado
Área de Tecnología Informática
Bogotá
2014

3. Tabla de contenido
1. OBJETIVO....................................................................................................................... 4
1.1 OBJETIVO GENERAL ................................................................................................. 4
1.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS ........................................................................................ 4
2. INTRODUCCIÓN............................................................................................................. 5
3. MICROSOFT ACCESS 2010.......................................................................................... 6
4. COMO CREAR UNA BASE DE DATOS........................................................................... 7
4.1 Encabezado de la empresa....................................................................................... 7
4.2 Crear una base de datos Access 2010 ..................................................................... 7
4.3 Crea una base de datos Access 2010 con el nombre de la empresa................... 8
4.4 Crear tablas en Access 2010. .................................................................................... 8
4.5 Asignarle el nombre a la tabla. ................................................................................. 9
4.6 Asignamos los nombres de los campos. ................................................................ 9
4.7 Modificamos el tipo de dato. ....................................................................................10
4.8 Para saber cómo quedo la tabla hacemos esto:....................................................10
4.9 Guardar la tabla de Access 2010 .............................................................................11
4.10 Vista de hoja de datos.............................................................................................11
4.11 Tabla terminada con datos .....................................................................................11
5. Relaciones .................................................................................................................... 12
5.1 Crear la primera relación ..........................................................................................13
6. FORMULARIOS ............................................................................................................ 15
7. Informes........................................................................................................................ 19
8. CONCLUSIONES.......................................................................................................... 23
8.1 Bases de Datos ..........................................................................................................23
8.2 Tabla de datos ............................................................................................................23
8.3 Formularios ................................................................................................................23
8.4 Relaciones ..................................................................................................................23

4. 1. OBJETIVO
1.1 OBJETIVO GENERAL
 Comprender el significado y el uso de la base de datos.
1.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS
 Identificar los elementos de una base de datos.
 Distribuir información en las tablas.
 Crear una relación.
 Diseñar formularios respectivos a las tablas.
 Crear un informe de los temas más importantes de la tabla.

5. 2. INTRODUCCIÓN
Es un conjunto de datos que están organizados para un uso determinado y el
conjunto de los programas que permiten gestionar estos datos es lo que se
denomina sistema gestor de bases de datos. En un sistema de base de datos
relacional, los datos se organizan en Tablas. Las tablas almacenan información
sobre un tema como pueden ser los clientes de una empresa, o los pedidos
realizados por cada uno de ellos; las tablas se relacionan de forma que a partir de
los datos de la tabla de clientes podamos obtener información sobre los pedidos
de éstos.
Se usa para almacenar los datos. Una tabla contiene información sobre un tema o
asunto particular, como pueden ser como hemos visto antes, clientes o pedidos.
Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes datos como el código
del cliente, nombre del cliente, dirección,... Y al conjunto de campos para un
mismo objeto de la tabla se le denomina registro o fila, así todos los campos de un
cliente forman un registro, todos los datos de otro cliente forman otro registro,...
la importancia de una base de datos en la actualidad y no solo en la actualidad
sino que siempre es poder obtener información de forma más rápida y más exacta,
y más ahora que se manejan grandes cantidades de información, una base de
datos se puede usar en un colegio, con toda la información de cada alumno, una
empresa, con cada información de cada empleado, o información de clientes o de
proveedores, teniendo toda esa información se pueden hacer resúmenes de
información, y sacar estadísticas, por ejemplo puedes ver qué cantidad de
alumnos están reprobados en un colegio y de esa cantidad cuantos son mujeres y
cuántos son varones, y en una empresa podría ser, cual es el empleado que ha
hecho más ventas en el mes etc.
Para que en nuestra vida orden en obligaciones y trabajos, o para llevar un control
sobre una la posible empresa donde lleguemos a trabajar.

6. 3. MICROSOFT ACCESS 2010
Base de Datos
Tabla de Datos
Consultas
Formularios
Informes
Paginas
Macros
Compuestas
Ilustración 1. Composición de una base de datos
La Base de Datos es un conjunto organizado para la administración ágil y segura
de datos en una corporación, universidad, local o de algún comerciante; las bases
de datos en Access 2010 tienen como fin que en esta se guarde la información
utilizando la opción de Access “relaciones”; con esto se quiere decir que ordena y
almacena los datos de los clientes, empleados, inventario y producto.
Las bases de datos diseñan para recolectar y organizar información diversa; luego
mostrarla de manera dinámica; hacer cálculos y análisis para la toma de
decisiones.

7. 4. COMO CREAR UNA BASE DE DATOS
4.1 Encabezado de la empresa
DIRECCION: Calle 26 # 45a 49 Norte,
4.2 Crear una base de datos Access 2010
Bogotá
TEL: 2056987 – 3162947912
EMAILS: Omarduenas99@gmail.com
Zantiagoglopez1999@gmail.com
Motors DG
Entramos a Access 2010 y
damos clic en Base de datos en
blanco para crearla
Ilustración 2. Crear una base de datos

8. 4.3 Crea una base de datos Access 2010 con el nombre de la empresa.
Ilustración 3. Colocando nombre a una Base de Datos
4.4 Crear tablas en Access 2010.
Ilustración 4. Crear una tabla
Si queremos colocarle el
nombre de la empresa lo
escribimos aquí y le damos
crear.
Para crear un cuadro le damos
clic en ver.

9. 4.5 Asignarle el nombre a la tabla.
Al darle clic en Ver nos
va a salir este cuadro. En
este colocamos el
nombre de cómo
queremos que se llame
el cuadro.
Ilustración 5. Ponerle nombre a una tabla
4.6 Asignamos los nombres de los campos.
Ilustración 6. Asignarle nombre a los campos
Escribimos en cada
cuadro el dato que
necesitemos como en
este caso.

10. 4.7 Modificamos el tipo de dato.
4.8 Para saber cómo quedo la tabla hacemos esto:
Para que a tabla nos funcione debemos
modificarle el tipo de dato según
corresponda en cada campo.
Ilustración 8. Cambiar de vista para ver cómo queda la tabla
Damos clic en ver y hay nos
mostrara la tabla.
Ilustración 7. Cambiar el tipo de dato

11. 4.9 Guardar la tabla de Access 2010
Después de darle
clic en ver nos
saldrá este
recuadro y le
damos clic en Si
para guardar
nuestro cuadro.
Ilustración 9. Guardar la tabla
4.10 Vista de hoja de datos
Ilustración 10. Tabla vacía después de guardar
4.11 Tabla terminada con datos
Ilustración 11. Tabla con datos llenos

12. 5. Relaciones
Ilustración 12. Conceptos básicos sobre relaciones

13. 5.1 Crear la primera relación
Para crear una relación debemos hacer lo siguiente:
1. Abrimos Access 2010 y en la parte superior buscamos la pestaña que dice
HERRAMIENTAS DE BASE DE DATOS y damos clic hay.
2. En la anterior pestaña buscamos la herramienta que dice RELACIONES y
damos clic sobre ella.
3. Nos aparecerá un cuadro en el que aparecerá todas las tablas que hemos
creado y seleccionamos las que necesitamos para realizar la relación (Si
queremos seleccionar varias a la vez presionamos Ctrl) y le damos agregar.
Para crear la relación:
1. Ir sobre el campo de relación de la tabla principal (en nuestro caso
Cod_producto de la tabla Productos).
2. Pulsar el botón izquierdo del ratón y manteniéndolo pulsado arrastrar hasta
el campo Cod_producto de las tablas secundarias (Clientes y Inventario).
3. Soltar el botón del ratón.
Ilustración 13. Herramientas de Base de Datos
Ilustración 14. Relaciones
Ilustración 15 y 16. Agregar tablas en relaciones
Ilustración 16.

14. Ilustración 17. Creando la relación
Aparecerá un cuadro de diálogo - Modificar relaciones:
En la parte superior deben estar los nombres de las dos tablas relacionadas
(Productos y Clientes) y debajo de éstos el nombre de los campos de relación
(Cod_producto y Cod_producto).
Para terminar, hacer clic sobre el botón Crear.
Se creará la relación y ésta aparecerá en la ventana Relaciones.
Ilustración 18. Relaciones

15. 6. FORMULARIOS
Los formularios sirven para definir pantallas generalmente para editar los registros
de una tabla o consulta.
Para crear un formulario:
 Se elige asistente para formularios en la pestaña crear
Ilustración 19. Asistente de formularios
 Se elige la tabla y los campos
Ilustración 20. Tabla asistente de formularios
Se presiona para añadir
todos los campos.

16.  Se presiona siguiente y se aplica la distribución por columnas
Ilustración 21. Paso 2 asistente de formularios
 Se abre el formulario y se elige finalizar
Ilustración 22. Ultimo paso del asistente de formularios

17.  Nos muestra la tabla y podemos modificarla
Ilustración 23. Vista formulario
 Se hace clic derecho sobre la pestaña CLIENTES y se elige vista diseño
Ilustración 24. Cambiar el diseño del formulario

19. 7. Informes
Para realizar un informe en Access necesitamos seguir los siguientes pasos
1) ingresamos a Access, nos dirigimos al campo donde dice crear y luego le
damos asistencia para informes
Crear Asistente para datos
Ilustración 25. Crear informe
2) en esta parte nos aparece un vínculo donde se puede seleccionar los
campos que queremos tener en nuestra información.
Campos disponibles Campos seleccionados
Ilustración 26. Seleccionando los campos necesarios

20. 3) en esta parte nos aparece un vínculo donde se puede seleccionar los
registros que queremos tener en nuestra información
EN ESTA PARTE AGREGAMOS LOS
REGISTROS QUE QUERAMOS
UTILISAR PARA SACAR LA
INFORMACION EN ORDEN
ACENDENTE O DECENDENTE
Ilustración 27. Ordenando registros: Ascendente y Descendente

21. 5) en esta parte nos aparece un vínculo donde se puede seleccionar la distribución
de la información que queremos mostrar
Esta es la forma en la que
queremos mostrar en
nuestra información
Ilustración 28. Distribución del informe
6) en esta parte nos aparece un vínculo donde se puede seleccionar el nombre
que le pondremos a nuestro informe
En esta parte le ponemos el
nombre a nuestro informe
Ilustración 29. Título del informe

22. 7) como parte final obtendremos un informe como este
En esta parte podemos ver la información que queremos obtener
en nuestro informe
Ilustración 30. Informe final

23. 8. CONCLUSIONES
8.1 Bases de Datos
Es un conjunto de datos que organizados para un uso determinado y el conjunto
de los programas que permite gestionar estos datos se denomina Sistema Gestor
de Datos.
8.2 Tabla de datos
Registra y organiza los datos en plantillas similares a exiliar estas tablas de datos
serian imposible que funcione correctamente.
8.3 Formularios
Se emplean para ingresar, modificar y revisar la información de algún registro,
muy probablemente has tenido que hacer un formulario.
Informes
El programa Access solo diseñado para dar formato, calcular, imprimir y resumir
datos seleccionados de otra tabla.
8.4 Relaciones
Permitir utilizar varios datos de una tabla para pasarlos a otra tabla y obtener la
misma información.