Manual de funciones servicios publicos

NIT.812.007.774-1
VigiladaporlaSuperintendenciadeServiciosPúblicos
CALLEPRINCIPALNº13–20BARRIO20DEJULIO–PUERTOESCONDIDO
TELEFONO:3114064047
e-mail:cooserpues1@hotmail.com
MANUAL DE FUNCIONES
ADMINISTRADORA PÚBLICA COOPERATIVA DE
SERVICIOS PUBLICOS DE PUERTO ESCONDIDO
“COOSERPUES E.S.P.”
TEOFILO JOSE DIAZ VARGAS
GERENTE

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INTRODUCCIÓN
Toda organización o empresa, para desarrollar su objeto, requiere un personal que
ejecuten las diferentes actividades, todas estas actividades se conocen con el
nombre de funciones y constituyen el soporte técnico que justifican y dan sentido a
la existencia de los cargos en una organización.
El presente manual describe las funciones principales para una serie de cargos con
los cuales debe contar una entidad prestadora de servicios públicos domiciliarios de
Acueducto, Alcantarillado y Aseo, al mismo tiempo describe la información y
requisitos que debe acompañar a cada uno de los cargos como: Denominación del
cargo, Numero de cargos, Dependencia del cargo, Requisitos de Estudio,
Experiencia y Conocimientos relacionados para cada uno de estos.

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OBJETIVO GENERAL
El objetivo primordial del manual es describir con claridad todas las actividades de
una empresa y distribuir las responsabilidades en cada uno de los cargos de la
misma. De esta manera, se evitan funciones y responsabilidades compartidas que
no solo redunda en pérdidas de tiempo sino también en la dilución de
responsabilidades entre los funcionarios de la empresa, o de una misma sección; el
manual de funciones hace que los procesos en la organización sean medibles y
cuantificables haciendo así que la empresa u organización sea más productiva,
rentable y eficiente.

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MANUAL DE FUNCIONES
1. DEFINICIONES
1.1. Manual de Funciones:
Es un instrumento de información en el cual se describen en forma secuencial y
cronológica, las operaciones que deben seguirse para la realización de las
funciones de una Dependencia o Entidad, o varias de ellas.
Específicamente, el Manual de Organización, es la versión detallada de la
descripción de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos
puestos de trabajo que componen la estructura de la Organización.
1.2. Funciones Básicas:
Es un punto en donde se deben incluir brevemente cada una de las funciones y
responsabilidades básicas que describa adecuadamente los límites y la esencia del
cargo. Se debe tener en cuenta que en la descripción de las funciones básicas no
se debe entrar en detalles, ya que esto se trata específicamente en el manual de
procedimientos establecido para la empresa.
1.3. Identificación del cargo:
En esta parte se describe el nombre del cargo, el nivel del cargo, la dependencia a
la que pertenece, el número de cargos y el cargo de su jefe inmediato.
1.4. Requisitos:
Este punto de la descripción del cargo, se describe cuál serían los requisitos del
perfil para cada uno de los cargos. Se debe aclarar con respecto a la descripción del
perfil de cargo que este se requiere para poder realizar una adecuada selección de
personal. Si bien es cierto que es muy difícil encontrar un empleado que cumpla a
cabalidad con el perfil óptimo establecido para un cargo, esto si nos puede servir de

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base para seleccionar el aspirante más adecuado en el proceso de
selección. (Estudios, Experiencia, Conocimientos).
2. DESCRIPCION DE FUNCIONES DE LOS CARGOS
2.1. CARGO: Gerente
2.1.1. Identificación
Denominación: Gerente
Número De Cargos: Uno (1)
Nivel: Directivo
Dependencia: Junta de Directiva
2.1.2. Naturaleza del Cargo
Profesional con aptitudes para administrar una empresa, con amplia experiencia en
manejo de personal. Capacidad de ejercer labores de planeación, coordinación, y
control en las actividades administrativas y financieras de la organizacional. Aciertos
en el mejoramiento de procesos y reducción de costos. Excelentes relaciones
interpersonales, liderazgo, facilidad en la toma de decisiones con un alto sentido de
responsabilidad y compromiso con la organización.
2.1.3. Funciones
1. Representar a la empresa ante los usuarios, los terceros y ante toda clase de
autoridad del orden administrativo y jurisdiccional.
2. Celebrar contratos y efectuar operaciones del giro normal de actividades de la
empresa.

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3. Rendir informes periódicos a la Junta Directiva acerca de la marcha general de
la empresa, el funcionamiento de los servicios, la situación económica y
financiera, celebración de contratos y operaciones, ejecución del plan y
presupuesto anual.
4. Responsabilizarse de que la contabilidad se lleve con claridad y los informes
financieros se rindan en la forma y dentro de los términos establecidos por la
ley.
5. Preparar proyectos relacionados con la administración, los servicios, planes,
programas y presupuestos de la empresa y aquellos otros que expresamente
le solicite la Junta Directiva para someterlos a su estudio y aprobación.
6. Manejar el personal procurando el cumplimiento de los horarios, de las
funciones y de los procedimientos, velar por el pago oportuno de las
obligaciones salariales del personal.
7. Hacer las compras de los materiales que se requieren, garantizar su adecuado
almacenamiento, utilización y seguridad.
8. Responder por los equipos y demás componentes de la infraestructura.
9. Manejar y mantener actualizado el registro de usuarios y su clasificación.
10. Establecer los costos reales del servicio y proponer la estructura de tarifas o
gestionar la asistencia y asesoría necesarias.
11. Determinar los usuarios morosos y aplicar las sanciones respectivas.
12. Elaborar, ejecutar y controlar el presupuesto de Ingresos y Egresos de la
entidad de la mano con el asesor contable y financiero de la empresa.

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13. Velar por la prestación correcta del servicio en términos de calidad y
continuidad.
14. Reportar la información al sistema único de información.
15. Determinar los programas de operación y mantenimiento de la infraestructura.
16. Cumplir y hacer cumplir las normas tanto internas de la entidad, como las
expedidas por entidades del Sector de Agua Potable y Saneamiento Básico.
17. Presentar los reportes e informes a las entidades de Regulación, Control y
Vigilancia y a sus superiores.
18. Cumplir las de mas atribuciones que señalen las leyes o los estatutos, y las
que siendo compatibles con las anteriores, le encomiende el Consejo de
Administración.
2.1.4. Requisitos:
Estudios: Profesional en Administración de Empresas o Administración Pública.
Experiencia: Un año ejecutando cargos administrativos en el sector público.
Conocimientos:
a) Legislación vigente aplicable a los Servicios Públicos.
b) Sistemas informáticos.
c) Administración empresarial.
d) Metodologías de formulación y evaluación de proyectos
e) Desarrollo y relaciones Humanas.
f) Gestión de calidad.

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2.2. CARGO: Asesor Contable.
Denominación: Asesor Contable
Número De Cargos: 1
Nivel: Asistencial
Dependencia: Gerencia
Analizar la información contenida en los documentos contables generados del
proceso de contabilidad en cada uno de los servicios prestados, verificando su
exactitud, a fin de garantizar estados financieros confiables y oportunos.
2.2.3. Funciones
1. Asegurar y controlar el desarrollo de las actividades de caja y pagaduría,
presentando la información contable correspondiente.
2. Controlar y supervisar la utilización de los fondos para pagos en efectivo y
lleva los auxiliares estándares para el control de fondos mensuales.
3. Controlar los giros a fin que no excedan los límites de las autorizaciones de
giros aprobados.
4. Preparar la rendición documentada de la cuenta de encargos, llevando el Libro
Auxiliar correspondiente.

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5. Elaborar mensualmente los indicadores financieros para medir factores tales
como la liquidez, eficiencia de recaudo, el cubrimiento de costos para detectar
oportunamente los cambios en las variables que afectan el comportamiento
operacional de la compañía.
6. Mantener permanente control sobre la información de las cuentas bancarias y
de ahorros.
7. Actualizar la información financiera en las entidades bancarias cuando estas
lo requieran.
8. Llevar el control del ingreso de recaudo, correspondiente a las facturas de los
servicios prestados.
9. Realizar, Manejar y ejecutar el presupuesto de la empresa.
10. Realizar las respectivas ejecuciones presupuéstales de la empresa (ingresos y
gastos).
11. Realizar los pagos correspondientes a los impuestos que debe pagar la
empresa, correspondiente a la DIAN, Superintendencia de Servicios Públicos y
CRA.
12. Realizar las nominas de pago de los empleados.
13. Realizar las respectivas liquidaciones a seguridad social y los parafiscales.

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14. Elaborar los cheques y comprobantes de egreso, debidamente autorizados por
el gerente para los respectivos pagos.
15. Realizar mensualmente los estados financieros de la empresa, con sus
respectivos anexos.
16. Llevar el control del inventario, con sus respectivos formatos de seguimiento
(entrada y salida de materiales).
17. Realizar las respectivas cuentas de pago, anexándole todos los soportes
necesarios de su legalidad.
18. llevar las contabilidades separadas por servicios, cumpliendo con lo
establecido por la superintendencia de servicios públicos domiciliarios.
19. Realizar las conciliaciones bancarias, el manejo de las cuentas y las
chequeras correspondientes.
20. Suministrar la información contable y financiera al gerente de la empresa e
informarle las novedades o anomalías presentadas en los movimientos
contables, para solucionar oportunamente dichas irregularidades si las hay.

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21. Cumplir con el reglamento interno de trabajo y demás normas de la empresa,
lo mismo que realizar otras funciones relacionadas con el cargo y asignadas
por el jefe inmediato.
2.2.4. Requisitos
Estudios: Profesional en contaduría pública.
Experiencia: Un (1) año mínimo ejecutando labores de la misma dependencia.
Conocimientos:
d) Desarrollo y relaciones Humanas.
e) Gestión de la Calidad.
2.3. CARGO: Auxiliar Administrativo y Contable.
Denominación: Auxiliar Administrativo.
Nivel: Asistencial
Dependencia: Gerencia

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Encargada de realizar las funciones administrativas y asistenciales
correspondientes, es la mano derecha del gerente y del asesor contable,
colaborando así al óptimo funcionamiento de la empresa, tanto administrativa como
financieramente.
2.3.3. Funciones
1. Colaborar para facilitar y agilizar el trabajo de la gerencia.
2. Buscar y sintetizar información, dentro o fuera de la empresa, sobre los
objetivos a ella encomendados.
3. Estar al tanto de las reuniones, decisiones tomadas en ellas y hacer un
seguimiento de su transcurso, con el fin de poder facilitar informaciones o
redactar informes necesarios, relativos a las mismas, cuando se le requiera.
4. Recibir, radicar, tramitar, distribuir y archivar los documentos y
correspondencias.
5. Realizar los contratos de prestación de servicios, de suministros, de obras etc.
6. Manejar la Caja Menor.
7. Elaborar toda la correspondencia, informes, circulares y documentos en
general que deba producir la Gerencia y las áreas de apoyo de esta.
8. Velar por la conservación y buena disposición de los equipos y elementos bajo
su responsabilidad y por la prestación de la oficina.

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9. Recibir, atender, tramitar y apoyar la solución de las peticiones, quejas y
recursos interpuesta por los usuarios de los servicios prestados por la
empresa.
10. Efectuar el recaudo por el pago de los servicios.
11. Realizar los pagos pertinentes de la empresa.
12. Realizar tareas propiamente ejecutivas por delegación de su superior.
13. Manejar toda la información en referencia a la empresa y la prestación de los
servicios.
14. Administrar el proceso de compra y suministro, desarrollando una relación con
proveedores confiables, en cuanto a calidad, precio, servicios y oportunidad de
entrega.
15. Prestar apoyo a la jefatura en todas las actividades relacionadas con la
ordenación y el reconocimiento de los gastos que efectúe la empresa con
cargos al presupuesto.
2.3.4. Requisitos
Estudios: Secretariado Ejecutivo, con énfasis en contabilidad básica.

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Conocimientos:
d) Desarrollo y relaciones Humanas.
e) Gestión de la Calidad.
f) Contabilidad Básica.
2.4. CARGO: Jefe Operativo y Técnico.
Denominación: Jefe Operativo.
Nivel: Operativo.
Dependencia: Gerencia.
Encargado de realizar las funciones operativas y técnicas de la empresa, de la
mano con el operador de la planta, fontanero y escobitas, colaborando así al óptimo
funcionamiento operativo de la empresa, y dando cumplimiento a la prestación de
los servicios públicos prestados de una manera eficiente, eficaz, continua y de
buena calidad.

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2.4.3. Funciones:
1. Asegurar y controlar el desarrollo de las actividades de prestación del servicio,
presentando la información documentada correspondiente.
2. Controlar y supervisar la utilización de los recursos necesarios para la prestación
del servicio.
3. Estudiar y decidir sobre las solicitudes de conexión al sistema, a fin de celebrar
el contrato de servicios públicos con el suscriptor potencia.
4. Autorizar las nuevas instalaciones de acueducto.
5. Mantener un inventario de productos acorde con los registros documentales
6. Vigilar la calidad del agua que consumen y reciben los usuarios, a fin de
desarrollar proyectos o planes que garanticen su competitividad.
7. Diseñar las rutas y horarios que garanticen la toma de lectura, entrega de
facturas y recolección de los residuos sólidos domiciliarios.
8. Llevar un control sobre las muestras de agua de los exámenes físicos y
bacteriológicos.
9. Hacer vigilancia diaria del cloro residual y P.H en el tanque de almacenamiento
y la red de distribución del acueducto con las normas técnicas.

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10.Efectuar las pruebas técnicas de rigor para constatar el buen funcionamiento de
las redes de distribución y los medidores.
11.Velar por la limpieza general de las instalaciones de la planta de tratamiento y
del pueblo en general.
12.Inspeccionar constantemente el estado del agua, como el color, olor, turbidez,
caudal.
13.Llevar diariamente una minuta de trabajo, anotando los trabajos y jornales
realizados.
14. Velar por el cumplimiento del horario para la respectiva recolección de los
residuos sólidos domiciliarios.
15.Elaborar con la debida anticipación, las solicitudes de compra de los materiales y
productos químicos que se necesiten para la operación de la planta de
tratamiento de agua potable. Llevar un registro diario del control del consumo de
productos químicos y materiales utilizados en el tratamiento de agua potable.
16.Cumplir con el reglamento interno de trabajo y demás normas de la empresa, lo
mismo que realizar otras funciones relacionadas con el cargo y asignadas por el
jefe inmediato.
2.4.4. Requisitos
Estudios: Diploma de Técnico o tecnólogo Relacionado con Agua Potable y
Saneamiento Básico.

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Conocimientos:
g) Legislación vigente aplicable a los Servicios Públicos (RAS).
h) Sistemas informáticos.
i) Administración empresarial.
j) Desarrollo y relaciones Humanas.
k) Gestión de la Calidad.
2.5. CARGO: Fontanero.
Denominación: Fontanero
Nivel: Operativo
Dependencia: Jefe Operativo.
Es un cargo de nivel asistencial relacionado con ejecución de actividades del área
operativa y técnica que componen los procesos de captación y conducción de agua
cruda, tratamiento, producción y almacenamiento, bombeo y distribución del agua
potable, le compete ejecutar en sus funciones el proceso de producción de agua
potable e inspeccionar y administrar el buen funcionamiento de las bocatomas y
colaborar en las actividades de mantenimiento, reparación y adecuación general del
sistema de acueducto.

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2.5.3. Funciones
1. Cumplir con los horarios de trabajo, así como también los turnos y horas extras
cuando sea necesario.
2. Realizar inspecciones en las diferentes etapas del proceso con el fin de
mantener la calidad del servicio.
3. Responder por la operación, mantenimiento y conservación del sistema de
acueducto.
4. Responder por la operación y mantenimiento de los equipos del acueducto y
por los bienes bajo su custodia.
5. Hacer el mantenimiento de las estructuras de captación, cámaras de quiebre,
cámaras de repartición de caudales, tanque de almacenamiento, conducción,
red de distribución; ejecutar purgas de tuberías, desinfección y reparación con
la frecuencia que se le indique.
6. Vigilar las fuentes de abastecimiento para evitar los riesgos de contaminación,
informando inmediatamente al jefe inmediato cualquier anomalía al respecto.
7. Realizar las conexiones, reconexiones e instalaciones de plomería en los
casos que determine la empresa.
8. Hacer la revisión general de las principales instalaciones del sistema de
acueducto con la frecuencia establecida.
9. Informar al jefe inmediato cualquier irregularidad en el funcionamiento del
sistema, al igual que el uso indebido del servicio.
10. Revisar y reparar las instalaciones domiciliarias del sistema de acueducto.

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11. Informar al jefe inmediato sobre las fallas, fugas y conexiones ilegales
detectadas en las redes de los servicios públicos.
12. Realizar el proceso de toma de lectura de medidores que le sea asignado.
13. Entregar a los usuarios oportunamente las facturas de cobro de Servicios
Públicos.
14. Registrar diariamente la información sobre las actividades en el libro de
registro de actividades.
15. Velar por el buen uso y mantenimiento de las herramientas, elementos,
equipos y materiales asignados para sus labores diarias.
16. Operar los equipos mecánicos de la planta de tratamiento
17. Tomar las muestras de agua de control de calidad en los puntos determinados
por la empresa.
18. Realizar las operaciones de los elementos y equipos de la planta de
tratamiento.
19. Informar a la Empresa sobre los daños y emergencias que ocurran en la
planta.
20. Aplicar el manual de operación y mantenimiento de la planta de tratamiento de
agua potable.
21. Llevar un registro de metros cúbicos de agua tratada
22. Mediar, analizar y controlar las pérdidas con respecto a la cantidad de agua
tratada.

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2.5.4. Requisitos
Estudios: Diploma de Bachiller en cualquiera modalidad
Experiencia: Dos (2) años mínimo ejecutando labores de la misma dependencia.
Conocimientos:
a) Plomería
b) Fontanería
c) Operación de plantas de tratamiento de agua potable.
2.6. CARGO: Operador de la Planta de Tratamiento del Acueducto.
Denominación: Operador de Planta.
Nivel: Operativo.
Es un cargo de nivel asistencial relacionado con ejecución de actividades del área
operativa y técnica que componen los procesos de tratamiento del agua
suministrada a la comunidad, operar las estaciones de bombeo, de acuerdo con la
programación definida por el Jefe Operativo y colaborar en las actividades de
mantenimiento, reparación y adecuación general del sistema de Acueducto.

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2.6.3. Funciones
1. Velar por el adecuado funcionamiento de los equipos de bombeo de captación,
así como de las plantas de tratamiento.
2. Realizar las reparaciones y mantenimiento en las redes de acueducto.
3. Informar sobre las fallas, fugas y conexiones ilegales detectadas en las redes
de acueducto.
4. Responder por el adecuado uso y conservación de los materiales,
herramientas demás elementos suministrados para sus labores.
5. Colaborar en las labores de transporte de materiales, elementos y equipos
necesarios para el cumplimiento de su labor.
6. Responder por la operación y mantenimiento de los equipos de acueducto y
por los bienes bajo su custodia.
7. Vigilar las fuentes de vertimiento para evitar los riesgos de contaminación,
informando inmediatamente a la Empresa cualquier anomalía al respecto.
8. Hacer la revisión general de las principales instalaciones del sistema de
acueducto con la frecuencia establecida.
9. Informar a la Empresa cualquier irregularidad en el funcionamiento del sistema,
al igual que el uso indebido del servicio.
10. Registrar diariamente la información sobre las actividades en el libro de
registro de control de actividades.
11. Operar los equipos mecánicos de los sistemas de tratamiento de agua potable.

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12. Realizar la Operación y mantenimiento de la planta de tratamiento.
13. Aplicar el manual de operación y mantenimiento de la planta de tratamiento.
14. Elaborar con la debida anticipación, las solicitudes de compra de los materiales
y productos que se necesiten para la operación de la planta de tratamiento de
agua potable.
15. Llevar un registro de control del consumo de productos químicos y materiales
utilizados en el tratamiento de aguas.
16. Controlar el correcto almacenamiento y conservación en la bodega de los
insumos necesarios, velando por la limpieza de la bodega y del cuarto de
dosificaciones.
17. Efectuar las pruebas y análisis de laboratorio mediante muestreo y medición,
para determinar las cantidades de coagulante necesario para su tratamiento, y
a fin de controlar la calidad del agua en sus diferentes fases, desde la cruda
hasta la producida.
18. Realizar el lavado periódico de los filtros, cada vez que haya saturación de
materia, es decir, acumulado de sedimentos.
19. Verificar la presión del bombeo, tomando lectura directa del manómetro para
asegurar que se encuentre dentro de los paramentos establecidos y garantizar
el suministro eficiente a la comunidad.
20. Llevar los registros diarios diligenciando los formatos, planillas y realizando
informes correspondiente a la producción de agua, caudal de las fuentes de
captación, dosificación de sustancias químicas y pruebas de laboratorio.

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21. Solicitar al jefe operativo los productos químicos, herramientas y materiales
requeridos en la planta de tratamiento, efectuando el pedido oportuno, a fin
de tenerlos disponible durante el proceso de tratamiento de agua.
2.6.4. Requisitos
Experiencia: Dos (2) años mínimo ejecutando labores de la misma dependencia.
Conocimientos:
a) Plomería
b) Fontanería
c) Operación de plantas de tratamiento de agua potable.
2.7. CARGO: Recolector de Aseo o Escobitas
Denominación: Escobitas
Nivel: Operativo.

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El escobita generalmente trabaja en calles, parques y en zonas con alta afluencia
de público como las plazas de mercado, cuya función es la de realizar el proceso de
barrido y limpieza de éstas, de acuerdo con las normas de seguridad y usando los
equipos de protección asignados para tal fin. Recoge y deposita los residuos del
barrido en los recipientes asignados y su trabajo lo realiza siguiendo los protocolos
que la entidad prestadora tiene establecidos en cumplimiento de su Plan de Manejo
Integral de Residuos Sólidos
2.7.3. Funciones
1. Efectuar el barrido de las calles y limpieza de áreas públicas de acuerdo a la
programación establecida.
2. Corte y bordeo de césped en las zonas verdes del municipio.
3. Cumplir con las rutas de recolección domiciliaria de residuos sólidos que le
hayan sido asignadas.
4. Hacer la recolección de los desechos que se encuentran en los espacios
públicos del municipio de acuerdo con los horarios y lugares asignados.
5. Realizar la adecuada disposición final de residuos sólidos de acuerdo al
manual de procedimientos.
6. Responder por el adecuado uso y conservación de los materiales,
herramientas y demás elementos suministrados para sus labores.
7. Solicitar con la debida anticipación los elementos que requiera para cumplir
con las labores asignadas.

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8. Informar al usuario en el caso de presentarse interrupción del servicio por
cualquier causa.
9. Realizar las actividades diarias, cumplir oportunamente las diligencias
encomendadas, sometiéndose a los horarios y recorridos asignados por su
superior inmediato, así como tener disponibilidad cuando en cualquier
momento se requiera.
10. Vincularse a los programas de divulgación y promoción ciudadanas entorno al
aseo y embellecimiento de los parques, zonas verdes y sitios turísticos del
municipio.
11. Acompañar y colaborar en todo lo necesario en campañas de aseo,
organizadas por la comunidad, alcaldía, instituciones educativas, entre otras.
12. Intensificar más sus labores en eventos especiales y espectáculos, como es el
caso de eventos como las ferias, festivales, fiestas taurinas, semana santa y
las fiestas de final de año.
2.7.4. Requisitos
Experiencia: Dos (2) años mínimo ejecutando labores de la índole.

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Conocimientos:
a) Manejo de herramientas manuales
b) Disposición de residuos sólidos
c) Comportamiento con la comunidad en general

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