MANUAL GRUPOS & CONVENCIONES

CONSULTORES HOTELEROS MANUAL DE GRUPOS & CONVENCIONES

[object Object],POLITICAS DE GRUPOS & CONVENCIONES Grupo es un numero determinado de personas que se reúnen con un interés común, los grupos se dividen en trabajo o de incentivo ( leisure ) TARIFAS Y TEMPORADAS Se considera a un grupo con un mínimo de 10 a 15 habitaciones o de 38 a 45 pax en promedio En las temporadas Baja y Media se podran confirmar grupos sin mínimo de noches bajo la autorización del gerente general por escrito, siendo un mínimo recomendado de 2 noches en fin de semana Puentes y Días festivos la estancia mínima será de 2 a 3 noches previa autorización de gerencia Existirá una tarifa grupal preestablecida y autorizada por Gerencia General y Gerencia de Ventas sin embargo esta tarifa podrá modificarse de acuerdo a los siguientes factores como Competencia de la plaza y Pronósticos de ocupación esta tarifa deberá ser monitoreada para no estar fuera de mercado así mismo en caso de haber una promoción u especial aplicado de acuerdo a temporalidad deberá ser justificado y autorizado por la gerencia, Al momento de la contratación la tarifa queda sujeta a disponibilidad. Para temporadas altas como Navidad, Fin de año , Semana Santa y Pascua los grupos deberán ser autorizados por Gerencia.

[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]

[object Object],VISITA DE INSPECCION Para grupos confirmados y con deposito inicial se otorgara una habitación en base doble y en caso habitación adicional se dará tarifa de agente de viajes en la misma fecha por 2 noches y 3 días Para grupos tentativos que requieran la visita se confirmara una habitación doble aplicando la tarifa negociada ya sea pago en efectivo o tarjeta de crédito y una ves confirmado el grupo dicho importe se acreditara a la cuenta maestra Las visitas de inspección estarán sujetas a disponibilidad y no aplicara en puentes ni días festivos DEPOSITOS Todos los depósitos y pagos deberán efectuarse mediante deposito bancario o transferencia bancaria, en caso de haber algún aumento de garantía se pagara a la llegada del grupo en recepción. Para poder garantizar las habitaciones el hotel deberá recibir los depósitos de acuerdo a las siguientes temporadas

[object Object],BAJA ( Verano con excepción de Julio & Agosto ) Contrato firmado 60 días antes de la llegada del grupo con tiempo limite a la fecha del primer deposito del total del 20% de la primera noche como garantía. 45 días a la llegada el 30% del total del grupo 15 días a la llegada el 50% o liquidación total del grupo. ALTA ( Santa & Pascua, Julio & Agosto e Invierno así como puentes y días festivos ) Contrato firmado 90 días antes de la llegada del grupo con tiempo limite a la fecha del primer deposito del total del 20% de la primera noche como garantía. Entre 90 y 60 días deberá recibir el segundo deposito por equivalente al 30% Entre 60 y 30 días deberá recibir el tercer deposito por equivalente al 30% Entre 30 y 15 días deberá recibir el cuarto deposito por equivalente al 20% El grupo deberá de quedar liquidado en su totalidad antes de la llegada del grupo cualquier cargo extra autorizado por el coordinador del grupo deberá ser liquidado antes de la salida del grupo ya se a en efectivo o tarjeta de crédito

[object Object],CANCELACIONES Una ves confirmado el grupo las políticas para aceptar las cancelaciones aplicaran de acuerdo a las siguientes temporadas ALTA De recibirse la cancelación total del grupo con mas de 90 días a la fecha de llegada No existirá cargo Entre 89 y 60 días aplicara un cargo de cancelación del 10% Entre 59 y 30 días aplicaría un cargo de cancelación del 20% Entre 29 días antes de la llegada se aplicara un cargo del 50% del total del grupo se podrá aceptar un 10% de las habitaciones reservadas podran ser canceladas sin cargo , si se sobrepasa tendrá un cargo de dos noches de habitación a la tarifa confirmada BAJA De recibirse la cancelación total del grupo con mas de 60 días a la fecha de llegada No existirá cargo Entre 59 y 45 días aplicara un cargo de cancelación del 10% Entre 44 y 30 días aplicaría un cargo de cancelación del 25% Entre 29 Y 15 días antes de la llegada se aplicara un cargo del 50% del total del grupo se podrá aceptar un 10% de las habitaciones reservadas podran ser canceladas sin cargo , si se sobrepasa tendrá un cargo de dos noches de habitación a la tarifa confirmada

[object Object],NO SHOWS Debido a que el hotel por estar garantizando la habitación dejo de vender al publico, cualquier cancelación sin importar la circunstancia se tomara con un NO SHOW Siendo en temporada alta el cargo es de 2 noches por habitación fallada y en caso de baja será de 1 noche por habitación fallada Todas las políticas antes mencionadas deberán de ser enviadas por escrito vía email o vía fax y confirmar de recibido por la persona a cargo del grupo esto con el fin de evitar mal entendidos o falta de comunicación interna entre los departamentos involucrados , en caso de algún requerimiento especial deberá de ser contestado el mismo día o en un máximo de 24 hrs. posteriores a la solicitud. CENTROS DE CONSUMO EL uno de los centros de consumo en el caso del todo incluido deberá de solicitarse a la gerencia de AYB con el fin de poder reservar un área especial para el grupo con una tolerancia de 10 minutos como máximo sin importar la temporada. En caso de restaurante de especialidades se ofrecerá al grupo un solo horario con un solo meno con un mínimo de 24 hrs. de anticipación

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