El documento define procedimientos, normas y manuales. Explica que un procedimiento es un conjunto de acciones que producen el mismo resultado bajo las mismas circunstancias. Las normas establecen métodos de manejar actividades futuras, mientras que los manuales describen actividades de unidades administrativas. Los manuales son útiles para la inducción de personal, análisis de procesos, consulta y uniformidad. Tienen secciones como portada, introducción, objetivos, alcance, responsables, políticas, procedimientos y diagramas de flujo. Los manuales son important

1. República bolivariana de Venezuela
Ministerio del Poder Popular para la Educación
Instituto Universitario Politécnico “Santiago Mariño” –
Ampliación Maracaibo.
Cátedra: Sistemas y Procesos Administrativos.
Realizado por:
Guillermo Domínguez
C.I. 18.650.304

3. ¿Qué es un procedimiento?
Un procedimiento es un conjunto de acciones u operaciones que
tienen que realizarse de la misma forma, para obtener siempre el
mismo resultado bajo las mismas circunstancias.
Según Melinkoff, R(1990), "Los procedimientos consiste en describir
detalladamente cada una de las actividades a seguir en un proceso
laboral, por medio del cual se garantiza la disminución de errores".
Un procedimiento, en este sentido, consiste en seguir ciertos pasos
predefinidos para desarrollar una labor de manera eficaz. Su objetivo
debería ser único y de fácil identificación, aunque es posible que
existan diversos procedimientos que persigan el mismo fin, cada uno
con estructuras y etapas diferentes, y que ofrezcan más o menos
eficiencia.
Gómez F. (1993) señala que: " El principal objetivo del procedimiento
es el de obtener la mejor forma de llevar a cabo una actividad,
considerando los factores del tiempo, esfuerzo y dinero".

4. ¿Qué es una norma?
Se definen que son planes en cuanto establecen un método habitual
de manejar actividades futuras. Son verdaderos guías de acción más
bien que de pensamiento, que detallan la forma exacta bajo la cual
ciertas actividades deben cumplirse. Una norma es una regla que debe
ser respetada y que permite ajustar ciertas conductas o actividades.

5. ¿Qué es un manual?
Es el documento que contiene la descripción de actividades que
deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad
administrativa, o de dos o más de ellas. Suelen contener información
y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios,
máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que
pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la
empresa según el caso.

6. ¿Cuál es la necesidad de los manuales
en las empresas?
Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y
capacitación del personal ya que describen en forma detallada las
actividades de cada puesto. Sirve para el análisis o revisión de los
procedimientos de un sistema. Interviene en la consulta de todo el
personal. Que se desee emprender tareas de simplificación de
trabajo como análisis de tiempos, delegación de autoridad, etc.
Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya
existente. Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas
de trabajo y evitar su alteración arbitraria. Determina en forma
más sencilla las responsabilidades por fallas o errores. Facilita las
labores de auditoría, evaluación del control interno y su
evaluación. Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles
lo que deben hacer y cómo deben hacerlo. Ayuda a la
coordinación de actividades y evitar duplicidades. Construye una
base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los
sistemas, procedimientos y métodos

7. ¿Cuál es la estructura de los manuales?
La información que integrará el Manual de Procedimientos va a depender de lo que la
Institución pretenda mostrar o dar a conocer con este documento, como objetivo de esta
Guía se mostrará la información básica que debería ser estructurada este tipo de Manual a
continuación:
O Portada: en dicha sección se debe incorporar el logotipo de la institución, nombre de la
institución o unidad administrativa, el tipo de manual que se presenta, la fecha y el lugar
de elaboración del Manual de Procedimientos, denominación y extensión. De
corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre de la misma, unidad
(es) responsable (s) de su elaboración, revisión y/o autorización.
O Introducción: se indica una breve exposición sobre el documento, su contenido, objeto,
áreas de aplicación o alcances e importancia de su revisión y actualización.
O Objetivo de los procedimientos: es una explicación del propósito que se pretende cumplir
con los procedimientos.
O Alcance de los procedimientos: representa la esfera de acción que cubren los
procedimientos.
O Responsable (s): en este apartado se indican las unidades administrativas y/o puestos
que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus fases.
O Políticas o Normas de Operación: se incluyen, en esta sección, los criterios o
lineamientos generales de acción que se determinan en forma explícita para facilitar la
cobertura de responsabilidad de las distintas instancias que participaban en los
procedimientos.
O Conceptos: se indican las palabras o términos de carácter técnico que se emplean en el
procedimiento, las cuales, por su significado o grado de especialización requieren de
mayor información o ampliación de su significado, para hacer más accesible al usuario la
consulta del manual.

8. ¿Cuál es la estructura de los manuales?
O Procedimientos: se realiza la presentación por escrito, en forma narrativa y secuencial,
de cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento, explicando en
qué consisten, cuándo, cómo, dónde, con qué, y cuánto tiempo se hacen, señalando
los responsables de llevarlas a cabo. Cuando la descripción del procedimiento es
general, y por lo mismo comprende varias áreas, debe anotarse la unidad
administrativa que tiene a su cargo cada operación. Si se trata de una descripción
detallada dentro de una unidad administrativa, tiene que indicarse el puesto
responsable de cada operación. Se debe indicar el objetivo del procedimiento, la base
jurídica, los órganos que intervienen, las políticas y normas de operación.
O Diagramas de flujo: se incluye la representación gráfica de la sucesión en que se
realizan las operaciones de un procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales,
en donde se muestran las unidades administrativas (procedimiento general), o los
puestos que intervienen (procedimiento detallado), en cada operación descrita. Los
diagramas representados en forma sencilla y accesible en el manual, brinda una
descripción clara de las operaciones, lo que facilita su comprensión.
O Formularios: se adjunta todos los formularios e instructivos empleados para el
desarrollo de los procedimientos. Se incluye una muestra de los formularios que se
utilizan en el procedimiento y sus respectivas instrucciones de llenado.
O Glosario de términos: es la lista de conceptos de carácter técnico relacionados con el
contenido y técnicas de elaboración de los manuales de procedimientos, que sirven de
apoyo para su uso o consulta.
O Firmas de autorización: en este apartado se Indica el nombre, cargo y firma de los
titulares de la Institución que autorizan el manual, así como de las unidades
administrativas que los elaboran y revisan.
O Una de las actividades de mayor trascendencia de organización y métodos, consiste en
el análisis de los procedimientos administrativos vigentes o en la definición de los
circuitos para nuevas empresas y/o nuevas actividades que encare una empresa
constituida.

9. ¿Por qué los manuales son un
instrumento de comunicación en las
empresas?
Los Manuales Administrativos representan una guía práctica que se
utiliza como herramienta de soporte para la organización y
comunicación, que contiene información ordenada y sistemática, en la
cual se establecen claramente los objetivos, normas, políticas y
procedimientos de la empresa, lo que hace que sean de mucha utilidad
para lograr una eficiente administración.