Este documento presenta una guía sobre el proceso de negocios. Explica que los procesos de negocios son la forma en que el trabajo está organizado para producir un producto o servicio de valor. Describe los pasos para modelar procesos de negocios, incluyendo diagramas de flujo de datos y flujo. También cubre características clave de los procesos como estructura, integración, ritmo y métodos para evaluar el desempeño de los procesos mediante métricas como tasa de actividad, consistencia y productividad.

1. ESPIRITU EMPRESARIAL 2006 “ EXPOSICIÓN DE MATERIAL DIDACTICO PARA EMPRENDEDORES” GUÍA: “PROCESO DE NEGOCIOS” NOMBRE: BEATRIZ PEREZ GÁVILAN FERNÁNDEZ OCTUBRE 2006 MENU

2. MENÚ PROCESOS DEL NEGOCIO MODELACIÓN DE PROCESOS CARACTERISTICAS DEL PROCESO EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO DE LOS PROCESO DEL NEGOCIO CRÉDITOS

3. Procesos del Negocio Introducción a los Negocios Electrónicos MENU

4. Caso- Charles Schwab Considerada la única operación de detalle que ha sido exitosa al adaptar su negocio a la WEB. Construida con la idea de eliminar intermediarios en la venta de acciones y proveer solo servicios de proceso de transacciones Inició ofreciendo negociaciones en línea utilizando su propio software y rápidamente se movió a un comercio en WEB Caso disponible con el premiso de Stanford Business School

5. Los Procesos del Negocio La forma en que el trabajo está organizado, coordinado y enfocado a producir un producto o servicio con valor Flujos de trabajo, material información o conocimiento concretos- conjuntos de actividades

6. Los Procesos del Negocio Única forma para coordinar el trabajo, la información y el conocimiento Formas en las cuales la administración elige coordinar el trabajo

7. Los Procesos del Negocio Ejemplos: Manufactura y producción: Ensambla el producto, checa calidad y crea las listas de materiales Ventas y mercadotecnia: Identifica los clientes, crea el conocimiento del cliente, vende Contabilidad y Finanzas: Paga a los acreedores, crea los estados financieros, administra las cuentas de efectivo Recursos Humanos: Contrata empleados, evalúa el desempeño, enrola a los empleados en planes de beneficios

8. Los procesos del Negocio Cruzan los límites organizacionales Trascienden los límites entre ventas, mercadotecnia, manufactura e investigación y desarrollo. El grupo de empleados de diferentes especialidades funcionales hace una parte completa del trabajo. Ejemplo: El proceso de llenado del órdenes

9. Proceso de llenado de órdenes MENU

10. Modelación de Procesos Cómo documentar un proceso del negocio MENU

11. Modelación de procesos Un proceso del negocio que involucra procesos con nombre y los subdivide en sus elementos básicos Ayuda a aclarar el problema que los sistemas de información intentan resolver Business Process Reengineering (BPR) = El rediseño completo de un proceso del negocio utilizando la Tecnología de Información

12. Ford rediseña su proceso de cuentas por pagar Proceso viejo: El departamento receptor aceptaba órdenes que NO hacían referencia a la orden de compra Muchos costos adicionales para reconciliar las inconsistencias Proceso nuevo: SOLO los embarques que van contra una orden de compra son aceptados La información se ingresa en una base de datos compartida

13. El proceso del negocio ha cambiado, eliminando pasos que no añaden ningún valor El nuevo sistema de información fué útil ya que reorganizó el flujo de t rabajo

14. Diagramas de Flujo de Datos (DFDs) Representan el flujo de datos entre los diferentes procesos dentro de un sistema El simple e intuitivo, no se enfoca en los detalles Describe qué hacen los usuarios , en lugar de qué hacen las computadoras Limitaciones: Se enfoca sólo en los flujos de información Ignora flujos de materiales, puntos de decisión, etc.

16. Diagrama de contexto – limita el sistema y sumariza los flujos de datos Identifica los procesos del negocio y los divide en subprocesos Es posible ver un proceso a cualquier nivel de detalle Es importante resolver los desacuerdos sobre como se está haciendo el proceso o como debe llevarse a cabo en el futuro

19. Diagramas de flujo y lenguaje estructurado Se utilizan para completar detalles que se dejan fuera de un DFD Diagrama de Flujo = utiliza símbolos estándar para expresar la lógica y secuencia de procedimientos Lenguaje estructurado ( pseudo-código ) = descripciones precisas de la lógica de un procedimiento

20. MENU

21. Características del Proceso MENU

22. Características de los procesos del negocio Estructura Grado de involucramiento Nivel de integración Ritmo Manejo de la complejidad Grado de confianza en la tecnología Atención a errores y excepciones

23. Grado de estructura La extensión a la cual una tarea o proceso del negocio puede ser descrito paso por paso por adelantado, por ejem. Orden de los pasos Información requerido Validación Relaciones entre entradas y salidas

24. Tarea estructurada = es posible especificar exactamente como se va a llevar a cabo el trabajo y el criterio de evaluación Ex.: Totalización de factras, etc. Tarea semiestructurada – Los requerimientos y la información son generalmente conocidos, pero en algunos aspectos descansa en el juicio humano Ex.: diagnóstico médico

25. Tarea no estructurada – no se puede especificar que información se utilizará, como usarla ni cual va a ser el criterio de evaluación Ex.: elegir una foto para la cubierta de una revista de moda El grado deseado de esturctura es algunas veces un punto de controversia

26. Los sistemas de información exitosos imponen una cantidad de estructura apropiada para las tareas que se soportan Demasiada estructura anula la creatividad Poca estructura puede llevar a caer en ineficiencias y errores

27. Grado de involucramiento Se refiere al tramo organizacional de personas asociadas con el proceso del negocio Muy reducido las decisiones son hechas de desde un punto de vista local, frecuentemente se pierden oportunidades a nivel general de la empresa Demasiado amplio los procesos del negocio se hacen lentos

28. Nivel de Integración INTEGRACION = respuesta mutua y colaboración entre las distintas actividades o procesos Se relaciona con la velocidad con la cual uno responde a eventos en otro El nivel de integración no es obvio Muy poco desorgranizado e improductivo Demasiado complejo y difícil de controlar

29. Niveles de integración Cultura común Comparten entendimiento y creencias Estándares comunes Utilizan terminología y procedimientos consistentes Compartición de información Procesos de negocio independientes que comparten datos Coordinación Procesos separados pero interdependientes que responden a las necesidades y limitaciones de cada uno Colaboración Fuerte interdependencia, la identidad de cada proceso empieza a desaparecer

30. Ritmo La frecuencia y predictibilidad con la cual el proceso ocurre Periódica Por evento Al azar E-business hace posible soportar ritmos del negocio más formales

31. Manejo de la Complejidad Complejidad – como muchos tipos de elementos del sistema contienen un número mayor de interacciones y la naturaleza de éstas Los sistemas complejos son difícil de desarrollar y de entender Dificultad para anticipar las consecuencias de los cambios

32. Grado de confianza en la tecnología Las tareas asignadas a las computadoras son: Totalmente estructurados Pueden ser descritos completamente Requieren velocidad, exactitud y duración Las tareas asignadas a la gente requieren: Sentido común Inteligencia Juicio Creatividad

33. Planeación, Ejecución y Control

34. Atención a errores y excepciones La arquitectura del proceso debe especificar como los procesos deben responder cuando ocurren errores, excepciones o malos funcionamientos Balancear: El desperdicio de recursos por no tener un sistema contra el desvío de éstos de los objetivos del sistema principal a través de una excesiva formalización en el manejo de excepciones

35. Evaluación del desempeño de los proceso del negocio Siete principales variables de desempeño MENU

36. TASA DE CREATIVIDAD Y TASA DE SALIDA CONSISTENCIA PRODUCTIVIDAD CICLO DEL TIEMPO TIEMPO MUERTO SEGURIDAD MENU

37. 1 y 2.- Tasa de actividad y tasa de salida Tasa de salida = La cantidad de salidas producidas por unidad de tiempo Tasa de actividad = el número de pasos intermedios desempeñados por unidad de tiempo La distinción es importante, principalmente para los sistemas que toman mucho tiempo para completar una tarea o son complejos. La tasa de actividad es una buen predictor de la tasa de salida

38. Capacidad = el límite teórico para la tasa de salida El reto es determinar la capacidad ideal para la tasa de salida Escalabilidad = la habilidad para incrementar o decrementar la capacidad sin grandes interrupciones o costos excesivos

39. 2. Consistencia Consistencia = aplicación de las mismas técnicas en el mismo orden para obtener los mismos resultados TQM: la variabilidad destruye la calidad Los sistemas de información pueden forzar a las organizaciones a hacer las cosas de manera consistente Enfatizar la consistencia frecuentemente hace difícil ser flexible

40. Flexibilidad = la facilidad con la cual el proceso puede ser modificado para: Cumplir con las necesidades del cliente Adaptarse a cambios externos Cómo lograr FLEXIBILIDAD DENTRO DE UN MARCO DE CONSISTENCIA : Evitando restricciones que puedan dejarse al juicio de los participantes del proceso Retrasar tanto como sea posible convertir información a resultados físicos que son difíciles de cambiar Utilizando herramientas y métodos que por ellos mismos son flexibles

41. 4. Productividad Productividad = la cantidad de salidas producidas contra los recursos consumidos Desperdicio = cualquier actividad que utilice recursos sin añadir valor Reduce productividad Está dentro de la manera en que muchos procesos operan Ejemplo Ford La TI no siempre se está dirigida a incrementar la productividad

42. 5. Ciclo de tiempo Ciclo de tiempo = la longitud de tiempo entre el inicio de un proceso y su terminación Tiempo de proceso para cada paso Tiempos de espera entre los pasos Dependencia entre los pasos Cuello de botella = un paso esencial donde una falta de capacidad induce a retrasos consistentes

43. 6. Tiempo muerto Tiempo muerto = la cantidad de tiempo que el proceso está fuera de operación Fallas inesperadas Mantenimiento planeado Es una consideración especialmente importante para un e-business

44. 7. Seguridad Seguridad = la probabilidad de que el proceso no sea vulnerable a usos no autorizados, sabotaje o actividad criminal Depende de los procedimientos que aseguran precisión y previenen accesos no autorizados MENU

45. CRÉDITOS NOMBRE: Beatriz Pérez Gavilán Fernández 2006. Estudiante de la licenciatura de administración de Tecnologías de Información del Instituto Tecnológico de Estudios Superiores de Monterrey. E-mail: suri_bty@hotmail.com Se promueve la reproducción total o parcial de éste documento siempre y cuando sea sin fines de lucro y citando las fuentes. Este material fue diseñado únicamente con fines educativos, si alguna parte de su contenido tiene derechos de autor; les agradeceremos nos lo indique y se hará la modificación correspondiente. En caso de citar éste documento, utilice la siguiente referencia: “Pérez Gavilán, Fernández, B.(2006). “Procesos de negocios”. Memorias de la exposición virtual del material didáctico para emprendedores. Espíritu Empresarial 2006. MENU