Los manuales administrativos describen la estructura organizativa de una empresa y especifican las funciones y responsabilidades de cada unidad y puesto. Explican la jerarquía y las relaciones entre las diferentes áreas para lograr los objetivos de la organización de manera ordenada y sistemática.

2. LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS SON
DOCUMENTOS QUE SIRVEN COMO MEDIOS DE
COMUNICACIÓN Y COORDINACIÓN QUE
PERMITEN REGISTRAR Y TRANSMITIR EN
FORMA ORDENADA Y SISTEMÁTICA LA
INFORMACIÓN DE UNA ORGANIZACIÓN.

3.  PRESENTAR UNA VISIÓN DE CONJUNTO DE LA ORGANIZACIÓN.
 PRECISAR LAS FUNCIONES ASIGNADAS A CADA UNIDAD
ADMINISTRATIVA.
 ESTABLECER CLARAMENTE EL GRADO DE AUTORIDAD Y
RESPONSABILIDAD DE LOS DISTINTOS NIVELES JERÁRQUICOS.
 COADYUVAR A LA CORRECTA ATENCIÓN DE LAS LABORES
ASIGNADAS AL PERSONAL.
 PERMITIR EL AHORRO DE TIEMPO Y ESFUERZO EN LA REALIZACIÓN
DEL TRABAJO.
 FUNCIONAR COMO MEDIO DE RELACIÓN Y COORDINACIÓN CON
OTRAS ORGANIZACIONES.
 SERVIR COMO VEHÍCULO DE INFORMACIÓN A LOS PROVEEDORES
DE BIENES, PRESTADORES DE SERVICIOS, USUARIOS Y CLIENTES.

4. De organización: dónde se especifican
las diversas unidades orgánicas que
componen la empresa.

5. De procedimientos
acá se establecen
los principales
procedimientos que
ocurren al interior de
la empresa, por
ejemplo, de
contratación de
personal, de
compras, de pago de
sueldos, etc.

6. De políticas: se determinan las políticas
que guiarán el accionar de la empresa.

7. De Bienvenida
Diseñado especialmente para los
nuevos empleados, en este manual se
detallan los antecedentes de la
empresa, misión, visión, valores, etc.

8. Estos manuales exponen con detalle la
estructura de la empresa y señalan los
puestos y la relación que existe entre
ellos para el logro de sus objetivos.
Explican la jerarquía, los grados de
autoridad y responsabilidad; las
funciones y actividades de los órganos de
la empresa. Generalmente contienen
graficas de organización, descripciones
de trabajo, cartas del limite de autoridad,
entre otras cosas.

9. FUNCIONES
A partir de la estructura orgánica autorizada y con la finalidad de dejar la plataforma para elaborar
manuales enfocados a procesos, se deberán incluir en el Manual de Organización las siguientes
funciones hasta el nivel de jefatura de oficina, ajustando la redacción al nivel jerárquico que
corresponda:
Definir propuestas en materia de simplificación, modernización y desconcentración para la
consecución de los objetivos que determine tanto el Plan Nacional de Desarrollo, Programa Nacional
de Educación, Plan Veracruzano de Desarrollo, Programa Sectorial y el Programa Integral de
Reingeniería y demás disposiciones legales aplicables.
Evaluar periódicamente los procedimientos a fin de realizar una innovación y reingeniería enfocada a
articular y alinear sus acciones con los procesos que se ejecutan en la Secretaría, con el propósito
de ofrecer una respuesta integral a los usuarios, para evitar procedimientos aislados y fracturados.
Implementar estrategias de mejora continua de la calidad en los procesos y servicios, que permitan
el ahorro, la transparencia y el combate a la corrupción, de conformidad con la normatividad
aplicable.
Evaluar en forma integral las acciones, programas y proyectos, con el propósito de verificar su
realineación y generar propuestas en función de políticas innovadoras y líneas de acción
estratégicas.
Dirigir acciones coordinadas y estratégicas con las áreas sustantivas y adjetivas para la consecución
de los objetivos institucionales para que los alumnos como usuarios finales, tengan una atención de
calidad.

10. DESCRIPCIÓN DE PUESTOS
En la descripción de puestos del Manual de Organización sólo deben
describirse los puestos mencionados en la Estructura Orgánica
autorizada; asimismo en el apartado ubicación en la estructura
orgánica, en el Organigrama deben registrarse los nombres de las áreas
con letras mayúsculas acentuadas sombreando el área que se describe;
además deben anotarse los nombres, firmas y puestos en el recuadro de
elaboró, revisó y autorizó respectivamente.
COORDINACIÓN
En este apartado del formato de Manual de Organización se debe anotar
con que puestos se coordina y para qué. En el apartado de Coordinación
Interna deben anotarse los nombres de los puestos con que se coordina
al interior de la Secretaría, iniciando con un artículo (el, la, los las). Por lo
que respecta al apartado de Coordinación Externa deben anotarse
todos los puestos de otras dependencias con los que se coordine. En
ambos casos en el apartado Para debe iniciarse con un verbo en infinitivo
describiendo cuál es el motivo de esa relación de coordinación.

11. SIMBOLOGÍA
De acuerdo a la Metodología para la Elaboración de Manuales
Administrativos emitida se debe utilizar para el diseño de los
diagramas de flujo la simbología ; sin embargo, cabe resaltar que
ésta no es limitativa, si se requeriré mencionar algún objeto en la
diagramación de un procedimiento que no esté identificado con
esta simbología es posible diseñar un símbolo para éste e incluirlo
en el apartado Simbología del Manual de Procedimientos
respectivo. Ejemplos:
DESCRIPCIÓN NARRATIVA
Como lo señala la Metodología para la Elaboración de Manuales
Administrativos, esta descripción es la explicación secuencial de
cada una de las actividades que integran un procedimiento,
señalando a los responsables de la ejecución. En la Descripción
Narrativa se deben resaltar los documentos que se mencionan
con negritas, a fin de que facilite la elaboración del diagrama de
flujo.

12. DIAGRAMA DE FLUJO
Los diagramas de flujo deben realizarse por área de
acuerdo a lo señalado en la Metodología para la
Elaboración de Manuales Administrativos.
GLOSARIO
El Manual incluye el apartado Glosario, el cual debe
integrarse por el Catálogo de palabras, glosas o
comentarios utilizados en la descripción de los
procedimientos incluidos en el manual; y la definición
o explicación de cada uno de ellos; con el fin de
ayudar al lector a comprender mejor los significados
de algunas palabras.

14. Un manual de procedimientos es el documento que contiene la
descripción de actividades que deben seguirse en la realización de
las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò mas de ellas.
El manual incluye además los puestos o unidades administrativas
que intervienen precisando su responsabilidad y participación.
Suelen contener información y ejemplos de formularios,
autorizaciones o documentos necesarios, máquinas o equipo
de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al
correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.
En el se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la
información básica referente al funcionamiento de todas las unidades
administrativas, facilita las labores de auditoria,
la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los
empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no
adecuadamente.

15. IDENTIFICACIÓN
Este documento debe incorporar la siguiente información:
 Logotipo de la organización.
 Nombre oficial de la organización.
 Denominación y extensión. De corresponder a una unidad en particular debe
anotarse el nombre de la misma.
 Lugar y fecha de elaboración.
 Número de revisión (en su caso).
 Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización.
 Clave de la forma. En primer término, las siglas de la organización, en
segundo lugar las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma
y, por último, el número de la forma. Entre las siglas y el número debe
colocarse un guion o diagonal.

16. ÍNDICE O CONTENIDO
Relación de los capítulos y páginas correspondientes que forman parte del
documento.
PRÒLOGO Y/O INTRODUCCIÓN
Exposición sobre el documento, su contenido, objeto, áreas de aplicación
e importancia de su revisión y actualización. Puede incluir un mensaje de
la máxima autoridad de las áreas comprendidas en el manual.
OBJETIVOS DE LOS PROCEDIMIENTOS
Explicación del propósito que se pretende cumplir con los procedimientos.
Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de
trabajo y evitar su alteración arbitraria; simplificar la responsabilidad por
fallas o errores; facilitar las labores de auditoria; facilitar las labores de
auditoria, la evaluación del control interno y su vigilancia; que tanto los
empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se está realizando
adecuadamente; reducir los costos al aumentar la eficiencia
general, además de otras ventajas adicionales.

17. AREAS DE APLICACIÓN Y/O ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS
Esfera de acción que cubren los procedimientos. Dentro de la administración pública federal los
procedimientos han sido clasificados, atendiendo al ámbito de aplicación y a sus alcances, en:
procedimientos macro administrativos y procedimientos meso administrativos o sectoriales.
RESPONSABLES
Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus
fases
POLÍTICAS O NORMAS DE OPERACIÓN
En esta sección se incluyen los criterios o lineamientos generales de acción que se determinan en
forma explícita para facilitar la cobertura de responsabilidad de las distintas instancias que
participaban en los procedimientos. Además deberán contemplarse todas las normas de
operación que precisan las situaciones alterativas que pudiesen presentarse en la operación de
los procedimientos. A continuación se mencionan algunos lineamientos que deben considerarse
en su planteamiento:
 Se definirán perfectamente las políticas y/o normas que circunscriben el marco general de
actuación del personal, a efecto de que esté no incurra en fallas.
 Los lineamientos se elaboran clara y concisamente, a fin de que sean comprendidos incluso
por personas no familiarizadas con los aspectos administrativos o con
el procedimiento mismo.
 Deberán ser lo suficientemente explícitas para evitar la continua consulta a los niveles
jerárquicos superiores.

18. CONCEPTO(S)
Palabras o términos de carácter técnico que se emplean en el
procedimiento, las cuales, por su significado o grado de especialización
requieren de mayor información o ampliación de su significado, para
hacer más accesible al usuario la consulta del manual.
PROCEDIMIENTO
(Descripción De Las Operaciones). Presentación por escrito, en forma
narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan en
un procedimiento, explicando en qué consisten, cuándo, cómo, dónde,
con qué, y cuánto tiempo se hacen, señalando los responsables de
llevarlas a cabo. Cuando la descripción del procedimiento es general, y
por lo mismo comprende varias áreas, debe anotarse la unidad
administrativa que tiene a su cargo cada operación. Si se trata de una
descripción detallada dentro de una unidad administrativa, tiene que
indicarse el puesto responsable de cada operación. Es conveniente
codificar las operaciones para simplificar su comprensión e identificación,
aun en los casos de varias opciones en una misma operación.

19. FORMULARIO DE IMPRESOS.
Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se intercalan
dentro del mismo o se adjuntan como apéndices. En la descripción de las
operaciones que impliquen su uso, debe hacerse referencia específica de éstas,
empleando para ello números indicadores que permitan asociarlas en forma
concreta. También se pueden adicionar instructivos para su llenado.
DIAGRAMAS DE FLUJO.
Representación gráfica de la sucesión en que se realizan las operaciones de un
procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales, en donde se muestran
las unidades administrativas (procedimiento general), o los puestos que
intervienen (procedimiento detallado), en cada operación descrita. Además,
suelen hacer mención del equipo o recursos utilizados en cada caso. Los
diagramas representados en forma sencilla y accesible en el manual, brinda
una descripción clara de las operaciones, lo que facilita su comprensión. Para
este efecto, es aconsejable el empleo de gráficos simplificados.
GLOSARIO DE TÉRMINOS. Lista de conceptos de carácter técnico relacionados
con el contenido y técnicas de elaboración de los manuales de procedimientos,
que sirven de apoyo para su uso o consulta. Procedimiento general para la
elaboración de manuales administrativos DISEÑO DEL PROYECTO.