Este documento presenta un resumen del proyecto para implementar un sistema de control de tiempos para la empresa MELCO en Colombia. El sistema automatizará el proceso de reporte de horas de los empleados para controlar el cumplimiento de horarios, agilizar los registros y eliminar errores. Se detallan los objetivos, etapas, planes de gestión de riesgos, calidad, comunicaciones y recursos humanos para garantizar el éxito del proyecto.

1. SISTEMA DE GESTION Y CONTROL DE TIEMPOS CENTINELA Juan David Cuartas Daniel González Hernando Alonso López

8. PLAN DE GESTION DE RIESGOS Tarea Riesgos Plan de Contingencia El desarrollo de cada modulo del sistema Cada uno de los mudulos es de gran importancia para el éxito de sistema. Por lo cual se requiere una buena planeacion de los recursos La idea que cualquiera de los desarrolladores esten en capacidad de sustituir al otro en cualquier contratiempo. Pruebas y Montaje del Sistema Para este caso se deben considerar varias cosas: La contingencia de infraestructura y el miedo al cambio. Para esto se debe tener en cuenta varios provedores d infraestuctura que remplacen a un posible provedor inicial ademas se debe saber como llevar los beneficios a los usuarios principales (Plan de Contingencia). Realizacion de las reuniones Que las reuniones para definir el sistema se aplacen y no permitan darle continuidad de forma agil al desarrollo Se debe realizar un plan de contingencia en el que se hable de una Gestion de cambios de requerimientos, a nivel de alcance y del tiempo.

9. PLAN DE GESTION DE RIESGOS Riesgo Descripción Prob Impacto Plan Miedo al cambio Los empleados de MELCO al sentirse controlados y sentir que pueden perder sus empleos, se opongan a adoptar el sistema 30% Media 80% Alto Crear una campaña de concientización desde el comienzo del proyecto en el que se le explique a los empleados que es por su propio beneficio, ya que les permitirá el reconocimiento oportuno de horas extra, entre otras Aplazamiento de las reuniones por parte de MELCO Es posible que la empresa no nos pueda atender para darle prioridad a algunos problemas o actividades estratégicas haciendo que se aplacen las reuniones planeadas en el cronograma 20% Baja 80% Alto Reservar un recurso humano de MELCO con antelación a la ejecución del proyecto en el que se comprometa la compañía a brindarnos dicho recurso, mínimo 3 horas semanales Bajas utilidades para el equipo de desarrollo Como el presupuesto total del proyecto cuenta con 10 millones de los cuales sale el dinero destinado a la adquisición de los equipos de hardware: lectores y tarjetas, es posible que la utilidad del proyecto se vea notablemente reducida en la medida que se consigan equipos de alta gama 20% Baja 50% Media Establecer por escrito que la adquisición de los equipos de hardware corre por cuenta de la compañía MELCO estableciendo un presupuesto independiente para el desarrollo del sistema, adicionalmente, mostrarle una cotización de equipos a la compañía para que esta pueda escoger una buena opción que se encuentre dentro de su presupuesto

10. PLAN DE GESTION DE RIESGOS Riesgo Descripción Prob Impacto Plan Atraso del proyecto Como en todo proyecto de desarrollo, este es un riesgo inherente a la ejecución del mismo 40% Medio 60% Medio Establecer la realización de actividades en paralelo, trabajar horas extra en el proyecto en caso que esto ocurra, cuando sean atrasos por reuniones por causa de MELCO, dejar por escrito que es su responsabilidad Falta de operario para el sistema El sistema requerirá de un operario que administre los permisos, la autorización de horas extra, etc., sin dicho operario el sistema no podría funcionar 50% Medio 80% Alta Dejar planteado desde un inicio a la compañía la necesidad de este recurso y hacerle ver que el tiempo dedicado a esta actividad se compensará con creces en la generación automática del informe para alimentación de la nomina Cuello de botella en el cambio de turno Como cada turno cuenta con alrededor de 100 empleados, es posible que se genere un cuello de botella a la entrada y salida de la planta al marcar la entrada o salida de cada uno de los empleados, haciendo que el siguiente turno tenga mucho tiempo mientras sale el turno anterior 10% Baja 70% Alto Estrategia 1: Contar con dos puntos de control en la planta, uno de salida y otro de entrada para independizar el ingreso y la salida lo cual disminuye el cuello de botella Estrategia 2: Cambiar la tecnología de código de barras por tecnología RFID pero esto sería asumido por la empresa MELCO incrementando los costos Estrategia 3: Conseguir lector de código de barras de lectura automática, lo cual reduce el tiempo de registro

15. PLAN DE CALIDAD Indicador Medición Control del indicador Disminución de los errores de registro Número de errores actuales/ Numero de errores tras implementación Hacer una auditoria al inicio y final del proyecto para conocer cual es la tasa de errores que se está cometiendo en el registro de las horas de los empleados Cumplimiento del cronograma Actividades planeadas al dia de hoy/ Actividades realizadas al día de hoy Mediante el Project se puede obtener un informe de las actividades planeadas al día y además cuales de estas actividades se han realizado Estimación correcta de los recursos Horas planeadas por recurso al día de hoy/ Horas utilizadas por los recursos al día de hoy Mediante el Project se puede obtener un informe del tiempo planeado por recurso y además del tiempo realmente utilizado por los recursos para el desarrollo de las actividades Efectividad de las comunicaciones Informes oficiales definidos al día de hoy/Informes realizados al día de hoy Llevar un control de los informes realizados versus los que se plantearon en la planeación Proceso de desarrollo Fases planeadas en el ciclo de vida/Fases realmente ejecutadas en el proyecto Al final del proyecto se hará una auditoria para corroborar que el ciclo de vida planeado para el desarrollo del proyecto se realizó tal cual se planeó mirando cuales de las fases planeadas realmente se ejecutaron

17. PLAN DE COMUNICACIONES

20. CRONOGRAMA COMPLETO

21. CRONOGRAMA A LA FECHA

22. RESUMEN DEL PROYECTO

23. HITOS

24. TAREAS COMPLETADAS TAREAS EN CURSO

25. INFORME GRAFICO