Este documento describe los conceptos fundamentales de las bases de datos en Microsoft Access, incluyendo tablas, consultas, formularios, informes, páginas, macros y módulos. Explica que una base de datos es una colección de datos organizados para un propósito particular y que puede manipularse mediante la inserción, eliminación y modificación de datos.

1. Microsoft
Access
Universidad Politécnica Salesiana
Srta. Christel Supo

2. BASE DE DATOS
Definición
Una base de datos es una colección de archivos de datos
organizados en forma sistemática para un propósito
particular. Cuando se habla de gestionar o administrar una
base de datos, se hace referencia a la posibilidad de
manipular los datos. Al manipularlos, se podrán ingresar
nuevos datos, eliminar datos existentes, realizar cálculos a
partir de los datos almacenados y todas las operaciones
necesarias para convertir los datos en información útil.

3. OBJETOS DE UNA BASE DE
DATOS
Access posee una serie de herramientas y objetos para
almacenar y gestionar información. Dentro de un archivo
de base de datos, de un fichero .mdb, pueden existir
elementos llamados objetos de hasta seis tipos o
naturalezas diferentes:
 Tablas
 Consultas
 Formularios
 Informes
 Páginas
 Macros
 Módulos

4. TABLAS
Son las encargadas de almacenar los datos. El almacenamiento de los
mismos se realiza de forma organizada gracias a la estructura de las tablas,
la buena estructuración de las tablas es imprescindible para realizar con
eficacia todas las operaciones necesarias. Las tablas son los elementos
principales. Si no hay tablas, no tienen sentido el resto de los elementos
propios de una base de datos. Si no tenemos los almacenes principales de
información, es decir las tablas, ¿que se puede hacer?

5. CONSULTAS
Permiten dar respuesta a preguntas que se puedan plantear respecto a los datos
almacenados en las tablas, además permiten realizar cálculos y operaciones con los
datos almacenados. De esta forma se pueden filtrar los datos para trabajar
únicamente con aquellos que se precisen en cada momento. Permiten establecer
una serie de criterios que aplicados sobre una o varias tablas devuelven ciertos
datos de éstas. Estos criterios, de cara a utilizarlos en sucesivas ocasiones, se
pueden guardar, en lo que se ha dado en llamar una consulta.

6. FORMULARIOS
Se encargan de presentar los datos procedentes de tablas o consultas con un
formato personalizado y "elegante". De esta forma se presentan los datos de
forma atractiva, pudiendo al mismo tiempo realizar todas las operaciones
habituales con registros: añadir, modificar, eliminar, etc. Es mejor trabajar
con los datos de las tablas viéndolos a través de un formulario en vez de en
forma de tabla de filas y columnas. Son la interfaz de los trabajos.

7. INFORMES
Crean resúmenes y presentan los datos de tablas y consultas con un
formato personalizado, fundamentalmente de cara a "sacarlos" por
impresora (aunque no siempre). Las posibilidades para ello inmensas. De
este modo los datos pueden ser analizados e impresos con una gran calidad
en cuanto a diseño, formato y distribución.

8. PAGINAS
Creación y diseño de páginas web con acceso a datos desde
Internet.

9. MACROS
Son pequeños programas que permiten realizar una serie de
operaciones repetitivas en una sola acción, sin necesidad de
conocimientos de programación (no es preciso conocer un
lenguaje de programación como por ejemplo Visual Basic u
otro). Se integran en aplicaciones Access.

10. MODULOS
Conjunto de instrucciones y procedimientos de
programación, escritos con Visual Basic para Aplicaciones
(VBA), que permiten personalizar la base de datos. Para
diseñar módulos sí es necesario saber programar.

11. MODELO ENTIDAD RELACION
Definición
Un diagrama o modelo entidadrelación (a veces denominado por
sus siglas en inglés, E-R "Entity
Relation Ship", o del español DER
"Diagrama de Entidad Relación") es
una herramienta para el modelado
de datos que permite representar las
entidades relevantes de un sistema
de información así como sus
interrelaciones y propiedades.
Cuando se utiliza una base de datos para gestionar información, se está
plasmando una parte del mundo real en una serie de tablas, registros y
campos ubicados en un ordenador; creándose un modelo parcial de la
realidad. Antes de crear físicamente estas tablas en el ordenador se debe
realizar un modelo de datos.

12. Un modelo entidad - relación se elabora el diagrama (o
diagramas) entidad-relación. Se completa el modelo con
listas de atributos y una descripción de otras
restricciones que no se pueden reflejar en el diagrama.
El modelo de datos entidad-relación está basado en una
percepción del mundo real que consta de una colección
de objetos básicos, llamados entidades, y de relaciones
entre esos objetos.

13. ELEMENTOS
Los elementos esenciales del modelo son: las entidades, los
atributos y las relaciones entre las entidades.
Una entidad es un objeto que existe y que es distinguible de otros
objetos. Por ejemplo: Horst von Brand, profesor de la Universidad
Santa María, siendo una persona distinguible de cualquier otra, es
una entidad. Una entidad puede ser concreta (como dicho
profesor)o abstracta (como un algoritmo, un curso o una dirección
en Internet). Las entidades tienen atributos.
Un atributo de una entidad es una característica interesante sobre
ella, es decir, representa alguna propiedad que nos interesa
almacenar. Por ejemplo: el profesor tiene un nombre, una fecha de
nacimiento y un número de R.U.T; algunos de los valores de estos
atributos los comparte con otras personas, y otros son exclusivos
de él. El profesor además tiene otras propiedades, como su masa o
estatura, que no son interesantes.

14. ENTIDAD
Objeto del mundo real sobre el que queremos almacenar información (Ej.:
una persona). Las entidades están compuestas de atributos que son los datos
que definen el objeto(para la entidad persona serían DNI, nombre, apellidos,
dirección,...). De entre los atributos habrá uno o un conjunto de ellos que no
se repite; a este atributo o conjunto de atributos se le llama clave de la
entidad, (para la entidad persona una clave seria DNI). En toda entidad
siempre hay al menos una clave que en el peor de los casos estará formada
por todos los atributos de la tabla. Ya que pueden haber varias claves y
necesitamos elegir una, lo haremos atendiendo a estas normas: Que sea
única. Que se tenga pleno conocimiento de ella.- ¿Por qué en las empresas
se asigna a cada cliente un número de cliente?. Que sea mínima, ya que será
muy utilizada por el gestor de base de datos.

15. RELACION
Asociación entre entidades, sin existencia propia en el mundo real que
estamos modelando, pero necesaria para reflejar las interacciones existentes
entre entidades. Las relaciones pueden ser de tres tipos: Relaciones 1-1.- Las
entidades que intervienen en la relación se asocian una a una (Ej.: la entidad
HOMBRE, la entidad MUJER y entre ellos la relación MATRIMONIO).
Atributo Relaciones 1-n.- Una ocurrencia de una entidad está asociada con
muchas (n) de otra (Ej.: la entidad EMPERSA, la entidad TRABAJADOR y
entre ellos la relación TRABAJAR-EN). Relaciones n-n.-Cada ocurrencia, en
cualquiera de las dos entidades de la relación, puede estar asociada con
muchas (n) de la otra y viceversa (Ej.: la entidad ALUMNO, la entidad
EMPRESA y entre ellos la relación MATRÍCULA).

16. REPRESENTACION GRAFICA
DE ENTIDAD - RELACION
Para asimilar fácilmente un diseño de datos cuando se
emplea el modelo E/R se utilizan los siguientes elementos
gráficos:

17. REPRESENTACION GRAFICA
DE ENTIDAD - RELACION
La utilización de estos elementos dará como resultado lo
que se denomina el esquema entidad-relación de la base de
datos. Los ejemplos que se incluyen en el apartado anterior,
gráficamente quedarían como sigue: