Este documento describe los diferentes roles de apoyo gerencial en una oficina, incluyendo asistentes administrativos, supervisores, correctores de pruebas, archivistas, recepcionistas y procesadores de datos. Explica las tareas, responsabilidades y cualidades necesarias para cada posición. También discute las tendencias actuales en el lugar de trabajo como mayor preparación académica, horarios flexibles y calidad en las relaciones humanas.
Las técnicas de oficina se aplican en todos y cada uno de los cargos de oficina, es decir en las diferentes ocupaciones necesarias según el objeto de la empresa.
Procedimientos Administrativos para la Oficina
Autoras: Amelia Maldonado y Conchita Delgado
*Esta presentacion debe ser utilizada para motivos educacionales.
Las técnicas de oficina se aplican en todos y cada uno de los cargos de oficina, es decir en las diferentes ocupaciones necesarias según el objeto de la empresa.
Procedimientos Administrativos para la Oficina
Autoras: Amelia Maldonado y Conchita Delgado
*Esta presentacion debe ser utilizada para motivos educacionales.
Competencias técnicas y personales de la secretaria del siglo XXIASPM
Si retrocedemos en el tiempo, hasta prácticamente principios de los años 70, la empresas buscaban profesionales con una gran destreza mecanográfica, taquigrafía, ciertas habilidades para la comunicación y la redacción de documentos, algunos conocimientos de protocolo e inglés, es lo que de alguna manera podríamos denominar la secretaria reactiva u off-line puesto que estaba anclada a su mesa para poder atender al teléfono, siempre a la espera de instrucciones.
Con las tecnologías de la información tanto las profesionales como los requisitos de las empresas cambiaron radicalmente, la secretaria dejó de estar anclada a su puesto de trabajo, entre otros, como consecuencia de la implantación en las organizaciones de sistemas de telefonía inteligente. También desaparecieron las tareas repetitivas y apareció Internet con el correo electrónico, entre otros, lo que produjo un cambio substancial en la figura profesional que podríamos denominar la asistente on-line o asistente proactiva. Como es lógico, también han evolucionado las competencias técnicas e igualmente las competencias personales o actitudinales.
Este cambio, sin duda, atractivo y enriquecedor tiene nuevas exigencias. Ha desaparecido la necesidad de ser una veloz mecanógrafa para convertirse en una exigencia el requisito de ser expertas en Office, sobre todo Word, Excel y PowerPoint. De aquello tan manido como “conocimientos de inglés” a la necesidad de dominar uno o dos idiomas. También las competencias personales han variado drásticamente, no es suficiente con disponer de ciertas habilidades de comunicación, entre otros, es necesario no solo tener habilidades sino ser competente, entre otros, en:
• Comunicación
• Trabajo en equipo
• Iniciativa
• Adaptación al cambio
• Innovación
Competencias técnicas y personales de la secretaria del siglo XXIASPM
Si retrocedemos en el tiempo, hasta prácticamente principios de los años 70, la empresas buscaban profesionales con una gran destreza mecanográfica, taquigrafía, ciertas habilidades para la comunicación y la redacción de documentos, algunos conocimientos de protocolo e inglés, es lo que de alguna manera podríamos denominar la secretaria reactiva u off-line puesto que estaba anclada a su mesa para poder atender al teléfono, siempre a la espera de instrucciones.
Con las tecnologías de la información tanto las profesionales como los requisitos de las empresas cambiaron radicalmente, la secretaria dejó de estar anclada a su puesto de trabajo, entre otros, como consecuencia de la implantación en las organizaciones de sistemas de telefonía inteligente. También desaparecieron las tareas repetitivas y apareció Internet con el correo electrónico, entre otros, lo que produjo un cambio substancial en la figura profesional que podríamos denominar la asistente on-line o asistente proactiva. Como es lógico, también han evolucionado las competencias técnicas e igualmente las competencias personales o actitudinales.
Este cambio, sin duda, atractivo y enriquecedor tiene nuevas exigencias. Ha desaparecido la necesidad de ser una veloz mecanógrafa para convertirse en una exigencia el requisito de ser expertas en Office, sobre todo Word, Excel y PowerPoint. De aquello tan manido como “conocimientos de inglés” a la necesidad de dominar uno o dos idiomas. También las competencias personales han variado drásticamente, no es suficiente con disponer de ciertas habilidades de comunicación, entre otros, es necesario no solo tener habilidades sino ser competente, entre otros, en:
• Comunicación
• Trabajo en equipo
• Iniciativa
• Adaptación al cambio
• Innovación
Exposicion del grupo numero 4 integrado por Yessica Puerta, Alexandra Marin, Erica Agudelo y Claudia zapata aprendices del Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA
3.1.- Introducción
– 3.1.1.-Definición.Comunicación Vs Información.
– 3.1.2.- Importancia de la comunicación
– 3.1.3.- Funciones de la comunicación
– 3.1.4.- Consecuencias de la no comunicación
• 3.2.- proceso de comunicación
• 3.3.- Factores que influyen en la comunicación
• 3.4.- Tipos de comunicación
• 3.5.- Barreras a la comunicación y formas de superarlas
• 3.6.- Plan de Comunicación interna
• 3.7.- Las nuevas tecnologías y su influencia en la comunicación
”la transformación digital no es una tendencia que con el tiempo pase de moda, sino que es un componente fundamental en la estrategia de toda empresa que desee una larga vida en esta nueva era digital”
OpenClinca es una aplicación Web basada de software de código abierto que permite gestionar estudios clínicos multi-centro, incluidos los Ensayos Clínicos de Medicamentos.
Es una aplicación que con el máximo nivel de seguridad en las comunicaciones y está diseñada en un entorno “amigable” que hace accesible el manejo por cualquier médico mínimamente familiarizado con herramientas informáticas.
OpenClinica es un software diseñado en EEUU, España entre otros que facilita la configuración del protocolo y el diseño de las hojas de recogida de datos, así como la obtención, recolección y tratamiento de los datos. Está diseñado siguiendo las pautas de la HIPAA (“Health Insurance Portability and Accountability Act” o Reglamento de Seguridad de la Ley de Portabilidad y Control del Aseguramiento Sanitario de los Estados Unidos) que determina las medidas de seguridad aplicables a la información personal de salud almacenada o transmitida por medios electrónicos, utilizando una arquitectura abierta, modular, y basada en estándares.
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Digitalización - Gestión Documental - Firma Digital - Productos y ServiciosAntonio Garin Rodríguez
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Contamos con Soluciones para todo Tipo de Empresa, y Departamentales:
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Otros….
En esta presentación, se muestran las distintas fases que componen la gestión de proyectos de traducción y, a continuación, se explican las peculiaridades de la gestión de proyectos de localización web.
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1.
2.
3. Función hacia apoyo gerencial
Términos:
Asistente Administrativo
Asistente Ejecutivo
Técnico Sistema de Oficina
Secretaria Administrativa
Secretaria Ejecutiva
4. Persona que sirve de apoyo
a los administradores en
el trabajo diario de la oficina.
5. •Operador de Texto o Especialista
• Asistente Administrativo
•Supervisor
•Corrector de Pruebas
•Archivista
•Recepcionista
•Procesador de Datos
6. Operador de Texto o Especialista
Personal que utiliza la computadora
para procesar información
Puede ascender: I, II, III, IV o V
7. •Rapidez y exactitud crear documentos
•Rapidez y exactitud para hacer revisiones
•Dominio de la aplicación para procesar texto
•Dominio en aplicaciones hoja de cálculo,
• Gráficas, base de datos y otros programas
•Técnicas eficientes de cotejo
Operador de Texto o Especialista
•Dominio de los símbolos corrección errores
•Conocimiento estilos documentos
•Habilidad trabajar bajo presión
•Establecimiento de prioridades
•Dominio técnicas archivo electrónico
8. Tareas:
•Atender al publico
•Contestar el teléfono
•Archivar, etc.
Tareas dirigidas a dar apoyo a los gerentes:
Asistente Administrativo
•Toma de decisiones
•Recopilación de información
•Seguimiento a asuntos pendientes
•Manejo calendario citas y compromisos
•
Posición Sec. Ejecutiva oficina tradicional es la
que se convierte en Asistente Administrativa en la
oficina automatizada.
9. Poseer conocimiento tareas realiza resto del
personal de oficina y poseer experiencia
Conocimiento en:
Supervisor
• Supervisión
• Gerencia
• Adiestramiento
• Reclutamiento personal
• Relaciones humanas
10. Persona que coteja los trabajos que las demás
personas preparan en la computadora.
Conocimiento en:
•Idioma español e inglés
Corrector de
•Ortografía
Pruebas
•Gramática
•Puntuación
•Estilos y tipos de documentos
•Signos de corrección, etc.
Le debe gustar la lectura y ser persona discreta.
11. Empresas grandes – centralizados los archivos
Archivista – persona encargada de:
• Custodiar
• Guardar
• Localizar
Conocimiento en:
Archivista
• Reglas de archivo
• Archivos electrónicos
• Microfilmación
• Retención y destrucción de información
• Seguimiento documentos prestados
12. Persona que contesta el teléfono
Recibe los visitantes
Cualidades:
• Buena apariencia
• Buen tono de voz
• Cortesía
Recepcionista • Diplomacia
Primera persona que ve el visitante
Primera voz que oye
Puede realizar otras tareas que no requieren de
mucha concentración ni urgencia
13. Oportunidad empleo en aumento
Tareas:
Preparar estructuras para base de datos
Entrar datos a tablas previamente diseñadas
Responsabilidades:
Realiza consultas y prepara informes y
formularios
Procesador Datos
Cualidades necesarias:
1. Lógica
2. Analítico/a
3. Flexible
4. Responsable
5. Sistemático/a
6. Gustar utilizar el teclado
14. • Mayor preparación
académica
• Empresas funcionan
con menos
empleados
• Enfoque hacia calidad
total de productos y
servicios
• Horarios flexibles
15. • Trabajar sin
supervisión directa
• Interacción con
empleados de
diferentes culturas y
experiencias
• Flexibilidad para
manejar cambios
• Iniciativa
16. • Buena comunicación
• Buena organización y
administración del
tiempo
• Calidad en las
relaciones humanas
17. • Médica
• Legal
• Educativa
• Técnica
• Turismo
• Radio y TV
• Gobierno Federal