Este documento proporciona una introducción a Microsoft Access, incluyendo que es un sistema de gestión de bases de datos incluido en Microsoft Office, que permite recopilar y organizar información en tablas relacionadas mediante consultas e informes, y describe las características clave como tipos de datos, tablas, relaciones y elaboración de consultas e informes.

1. COMPUTACIÓN AVANZADA
TEMA.-
MICROSOFT ACCESS
LISSETTE SALTOS

2. ¿Qué es Microsoft
Access?
Es un sistema
de gestión de
bases de
datos incluido
en el paquete
de ofimática
Microsoft
Recopila información
relativa a un asunto o
propósito particular,
como el seguimiento
de pedidos de clientes
o el mantenimiento de
una colección de
música, etcétera.
Está pensado en
recopilar datos de
otras utilidades
(Excel, SharePoint,
etcétera) y
manejarlos por
medio de las
consultas e
informes.

3. CARACTERÍSTICAS
Es un sistema
manejador de base de
datos.
Una base de datos
permite manipular
información organizada
Optimizada para
reducir el espacio que
ocupan los datos y
Permiten la consulta
ágil y eficiente de la
información.
La información se
organiza en tablas.
Entre las tablas se
establecen relaciones
que permiten unir
tablas.
Puedes tener acceso a
información
almacenada en fuentes
de datos externas

4. TIPOS DE DATOS
 El tipo de datos de un campo indica la clase de
datos almacenados en el campo, como grandes
cantidades de texto o archivos adjuntos
El tipo de datos de un
campo se establece en
la cuadrícula de diseño
de la tabla y no en el
panel Propiedades del
campo.
El tipo de datos de un
campo determina qué
otras propiedades tiene
el campo.
El tipo de datos de un
campo se debe
establecer al crear el
campo

5. ¿QUÉ ES UNA TABLA?
 Es un objeto de base de
datos que usa para
almacenar datos sobre
un tema en concreto,
como empleados o
productos. Una tabla
consta de registros y
campos.

6. PRINCIPALES CARACTERÍSTICAS PARA
CREAR UNA TABLA
• Una tabla consta de registros y campos.
• Cada registro contiene datos sobre una instancia del asunto de la tabla,
como un empleado en particular.
• Un registro también se denomina normalmente una fila o una instancia.
• Un campo también se denomina normalmente una columna o un atributo.
• Un valor de campo también se denomina normalmente un hecho.

7. CREAR UNA TABLA
5. Se abre la nueva base de datos, se crea una tabla con el nombre Tabla1 y
se abre en la vista Hoja de datos.
4. Haga clic en Crear.
3. Para ir a una ubicación diferente para guardar la base de datos, haga clic
en el icono de carpeta.
2. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre de archivo para la
nueva base de datos.
1. Haga clic en el botón Microsoft Office Imagen del botón de Microsoft
Office y luego en Nuevo.

8. CREAR UNA TABLA EN UNA BASE DE
DATOS EXISTENTE
Haga clic en el botón
Microsoft Office
Imagen del botón de
Microsoft Office y luego
en Abrir.
En el cuadro de diálogo
Abrir, seleccione la
base de datos que
desea abrir y luego
haga clic en Abrir.
En la pestaña Crear,
en el grupo Tablas,
haga clic en Tabla.

9. CREAR UNA TABLA MEDIANTE UNA PLANTILLA
DE TABLA
Haga clic en el botón Microsoft Office Imagen del botón de Microsoft
Office y luego en Abrir.
En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos en
la que desea crear una tabla.
En la pestaña Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Plantillas de
tabla y luego seleccione una de las plantillas disponibles en la lista.
Se inserta una tabla nueva, en función de la plantilla de tabla que elija.

10. RELACIONES DE TABLA
 Una tabla de clientes con los clientes de su
empresa y sus direcciones.
 Una tabla de productos con los productos a la
venta, incluidos los precios e imágenes de cada
artículo.
 Una tabla de pedidos en la que se realice un
seguimiento de los pedidos de los clientes.

11. VENTAJAS DE LAS RELACIONES
Mantener los datos separados en tablas relacionadas
ofrece las siguientes ventajas:
Coherencia Dado que cada elemento de
datos se registra solo una vez en una sola tabla,
existen menos posibilidades de ambigüedad o
incoherencia.
Eficacia Registrar los datos en una sola
ubicación implica el uso de menos espacio en
disco. Por último, si no usa tablas diferentes
para asuntos diferentes, especificará valores
nulos y redundancias en las tablas; en ambos
casos, estará desaprovechando el espacio y
obstaculizando el rendimiento.
Comprensibilidad El diseño de una base de
datos es más fácil de comprender si los asuntos
está separados en tablas de manera apropiada

12. CLAVES
•Los campos que forman parte de una relación de tabla se
denominan claves. Una clave consta por lo general en un
campo, pero puede estar compuesta por más de un
campo.
•Clave principal Una tabla puede tener solamente
una clave principal. Una clave principal está compuesta
de uno o más campos que identifican cada registro
almacenado en la tabla de forma exclusiva
•Clave externa Una tabla puede tener una o más
claves externas. Este tipo de clave contiene valores que
se corresponden con los valores de la clave principal de
otra tabla

13. ELABORAR CONSULTAS EN ACCESS
Las consultas pueden realizar
diversas funciones en una base de
datos. La función más común es
recuperar datos específicos de las
tablas.
Los datos que quiere ver
generalmente están distribuidos en
varias tablas y las consultas le
permiten verlos en una única hoja de
datos
Las consultas le permiten agregar
criterios para "filtrar" los datos y
obtener solo los registros que quiere.

14. PASOS PARA CREAR UN INFORME
1. Abre la tabla o consulta que deseas utilizar para el
informe.
2. Selecciona la pestaña Crear. Allí, busca y pulsa el
comando Reporte.
3. Access creará un nuevo informe basado en el objeto. Es
probable que algunos de tus datos se encuentren
saltando de página.
4. Sólo tienes que seleccionarlo y, a continuación, hacer
clic y arrastrar el borde hasta que el campo tenga el
tamaño deseado.
5. Para guardar el informe, haz clic en el comando
Guardar y pulsa el botón Aceptar.

15. CARACTERÍSTICAS
Se puede ejecutar un informe por vez y
siempre se reflejan los datos actuales de
la base de datos.
Generalmente, se les da formato a los
informes para imprimirlos, pero también
pueden verse en pantalla, exportarse a
otro programa o enviarse como datos
adjuntos en un correo electrónico.
Al usar una base de datos, normalmente
se usan informes para ver, formatear y
resumir datos.