El documento describe el modelo de mejora continua 5S's, el cual consiste en 5 etapas para organizar y mantener el orden digital de documentos. Estas etapas son: 1) Clasificación, para organizar documentos en carpetas; 2) Orden, revisar semanalmente el escritorio; 3) Limpieza, crear subcarpetas para archivos antiguos; 4) Estandarización, establecer protocolos para nombrar archivos; y 5) Disciplina, codificar documentos con fechas e incorporar versiones. El modelo busca implementar bu

1. Modelo de Mejora continúa
5S’s
Gloria Kequessy
Claudia MarcelaVargas
Especialización
Pedagógica
En Procesos de
Formación
Integral
SENA-2022

2. https://acortar.link/LkKv7i

3. 1.
Clasificación-Seiri
• Guardar todos tus
documentos
digitales en una
misma carpeta.
(facilitará las
búsquedas y la
realización de copias
de seguridad)
• A mayor volumen de
información, mayor
necesidad de
subcarpetas ()
2.
Orden-Seiton
• Repasar semanalmente
el escritorio o carpeta
local de documentos
3.
Limpieza-Seiso
• No borrar nada (Crea
subcarpetas con
Versiones antiguas o
Archivos inactivos
cuando determinados
documentos queden
desactualizados).

4. 4.
Estandarización-Seiketsu • Establecer un protocolo sobre
cómo almacenar la información
digital.(cómo nombrar carpetas y
archivos, alternar el uso local con
el de la red o la nube, o llevar a
cabo copias de seguridad.)
• Utilizar nombres
autoexplicativos y
breves.(Los acrónimos
interpretando su significado y
jerarquía en el tiempo, usar fórmulas
descriptivas (clientes vigentes,
clientes antiguos, facturas, ofertas,
etc... evita usar tanto acentos y
caracteres incompatibles en otras
plataformas ).
5.
Disciplina
-Shitsuke
• Codificar documentos digitales con la
fecha invertida. (ordenar
alfabéticamente una carpeta por
fechas: 20161204 e incorporar los
números de versión sucesivos (_v2,
_v3, _v4...).
• Guardar cada documento digital a su
carpeta adecuada desde el inicio.
• Ser escrupuloso con tus copias de
seguridad. (volcando
periódicamente la información de un
servidor NAS a una nube, o a un
tercer soporte - como, por ejemplo,
un disco duro extraíble, almacenar la
información de la nube en algún
dispositivo físico de tu propiedad.

5. “Las normas no deben ser impuestas
desde arriba, sino definidas por los
propios operarios.” - Taiichi Ohno
Gracias…