Este documento describe las características de un sistema de información y su contexto dentro de una organización. Un sistema de información se caracteriza por ser abierto e interactuar con su ambiente, ser un sistema hombre-máquina y transformar datos en información. Un sistema de información existe dentro del contexto de una organización, la cual es un sistema compuesto por personas y objetivos comunes. La organización utiliza la información para la toma de decisiones en diferentes niveles jerárquicos.

1. JONAS A. MONTILVA C. DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACION Carlos Betancourt Villada 1

2. CARACTERISTICAS DE UN SISTEMA DE INFORMACION 1. Es abierto, interactúa con su ambiente mediante el intercambio de información y se adapta a las necesidades del ambiente que lo contiene. 2

3. CARACTERISTICAS DE UN SISTEMA DE INFORMACION 2. Es un sistema hombre-maquina, permite el uso de maquinas que automatizan los procesos rutinarios de transformación, los cuales son controlados y dirigidos por el hombre. 3

4. CARACTERISTICAS DE UN SISTEMA DE INFORMACION 3. Su entrada esta constituida por datos y su salida por información, el proceso de transformación de datos en información constituye la función esencial del sistema de información. 4

5. EL CONTEXTO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION Un Sistema de Información como sistema abierto que es debe estar dentro de otro sistema mayor con el que comparta información. Este Sistema mayor es llamado Organización. 5

7. El SI es en parte operado y mantenido por un departamento o unidad de la Organización.

8. El departamento o unidad que mantiene y opera el SI es también una organización.6

10. Permiten agrupar un conjunto de individuos en torno a una o mas actividades con el propósito de alcanzar un objetivo común. Los objetivos pueden ser de cualquier clase.7

12. Instituciones Educativas: Escuelas, Liceos, Pilitecnicos, Institutos Universitarios, Universidades, etc.

13. Instituciones Religiosas y Culturales: Iglesias, Cultos, Teatros, Museos, etc.8

14. EL CONTEXTO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION (Lucas, 1976) Una Organización se define como “una coordinación racional de actividades de un grupo de personas con el propósito de alcanzar algún objetivo en común” 9

15. EL CONTEXTO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION R. Ackoff (1975, p. 69) Considera a las Organizaciones como “el tipo mas importante de grupos sociales… que contiene sistemas cuyas partes desempeñan diferentes funciones y que exhiben por tanto, una división funcional del trabajo. 10

16. EL CONTEXTO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION De este modo se considera a la Organización como un sistema que contiene propósitos u objetivos y que a su vez forma parte de un sistema mayor. Pero antes de describir a la Organización como un sistema veamos cual es la definicion del termino “sistema”. 11

17. EL CONTEXTO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION Para el caso de este material nos quedamos con la definición dada por Russel L. Ackoff (1974, p. 13): “Un sistema es el conjunto de dos o más elementos de cualquier clase interrelacionados”. 12

18. EL CONTEXTO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION Entonces, un Sistema no es un elemento primario que no se pueda dividir, sino un todo que puede dividirse en partes. Los componentes de un sistema tienen las propiedades siguientes. 13

19. EL CONTEXTO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION Propiedades: 1. Las propiedades o comportamiento de cada elemento del conjunto tiene un efecto sobre las propiedades o comportamiento del conjunto considerado como un todo… 14

20. EL CONTEXTO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION Propiedades: 2. Las propiedades o comportamiento de cada elemento, y la manera en que ellas afectan el todo, depende de las propiedades y comportamiento de al menos algún otro elemento en el conjunto. Por lo tanto, ninguna parte tiene efecto independiente sobre el todo y cada una es afectada por al menos alguna otra parte… 15

21. EL CONTEXTO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION Propiedades: 3. Ya que cada posible sub-grupo del conjunto tiene las dos primeras dos propiedades sabemos que cada uno de ellos tiene un efecto no independiente sobre el todo. En consecuencia el todo no puede dividirse en sub-conjuntos independientes. El sistema no puede ser dividido en sub-sistemas independientes. 16

22. EL CONTEXTO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION (Fulmer, 1979, p. 8) Desde el punto de vista del sistema, una organización es “un conjunto de cosas y personas que están interrelacionadas de diferentes maneras generalmente complejas que forman un todo identificable… caracterizado por la existencia de objetivos comunes” 17

23. EL CONTEXTO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION La Organización como un sistema se caracteriza por: Es un todo y tiene características propias a ese todo. Intercambia información, energía y materiales con el ambiente dentro del cual esta enmarcado. Posee limites perceptibles que lo separan de su ambiente. 18

24. EL CONTEXTO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION La Organización como un sistema se caracteriza por: 4. Tiende a un crecimiento potencial a largo plazo, debido a que toma mas recursos de su ambiente que los usa o exporta. 5. Utiliza información interna, o externa relacionada con su ambiente , para el control necesario mediante la toma de decisiones. 19

25. EL CONTEXTO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION La Organización como un sistema se caracteriza por: 6. Es un subsistema de otro sistema mayor. De este modo se establece una jerarquía de memoria 7. Tiene a ser cada vez mas compleja, mas diferenciada, mas especializada. 8. Es flexible y adaptativa permitiendo, por lo tanto, utilizar diferentes medios de alcanzar objetivos. 20

26. EL CONTEXTO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION Gerencia: Se define como el proceso de convertir información en acción mediante la toma de decisiones (Senn, 1978, p. 58). Existe un selecto grupo de personas dentro de cada organización, las cuales ejecutan este proceso de Gerencia y se les llama Gerentes, directivo o ejecutivos. 21

28. Organización

29. Administración de personal

30. Control

31. Comunicación22

32. EL CONTEXTO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION La toma de decisiones: Se define como el proceso de seleccionar entre diferentes alternativas un curso de acción que permita alcanzar un objetivo, resolver un problema o solucionar un conflicto. 23

33. EL CONTEXTO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION La toma de decisiones incluye los siguientes pasos (Davis, 1974, p. 141): Reconocimiento del problema o la necesidad de decidir. Formulación y análisis de alternativas. Selección de alternativas. Comunicación e implantación de la decisión (acción). Seguimiento de la acción y retroalimentación de resultados originados por la decisión tomada. 24

34. EL CONTEXTO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION La toma de decisiones ocurre en diferentes niveles de la organización, lo que permite establecer una jerarquía de niveles gerenciales. En cada nivel la información que requiere la toma de decisiones tiene sus características propias al igual que las mismas decisiones. 25

35. EL CONTEXTO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION En el nivel estratégico el proceso de decisiones se denomina Planificación Estratégica y consiste en decidir sobre los objetivos de la Organización, cambios, recursos utilizados, etc. 26

36. EL CONTEXTO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION En el nivel táctico, el proceso de denomina control gerencial y es el proceso mediante el cual la gerencia asegura que los recursos se obtengan y utilicen efectivamente en la consecución de los objetivos. 27

37. EL CONTEXTO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION En el nivel técnico el proceso recibe el nombre de control operacional y garantiza que las actividades o tareas se realicen eficientemente. 28

38. EL CONTEXTO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION En base a las consideraciones anteriores y tomando en cuenta el objetivo principal, que es estudiar los sistemas de información, podemos ver una organización constituida por capas o niveles de decisiones y actividades. 29

39. EL CONTEXTO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION El centro de decisión de cada unidad funcional posee un gerente que dirige las actividades del centro de actividad asociado, mediante el uso de procedimientos de decisión. El centro de actividad esta formado por empleados o trabajadores que ejecutan acciones o actividades que cambian el nivel o estado del sistema. 30

40. DATOS E INFORMACIÓN La información es el recurso principal en el proceso de la toma de decisiones y en la solución de problemas en una organización. Para que el SI pueda producir información deben ocurrir en la organización hechos o eventos, cuyas características se pueden representar mediante DATOS. 31

41. DATOS E INFORMACIÓN Por lo tanto los datos son capturados y procesador por el sistema con el fin de producir información como muestra la figura: 32

42. DATOS E INFORMACIÓN Los Datos son representaciones indefinidas de hechos u objetos. Cuando estos se ordenan y procesan adquieren un significado y proporcionan conocimiento sobre los hechos u objetos que los originan, transformándose en información. 33

43. DATOS E INFORMACIÓN G.B. Davis (1974) define la información como: “datos que han sido procesados en una forma que es significativa para quien los utiliza y que son de valor real y perceptible en decisiones actuales y futuras” 34

44. DATOS E INFORMACIÓN Por lo tanto los datos constituyen la materia prima para producir información y se definen como “grupos de simbolos no aleatorios que representan cantidades, acciones, cosas, etc.” 35

45. DATOS E INFORMACIÓN Los datos se forman mediante combinaciones ordenadas de caracteres que pueden ser de tipo siguiente: Alfanuméricos: A-Z, a-z Numéricos: 0-9 Especiales: + - / * . , $ = ( ) ; etc. 36

46. DATOS E INFORMACIÓN Según Davis (1974) La información son datos procesados y se caracteriza por lo siguiente: Agrega algo a la representación simbólica de hechos u objetos, es decir, a los datos. Le dice, algo, a quien la recibe, que no la conocía. Reduce la incertidumbre. 37