Este documento trata sobre los fundamentos de los sistemas de información gerencial. Explica conceptos clave como datos, información, conocimiento y sistemas de información. Describe las características y roles de los sistemas de información en las empresas. Finalmente, analiza las tendencias actuales en esta área como el enfoque en los procesos de negocio y la integración de aplicaciones.

1. SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL

3. SISTEMA: DEFINICIÓN “ El todo es más importante que la suma de sus partes”, Aristóteles Tabla 1. Sistema Definición Conjunto de elementos organizados y relacionados que interactúan entre sí, para lograr un objetivo. Tabla 2. Sistema Características Un sistema recibe una entrada (datos, por ejemplo), efectúa un procesamiento y provee una salida (información, por ejemplo) Un sistema puede estar constituido a su vez, por un conjunto de sistemas. Se les denomina subsistema. Se define como ambiente, al medio externo que rodea física o conceptualmente al sistema y su relación consiste en que el ambiente le entrega entradas al sistema y éste le devuelve salidas al ambiente. Sólo los grupos de elementos que se relacionen e interaccionen, buscando la idea de un “todo” con un propósito, pueden denominarse sistemas.

4. DATO, INFORMACIÓN Y CONOCIMIENTO … por qué los datos son importantes para una organización ? Tabla 3. DATO Definición Es un conjunto discreto, de factores objetivos sobre un hecho real. Por sí mismo, no da “un por qué” de las cosas y por sí mismo no tiene ninguna relevancia o propósito. Las TIC y los datos Las tecnologías son un medio para el almacenamiento de los datos y la gestión de éstos es medida por las empresas en términos de costo, velocidad y capacidad. Los Datos en la empresa Existen tipos de empresa, para las cuales la gestión y preservación de los datos resulta imprescindible además de crítica: Agencias gubernamentales, compañías de seguro, Bancos, entre otros. Riesgos Algunas empresas almacenan datos innecesarios, lo cual se termina convirtiendo en una labor dispendiosa, para quien intenta acceder a los datos realmente relevantes para la organización, de aquellos que no y finalmente se terminan desperdiciando recursos en algo que en sí mismo no tienen ningún significado.

5. DATO, INFORMACIÓN Y CONOCIMIENTO Las tecnologías han mejorado la calidad en la información ? Tabla 4. INFORMACIÓN Definición Es un conjunto organizado de datos procesados, que constituyen un mensaje sobre un determinado ente o fenómeno. Participan al menos dos roles: el emisor y el receptor. Es el receptor quien define si lo enviado por el emisor, puede considerarse como información o por el contrario como datos sin ningún significado. Las TIC y la información La información se mueve a través de redes, como por ejemplo una red LAN, en donde se pueden encontrar servicios como el correo electrónico o mensajería interna dentro de la organización. Igualmente la información circula en redes más amplias como Internet. La información en la empresa A diferencia de los datos, la información tiene un significado para la empresa y dicho significado debe ser construido por el emisor. A través de la información, se puede añadir valor a la organización, por medio de: la contextualización (se sabe para qué propósito se generan los datos), categorizando (se conoce la unidad de análisis de los datos), calculando (datos a partir de cálculos matemáticos) Riesgos Una gestión ineficiente de la información en una organización, puede conducir a su pérdida, a una escasa definición de los canales y conductos por donde debe circular, la fuga de información de carácter estratégico para los objetivos de negocio y a la proliferación de múltiples fuentes de información, que pueden producir confusión en el receptor.

6. DATO, INFORMACIÓN Y CONOCIMIENTO Cuál es el impacto que el conocimiento tiene en su empresa ? Tabla 5. CONOCIMIENTO Definición Se define (Davenport y Prusak) como una mezcla de experiencias, valores, información y “saber hacer” que sirve como marco para la incorporación de nuevas experiencias e información, y es útil para la acción. Existe dentro de las personas, como parte de la complejidad humana. Las TIC y el conocimiento Así como los datos y la información pueden encontrarse a través de las TIC, el conocimiento se encuentra en las personas y se deriva de la información, así como la información de los datos. Para que la información conduzca o se transforme en conocimiento, las personas deben hacer todo el trabajo para que se produzca dicha transformación, la cual se produce por medio de: comparación, consecuencias, conexiones y conversación. El conocimiento en la empresa El conocimiento es un factor determinante en la organización actual, principalmente para aquellas cuyo producto final, tiene un alto grado de orientación hacia la gestión de conocimiento. Riesgos Una inadecuada gestión del conocimiento en una organización, puede producir la fuga de talentos, subutilización de potencial en el recurso humano y en general, el debilitamiento organizacional como consecuencias colaterales en aspectos como la gestión de la información y estancamiento y limitación en la competitividad de una organización.

7. SISTEMA DE INFORMACIÓN Tabla 6. Sistema de Información Definición Conjunto de elementos organizados e interrelacionados que recolectan (o recuperan), procesan, almacenan y distribuyen información para apoyar la toma de decisiones y el control en una organización (Kenneth y Jane Laudon).

8. SISTEMA DE INFORMACIÓN EN LA EMPRESA Tabla 7. El Sistema de Información en La Empresa Descripción Un sistema de empresa puede constar de tres niveles: En la base se encuentra el Sistema de Producción, encargado de recibir unas materias primas y transformarlas en productos, mediante el trabajo humano y una serie de mecanismos y herramientas. El sistema de información proporciona soporte al sistema de producción y a la vez extrae datos e información del mismo. Incluye las herramientas o infraestructura tecnológica. En la cima de la pirámide se encuentra el Sistema de decisión o sistema gerencial, en donde se encuentra la información que necesitan los directivos para la toma de decisiones.

9. LOS ROLES FUNDAMENTALES DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN Tabla 8. Los roles de los sistemas de información Descripción Un sistema de información cumple tres papeles esenciales en cualquier tipo de organización: El respaldo de las operaciones empresariales, el respaldo a la toma de decisiones gerenciales y el respaldo a la ventaja competitiva estratégica.

10. RETROALIMENTACIÓN Y CONTROL Tabla 9. Retroalimentación y control Retroalimentación Control Es la salida que regresa al sistema (personal adecuado de la organización) en forma de información, para apoyar a los procesos de evaluación y corrección (mejoramiento continuo) en la etapa de entrada. A partir de la retroalimentación, se logra el control del sistema de información, para que se tomen las medidas de corrección, con base a la información o recurso que lo retroalimenta. De ésta manera, un sistema de información debe incluir un sistema de control básico que incluya: un estándar para lograr un desempeño aceptable, un método para medir el desempeño actual, un medio para comparar el desempeño actual contra el estándar y un método de retroalimentación.

11. ENFOQUE ACTUAL DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN Tabla 10. Enfoque actual de los SI. Análisis El estudio de los sistemas de información, se constituye como un campo multidisciplinario. Sin embargo, existen dos grandes enfoques que los gobiernan: El Técnico y el Conductual.

12. ENFOQUE ACTUAL DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN Tabla 11. Enfoque técnico y conductual Técnico Conductual Describe los modelos basados matemáticamente para estudiar los sistemas de información, la tecnología física y las capacidades formales de estos. Describe los aspectos de conducta que surgen en el desarrollo y mantenimiento a largo plazo de los sistemas de información. Gracias al enfoque conductual, aspectos como la integración estratégica de la empresa, diseño, implementación, uso y administración, pueden explorarse con éxito, por medio de los modelos aplicados en el enfoque técnico. Ciencias de la Computación Ciencias de la Administración Investigación De Operaciones Psicología Economía Sociología Establece las teorías de la computación, métodos de cálculo y métodos eficientes e almacenamiento y acceso a datos. Plantea el desarrollo de modelos para toma de decisiones y prácticas administrativas. Se basa en técnicas matemáticas para optimizar parámetros seleccionados de organizaciones: control de inventarios, transporte y costo de transacciones. Estudia el cómo perciben y utilizan la información formal, los tomadores de decisiones humanos. Estudia el impacto de los sistemas sobre el control y las estructuras al interior de la empresa y los mercados. Estudia la manera en que los grupos y las organizaciones, dan forma al desarrollo de los sistemas y cómo éstos afectan a los individuos, los grupos y las organizaciones.

13. ACTIVIDADES Tabla 12. Actividades de un SI. De control de clientes Entrada Proceso Almacenamiento Salida Datos generales del cliente: Nombre, dirección, tipo de cliente. Políticas de créditos: plazo de pago, límite de pago, etc. Facturas Pagos, depuraciones. Cálculo de antiguedad de saldo. Cálculo de intereses moratorios. Cálculo de saldo de un cliente. Movimientos del mes. Catálogos de clientes. Facturas. Reporte de pagos. Estados de cuenta. Pólizas contables Consultas de saldos en pantalla

14. TENDENCIAS Para comprender las tendencias de los Sistemas de Información y en general el de las TIC en la organización, debemos entender qué es un proceso… Tabla 13. Proceso Definición Conjunto de actividades estructurado y medible diseñado para producir una salida especificada para un cliente o mercado particular. Implica un énfasis fuerte en cómo se realiza el trabajo dentro de la empresa, en contraste a un énfasis enfocado en el producto a realizar. Un proceso es así un orden especificado de actividades de trabajo a lo largo del espacio y el tiempo, con un principio, un fin y entradas y salidas claramente especificadas: una estructura para la acción. Tabla 14. Tendencia basada en proceso e información Proceso Información Se enfatiza en el proceso como dimensión dominante: consumen, generan y transforman información, cumpliendo un conjunto de reglas corporativas de gobierno. Considera al proceso como operación que se “dispara” como resultado de un cambio de la información. Los procesos quedan ocultos en las diferentes aplicaciones de software.

15. TENDENCIAS Tabla 15. Tendencias Elemento de Análisis Descripción De los datos a los procesos Las empresas comienzan a tener un cambio de mentalidad en el momento de pensar en las tecnologías de la información, lo cual se traduce en un cambio en la orientación del desarrollo de las tecnologías información. En ese sentido, son los procesos los que definen la organización y no los datos y por tanto, se comienza a dar una mayor importancia en los procesos de negocio, que en los datos que estos mismos generan. La integración de aplicaciones y BPM (Business Process Management) Frente a la proliferación de tecnologías y de sistemas de información especializados en la empresa, se expone la necesidad de integrar dichas tecnologías, de tal manera que los datos e información tengan una mayor disponibilidad para las capas superiores del negocio, que faciliten la toma de decisiones de una manera ágil y oportuna a las necesidades del negocio. Empresa – Red Un entorno pasado en donde el negocio afectaba una cierta región geográfica, dependiendo de la magnitud de la empresa, se transforma a través de las TIC, en un nodo que hace parte de un entorno de proporciones globales, en donde su competitividad se ve afectada por un entorno permanentemente cambiante, pero que ofrece además nuevas oportunidades, en donde la innovación debe ser gestionada cuidadosamente.

16. TENDENCIAS Tabla 16. Tendencias Elemento de Análisis Descripción Las TIC como elemento que aporta valor a la organizaciòn Los esfuerzos económicos que la empresa realiza actualmente en torno a las TIC, buscan orientarse cada vez más, a la búsqueda de soluciones que aporten valor y apoyen la estrategia de negocio, a través de una mejora del producto, bien o servicio que ofrece y en la toma de decisione a las instancias directivas en la organización. Acercando al cliente hacia el negocio Por medio de los SI, la empresa busaca conocer mejor a sus clientes, sus preferencias, gustos y capacidad de compra, para ofrecerle soluciones más a la medida de sus necesidades e intereses. Soluciones en TIC, orientada hacia los servicios Cada vez se hace más común, principalmente en las PYMES, encontrar empresas que contratan servicios con compañias dedicadas a la prestación de servicios para soluciones integrales de SI, evitando incurrir en gastos para la adquisición de infraestructura tecnólogia (hardware y software), así como en la gestión de dichos recursos, por lo cual la organización solamente se preocupa por el objeto de su negocio.