Este documento describe los esfuerzos de la ciudad de Manresa para mejorar la gestión interna de documentos y expedientes electrónicos, así como la atención a ciudadanos y empresas. Se detallan las iniciativas emprendidas desde 2001 para automatizar procesos, implementar una gestión por procesos con firma electrónica, y desarrollar una intranet y portal para facilitar la información y tramitación en línea y presencial. El objetivo final es lograr una gestión más ágil internamente y mejorar la atención a la ciudadanía.

1. ” Gestión de contenidos, documentos electrónicos y e-expedientes” Montserrat Morera i Solé, responsable del Servicio de Tecnologías y Sistemas de Información del Ayuntamiento de Manresa.

2. ¿Porqué ? Conseguir una gestión interna más ágil y mejorar la atención a los ciudadanos y empresas – presencial y telemática -. Gestión de contenidos,documento electrónico y e-expedientes. 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 Gestión de procedimientos (89-96): Identificación, plantillas de documentos, fases de resolución Gestión doc. de resoluciones R.H. Proceso de solicitud de permisos y vacaciones Automatización del proceso de compras Plan de Actuación Municipal Portal del empleado Equipos móviles. Multas Registro general y gestión por processos: Identificación, atributos, proceso de resolución, gestión documental y firma electrònica Intranet: portal OAT Mantenimiento y via pública Archivo documentos elec. ‘ Intranet: Población, contribuyente, proveedor.. (carpeta del ciudadano) procesos móviles Calidad Gestión presencial Catálogo de servicios Indicadores Intranet: OAC Cita prévia Gestión de colas

3. Territorio, Economia, P. Local, Rec. Humanos, S. Pers., .. Presencial y telefónica -información y tramitación- Derivaciones/citas previas Telemática -información, tramitación,consulta 010 / central telef. OAC Básica y general Departamental y específica Presencial -información y tramitación- Telefónica Ciudadanos y empresas Registro , procesos y gestión documental Gestión de esperas Indicadores / q.de mando Archivo de documentos elec. Población Cursos y inscripciones Agenda y equipamientos Tributos y recaudación Recursos humanos Archivo desarrollo EC. Ocupación Seguridad ciudadana Fincas, locales y actividades Presupuestos-contabilidad S.sociales, sanidad, cementerio, educación, deportes, cultura, D.ciudadania Gestión del territorio Web Municipal Móvil . Otras administra-ciones ¿Qué? 1 Información 2 3 Integración automática y segura 4a 4b 5 6 Gestión de contenidos,documento electrónico y e-expedientes. 7 Gestió interna Atención presencial Atención no presencial

4. Ejemplo, consulta de carpeta del ciudadano – procesos – Intranet Internet Gestión de contenidos,documento electrónico y e-expedientes. ¿Qué?

6. Gestión por procesos. Seguridad/ accesos Descripción/ internet Estructura de datos Plantillas documentos Proceso de resolución Registro presencial, teléfono o internet Detalle o resúmenes de procedimientos por unidades organizativas, tipos, períodos de entrada, situación y tiempo de resolución, solicitante, lugares/plano o identificadores, documentos relacionados, persona/s responsables, notificaciones Esquema funcional. 5 Gestión de contenidos,documento electrónico y e-expedientes. Metadatos archivo elec . Codificación Archivo elec. documentos Tipos de procesos Proceso de resolución 3 Gestión del flujo de trabajo Entrada 1 Consultas y indicadores 4 SIG, territorio, fincas, locales, activ. Personas: teléfonos, e-mails, domicilios,.. Gestió de tributs i recaptació . Población, vehiculos,..... procesos Catálogo de procesos Indicadores 2 6

7. Gestión por procesos. Implantación. Gestión de contenidos,documento electrónico y e-expedientes. 9.852 5.151 3.059 Documentos firmados electrónicamente 59 198 293 25 57 187 9 23 157 397 Total 18 50 48 11 27 27 4 7 13 60 Serveis econòmics 36 64 75 8 15 15 5 5 78 Serveis del territori 1 42 45 1 4 4 1 1 3 93 Serveis a les persones 1 4 54 2 2 83 2 2 83 82 Organització i R.H, 2 19 41 2 3 41 1 2 36 50 Seguretat ciutadana 1 1 1 Promoció econòmica 1 5 5 Drets de ciutadania-participació 1 17 24 1 6 17 1 6 17 28 Secretaria General 12 12 3 14 3 14 18 Alcaldia-Presidencia-010 E.sig Wf Uso E.sig Wf Uso E.sig Wf Uso 2008 2007 2006 identif. Area/Servicio