La implantación de un sistema de gestión de la información permitiría optimizar los procesos, mejorar el servicio y la seguridad de la información mediante la eliminación de costes de localización y almacenamiento de documentos, la reducción del espacio físico requerido y la disminución del material archivado, al tiempo que ofrece una mayor seguridad al definir reglas de acceso a los documentos para los usuarios.

1. La implantación de un sistema de gestión
de la información es clave para optimizar
los procesos y mejorar el servicio ofrecido
y la seguridad de la información. Nuestro
objetivo de este sistema de gestión
documental es:
 La eliminación de los costes de
localización, recuperación y re archivo del
documento, que pasa a estar en formato electrónico, y se puede
visualizar en pantalla e imprimir.
 La reducción del espacio de almacenamiento, ya que los
documentos electrónicos se almacena en servidores, CD-ROM
etc.
 La disminución del material archivado ya que los documentos
están accesibles en todo momento y se ahorran los listados en
papel y las copias. Asimismo se evita la pérdida de
documentos.
 Una mayor seguridad de la información mediante la
definición de reglas de acceso a la documentación para los
diferentes usuarios y dependiendo de su rol en la organización.