Este documento presenta una guía sobre gestión documental y administración de archivos. Explica que el objetivo es desarrollar habilidades en el manejo de información relacionada a estos temas en estudiantes y funcionarios. Describe la metodología de trece encuentros académicos participativos. Finalmente, resume los principales componentes de un sistema de gestión documental como planeación, producción, gestión de trámites, organización, transferencia y disposición de documentos.

1. GESTION DOCUMENTALY
ADMINISTRACION DE ARCHIVOS
ING. FREDY MAGDANIEL PALMEZANO.
ESP. GERENCIAS EN FINANZAS

2. DIRIGIDO A:
• ESTUDIANTES DETECNICO LABORAL CON COMPETENCIAS EN
AUX.ADMINISTRATIVOS
• FUNCIONARIOS DE UNIDADES DE ARCHIVOS
• PERSONALVINCULADO CON ENTIDADES PUBLICAS O PRIVADAS QUE
TENGAN UN NIVEL DE FORMACIONTECNICA,TECNOLOGICAY DEMAS
PERSONAL CONVINCULACION A ACTIVIDADES ARCHIVISTA

3. “
”
METODOLOGIA
De acuerdo a la estructura temática, la asignatura o modulo, se
desarrollará en trece encuentros, en espacios académicos, que
permitan la participación activa y dinámica de los estudiantes. Por
consiguiente, se desarrollara en foro, mesas redondas , paneles, etc,

4. “
”
OBJETIVOS
DESARROLLAR LAS HABILIDADES EN EL MANEJO DE LA INFORMACION REFERENTE A LA
GESTION DOCUMENTALY LA ADMINISTRACION DE ARCHIVOS EN EL CUERPO
ESTUDIANTILVINCULADO ALTECNICO LABORAL CON COMPETENCIAS EN AUXILIAR
ADMINISTRATIVO, EN LO REFERENTA A:
 MEJORAMIENTO DE LA GESTION ADMINISTRATIVA
 EL FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL
 LA SALVAGUARDA DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL

5. “
”
EJESTEMATICOS
1. PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL (PGD), CONCEPTOSY DEFINICIONES.
2. GESTION DOCUMENTALY LA NORMA ISO15489.
3. MARCO NORMATIVO DE LA GESTION DOCUMENTAL EN COLOMBIA.
4. ESTRUCTURA DE UN PGD
5. ARCHIVOY CORRUPCION
6. ETICAY MORAL EN EL CONTEXTO DE LAS ORGANIZACIONES
7. CICLOVITAL DEL DOCUMENTO

6. GESTION DOCUMENTAL
CONJUNTO DE NORMAS ADMINISTRATIVAS Y
TECNICAS TENDIENTES A LA PLANIFICACION,
MANEJO Y ORGANIZACIÓN DE LA
DOCUMENTACION PRODUCIDA Y RECIBIDA
POR LAS ENTIDADES DESDE SU ORIGEN
HASTA SU DESTINO FINAL, CON EL OBJETO
DE FACILITAR SU UTILIZACION Y
CONSERVACION. (Art.3, Ley 594 del 14 de
junio del 2000)

7. MARCO NORMATIVO
Constitución política de Colombia
Ley 594 del 14 de junio del 2000
Ley 734 del 2002, código único disciplinario
Directiva presidencial 04 del 2012
Ley 962 del 2005. (ley anti tramite)
Ley 1712 del 2014. de transparencia y derechos de la
información
Resolucion 8934 del 2014

8. SISTEMA DE GESTION DOCUMENTALY SUS
COMPONENTES
UN PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL, según acuerdo
027 del 31 de octubre del 2006, un PGD, es un conjunto de
normas técnicas y practicas usadas para administrar el flujo de
documentos de todo tipo de una organización. Permitir la
recuperación de información de ellos, determinan el tiempo en
que deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la
conservación indefinida de los documentos mas valiosos,
aplicando principios de racionalización y economía.

9. CICLOVITAL DE LOS DOCUMENTOSYTIPOS DE
ARCHIVOS
Hace referencia a las etapas sucesivas
por las que atraviesan los documentos,
desde su producción o recepción hasta
su disposición final

10. ARCHIVOSYTIPO DE ARCHIVOS
1.Archivo de Gestión o de trámite; se genera
una fase activa, que proyecta una
transferencia primaria
2.Archivo de concentración o central; fase semi
activa, desde la cual se genera la transferencia
secundaria
3.Archivo histórico (fase inactiva)

11. OCHO PASOS DE LA GESTION DOCUMENTAL
1.PLANEACION
2.PRODUCCION
3.GESTIONYTRAMITES
4.ORGANIZACIÓN
5.TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
6.DISPOSICION DOCUMENTAL
7.CONSERVACION O PRESERVACION DOCUMENTAL
8.VALORACION

12. 1.- PLANEACION

13. 1.- PLANEACION
CONJUNTOS DE ACTIVIDADES ENCAMINADAS A LA PLANEACION, GENERACION Y
VALORACION DE LOS DOCUMENTOS DE LA ENTIDAD, EN CUMPLIMIENTO CON EL CONTEXTO
ADMINISTRATIVO, LEGAL, FUNCIONALYTECNICO.
ESTE COMPRENDE EL DISEÑO DE FORMAS, FORMULARIOS, MANUALES DE INSTRUCTIVOS
QUE SE HAN GENERADO TENIENDO EN CUENTA LAS NECESIDASDES PREVISTAS,
DETERMINACION DE USOY FINALIDAD DE DOCUMENTOS.
ORDENACIÓN DE CARACTERISTICAS INTERNASY EXTERNAS
ADECUADO USOY MANEJO DE REPROGRAFIAS
POLITICAS, OBJETIVOS Y METAS DE CADA UNO DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA (MEDIBLES
CUANTITATIVAY CUALITATIVAMENTE)
LA GESTION DOCUMENTAL, SE INTEGRA A CADA UNA DE LOS PROCESOS MISIONALES DE LA
EMPRESA.
SISTEMA DE CONSERVACION, PREVENCIONY CONSERVACION
POLITICAS DE SEGURIDAD, AUTOMATIZACION DE FORMAS, FORMATOS Y FORMULARIOS,
GESTION DE DOCUMENTOSY ARCHIVOS
ESTABLECIMIENTOS DE DIRECTRICES PARA DISEÑOS, CREACION, DIFUSION,Y
ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS.

14. 2.- PRODUCCION
ACTIVIDADES DESTINADAS AL ESTUDIO DE DOCUMENTOS EN LA
FORMA DE PRODUCCION O INGRESO, FORMATO Y ESTRUCTURA
FINALIDAD, AREA COMPETENTE PARA EL TRAMITE, PROCESO EN EL
QUE ACTUAY RESULTADOS ESPERADOS.
CREACION Y RECEPCION DE DOCUMENTOS: APLICAR MEJORES
PRACTICAS DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION, USO DE
TECNOLOGIAVERDE.
ESTRUCTURA DEL DOCUMENTO: SOPORTES Y MEDIOS DE
REPRODUCCION
RACIONALIZACION DE LOS RECURSOS, IMPLENTACION DE NUEVAS
TECNOLOGIAS

15. 3.- GESTIONYTRAMITES
CONJUNTO DE ACTUACIONES NECESARIAS PARA EL REGISTRO, LA
VINCULACION A UN TRAMITE, LA DISTRIBUCION INCLUIDA, LAS
ACTUACIONES O DELEGACIONES, LA DESCRIPCION, LA
DISPONIBILIDAD Y EL ACCESO PARA LA CONSULTA, CONTROL Y
SEGUIMIENTOY SOLUCION DE ASUNTOS.
HACEN PARTE DE ESTE PASO:
• La recepción de documentos que remiten (personas naturales o
jurídicas); en donde se procede a la verificación de folios, copias, anexos,
firmas, que sean competencia de la entidad para poder radicarse.
• RADICAR: es la asignación de un consecutivo, fecha, hora, de recibo o
envío, nombre del remitente o destinatario.

16. 4.- ORGANIZACION
CONJUNTO DE OPERACIONES TECNICAS PARA DECLARAR EL
DOCUMENTO EN EL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL, CLASIFICARLO
Y UBICARLO EN EL NIVEL ADECUADO, ORDENARLOY DESCRIBIRLO.
EN ESTE PASO, LA clasificación consiste en fijar de manera inteligente una
distribución jerárquica a los documentos agrupándolo en grandes conjuntos.
Procedencia y orden original; disponer de cada documento que componen
una unidad documental.
Sistema de agrupación y ordenación documental.
Sistema de descripción de acuerdo con los estándares internacionales.
Seguimiento a la formación correcta de los expedientes en los archivos de
gestión

17. 5.-TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
CONJUNTO DE OPERACIONES ADOPTADA POR LA ENTIDAD PARA
TRANSFERIR LOS DOCUMENTOS DURANTE LAS FASE DE ARCHIVOS.
VERIFICANDO LA ESTRUCTURA, LA VALIDACION DEL FORMATO DE
GENERACION , LA MIGRACIÓN, LA EMULACION O CONVERSION. LOS
METADATOSTECNICO.
PRINCIPIO DE INTEGRIDAD: VALIDACION DEL CUMPLIMIENTO DE LA
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL. REALIZAR LAS TRANSFERENCIA
DOCUMENTAL PRIMARIA FISICAS Y ELECTRONICAS AL SISTEMA DE
GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS DE ARCHIVO.