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Integrantes: Yoseline Delgado.
              Constanza Trivik.
                 Felipe Urrutia.
             Cristóbal Garrido.
    Profesora: Fabiola Neira I.
              Curso: 3° B Adm.
¿Qué es un archivo?
   Un archivo es identificado por un nombre y la descripción de la
    carpeta o directorio que lo contiene.

    Los archivos informáticos se llaman así
porque son los equivalentes digitales de los
archivos en tarjetas, papel o microfichas del
entorno de oficina tradicional. Los archivos
informáticos facilitan una manera de organizar
los recursos usados para almacenar
permanentemente datos en un sistema
informático.
¿Qué son las técnicas de archivo?
   Son el proceso de
    decepcionar, ordenar,
    clasificar y conservar
    adecuadamente los
    documentos en un lugar
    determinado con el fin de
    localizarlos fácil y
    rápidamente y protegerlos
    de pérdidas y deterioros,
    etc.
¿Qué es el sistema
               numérico?
   Consiste en asignar números consecutivos a las personas y/o
    empresas que escriben, numerando consecutivamente las
    carpetas, para después archivarlas por orden numérico.

   Se hace una ficha con el nombre de cada una y el número
    asignado. Las fichas se archivarán en orden alfabético en un cajón
    o fichero.
Ventajas                   Desventajas

   Su carácter es limitado.      La localización del
                                   documento clasificado
   Lectura rápida.                resulta difícil si no se
                                   reconoce el numero.
   Exactitud.
                                  Es necesario una guía de
   Carencia de dudas o            confección de localización.
    errores.
                                  Necesita un índice.
   La falla de un documento
    se pone de manifiesto
    inmediatamente.               Posibilidades de
                                   intercambiar números.
Clasificación :
Numero
Consecutivo:

Se asigna un número a cada documento y éste será el
que se utilice para clasificarlos y ordenarlos. La
asignación de números ser realiza por orden de llegada.
Clasificación
                  Cronológica:
El criterio que se utiliza es según el tiempo de vida del
documento. Primero se ordenan por el año, después por
el mes y finalmente por el día. Se emplea para
información de carácter financiero o económico o en la
relacionada con vencimientos: facturas, letras de cambio,
etc.
               Clasificación en
               numero de serie:

Consiste en asignar un numero de organización en lugar de
seguir un orden consecutivo, reservando bandas de números
para determinados asuntos. Por ejemplo, todas las facturas
estarán en el archivo nº 1 , los reclamos en el archivo nº 3 ….
Clasificación por decimal o
       por numero en código:
Consiste en asignar a los documentos categorías y
sub-categorías, representadas cada una de ellas por un
dígito, que después se expresará en forma de número.

             Clasificación
           numérica terminal:

 Par evitar algunos de los problemas del sistema
 anterior surge el sistema de clasificación por el último
 dígito.
¿Qué es el sistema por
asunto?
   Es aquel que tiene como función archivar el material de acuerdo
    con su contenido. En algunos casos es un método muy útil.

    Los archivos por asuntos son útiles para llevar la
    correspondencia y papeles de una actividad repetitiva.

   El inconveniente de este sistema, es que resulta muy factible
    olvidar los papeles de un tema en otra carpeta, especialmente si
    éstos tratan de diversos asuntos.
Ventajas                       Desventajas

   Es muy utilizada debido a       Radica en la elección correcta
    su sencillez de su manejo.       de las materias que van a
                                     definir los documentos.
   Permite la inserción de
    nuevos asuntos sin              Siguen un orden numérico
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                                     viene ordenados por numero
                                     y letras.
Conclusión
   Al finalizar este trabajo nos damos
    cuenta de la real importancia sobre las
    técnicas de archivo y los sistemas tanto
    numérico como por asunto que son
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Técnicas de Archivo,sistema numérico & asunto o materia

  • 1. Integrantes: Yoseline Delgado. Constanza Trivik. Felipe Urrutia. Cristóbal Garrido. Profesora: Fabiola Neira I. Curso: 3° B Adm.
  • 2. ¿Qué es un archivo?  Un archivo es identificado por un nombre y la descripción de la carpeta o directorio que lo contiene.  Los archivos informáticos se llaman así porque son los equivalentes digitales de los archivos en tarjetas, papel o microfichas del entorno de oficina tradicional. Los archivos informáticos facilitan una manera de organizar los recursos usados para almacenar permanentemente datos en un sistema informático.
  • 3. ¿Qué son las técnicas de archivo?  Son el proceso de decepcionar, ordenar, clasificar y conservar adecuadamente los documentos en un lugar determinado con el fin de localizarlos fácil y rápidamente y protegerlos de pérdidas y deterioros, etc.
  • 4. ¿Qué es el sistema numérico?  Consiste en asignar números consecutivos a las personas y/o empresas que escriben, numerando consecutivamente las carpetas, para después archivarlas por orden numérico.  Se hace una ficha con el nombre de cada una y el número asignado. Las fichas se archivarán en orden alfabético en un cajón o fichero.
  • 5. Ventajas Desventajas  Su carácter es limitado.  La localización del documento clasificado  Lectura rápida. resulta difícil si no se reconoce el numero.  Exactitud.  Es necesario una guía de  Carencia de dudas o confección de localización. errores.  Necesita un índice.  La falla de un documento se pone de manifiesto inmediatamente.  Posibilidades de intercambiar números.
  • 6. Clasificación : Numero Consecutivo: Se asigna un número a cada documento y éste será el que se utilice para clasificarlos y ordenarlos. La asignación de números ser realiza por orden de llegada.
  • 7. Clasificación Cronológica: El criterio que se utiliza es según el tiempo de vida del documento. Primero se ordenan por el año, después por el mes y finalmente por el día. Se emplea para información de carácter financiero o económico o en la relacionada con vencimientos: facturas, letras de cambio, etc. Clasificación en numero de serie: Consiste en asignar un numero de organización en lugar de seguir un orden consecutivo, reservando bandas de números para determinados asuntos. Por ejemplo, todas las facturas estarán en el archivo nº 1 , los reclamos en el archivo nº 3 ….
  • 8. Clasificación por decimal o por numero en código: Consiste en asignar a los documentos categorías y sub-categorías, representadas cada una de ellas por un dígito, que después se expresará en forma de número. Clasificación numérica terminal: Par evitar algunos de los problemas del sistema anterior surge el sistema de clasificación por el último dígito.
  • 9. ¿Qué es el sistema por asunto?  Es aquel que tiene como función archivar el material de acuerdo con su contenido. En algunos casos es un método muy útil.  Los archivos por asuntos son útiles para llevar la correspondencia y papeles de una actividad repetitiva.  El inconveniente de este sistema, es que resulta muy factible olvidar los papeles de un tema en otra carpeta, especialmente si éstos tratan de diversos asuntos.
  • 10. Ventajas Desventajas  Es muy utilizada debido a  Radica en la elección correcta su sencillez de su manejo. de las materias que van a definir los documentos.  Permite la inserción de nuevos asuntos sin  Siguen un orden numérico grandes dificultades. y/o alfanumérico cuando viene ordenados por numero y letras.
  • 11. Conclusión  Al finalizar este trabajo nos damos cuenta de la real importancia sobre las técnicas de archivo y los sistemas tanto numérico como por asunto que son vitales dentro de una empresa.