Este documento describe diferentes tipos de sistemas de archivo, incluyendo el sistema numérico, el sistema por asunto y el sistema cronológico. Explica que un archivo es un recurso que permite organizar y almacenar datos de manera permanente en un sistema informático. Además, analiza las ventajas y desventajas de los sistemas numérico y por asunto.

1. Integrantes: Yoseline Delgado.
Constanza Trivik.
Felipe Urrutia.
Cristóbal Garrido.
Profesora: Fabiola Neira I.
Curso: 3° B Adm.

2. ¿Qué es un archivo?
 Un archivo es identificado por un nombre y la descripción de la
carpeta o directorio que lo contiene.
 Los archivos informáticos se llaman así
porque son los equivalentes digitales de los
archivos en tarjetas, papel o microfichas del
entorno de oficina tradicional. Los archivos
informáticos facilitan una manera de organizar
los recursos usados para almacenar
permanentemente datos en un sistema
informático.

3. ¿Qué son las técnicas de archivo?
 Son el proceso de
decepcionar, ordenar,
clasificar y conservar
adecuadamente los
documentos en un lugar
determinado con el fin de
localizarlos fácil y
rápidamente y protegerlos
de pérdidas y deterioros,
etc.

4. ¿Qué es el sistema
numérico?
 Consiste en asignar números consecutivos a las personas y/o
empresas que escriben, numerando consecutivamente las
carpetas, para después archivarlas por orden numérico.
 Se hace una ficha con el nombre de cada una y el número
asignado. Las fichas se archivarán en orden alfabético en un cajón
o fichero.

5. Ventajas Desventajas
 Su carácter es limitado.  La localización del
documento clasificado
 Lectura rápida. resulta difícil si no se
reconoce el numero.
 Exactitud.
 Es necesario una guía de
 Carencia de dudas o confección de localización.
errores.
 Necesita un índice.
 La falla de un documento
se pone de manifiesto
inmediatamente.  Posibilidades de
intercambiar números.

6. Clasificación :
Numero
Consecutivo:
Se asigna un número a cada documento y éste será el
que se utilice para clasificarlos y ordenarlos. La
asignación de números ser realiza por orden de llegada.

7. Clasificación
Cronológica:
El criterio que se utiliza es según el tiempo de vida del
documento. Primero se ordenan por el año, después por
el mes y finalmente por el día. Se emplea para
información de carácter financiero o económico o en la
relacionada con vencimientos: facturas, letras de cambio,
etc.
Clasificación en
numero de serie:
Consiste en asignar un numero de organización en lugar de
seguir un orden consecutivo, reservando bandas de números
para determinados asuntos. Por ejemplo, todas las facturas
estarán en el archivo nº 1 , los reclamos en el archivo nº 3 ….

8. Clasificación por decimal o
por numero en código:
Consiste en asignar a los documentos categorías y
sub-categorías, representadas cada una de ellas por un
dígito, que después se expresará en forma de número.
Clasificación
numérica terminal:
Par evitar algunos de los problemas del sistema
anterior surge el sistema de clasificación por el último
dígito.

9. ¿Qué es el sistema por
asunto?
 Es aquel que tiene como función archivar el material de acuerdo
con su contenido. En algunos casos es un método muy útil.
 Los archivos por asuntos son útiles para llevar la
correspondencia y papeles de una actividad repetitiva.
 El inconveniente de este sistema, es que resulta muy factible
olvidar los papeles de un tema en otra carpeta, especialmente si
éstos tratan de diversos asuntos.

10. Ventajas Desventajas
 Es muy utilizada debido a  Radica en la elección correcta
su sencillez de su manejo. de las materias que van a
definir los documentos.
 Permite la inserción de
nuevos asuntos sin  Siguen un orden numérico
grandes dificultades. y/o alfanumérico cuando
viene ordenados por numero
y letras.

11. Conclusión
 Al finalizar este trabajo nos damos
cuenta de la real importancia sobre las
técnicas de archivo y los sistemas tanto
numérico como por asunto que son
vitales dentro de una empresa.