P gco-01 (4) p comercial

SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ISO 9001:2008
REFERENCIA:
P-GCO-01
REVISIÓN N° 4
10.10.2014
PROCEDIMIENTO COMERCIAL Página 1
Revisión 4 Emite: Gerente Comercial Revisa: Gerente Técnico Aprueba: Gerencia General
Cláusula: 7.2. Fecha: 10.10.2014 Fecha: 10.10.2014 Fecha: 10.10.2014
1. OBJETIVO
Este procedimiento establece la metodología comercial que utiliza KRAH para atender los requerimientos
de los Clientes, de manera de asegurar que se determinan y revisan los requisitos del producto, se asegura
la capacidad de la empresa para dar cumplimiento a estos requisitos y se resuelven todas las diferencias
antes de aceptar el contrato u orden de compra.
2. ALCANCE
Este procedimiento es aplicable a todas las actividades comerciales de KRAH.
3. RESPONSABILIDADES
 Gerente Comercial
 Vendedores
 Coordinador de Ventas
 Asistente de Ventas
Las responsabilidades y funciones individuales son descritas en el punto 7 del presente procedimiento.
4. DOCUMENTOS APLICABLES
P-GCO-02 Evaluación de la satisfacción y fidelidad del Cliente.
P-COM-01 Compras Nacionales
P-COM-02 Compras Internacionales
P-CON-01 Otorgamiento de Crédito
P-CON-02 Facturación
5. TERMINOLOGIA
MANAGER: ERP de gestión integral utilizado por KRAH.
COTIZACIÓN: Es el registro generado en Manager para dar respuesta al Cliente, a través
del cual se consideran los requerimientos que el Cliente, entregando
precios, disponibilidad y principales alcances a la oferta de los productos
comercializados por la empresa y está aprobado por la gerencia comercial.
ESPECIFICACIONES TÉCNICAS: Son todos aquellos estándares y parámetros de calidad que fija el Cliente
para la fabricación de sus productos, establecidos en la orden de compra o
el contrato celebrado, ya sean planos de fabricación, normas, espesores,
etc.

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10.10.2014
ORDEN DE COMPRA: Es el acuerdo celebrado entre la Organización y el Cliente, donde se indican
todas las características y requerimientos que el producto debe cumplir.
CONTRATO: Acuerdo celebrado entre la organización y el Cliente, sustentado en
especificaciones técnicas, que generan un contrato legal entre ambas
partes.
CONDICION DE ENTREGA: Definición de la forma de entrega de los productos solicitados por el Cliente.
ENTREGA EN PLANTA: Condición de entrega de los productos solicitados por el Cliente desde la
bodega de nuestra empresa.
ENTREGA EN FAENA: Condición de entrega de los productos solicitados en la faena del Cliente,
por lo que la empresa deberá ponerlos a disposición del Cliente según el
lugar geográfico que este indique.
CLIENTE CARTERA: Cliente que ha comprado productos de la empresa y que es atendido por
un Vendedor determinado.
CLIENTE POTENCIAL: Cliente que no ha efectuado ninguna compra en la empresa con
anterioridad a un año y que pretende ser incorporado a la cartera de un
Vendedor determinado.
CLIENTE NO HABITUAL: Cliente que compra esporádicamente, generalmente una sola vez al año.
6. EQUIPOS Y HERRAMIENTAS
 ERP Manager
 PC’s
 Impresora
 Email
7. ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO
7.1. Comunicación con el Cliente
KRAH estableció un conjunto de canales de comunicación para dar a conocer la empresa y entregar
información sobre sus productos.
Para ello utiliza diversos materiales como catálogos, muestras, fichas técnicas, memorias de cálculo,
especificaciones técnicas, entre otros materiales que la Gerencia Comercial considere adecuados.

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Los canales de comunicación son:
a. Llamados Telefónicos
• Llamados periódicos a cartera asignada a Vendedores.
Llamados a nuevos prospectos o potenciales Clientes buscados por cada Vendedor.
b. Visitas a Terreno
Visitas periódicas a terreno, obras y/u oficina de Clientes, con informes de gestión y avances en futuros
requerimientos o proyectos a desarrollar por nuestros Clientes.
c. Ingreso a Portales de Postulación
• Revisión periódica de portales de postulación a proyectos.
• Revisión periódica de proyectos ganados a través de este medio.
d. Participación en Ferias de Exposición
e. Envío Masivo de Email
Envió masivos a contactos de cartera asignada a Vendedores con ofertas y liquidaciones de stock.
f. Visita de Clientes a Planta
Invitaciones a Clientes destacados a conocer nuestras instalaciones, con charlas de procesos y
productos elaborados.
g. Charlas Técnicas a Clientes y Empresas de Ingeniería
Cada Vendedor debe preparar un programa semanal de visitas a Clientes Cartera y Clientes Potenciales.
Esta programación será revisada semanalmente en conjunto con el Gerente Comercial.
La visita comercial a Clientes Cartera tendrá como objetivo:
• Mantener contacto con el Cliente.
• Realizar labor de post venta detectando la satisfacción del Cliente.
• Detectar y consolidar nuevas oportunidades de negocios y ofrecer nuevas alternativas.
• Generar nuevas ventas.
• Proveer el material publicitario actualizado.
La visita comercial a Clientes potenciales tendrá como objetivo:
• Dar a conocer Krah Chile S.A. y sus productos.

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• Entregar catálogos, folletos, muestras, precios y/o especificaciones técnicas.
• Detectar oportunidades de ventas.
El Vendedor debe informar verbalmente al Gerente Comercial sobre las visitas realizadas la semana
anterior, para su revisión y aprobación.
Cuando el Vendedor detecte una necesidad de compra que pudiese originar una solicitud de cotización,
debe solicitar toda información necesaria de los requerimientos del Cliente, tal como planos,
especificaciones técnicas, detalle de productos y plazos de entrega requeridos.
7.2. Propuesta Comercial
Factibilidad Técnica
En los casos que el Cliente requiera tubería estructurada, tubería espiral lisa, o alguna solución que requiera
un análisis técnico, esta información se le entregará al Gerente Técnico quién realizara el análisis de la
solución a recomendar, la factibilidad de fabricación y plazos de entrega requeridos, para ello se utiliza el
registro RP-GTE-01-01 Hoja de Factibilidad.
Este proceso de análisis técnico se realiza de acuerdo a lo indicado en el procedimiento P-GTE-01
Procedimiento Análisis de Ingeniería. Esta información debe ser retornada al Coordinador de Ventas.
Evaluación Crediticia
Para la evaluación crediticia, los Vendedores solicitan a sus potenciales Clientes todos los antecedentes y
documentación financiera necesaria para que el Contralor realice dicha evaluación de acuerdo al P-CON-01
Otorgamiento de Crédito a Clientes.
Información Clientes Empresa:
 Últimos 3 IVA pagados
 Último balance auditado
 Copia de la constitución de sociedad que acredite Representante Legal
 Copia de CI del Representante legal y RUT Empresa
 Copia de poderes generales
 Copia de boleta/ factura para verificar domicilio vigente
 Formulario solicitud de crédito
Información Clientes Persona:
 Últimos 6 IVA pagados
 Último balance auditado
 Copia de CI del Cliente

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 Copia de boleta/ factura para verificar domicilio vigente
 Firma mandato Cliente persona natural
 Formulario solicitud de crédito
Recibida la documentación el Coordinador de Ventas prepara una carpeta física que contiene todos los
antecedentes financieros entregados por el Cliente, que complementa con el registro RP-GCO-01-02 Ficha
de Cliente, para derivar físicamente esta carpeta al Contralor con el registro RP-GCO-01-08 Hoja Entrega
de Carpeta Cliente y deberá comunicar vía email que se le han remitido los antecedentes.
Con la respuesta devuelta por el Contralor, se define la condición del Cliente y monto de crédito aprobado,
ingresando la información a Manager. En el caso que el Cliente no cumple con la evaluación crediticia, el
coordinador de venta informará al Gerente Comercial quién en con junto con el Gerente General podrán
autorizar ventas de forma particular, autorizando la misma por sistema.
Se le podrá cotizar a cualquier cliente que no tenga deudas pendientes con la empresa. En el caso que las
tuviere, no se podrá cotizar y se le informará al cliente esta situación.
En el caso que un cliente solicite una cotización y no se tenga la evaluación crediticia por falta de los
documentos que se indican anteriormente, se podrá confeccionar indicando que la forma de pago es a
convenir y que estará sujeta a evaluación crediticia.
Confección de Cotización
Establecida la factibilidad técnica y evaluación crediticia, el Asistente Comercial y Coordinador de Ventas,
según corresponda, deben preparar una cotización especificando al menos lo siguiente:
• Nombre empresa
• RUT de la empresa
• Nombre contacto comercial
• Teléfono y mail de contacto comercial
• Nombre del proyecto
• Cantidad de artículos a vender y su descripción
• Precio
• Fecha de entrega a convenir
• Condiciones de pago
• Condiciones de despacho
• Otros
Todos estos puntos deben estar en concordancia con las políticas establecidas por la empresa y
previamente autorizados por el Gerente Comercial.
La cotización, se formaliza en el registro RP-GCO-01-01 Cotización y debe ser enviada a la brevedad al
Cliente mediante correo electrónico u otro medio solicitado. El Vendedor debe hacer seguimiento de la

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cotización respondiendo cualquier duda que pueda tener el Cliente, de tal forma que el producto ofrecido,
cumpla con sus requerimientos.
De ser aceptada la cotización, se espera la recepción de Orden de Compra del Cliente, recibida a través de
correo electrónico u otro medio. En los casos que la cotización no es adjudicada, se debe informar al
Gerente Comercial el motivo para poder tomar las acciones pertinentes.
Revisión de Contrato
El Vendedor asignado entrega la Orden de Compra del Cliente junto con la cotización emitida, para ser
revisada por Asistente de Ventas y Coordinador de Ventas, según corresponda. Esta revisión debe asegurar
que lo cotizado coincide con la orden de compra del Cliente, y queda formalmente registrado en el mediante
el registro digital RP-GCO-01-03 Revisión de Contrato.
Para órdenes de compra mayores a MM$ 50, la revisión de contrato debe ser aprobada por el Gerente
Comercial. Para órdenes menores, son aprobadas por el Coordinador de Ventas.
Toda orden de compra que tenga una diferencia con lo indicado en la cotización, debe ser informada al
Cliente vía email para su modificación. De existir condiciones fuera del establecido, ya sea factor bajo el
comunicado por Gerencia Comercial, stock mínimo óptimo a fabricar, forma de pago distinta a la de ficha
del sistema, se debe solicitar autorización al Gerencia Comercial.
Administración de la Venta
Paralelamente el Asistente de Ventas debe ingresar a Manager la información del Cliente a través del
registro digital RP-GCO-01-04 Ingreso Clientes Nuevos, la cual ha sido recibida vía email o en forma escrita,
los datos requeridos son:
 Rut
 Nombre completo de la empresa
 Dirección
 Dirección de despacho correspondencia
 Fono contacto
 Persona de contacto
 Correo de contacto –este puede ser institucional y personal.
7.3. Generación de Nota de Venta
Conforme la Revisión de Contrato, el Asistente de Ventas procesa el pedido de acuerdo a las condiciones
ofertadas, mediante la generación en Manager del registro digital RP-GCO-01-05 Nota de Venta.
Este registro digital debe incluir toda la información entregada por el Cliente o generada en el análisis de la
solución aceptada por el mismo, de acuerdo a lo definido en el Procedimiento P-GTE-01 Análisis de
Ingeniería, como especificaciones técnicas, planos, programa de fabricación, etc.

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Es responsabilidad del Coordinador de Ventas entregar al Encargado de Compras el registro RP-COM-01-01
Solicitud de Aprovisionamiento, con los respectivos respaldos de costos, para las solicitudes de
aprovisionamiento de materiales que se necesitarán en la confección del producto a entregar.
La Nota de Venta generada en Manager, se enviará vía email a todos los involucrados, es decir Gerente de
Operaciones, Coordinador de Operaciones, Supervisor de Producción y Jefe de Calidad, para su
conocimiento y posterior acción. Si el pedido requiere programación de producción, el Gerente de
Operaciones lo integrará al Programa de Producción, de acuerdo a la información recibida vía email con las
notas de ventas a procesar.
En el caso de Notas de Venta que constituyan ventas de stock, solo se coordinará su despacho.
Para la programación de despacho el Coordinador de Ventas prepara el registro digital RP-GCO-01-06
Programación de Carga considerando las Notas de ventas que han sido liberadas y están listas para
despachar el día siguiente. Este registro será enviado vía email al Encargado de Bodega e involucrados.
Recepcionado en planta el transporte en que se cargará una nota de venta determinada, el Encargado de
Bodega indicará telefónicamente el nombre del cliente a despachar al Coordinador de Ventas, para que
este genere en Manager, según la nota de venta, el registro digital RP-GCO-01-07 Orden de Carga y lo envíe
vía email para el proceso de carga.
Finalmente, el Encargado de Bodega entrega físicamente al Coordinador de Ventas la guía de despacho y
orden de carga, este le adjunta la Nota de Venta y Orden de Compra respectivas, y entrega físicamente esta
documentación al Encargado de Facturación, para proceder según P-CON-02 Facturación.
7.4. Servicio Post Venta
Será responsabilidad del Vendedor mantener informados a sus Clientes del estatus de fabricación y entrega
de los materiales.
Una vez despachados los productos, el Vendedor deberá consultar a su Cliente el grado de satisfacción con
los productos entregados y coordinar servicios de asesoría durante el montaje o construcción en los casos
que sean requeridos.

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7.5. Diagrama de Flujo
RP-GTE-01-01
RP-GCO-01-02
Información
crediticia
cliente
RP-GCO-01-08
RP-GCO-01-01
RP-GCO-01-03
RP-GCO-01-04
RP-GCO-01-05
RP-COM-01-01
RP-GCO-01-06
RP-GCO-01-07
Comunicaciónconel Cliente
Generación decotización
Determina FactibilidadTécnica
de Fabricación
PreparaciónCarpeta Clientes
para evaluación crediticia
Autorización especialGerente
General
Revisiónde Contrato
Definición condicióncrediticia
y monto aprobado
Requerimientos
especiales ?
SI
NO
Email
Email
Email
Clienteapto para
NO
SI
Recepción OC Cliente
Email
Manager
Generación deNota deVenta
GestiónAdministración
de ventas
Manager / Email
Manager / Email
Manager / Email
Coordinación dedespacho
Post Venta
Email
Cierre Venta
Email

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10.10.2014
8. REGISTROS
 RP-GCO-01-01 Cotización
 RP-GCO-01-02 Ficha de Cliente
 RP-GCO-01-03 Revisión de Contrato
 RP-GCO-01-04 Ingreso Cliente Nuevo
 RP-GCO-01-05 Nota de Venta
 RP-GCO-01-06 Programación de Carga
 RP-GCO-01-07 Orden de Carga
 RP-GCO-01-08 Hoja Entrega de Carpeta Cliente
9. ANEXOS
 No aplica
10. MODIFICACION DE DOCUMENTO
Revisión Nº 1
 Versión original.
Revisión Nº 2
 Revisión de texto, modificación de estructura y ajuste a estructura actual de la organización.
Revisión Nº 3
 Se ajusta punto 3 Responsabilidades a la estructura actual de la organización.
 Se describe, en el Punto 7 Descripción de la actividad, la nueva función del Coordinador de
ventas con respecto a la coordinación de despachos.
 Se modifica el Sub Punto Evaluación Crediticia en el punto 7 Descripción de la actividad,
eliminando la gestión de la compañía de seguro COFASE, por lo realizado por Contralor a través
del P-CON-01 Otorgamiento de Créditos.
 Se codifican nuevos registros RP-GCO-02 Ficha de Cliente, RP-GCO-04 Ficha de Ingreso Cliente
Nuevo, RP-GCO-06 Programa de Carga, RP-GCO-07 Orden de Carga, agregándolos tanto en el
Punto 7 Descripción de la actividad, como en el Punto 8 Registros.
Revisión Nº 4
 Se modifica el Sub Punto Evaluación Crediticia en el punto 7 Descripción de la actividad,
incorporando la autorización especial de gerencia general para casos excepcionales, posterior a
evaluación crediticia de Contralor.

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P-GCO-01
REVISIÓN N° 4
10.10.2014
 Se codifican nuevos registros RP-GCO-08 Entrega Carpeta de Cliente, agregándolo tanto en el
Punto 7 Descripción de la actividad, como en el Punto 8 Registros.

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