El documento describe las etapas del proceso de selección de proveedores, incluyendo la evaluación de proveedores, solicitud de cotizaciones, aprobación de cotizaciones, procesamiento de órdenes de compra, gestión logística y aspectos financieros. También presenta criterios para la preselección y calificación de proveedores como calidad, precios, tiempos de entrega, servicio, medio ambiente y capacidades.

1. SELECCIÓN DE
PROVEEDORES

2. 3. Análisis de Proveedores
Una de las etapas más fundamentales del proceso de compras se
refiere a un estudio detallado de los proveedores que ofrecen los
bienes o servicios requeridos.
ETAPAS DEL PROCESO DE
SELECCION

3. 4. Solicitud de Cotizaciones
Una vez seleccionados los proveedores que cumplen con los
requisitos de calidad, cumplimiento y capacidad productiva, se
hace una solicitud formal para cotizar los productos o servicios
requeridos.
Sin embargo, la práctica más común consiste en que se llega con
el proveedor a acuerdos, convenios o contratos de suministros o
abastecimiento gracias a los cuales se concretan precios de
venta, términos de negociación y condiciones de despacho
aplicables para periodos de tiempo determinados. En este caso,
no se requiere solicitud de cotización sino de la elaboración de un
pedido con cargo al convenio o contrato establecido.
ETAPAS DEL PROCESO DE
COMPRA

4. 5. Aprobación de cotización o Factura Pro – Forma
Cuando se ha evaluado debidamente la cotización recibida o la
factura pro forma remitida por el proveedor, con base en las políticas
adoptadas por la empresa, y éstas cumplen con los requisitos, se
formaliza la aceptación de las mismas mediante la generación de una
Orden de Compra, que debe conservar las características y
condiciones de la cotización o la factura pro forma.
Por lo general las empresas cuentan con formatos establecidos para
detallar las especificaciones de los ítems, los precios, cantidades,
firmas de aprobación y autorización, especificación de términos de
negociación y de entrega.
ETAPAS DEL PROCESO DE
COMPRA

5. 6. Procesamiento de la Orden de Compra y
Despacho
El proveedor de acuerdo a sus políticas internas y a los acuerdos
preestablecidos, debe evaluar y tramitar las órdenes de compra
recibidas y preparar los despachos correspondientes.
Al igual que en los puntos anteriores, es fundamental garantizar la
calidad de las comunicaciones entre comprador y proveedor, y la
agilidad y eficiencia en el sistema de respuesta de ambas partes.
(Retroalimentación permanente).
ETAPAS DEL PROCESO DE
COMPRA

6. COMPONENTES DE LA ORDEN
DE COMPRA
• Precio
• Cantidades
• Número de orden de
compra
• Fechas de entrega
• Sitio o lugar de entrega
• Empaque
• Términos comerciales
• Pago
• Garantía de inspección
• Devolución
• Calificación y
certificación de
proveedores
• Facturación
• Códigos EAN
• Número de entregas
• Reclamos
• Firmas Responsables

7. 7. Gestión Logística
El entorno cada vez más competitivo del mercado ha hecho que el
éxito de la gestión en las áreas de compras y adquisiciones no sólo
dependa de la capacidad de respuesta de los proveedores, sino
también de los sistemas de distribución física y la logística aplicados
para que los bienes o servicios lleguen de su origen a su destino en
el menor tiempo posible y en las condiciones requeridas.
La empresas pueden optar por la creación de un área interna que
asuma ésta función, o por utilizar los servicios de intermediarios
especializados.
ETAPAS DEL PROCESO DE
COMPRA

8. 8. Aspecto Financiero
En los puntos anteriores se ha mencionado que proveedor y
comprador deben haber llegado a un acuerdo en cuanto a los términos
comerciales.
Esto se refiere básicamente a definir si se efectúan pagos anticipados,
contra entrega, créditos a cierto plazo; si se requieren documentos que
soporten o garanticen los pagos, los términos de validez de las ofertas,
descuentos especiales, y todos aquellos puntos que incidan en la
negociación, que deben estar contemplados previamente en las
políticas de las empresas.
ETAPAS DEL PROCESO DE
COMPRA

9. Diagrama de flujo para compras
Diagrama de flujo para compras
Inicio
Control de
requerimiento
Selección de
proveedores
Solicitudes
Proveedores
Ofertas
Comparación
de ofertas
Pedido
Proveedor
Confirmación
Control de
fechas
Suministro
Recepción de
mercancias
Comparación
suministro/factura
Requerimiento
Departamentos
Almacén
Depósito
Requerimiento
Archivo
proveedores
Archivo partes
Fuentes
Almacén de
ofertas
Negativa
Proveedor
Almacén de
pedidos
Archivo de
pedido
Almacén de
confirmaciones
Reclamación
Proveedor
Comprobante
de suministro
Proveedor
Entrada
proveedores
Almacenar
entradas
Factura
Proveedor
Bodega
Contabilidad
Comprobante
de entrada
Reporte de entrada

10. Envío
Recepción
Almacén
Ciclo de
aprobación
Atención del
proveedor
Elabora
requisición Orden de
compra
Necesidad
Pago y
conciliación
Entrega al
usuario
Procedimientos
de
Compra
Catálogo
Productos y
Servicios
Catálogo
Autorizadores
Áreas Técnicas
Compras Corp.
Contratos
Marco
Proveedores
Certificados
Información
Destinatario
Pago en Línea Recepción en Línea
PROCESO IDEAL: COMPRAS

11. • Las ofertas de proveedores no
seleccionados previamente deben
evaluarse y calificarse previamente para
participar en el proceso de adquisiciones
EVALUACIÓN DE OFERTAS
• Participación en Preparación de ofertas:
Ingeniería, Calidad, Ventas, Administrativa,
Compras y Financiera
• Aspectos que debe contemplar:
Especificaciones, dibujos, hojas de datos,
requisitos de entrega, planes de inspección
y prueba

12. • Elaboración y entrega del paquete de
propuestas, pliegos o licitaciones
• Revisión para verificar integralidad y
exactitud
• Presentación uniforme con un índice
estándar
SUMINISTRO DE PLIEGOS DE
OFERTAS

13. • Asignación de personal idóneo de
las áreas administrativa, jurídica,
ingeniería, compras y calidad
• Supervisión por el área de
aseguramiento de la calidad
o los auditores internos
correspondientes
EVALUACIÓN DE OFERTAS

14. • Revisar y calificar las propuestas de conformidad con los
criterios, factores
• Características y especificaciones definidas en las
condiciones de las requisiciones de la compra y los
paquetes de oferta
EVALUACIÓN DE OFERTAS

15. ISO 9000: Proveedores de Industria,
comercio y servicios:
- Sistema de gestión de Calidad
- Responsabilidad de la Dirección
- Gestión de los recursos
- Realización del producto
- Medición, análisis y mejora
EVALUACIÓN TÉCNICA

16. Requisitos generales para la competencia
técnica de laboratorios de inspección y
ensayo:
- Equipos y métodos de inspección para
determinar características del material
- Organización, Sistema de Calidad
- Personal administrativo
- Equipos, métodos y procedimientos de
medición, ensayo, manejo de muestras
- Gestión ambiental
EVALUACIÓN TÉCNICA

17. AFNOR (Association Francaise de Normalisation) -
NF- X50-102: aptitud potencial y cualitativa
de un proveedor:
- Información sobre la empresa, organización,
personal y productos.
- Operaciones previas como proveedores y
trámite de pedidos.
- Fabricación y aspectos relacionados.
- Operaciones complementarias.
- Aseguramiento de la calidad y su
organización.
EVALUACIÓN TÉCNICA

18. CANALES DE ADQUISICIÓN
1. Selección
2. Calificación

19. CANALES DE ADQUISICIÓN
1. Selección
1.1. Listado de proveedores potenciales
1.2. Información de proveedores / productos o servicios:
datos administrativos, financieros y técnicos.
1.3. Identificación de los factores de evaluación en
comité compuesto por Mercadeo, Ventas, Logística,
Ingeniería, Administración, Calidad, Finanzas y
Compras.

20. ÁREAS DE ACCIÓN
PARA LA
PRE-SELECCIÓN DE
PROVEEDORES

21. ÁREAS DE ACCIÓN PARA LA PRE-
SELECCIÓN DE PROVEEDORES
1. ÁREA DE CALIDAD
A. Características de la calidad
(Especificaciones)
B. Certificaciones de Calidad (Respaldo)
C. Garantías de Calidad (Responsabilidades)
D. Especificaciones Técnicas (Normas
Técnicas)

22. ÁREAS DE ACCIÓN PARA LA PRE-
SELECCIÓN DE PROVEEDORES
2. ÁREA FINANCIERA
A. Fortaleza Financiera
(Manejo económico y estabilidad financiera)
B. Fluidez Financiera (Razón
Corriente, Capital de Trabajo)

23. ÁREAS DE ACCIÓN PARA LA PRE-
SELECCIÓN DE PROVEEDORES
3. ÀREA TECNOLÓGICA
A. Manejo de la Tecnología
(tiempos y calidad)

24. ÁREAS DE ACCIÓN PARA LA PRE-
SELECCIÓN DE PROVEEDORES
4. ÁREA DE TIEMPOS Y RESPUESTA
A. Tiempos y Movimientos
(a mayor tiempo menor eficiencia)
B. Tiempos Pactados
(relación de tiempo de cubrimiento y tiempo
comprometido)

25. ÁREAS DE ACCIÓN PARA LA PRE-
SELECCIÓN DE PROVEEDORES
5. ÁREA DE PRECIOS
A. Precios Pactados
B. Precios Competitivos

26. ÁREAS DE ACCIÓN PARA LA PRE-
SELECCIÓN DE PROVEEDORES
6. ÁREA ADMINISTRATIVA
A. Normatividad y legislación
B. Actitud Gerencial
C. Modelo de Comunicación
D. Experiencia y pericia gerencial
E. Proyección a Largo Plazo
F. Disponibilidad de Instalaciones

27. ÁREAS DE ACCIÓN PARA LA PRE-
SELECCIÓN DE PROVEEDORES
7. ÁREA DE INVENTARIOS
A. Establecimiento de parámetros de
control de inventarios
B. Especificaciones de manipulación de los
inventarios

28. ÁREAS DE ACCIÓN PARA LA PRE-
SELECCIÓN DE PROVEEDORES
8. ÁREA DE MERCADEO
A. Tradición e imagen de la marca
B. Tradición e imagen de la empresa
C. Inversiones en publicidad

29. CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN
DE PROVEEDORES (I)
Grupo de criterios Criterios
Nivel de precios
Desarrollo de precios (fidelidad de precios)
Créditos de proveedores
Aceptación de costos de flete y transporte
Posibilidad de negocios recíprocos
Calidad técnica
Normas
Garantías de calidad
Plazos de entrega
Cumplimiento de los tiempos de entrega (fidelidad de plazos)
Periodicidad de las entregas
Notificación en la demora / suspensión de entregas
Asesoría
Disposición de cooperación / Facultad comunicativa
Elaboración de reclamos
Ofertas de capacitación de los proveedores
Gama de productos
1. Criterios de precios
y condiciones
2. Criterios de calidad
de materiales
3. Criterios de tiempo
4. Criterios de servicio

30. CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN
DE PROVEEDORES (II)
Grupo de criterios Criterios
Política de medio ambiente del proveedor
Transporte y Manipulación
Empaque
Desechos
Retiro de la ubicación del proveedor
Conexiones de transporte
Riesgos de suministro (nacionalidad y ubicación del proveedor)
Fuentes de compra del proveedor
Investigación y Desarrollo (know-how técnico)
Capacidades productivas y financieras
Participación en análisis de valores
Encargarse del almacenaje y control de calidad
Flexibilidad (suministros al detal, cambios, etc.)
5. Criterios sobre el
Medio Ambiente
6. Criterios de
ubicación
7. Criterios relativos a
la empresa

31. 2. Calificación
2.1. Calidad: Especificación, lotes recibidos - rechazados,
% de aceptación, índice de calidad
2.3. Servicio: Cantidad pedida - entregada, porcentaje de
cumplimiento, índice de servicio.
2.2. Precio: Unitario, descuentos, transporte, costos /
defectos, costo total, índice de precio.
2.4. Atención: Número de visitas, esperadas, porcentaje de
cumplimiento, índice de atención
2.5. Calidad consolidada: total de índices.
EVALUACIÓN DE OFERTAS

32. Criterios
Peso del
grupo
1. Criterios de precios y condiciones 0,20
1.1. Nivel de precios 25 5,0
1.2. Desarrollo de precios (fidelidad de precios) 20 4,0
1.3. Créditos de proveedores 20 4,0
1.4. Aceptación de costos de flete y transporte 15 3,0
1.5 Posibilidad de negocios recíprocos 20 4,0
Suma 100
2. Criterios de calidad de materiales 0,25
2.1. Calidad técnica 40 10,0
2.2. Normas 20 5,0
2.3. Garantías de calidad 40 10,0
Suma 100
3. Criterios de tiempo 0,20
3.1. Plazos de entrega 20 4,0
3.2. Cumplimiento de los tiempos de entrega (fidelidad de plazos) 30 6,0
3.3. Disposición de entregas 20 4,0
3.4. Notificación en la demora / suspensión de entregas 30 6,0
Suma 100
Peso del
criterio
absoluto
Peso del
criterio
relativo
4. Criterios de servicio 0,10
4.1. Asesoría 25 2,5
4.2. Disposición de cooperación / Facultad comunicativa 30 3,0
4.3. Elaboración de reclamos 20 2,0
4.4. Ofertas de capacitación de los proveedores 10 1,0
4.5. Gama de productos 15 1,5
Suma 100
PONDERACIÓN DE CRITERIOS
(I)

33. Criterios
Peso del
grupo
5. Criterios sobre el Medio Ambiente 0,15
5.1. Política de medio ambiente del proveedor 30 4,5
5.2. Transporte 10 1,5
5.3. Empaque 40 6,0
5.4. Desechos 20 3,0
Suma 100
6. Criterios de ubicación 0,05
6.1. Retiro de la ubicación del proveedor 20 1,0
6.2. Conexiones de transporte 20 1,0
6.3. Riesgos de suministro (nacionalidad del proveedor) 40 2,0
6.4. Fuentes de compra del proveedor 20 1,0
Suma 100
7. Criterios relativos a la empresa 0,05
7.1. Investigación y Desarrollo 10 0,5
7.2. Capacidades 20 1,0
7.3. Participación en análisis de valores 20 1,0
7.4. Encargarse del almacenaje y control de calidad 20 1,0
7.5. Flexibilidad (suministros al detal, cambios, etc.) 30 1,5
Suma 100
Peso del
criterio
absoluto
Peso del
criterio
relativo
PONDERACIÓN DE CRITERIOS
(II)

34. MATRIZ DE CRITICIDAD DE
PROVEEDORES
PROVEEDOR 1 PROVEEDOR 2 PROVEEDOR 3
CRITERIO 1 40%
Precio 0.5 15 20 12
Crédito 0.4 12 15 16
Negocios Recíprocos 0.1 4 3 2
TOTAL 31 38 30
CRITERIO 2 35%
Calidad 0.4 14 12 8
Normas 0.3 9.5 6 10
Garantía 0.3 10.5 8 8
TOTAL 34 26 26
CRITERIO 6 25%
Ubicación 0.35 7.5 8.75 6.5
Conexiones de Transp. 0.15 3.75 2.5 3
Riesgos de suministro 0.20 4 2 5
Fuentes de compra 0.30 2 4 6
TOTAL 17.25 17.25 20.5
PUNTAJE TOTAL 82.25 81.25 76.5

35. Criterios
Categoría 1
Excelente
n = 20
MEDICIÓN DEL ALCANCE DE
OBJETIVOS
1.1. Nivel de precios
2.3. Garantías de calidad
3.3. Disposición de entregas
4.4. Ofertas de capacitación
de los proveedores
5.4. Desechos
6.2. Conexiones de
transporte
7.2. Capacidades
7.5. Flexibilidad (suministros
al detal, cambios, etc.)
abajo de todos
los competidores
absoluto
muy bien
muy bien
se pueden regre-
sar los desechos,
reciclaje completo
muy bien (tren,
avión, bus)
muy alto
adaptación muy
rápida
Categoría 2
Bueno
n = 15
Categoría 3
Aceptable
n = 10
Categoría 4
Deficiente
n = 5
Categoría 5
Muy mal
n = 0
abajo de algunos
competidores
con pequeñas
restricciones
bien
bien
la mayoría de las
veces
bien (casi todos
los medios de
transporte)
alto
sin problemas
igual que los de-
más competidores
normal
satisfactorio
satisfactorio
parcialmente
no todos
suficiente
con dificultades
arriba de algunos
competidores
insignificante
mal
existe se puede
desarrollar
de vez en cuando
muy pocos
poco
pesado
arriba de todos
los competidores
apenas
muy mal
no existe
ninguno
solo uno
muy escasas
ninguna
adaptación

36. PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR
EL ANÁLISIS DEL VALOR ÚTIL
Pasos fundamentales Descripción global de medidas
1. Definición y
estructuración de
criterios definidos
2. Importancia de los
criterios definidos
3. Determinación de las
ventajas parciales
4. Emisión del valor útil
para cada alternativa
5. Juicio de los
beneficios
Selección de los criterios tomados como base para el juicio.
Los criterios definidos se derivan del sistema objetivo, bajo
cuya base está el problema
Con ayuda de factores de peso correspondiente se evalúan los
criterios definidos. La importancia muestra el significado de
los criterios individuales
Para cada alternativa se examina en qué medida ésta
satisface los criterios. Gráfica de las alternativas en el sistema
de valores
Para cada alternativa se indaga el valor útil; a esto sigue un
resumen de las utilidades parciales emitidas (síntesis de
valores)
Selección de la alternativa con el máximo valor útil

37. 1.1. Nivel de
precios
3.3. Disposición
de entregas
5.3. Empaque
Alternativa A1 Alternativa A2
Puntos según
evaluación (ver
categoría)
Valores útiles
ponderado
Puntos según
evaluación (ver
categoría)
Valores útiles
ponderado
Criterio Peso
Puntos totales
5
4
6
15
10
5
75
40
30
145
20
5
5
100
20
30
150
ESQUEMA DE CÁLCULO DEL
ANÁLISIS DEL VALOR ÚTIL

38. ¿CUANTO DEBO
COMPRAR?

39. ESTADO DE RESULTADOS
• VENTAS TOTALES 100
– Bienes y servicios adquiridos 50
– Costos de M.O.D. 30
– Gastos Generales 15
Beneficios antes de impuestos 5
¿SI USTED DESEA DUPLUCAR LAS UTILIDADES
DE ESTA EMPRESA, QUE PODRÍA HACER?

40. SOLUCIONES
• AUMENTAR LAS VENTAS TOTALES EN UN
100%
• AUMENTAR LOS PRECIOS EN UN 5%
• DISMINUIR LOS SALARIOS EN UN 16,6%
• DISMINUIR LOS COSTOS GENERALES EN
UN 33,3%
• DISMINUIR EL COSTO DE LOS BIENES Y
SERVICIOS ADQUIRIDOS EN UN 10%