El documento habla sobre el requerimiento, que es la solicitud formal que realiza un área usuaria para adquirir bienes, servicios u obras. Menciona que el requerimiento debe incluir el sustento de la necesidad firmado por la jefatura correspondiente, las especificaciones técnicas firmadas por el área técnica y la disponibilidad presupuestal. También describe los pasos para elaborar un requerimiento y la importancia de definir claramente las características del bien o servicio requerido.

1. Solicitud formal que genera toda área usuaria
para la adquisición de bienes o contratación
de servicios u obras, en base a sus
necesidades para cumplir con las metas
establecidas en su Plan Operativo.
EL REQUERIMIENTO
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Andrea Bacigalupo

2. • Sustento de Requerimiento de Compra
firmado por la Jefatura que corresponda.
• Especificaciones Técnicas y/o Términos de
Referencia firmados por el Área Técnica
competente de acuerdo a la naturaleza de lo
que se desea contratar.
• Disponibilidad Presupuestal.‐ En caso que el
periodo de contratación considere más de un
ejercicio presupuestal, se requiere un
documento de compromiso presupuestal para
el o los períodos futuros involucrados.
CONTENIDO DEL REQUERIMIENTO
• Sustento de Requerimiento de Compra
firmado por la Jefatura que corresponda.
• Especificaciones Técnicas y/o Términos de
Referencia firmados por el Área Técnica
competente de acuerdo a la naturaleza de lo
que se desea contratar.
• Disponibilidad Presupuestal.‐ En caso que el
periodo de contratación considere más de un
ejercicio presupuestal, se requiere un
documento de compromiso presupuestal para
el o los períodos futuros
CONTENIDO DEL REQUERIMIENTO
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3. Plantear su requerimiento, en el cuadro
de necesidades, adjuntar la descripción
del bien, servicio u obra a
contratar, definiendo con precisión su
cantidad y calidad, indicando la finalidad
pública para la que debe ser
contratado, incluyendo especificaciones
técnicas y/o términos de referencia.
Responsabilidad de la Área usuaria:
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4. Es importante porque la necesidad de un
bien, servicio u obra, se convierte en un
requerimiento.
En esta etapa se definen:
 Las características.
 Se establecen los criterios para adquirir.
IMPORTANCIA DEL REQUERIMIENTO
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5. ¿Qué significa definir los
requerimientos?
En el momento en que se origina una
necesidad por parte de las áreas
usuarias. Se da inicio al proceso de la
adquisición.
En esta etapa o momento se debe definir
de manera clara y precisa los aspectos
más relevantes del bien o servicio a
contratar.
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6. ¿Qué significa definir los
requerimientos?
Para definir los requerimientos se deben
tener muy claras las necesidades que los
originan.
Detrás de cada compra hay alguna
necesidad relacionada con una actividad de
la entidad, por lo que todo el proceso debiera
estar orientado a satisfacer dicha necesidad
de manera eficaz, eficiente y transparente.
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7. Descripciones elaboradas por la entidad
de las características fundamentales de
los bienes, suministros u obras a
contratar.
 Qué?
 Para qué?
 Cómo?
 Cuándo?
 Cuánto?
ESPECIFICACIONES TECNICAS
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8. Cuando las especificaciones técnicas o términos
de referencia no están bien elaborados pueden
presentarse las siguientes dificultades:
1. Demora en la adquisición y/o contratación del
servicio.
2. Consultas en exceso por parte de los
proveedores o contratistas para clarificar lo que
se requiere.
3. Procesos declarados desiertos.
4. Lo contratado no satisface las necesidades de
¿Qué sucede cuando las
especificaciones técnicas o términos de
referencia no están bien elaborados?
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9. ¿Qué puedo hacer para que las
especificaciones técnicas o términos de
referencia estén elaborados
convenientemente?.
• Solicitar apoyo técnico a la Sub Gerencia de
Logística.
• Averiguar si anteriormente se han realizado
contrataciones similares.
• Solicitar, a través de la Sub Gerencia de
Logística, información de proveedores o
contratistas.
• Obtener información especializada de alguna
fuente tales como
SEACE, revistas, catálogos, internet, etc. 9

10.  Los proveedores podrán ofertarnos
mejor, podrán proponer productos o servicios
que se ajusten mejor a nuestros requerimientos.
 Se permitirá contar con criterios claros para
evaluar las alternativas que mejor se ajustan a
nuestras necesidades.
 Facilitará el ajuste entre el objetivo de la compra
y su resultado.
 Permitirá contar con criterios objetivos y
explícitos con los cuales realizar la evaluación
de las ofertas. 10
¿Qué sucede cuando las especificaciones
técnicas o términos de referencia están bien
elaborados?

11. Las razones pueden ser las siguientes:
1. El proceso no estuvo incluido en el Plan
Anual de Contrataciones de la entidad.
2. Carencia de disponibilidad presupuestal.
3. Especificaciones Técnicas y/o Términos de
Referencia inconsistentes.
4. Trámites adicionales que se deben realizar
para su aprobación o autorización.
¿Cuáles son las principales razones de las
demoras?
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12. 5. Priorización de determinadas
compras, servicios u obras.
6. Demora en reformular los requerimientos
cuando han sido observados.
7. Falta de claridad en el contenido de las
especificaciones técnicas o términos de
referencia.
8. Duplicidad en el planteamiento de las
especificaciones técnicas o términos de
referencia.
¿Cuáles son las principales razones de las
demoras?
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13. Eficaces, pues explicar bien qué
queremos y cómo lo queremos nos
ayudará a satisfacer los objetivos de la
entidad.
Transparentes, ya que permitirá que
todos los interesados cuenten con la
información necesaria para participar en
igualdad de condiciones en nuestros
procesos.
Eficientes, ya que ayudará a reducir el
riesgo de que destinemos recursos en
Una buena definición de requerimientos
nos ayudará a ser:
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14. 14
El usuario interviene en las siguientes
etapas:
• En la determinación de la necesidad.
• En la elaboración de las Especificaciones
Técnicas y/o Términos de Referencia.
• Si es el caso, como supervisor del
servicio contratado.
• Para la conformidad del bien o del
servicio recibido.
¿En qué parte el usuario, interviene
durante la compra de un bien o
contratación de un servicio?

15. 15
El plazo para que un usuario de la
conformidad del servicio no podrá ser
mayor de diez (10) días calendario.
¿Cuánto tiempo tiene el usuario
para dar la conformidad del
servicio?

16. Debe elaborarse un acta o informe de
las observaciones, para que la Gerencia
de Logística en el plazo estipulado por
ley, exija al Contratista su cabal
cumplimiento.
¿Qué hago si el bien o servicio
solicitado no reúne las condiciones
solicitadas?

17. ¿Cómo definir los requerimientos?
 Enfocándose en las compras importantes.
 Hacer participar al usuario.
 Consultar a especialistas y proveedores, de
ser el caso.
 Definir las características claves del producto
o servicio
 Registrar y utilizar información de las
adquisiciones de otras entidades.
 Redactar especificaciones técnicas o
términos de referencia, según sea el caso.
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18. 18
No quiere decir descuidar las compras
rutinarias, sino utilizar los procedimientos
adecuados para cada proceso de
adquisición. Existe el Catálogo
Electrónico del Convenio Marco, que
permitirán hacer compras rutinarias
ahorrando tiempo y recursos, sin que
esto implique poner en riesgo el éxito de
estas compras.
Enfocarse en las compras importantes

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Uno de los aspectos claves para
asegurar que la definición de
requerimientos concuerde con las
necesidades de quienes solicitan una
compra o contratación es hacerlos
participar.
Normalmente, los usuarios estarán en
mejores condiciones que la Subgerencia
de Logística / EFACO, para explicar lo
que realmente necesita, cómo lo necesita
Hacer participar al usuario

20. Cuando reciba un requerimiento distinto a
lo habitual es conveniente partir
preguntándose si existe alguna
organización donde este tipo de
adquisiciones sean habituales.
Si es así, tal vez la vía más expedita para
conseguir información respecto del bien
que se desea adquirir o de los
proveedores que pueden ofertarlos, es
consultar a las entidades que tienen
experiencia en este tipo de compras. 20
Consulte a sus pares

21. 21
Consulte a expertos siempre que la contratación
requiera de aspectos técnicos que resulten poco
familiares o desconocidos.
De hecho, en el caso de adquisición de bienes de
tecnologías muy complejas y que involucran altos
costos, las entidades suelen contratar a
especialistas externos para que los asesoren
técnicamente en ejecución de la adquisición.
En todo caso, la mayoría de las veces sólo se
requiere de la colaboración de las áreas técnicas
de la misma institución, ya sea revisando las
especificaciones o participando en su formulación.
Consulte a expertos

22. Consulte a los proveedores
Dada su posición en el mercado, en muchas
ocasiones los proveedores están en mejores
condiciones que nosotros para definir qué tipo
de producto o servicio puede satisfacer de
mejor manera nuestras necesidades. Esto no
quiere decir que debamos entregarles la
responsabilidad de definir qué vamos a
comprar, sino establecer un procedimiento
formal y transparente para consultarles
respecto de las opciones existentes en el
mercado para solucionar de la mejor manera
posible nuestras necesidades.
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23. 23
Recuerde que la definición de
requerimientos tiene básicamente dos
objetivos; por un lado, señalar a los
proveedores qué y cómo queremos
comprar, y en segundo lugar, explicitar
para nuestro propio uso las
características más relevantes de la
compra a fin de tener presente la
necesidad concreta que se necesita
satisfacer.
Defina las características claves del
bien o servicio

24. Algunos criterios que pueden
utilizarse complementariamente al
precio del bien o servicio son:
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25. 25
Elija un número adecuado de criterios de
comparación, dejar fuera alguno importante
puede ser complejo, pero tener demasiados
hará más difícil la evaluación.
Para poder comparar sobre la base de
criterios, éstos deben ser cuantificables.
No deben incorporarse aspectos que resulten
discriminatorios o que impliquen barreras
ilegítimas para la competencia.
Pondere los criterios adecuadamente para
obtener la evaluación final de cada propuesta.
No dude en incorporar aquellos aspectos
que se consideren claves, sin
embargo, tenga presente que:

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Mucha de la información que necesitamos para
realizar una adquisición ya fue generada con
anterioridad. Algunos ejemplos de datos que
pueden resultar relevantes son los tiempos que
tardamos en realizar las compras, el resultado
de las mismas, los precios que pagamos, la
evaluación de la calidad del producto o servicio
comprado, la evaluación del desempeño de los
proveedores, información de los
proveedores, etc.
Registre y utilice información de las
adquisiciones

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Es conveniente explicitar las características más
importantes del bien o servicio que se desea.
De esta manera, será más sencillo ser
consistente durante el proceso y evitar que en
etapas posteriores se pierdan de vista aquellos
aspectos que se consideraron importantes al
momento de formular los requerimientos.
Además, cuando la compra implique la solicitud
de oferta a proveedores, estos documentos
serán fundamentales, pues serán la base sobre
la cual los postores prepararán sus propuestas y
los evaluadores determinarán la mejor
Redacte especificaciones técnicas o
términos de referencia

28. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS – BIENES
1. OBJETO DE LO QUE SE QUIERE ADQUIRIR.
2. FINALIDAD DEL PROCESO.
3. CONDICIONES PARA LA ADQUISICIÓN.
a) CARACTERÍSTICAS FUNDAMENTALES DE LOS BIENES O
SUMINISTROS A ADQUIRIR – REQUISITOS TÉCNICOS
MÍNIMOS.
b) GARANTÍAS (De ser el caso).
c) CAPACITACIÓN (De ser el caso).
d) MANTENIMIENTO (De ser el caso).
e) MONTAJE Y/O INSTALACIÓN (De ser el caso).
4. PLAZO DE ENTREGA (En días calendarios).
5. CUADRO DE REQUERIMIENTO CONSOLIDADO (De ser el
caso).
6. CUADRO DE DISTRIBUCIÓN (De ser el caso).
7. CALENDARIO DE NÚMERO DE ENTREGAS (De ser el caso).
8. PERIODO DE CONTRATACIÓN EN EL CASO DE SUMINISTRO.
9. LUGAR DE ENTREGA.
10. FORMA DE PAGO. 28

29. TÉRMINOS DE REFERENCIA – SERVICIOS.
1. OBJETO DE LO QUE SE QUIERE CONTRATAR.
2. FINALIDAD.
3. LUGAR DE PRESTACIÓN DEL SERVICIO.
4. PLAZO DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO.
5. ACTIVIDADES A DESARROLLAR.
6. CONDICIONES EN QUE PRESTARÁ EL SERVICIO.
7. TIEMPO DE EXPERIENCIA Y PERFILES DE LA EMPRESA(De ser el
caso).
7.1 Trabajos afines.
7.2 Años en el mercado.
8. DEL PERSONAL DE LA EMPRESA
8.1 Experiencia en años.
8.2 Especialidad.
8.3 Otros estudios.
9. ENTREGABLES.
10. MEDICIÓN DE LOS RESULTADOS.
11. FORMA DE PAGO.
12. CONFORMIDAD DEL SERVICIO. 29