Este documento describe los pasos para realizar una transferencia documental. Explica que una transferencia implica remitir los documentos del archivo de gestión al central y de este al archivo histórico de acuerdo con las Tablas de Retención Documental aprobadas. Las transferencias permiten garantizar el acceso a la información, evitar la acumulación irracional de documentos, asegurar el control ordenado de la documentación y concentrar la información útil para la toma de decisiones o el conocimiento histórico. Se requiere que exista un comité de archivo en

1. TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
PRESENTADO A: YAMILÉ HIDALGO
PRESENTADO POR: MARÍA CAMILA
LÓPEZ

2. PASOS PARA REALIZAR UNA
TRANSFERENCIA
DOCUMENTAL

3. DEFINICIÓN
• Remisión de los documentos del archivo de
gestión al central y de este al archivo histórico
de conformidad con las Tablas de Retención
Documental (TRD) aprobadas.

4. LAS TRANSFERENCIAS
DOCUMENTALES LO QUE PERMITEN
HACER:
• - Garantizar a los
ciudadanos el acceso a
la información.
• - Evitar la producción y
acumulación irracional
de documentos.

5. • Asegurar y facilitar el
control efectivo y
ordenado de la
documentación.
• Solucionar, a nivel
físico y funcional, el
problema de la
acumulación de
documentos en
las dependencias e
instituciones productoras.

6. • Concentrar la
información útil, ya sea
para la toma de
decisiones
administrativas o para
el conocimiento del
desarrollo histórico
institucional.
• Guardar precaucional o
definitivamente la
documentación, en las
mejores condiciones
de conservación.

7. ARCHIVO DE GESTION
• Contienen los
documentos que se
generan en el proceso de
gestión administrativa, y
que están en constante
consulta
• Tosas las transferencias
deben ir acompañadas de
un inventario en el que se
relacionas las series
documentales

8. ARCHIVO CENTRAL
• Al recibirse los
documentos en el
archivo central se debe
constatar que la serie y
subserie documental
transferidas
concuerden con el
inventario; los
documentos que son
transferidos a este
archivo no son
frecuentemente
consultados.

9. ARCHIVO HISTORICO
• La documentación
transferida al
archivo histórico es
la que pose un
valor investigativo,
cultural.

10. REQUISITOS PARA EFECTUAR
TRANSFERENCIAS
• Como principal tiene
que haber una
existencia del comité de
archivo en la entidad.
• Tablas de retención
documental
debidamente avaladas
por el comité de archivo
en la entidad y contar
con la aprobación del
consejo del AGN.

11. REPARACIÓN FÍSICA DE LA
DOCUMENTACÍON
• LIMPIEZA: Los elementos adecuados para la
realización dela limpieza son: overol, gorra,
mascarilla y guantes. Equipos: aspiradora,
brochas, telas de algodón y bayetilla

12. ELIMINACIÓN DE MATERIAL METALICO
• Clips, ganchos de cosedora, legajadores.
Procurando no ocasionar deterioros de tipo
físico a la documentación

13. Identificación
del material
afectado por
biodeterioro.
Revisión y foliación: Utilizar un lápiz de mina
negra y blanda para numerar desde uno en
adelante.
Unidad de conservación y almacenamiento: la
documentación empastada o encuadernada
cuyos paquetes están desprendidos o
deteriorados deberá someterse al proceso de
empaste o refuerzo con materiales y
procedimientos adecuados. La documentación
que no está encuadernada ni empastada
deberá almacenarse en cajas y carpetas.