Este documento describe los pasos para realizar una transferencia documental, incluyendo la preparación física de los documentos mediante limpieza y eliminación de materiales dañinos, la foliación y organización de los documentos en unidades de conservación como cajas y carpetas, el amarre y embalaje adecuado de estas unidades, y el proceso general de transferencia de series documentales del archivo de gestión al archivo central de acuerdo a los tiempos de retención establecidos.

1. TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
YAMILE HIDALGO
Instructora
YURENI PAPAMIJA
DEYANIRA BURBANO M.
Técnico en Asistencia en Organización de Archivos
Bolívar Cauca
2015

2. TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
 Proceso archivístico mediante el cual, la unidad
administrativa de la entidad transfiere series
documentales al Archivo central, cumplido el
tiempo de retención estipulado en la Tabla de
Retención Documental para el Archivo de Gestión.

3. PASOS PARA REALIZAR
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
 PREPARACION FÍSICA DE LA
DOCUMENTACION
 Limpieza de la documentación.
 Los encargados deben disponer
de overol, gorra, mascarilla y
guantes; aspiradora, brochas,
telas de algodón, bayetilla, las
brochas deben ser de cerda
suave y las telas de algodón
preferiblemente blancas.

4. PASOS PARA REALIZAR
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
 Eliminación de material metálico:
 Cambiar material metálico por
elementos plásticos y eliminar clips,
ganchos de cosedora, legajadores, etc.
 Reemplazar carpetas tradicionales por
materiales desacidificados.
 Identificación del material afectado
por biodeterioro.
 El material afectado especialmente por
agentes biológicos, debe separarse.
 Eliminar el polvo de la unidad de
conservación: caja, carpeta.
.

5. PASOS PARA REALIZAR
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
 Revisión y Foliación
 La documentación deberá numerarse
consecutiva y cronológicamente,
utilizando lápiz de mina negra y blanda,
en la esquina superior derecha de la
hoja sin enmendaduras.
 Los planos o cualquier documento que
por su formato o tamaño estén
doblados, se numerarán como un sólo
folio.
 Los folios totalmente en blanco y están
sueltos no se envían en la
transferencia, los que estén cosidos o
adheridos al legajo, no deben
separarse ni foliarse.

6. PASOS PARA REALIZAR
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
 Unidades de conservación y realmacenamiento.
 Existen distintas unidades de conservación: Paquetes,
Legajos Tomos, Cajas, Carpetas y A-Z.
 La documentación empastada que tengan los lomos
deteriorados deberán someterse a proceso de empaste
o refuerzo.
 La documentación que no está encuadernada ni
empastada deberá almacenarse en cajas y carpetas.

7. ESPECIFICACIONES DE LAS
UNIDADES DE CONSERVACIÓN
 Cajas: Elaboradas en
cartón corrugado. El
tamaño lo establece la
entidad y van
rotuladas.
 Carpetas:
 Material Cartulina libre de
acidez (neutra), adaptarse al
volumen y tamaño de la
documentación.
 Van identifican con el rotulo en
la esquina superior derecha.

8. PASOS PARA REALIZAR
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
 AMARRE:
 Proceso para reforzar las
unidades de conservación y
facilitar su traslado.
 Se utiliza cinta de faya o
hiladillo de 2,5 cm., que
abrace la unidad en sentido
vertical y horizontal, a modo
de paquete, anudado hacia la
parte superior.

9. PASOS PARA REALIZAR
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
 Embalaje.
 Las cajas deben cumplir especificaciones
mínimas sugeridas por el Archivo General
de la Nación.
 Los tomos deben ubicarse verticalmente.
 Al empacar, mantener el orden estricto
del inventario.
 Numerar las cajas consecutivamente, en
lugar visible.
 Al cargar las cajas, la primera caja
corresponderá al último número de la
remisión, de tal manera que la última caja
que ingrese al vehículo sea la N° 1.