PECB Webinar: Estructura de la norma ISO 22301:2012. Un enfoque estratégico.

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Continuidad del Negocio
Un enfoque estratégico
Bogotá, 6 de noviembre de 2015

AVISO IMPORTANTE
La presente información fue elaborada por Restrepo Oramas SAS
con propósitos exclusivamente académicos, teniendo como base la
experiencia profesional adquirida en los últimos 17 años, lo cual
permitió realizar un juicioso análisis y conceptualización sobre los
documentos originales de las normas ISO. Restrepo Oramas SAS,
no se hace responsable sobre cualquier tipo de decisión tomada con
base en la información de carácter académico incluida en esta
presentación.
El presente documento es para uso exclusivo de quien recibe de
manera directa esta información por parte de Restrepo Oramas SAS;
quedando prohibida la reproducción, difusión o diseminación total o
parcial.
Se recomienda adquirir las normas oficiales ISO en las entidades
autorizadas para su venta.

OBJETIVO GENERAL
 Evitar costos innecesarios a las organizaciones en proceso de
implementación, mantenimiento y mejora del Sistema de Gestión de
Continuidad del Negocio, mediante la transmisión de aciertos y lecciones
aprendidas por el conferencista en sus años de experiencia.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS
 Reconocer los aspectos normativos como un facilitador que promueve la
mejora continua del sistema de gestión de continuidad del negocio,
conforme a su naturaleza, tamaño, estrategia y apetito al riesgo
 Compartir aspectos metodológicos utilizados en la integración de
continuidad en los procesos del negocio.
 Identificar los factores críticos de éxito en la implementación de sistemas
de gestión de continuidad sostenibles.

FACTORES DE ÉXITO EN LA EJECUCIÓN
DEL PLAN DE CONTINIDAD
Personas
60%
Infraestructura
35%
Planes
5%

CONCEPTOS BÁSICOS
 Gestión de Integral de Riesgo
 Apetito al Riesgo
 Niveles mínimos de servicio
 Principales interesados
 Grado de Madurez
 Práctico, familiar, efectivo
 Documentar lo necesario

RESILIENCIA ORGANIZACIONAL
Ver video

ALGUNOS ESTUDIOS Y ESTADÍSTICAS DE
CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Fuente 2012-cin – kpmg - management- study
Interrupciones ocurridas en los últimos 12 meses que causaron activación del plan BCM

Costos estimados por interrupciones en los últimos 12 meses

Madurez de los programas de BCM

Principales razones para emprender un programa de BCM

Nombre del cargo del ejecutivo que patrocina el programa del BCM

Métodos usados para medir el desempeño del programa BCM
Fuente 2012-cin – kpmg – management- study

Ficha técnica
Fuente 2012-cin – kpmg – management- study

PRINCIPALES ESTÁNDARES
INTERNACIONALES

MARCO GENERAL
NORMA
ISO 22301

DESARROLLO DE LA NORMA
0. INTRODUCCIÓN
0.1 GENERALIDADES
El Sistema de Gestión de Continuidad del Negocio como una
decisión estratégica basada en un proceso de gestión de riesgos
considerando las necesidades, tamaño, estructura y naturaleza de la
organización.

4. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN
Aspectos externos e internos pertinentes al propósito y que afecten
el logro de objetivos del SGCN.
 Los requisitos de estas partes interesadas
 Requisitos legales y reglamentarios
 Impactos potenciales de un incidente perjudicial
 Límites y aplicabilidad

5. LIDERAZGO
Política de continuidad del negocio con objetivos compatibles a la
estrategia.
Integración de los requisitos de continuidad con los procesos de
negocio.
Compromiso de la Dirección
Asignación de recursos
Roles, responsabilidad y autoridad
Monitoreo y revisión

6 PLANIFICACIÓN
Determinar los riesgos y oportunidades para asegurar que el SGCN
logre los objetivos planteados, prevengan o reduzcan los efectos no
deseados y logren el mejoramiento continuo.

7 RECURSOS
Determinar y proporcionar los recursos necesarios para establecer,
implementar, operar, monitorear, revisar, mantener y mejorar el
SGCN.

Toma de conciencia
Capacitación Sensibilización Comunicación
Fortalecer
Habilidades
Cambio de hábitos Informar
Enfoque al
intelecto
Emociones y
comportamiento
Dirigida al
intelecto
¿Qué habilidades
Necesitamos
reforzar
¿Qué
comportamientos
necesitamos
reforzar o cambiar?
¿Qué mensajes
necesitamos
enviar?

Comunicación
Planes de comunicación interna y externa

7.5 Información documentada
Información documentada que determine la organización y la
requerida por la norma ISO 22301:2012

8 OPERACIÓN
Análisis de Impacto al Negocio ( BIA )
Taller BIA

Taller BIA
• Objetivos
• Identificar los procesos críticos de la compañía
• Identificar los impactos financieros por una interrupción
• Identificar el Gap entre la situación actual y la esperada
• Estimar un presupuesto para el BIA

Taller BIA
• Alcance
• Toda la compañía
• Sitios específicos en la compañía
• Funciones de negocio soportadas por IT
• Líneas de negocio

Taller BIA
• Supuestos
• La interrupción ocurre en un momento “ pico “
• No está disponible el área de trabajo
• El personal principal está disponible
• Las líneas de comunicación están disponibles

Taller BIA
FUNCIONES DEL NEGOCIO PROCESOS DEL NEGOCIO
• Identificar funciones y procesos

Taller BIA
Ventas
Mercadeo
Servicio al Cliente

Taller BIA
Ventas Generar órdenes
Reportar ventas
Mercadeo Promocionar productos
Mantener catálogos
Servicio al Cliente Recibir quejas
Solucionar problemas

Taller BIA
• Evaluar el impacto financiero y operacional
• Posibles causas de pérdidas monetarias
• Penalidades por obligaciones contractuales
• Pérdida de oportunidad
• Contratación empleados temporales
• Traslados, hospedaje, viáticos
• Horas extras
• Renta de equipos y maquinaria
• Importación de equipos y maquinaria

Taller BIA
• Evaluar el impacto financiero
PÉRDIDAS ESPERADAS
( POR DIA)
Ventas Generar ordenes $ 700.000,00
Reportar ventas $ 0,00
Mercadeo Promocionar productos $ 10.000,00
Mantener catálogo $ 5.000,00
Servicio al Cliente Recibir quejas $ 5.000,00
Solucionar problemas. $ 500.000,00

Taller BIA
• Evaluar el impacto financiero
PÉRDIDAS ESPERADAS
( POR DIA)
SEVERIDAD
Ventas Generar ordenes $ 700.000,00 3
Reporte de ventas $ 0,00 0
Mercadeo Promoción de productos $ 10.000,00 1
Mantenimiento de
catálogo $ 5.000,00 1
Servicio al Cliente Recepción de quejas $ 5.000,00 1
Solución de problemas. $ 500.000,00 3

Taller BIA
• Evaluar el impacto operativo
FUNCIONES
DEL NEGOCIO
PROCESOS DEL NEGOCIO
Impacto operacional
Confianza
del inversor
Pérdida de
mercado
Insatisfacción
del cliente
Ventas Generar ordenes
Reporte de ventas
Mercadeo Promoción de productos
Mantenimiento de catálogo
Servicio al
Cliente Recepción de quejas
Solución de problemas.

Taller BIA
• Evaluar el impacto operativo
FUNCIONES DEL
NEGOCIO
PROCESOS DEL NEGOCIO
Impacto operacional
Confianza
del inversor
Pérdida de
mercado
Insatisfacción
del cliente
Ventas Generar ordenes Alto Alto Medio
Reporte de ventas n/a Alto Bajo
Mercadeo Promoción de productos Bajo Alto Alto
Mantenimiento de catálogo Bajo Medio Alto
Servicio al Cliente Recepción de quejas Medio Bajo Bajo
Solución de problemas. Medio Medio Medio

Taller BIA
• De acuerdo a criterios establecidos se identifican procesos
críticos
Ventas Generar ordenes
Mercadeo Promoción de productos
Mantenimiento de catálogo
Servicio al Cliente Recepción de quejas
Solución de problemas.

Taller BIA
• Identificar los tiempos máximos tolerables de downtime y
priorizar los procesos críticos
FUNCIONES DEL NEGOCIO PROCESOS DEL NEGOCIO MTD
PRIORIDAD DE
RECUPERACIÓN
Ventas Generar ordenes 3 dias
Mercadeo Promoción de productos 7 dias
Mantenimiento de catálogo 5 dias
Servicio al Cliente Recepción de quejas 4 dias
Solución de problemas. 4 dias

Taller BIA
• Identificar recursos críticos de T.I
FUNCIONES DEL NEGOCIO PROCESOS DEL NEGOCIO R. CRÍTICOS IT Y APLICACIONES
Ventas Generar ordenes Sistema de Información de Clientes
Sistema de ordenes de compra
Aplicación EDI
E- Mail
Mercadeo Promoción de productos Sistema de Información de Clientes
E- Mail
Sistema de Inventarios
Mantenimiento de catálogo Aplicación On line
Servicio al Cliente Recepción de quejas Sistema de ordenes de compra
Solución de problemas. Service manager

Taller BIA
Identificar recursos críticos No T.I
FUNCIONES DEL NEGOCIO PROCESOS DEL NEGOCIO R. CRÍTICOS NO IT
Ventas Generar ordenes Maquinaria de producción
Insumos
Área de trabajo
Equipos de comunicación
Mercadeo Promoción de productos Publicidad
Estaciones de trabajo
Fax
Mantenimiento de catálogo Contratos
Servicio al Cliente Recepción de quejas Área de oficia
Solución de problemas. Impresora

Taller BIA
Determinar tiempo de recuperación
FUNCIONES DEL NEGOCIO
PROCESOS DEL
NEGOCIO
R. CRÍTICOS IT Y
APLICACIONES RTO
Ventas Generar ordenes Sistema de Información de
Clientes 2,5 dias
Sistema de ordenes de compra 1 dia
Aplicación EDI 2,5 dias
E- Mail 1 dia
Mercadeo Promoción de productos Sistema de Información de
Clientes 2,8 dias
E- Mail 0,5 dias
Sistema de Inventarios 1 dia
Mantenimiento de
catálogo Aplicación On line 0,05 dias
Servicio al Cliente Recepción de quejas Sistema de ordenes de compra 1 dia
Solución de problemas. Service manager 2 dias

Taller BIA
• Determinar el RPO
• Identificar procedimientos alternos
• Generar un resumen del BIA.

Estrategia de Continuidad del Negocio
25
Tiempo de
Recuperación de
la Operación
perdida operacional
t1 t2 t3 t4 t15
PUNTO OPTIMO
INVERSION/RIESGOS
$$$$$$$$$$$

GESTIÓN DE INCIDENTES
INCIDENTE
DETECCIÓN Y NOTIFICACIÓN
CENTRALIZACIÓN
EVALUACIÓN DE DAÑOS
EVALUACIÓN Y ACTIVACIÓN DEL PLAN DE CONTINUIDAD
ACCIONES PREVENTIVAS
MEDIDAS INMEDIATAS O PRIMERA ALERTA
INFORMAR AL PERSONAL INTERNO/EXTERNO
USO DE PROCEDIMIENTOS HABITUALES
ACCIONES PARA RESOLVER EL PROBLEMA
Afecta
procesos
críticos?
Tiempo de
resolución ?
SI
NO
INFERIOR AL RTO
SUPERIOR AL RTO Problema
resuelto?
Fin
Fin
SIFuente: FUOC PID_00156360

8 OPERACIÓN
Ejercicios y pruebas
DEBE realizar ejercicios y pruebas que:
Sean consistentes con el alcance y objetivos del BCM
Se basen en escenarios apropiados, planificados y con objetivos definidos
Reduzcan al mínimo el riesgo de interrupción
Generen informes con resultados, recomendaciones y acciones a
implementar
Se realicen a intervalos planificados o cuando hayan cambios significativos
en la empresa o su entorno

9 EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
Evaluar el desempeño y eficacia de la Continuidad del Negocio.

Revisión del SGCN por parte de la Alta Dirección a intervalos
planificados asegurando idoneidad, adecuación y eficacia

10 MEJORA
Acciones correctivas apropiadas , manteniendo documentación de su
naturaleza y acciones tomadas, junto con los resultados de cualquier
acción correctiva

10 MEJORA
Mejorar continuamente la idoneidad, adecuación y eficacia del
Sistema de Gestión de Continuidad del Negocio

LECCIONES
APRENDIDAS

LECCIONES APRENDIDAS…

FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO
CRITERIOS COMPARTIDOS
COMUNICACIÓN EFECTIVA
NIVELES DE MADUREZ
RESPONSABILIDADES
PRÁCTICO Y FAMILIAR¡¡¡
LECCIONES APRENDIDAS

CRITERIOS COMPARTIDOS
El lenguaje como facilitador
para coordinar acciones
 El mundo de los
conceptos
 Interpretación:
 Normativa
 Mejores prácticas
 Líder / Auditor
 Niveles de servicio
 BIA
 Incidencia
 Critico
 RPO / RTO
 Apetito del riesgo

COMUNICACIÓN EFECTIVA
Crear nuevas realidades a través del lenguaje
 Sinergia entre los
principales
involucrados
 Acuerdo de voluntades
 Ambiente participativo
 Mejora continua
 Confianza y credibilidad
 Convocatoria
Error / Aprendizaje
 Reporte de incidentes
 Reporte de riesgos

NIVELES DE MADUREZ
Pequeños pasos certeros planificados
 Plan Estratégico de Continuidad del Negocio
 Modelo de madurez ( Decisión Administrativa )
 Consideraciones para cumplimiento normativo
 Sincronismo con Auditoria Interna
 Criterios Auditoria Externa.

RESPONSABILIDADES
Líder de continuidad del negocio
 Entender el negocio y su entorno
 Proponer y seguir una estrategia de riesgo
 Proveer metodologías prácticas ajustadas a la realidad de la organización
 Fortalecer su habilidad de convocatoria y relacionamiento
 Ganar credibilidad y confianza generando valor de manera tangible.

RESPONSABILIDADES
Líder de continuidad del negocio
Auditoria

PRÁCTICO Y FAMILIAR
Sensibilización

HAZLO PRÁCTICO Y FAMILIAR ¡¡¡¡

GRACIAS
c.restrepo@ro-sas.com
www.ro-sas.com

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