P.i. gestión doc (2do sem)

PROYECTO INTEGRADOR
SEGUNDO SEMESTRE

Gestión Documental
Facultad de Ciencias Administrativas y Afines

OBJETIVO GENERAL

El proyecto integrador busca de manera clara y concisa la
integración del conocimiento de diferentes materias que se
aborden en cada nivel, este proceso pretende generar en el
educando las competencias necesarias para cada nivel
académico que le permitan el ejercicio de ellas en el campo
laboral y personal, cada vez que culmine un nivel
semestral, su interacción y su aplicabilidad se acercará a
alcanzar sus propios objetivos en pro de cumplir con su
proyecto de vida académica y abrirá puertas para su
continuidad académica en otros niveles.

OBJETIVOS ESPECIFICOS
 Consolidar el proyecto integrador para la cohorte que inicia
en cada período académico.

 Implementar de manera paulatina cada período académico
el proyecto integrador hasta su cobertura total en todos los
semestres del programa.

 Generar conciencia colectiva en la importancia y aplicación
del proyecto.

 Integrar las competencias de las materias del semestre
entre sí para la generación de resultados medibles, en
común, por el cuerpo docente.

 Preparar a los educandos para el ejercicio de competencias
en la Gestión Documental.

 Evaluar los resultados del proyecto mediante
competencias.

 Proporcionar al educando conocimientos que le permitan
salidas laborales en cada semestre.

JUSTIFICACION
Para cada semestre se presenta un desarrollo específico en
competencias, para que una vez finalizado este nivel, el
educando tenga la oportunidad de desempeño laboral en
concordancia a su preparación educativa. Para ello en cada
período académico se realizará énfasis de preparación en
temas de conocimiento y aplicabilidad que brinde al individuo
la oportunidad de desempeño y, sobre todo, en busca de
contribuir mediante la formación a que los educandos puedan
desempeñarse en áreas del sector productivo en la medida
que esté cursando sus estudios sin prejuicio ni necesidad de
tener que esperar a finalizar su carrera para poderse
desempeñar laboralmente.

METODOLOGIA
• Las competencias a proporcionar a los educandos se integraran a la
formación específica de las asignaturas, de esta manera cada materia
abarcará la aplicación directa al microcurrículo, las materias integradas
impartirán los saberes requeridos para el desarrollo de capacidades,
destrezas y habilidades de los estudiantes en la aplicabilidad de Gestión
Documental.

• En el microcurriculo de las materias afines al área de conocimiento se
realizará la aplicación del tema para permitir integrar los saberes con el
saber hacer. Para la correcta aplicación de los saberes los microcurrículos
integrarán un capítulo, para desarrollo en el trascurso del período
académico, de Gestión Documental, la temática a seguir se encuentra
plasmada en CONTENIDO PARA SEGUNDO SEMESTRE.

METODOLOGIA
• Se empieza su impartición a partir del cierre del primer corte, cada materia
realizará la impartición de temas específicos de manera consecutiva.

• Cada materia integrada aplicará las técnicas de archivo y se realizará entrega
de producto final, se solicitarán avances para comprobar la evolución de los
estudiantes y será calificable dentro de los 10%.

• Se deberá llevar su ficha técnica del archivo físico y digital (archivos en
sitio WEB), ambos deben coincidir con la información archivada.

• La entrega del producto final (archivo físico y digital) será evaluado en
conjunto por los docentes y será calificado como el examen final (20%).

PRODUCTO FINAL
El estudiante presentará la Gestión Documental de sus archivos para
sustentar de la siguiente manera:
• Gestión Documental del Archivo Físico: Por cada
materia integrada entregará las carpetas evidenciando
la aplicación de Gestión Documental con la Ficha
Técnica en cada carpeta, el docente establecerá los
carpeta
documentos que deberá archivar el estudiante.

• Gestión Documental del Archivo Digital: Por cada
materia integrada evidenciará mediante archivo
digital con su Ficha Técnica, creando o utilizando un
Técnica
sitio en la WEB, que éste concuerda con su archivo
WEB
físico.

MATERIAS INTEGRADAS 2do. semestre
ESTADO AVANCE ESTADO AVANCE

TEMA TEMA
(Aplicación en la materia) (Aplicación en la materia)

Proc. Empres. Entid. Hospitalarias
Presentación proyecto (Objetivos, Presentación proyecto
Proc. Mercadeo y Finanzas

Justificación, Metodología, Metod. de la (Objetivos, Justificación,
Metod. de la Investigación Materias Integradas, Producto Investigación Metodología, Materias
Final) Integradas, Producto Final)

Pens. Lógico II Competencias a desarrollar
Pens. Lógico II Competencias a desarrollar

1. Conceptualización, 2. Archivos 1. Conceptualización, 2.
Distribución y Microeconomía
y Ficha Técnica Archivos y Ficha Técnica
Merchandising

3. Organización Física Legislación Laboral 3. Organización Física
Contabilidad II

4. Programa de Gestión 4. Programa de Gestión
Legislación Comercial Teoría Organizacional
Documental Documental

5. Requisitos de un SGD,
5. Requisitos de un SGD, Legislación en Salud y S.S.
Producto y Precio 6. Implementación del SGD
6. Implementación del SGD

TEMA TEMA
Presentación proyecto (Objetivos, Presentación proyecto
Justificación, Metodología, (Objetivos, Justificación,
Metod. de la Investigación Metod. de la Investigación
Materias Integradas, Producto Metodología, Materias
Final) Integradas, Producto Final)
Procesos Empresariales

Contabilidad y Costos
Pens. Lógico II Competencias a desarrollar Pens. Lógico II Competencias a desarrollar

1. Conceptualización, 2. Archivos
Microeconomía 1. Conceptualización, 2.
y Ficha Técnica Microeconomía
Archivos y Ficha Técnica

Contabilidad II 3. Organización Física
Contabilidad II 3. Organización Física

4. Programa de Gestión
Teoría Organizacional 4. Programa de Gestión
Documental Legislación Laboral
Documental

MERCADOS Principios de Administración 6. Implementación del
6. Implementación del SGD
SGD

TEMA TEMA
Presentación proyecto Presentación proyecto

Proc. Comercio Internacional
(Objetivos, Justificación, (Objetivos, Justificación,
Metod. de la Investigación Metod. de la Investigación
Proc. Comercio Exterior

Metodología, Materias Metodología, Materias
Integradas, Producto Final) Integradas, Producto Final)

Pens. Lógico II Competencias a desarrollar Pens. Lógico II Competencias a desarrollar

1. Conceptualización, 2. 1. Conceptualización, 2.
Microeconomía Microeconomía
Archivos y Ficha Técnica Archivos y Ficha Técnica

Contabilidad I 3. Organización Física Contabilidad I 3. Organización Física

4. Programa de Gestión 4. Programa de Gestión
Régimen de Importaciones Régimen de Importaciones
Documental Documental

5. Requisitos de un SGD, 5. Requisitos de un SGD,
Régimen de Importaciones 6. Implementación del Régimen de Importaciones 6. Implementación del
SGD SGD

1. CONCEPTUALIZACIÓN
DOCUMENTO
Es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el
ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas,
jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de
información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos,
CD, videos, fotografías, etc.) en lenguaje natural o convencional.
Es el testimonio de una actividad del hombre fijado en un soporte

REGISTRO

Documento que presenta
resultados obtenidos o
proporciona evidencia
de Actividades
desempeñadas

CONTROL DE LOS REGISTROS

LO PRINCIPAL
Garantizar:
 Fácil acceso a los registros
 Preservación adecuada
 (Orden - Ambiente)
 Verificables
 No manipulables

DISPOSICIÓN RESPONSABLE DE
IDENTIFICACIÓN
Qué hacer con el ARCHIVAR
Por tipo de registro /
documento después del Persona asignada
área / proyecto /
CONTROL DE LOS REGISTROS

período de conservación. para archivar . (Quién
servicio (Cómo los
los archiva?)
archivo?)
TIEMPO DE
RETENCIÓN
Archivo activo: RECUPERACIÓN
Quiénes tienen
período/año / eventos PARÁMETROS acceso. Cuáles no
(Cuánto los archivo?) tienen acceso
(Quién los
Por tablas de consulta?)
retención documental

ALMACENAMIENTO CÓMO RECUPERAR
TIPO DE REGISTRO
Escrito, magnético, Sitio específico Alfabético /
donde se va a cronológico / código /
óptico, etc. (Cómo los
guardar (Dónde los consecutivo (Cómo los
registro?) archivo?) consulto?)

b. REVISAR, ACTUALIZAR c. IDENTIFICAR
a. APROBAR
Y APROBAR CAMBIOS CAMBIOS Y ESTADO
ANTES DE EMISIÓN
DE REVISIÓN

d. DISTRIBUIR f. IDENT. Y CONTROL DE g. PREVENIR USO DE
DOCUMENTOS A DOC EXTERNOS OBSOLETOS E
INTERESADOS IDENTIFICARLOS

12. Qué debemos hacer 13. Cómo se identifican 1. Quién debe aprobar
con los documentos los documentos los documentos?
obsoletos? obsoletos?
2. Cuándo se deben
11. Quién debe tener
revisar y actualizar los
los documentos
documentos?
externos vigentes?

3. Quién debe aprobar
10. Cómo se identifican las modificaciones?
los documentos
externos?
4. Cómo se identifica la
9. Cómo se identifican vigencia de los
los documentos? documentos?

8. Cómo hacemos 5. Cómo se identifican
legibles los los cambios en los
documentos? 7. Cuáles son los 6. Quién debe tener documentos?
documentos los documentos
vigentes? vigentes?

2. ARCHIVOS Y FICHA TECNICA
Formación
ARCHIVO DE GESTION ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO HISTORICO

1. Qué procedimientos y recursos asociados
deben aplicarse
2. Quién debe aplicarlos
3. Cuándo deben aplicarse a un proyecto,
proceso, producto o contrato específico.

ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

OBJETIVO: Identificar, agrupar y archivar documentos producidos por
las unidades de gestión aplicando tablas de organización y ordenar los
documentos con respecto a las series, subseries y tipos documentales,
establecidas para cada una de ellas, siguiendo la secuencia natural en la
que se realizó el tramite que los produjo, con el fin de recuperarlos de
una manera eficaz, eficiente y uniforme.

ALCANCE: Aplica para todas las unidades de gestión productoras de
documentos. Incluye todo el procedimiento de clasificación,
depuración, foliación, organización y almacenamiento de los
documentos las normas técnicas de archivo.

Definiciones a tener en cuenta

Archivo facilitativo: Son aquellos que adquieren importancia
como facilitadores de la gestión. Las oficinas podrán
otorgarle a estos documentos la disposición que mejor
responda a sus necesidades.

Archivo de apoyo: Corresponde a la normatividad legal vigente,
y que sirve de apoyo al desarrollo de las actividades propias
de la Unidad , que son los documentos obligatorios de
origen externo.

Definiciones a tener en cuenta
Clasificación Documental: identificar y establecer agrupaciones
documentales acorde con la estructura orgánico-funcional
de la unidad productora .

Depuración: destrucción organizada de documentos carentes de
valor. Ejemplo: copias, invitaciones, borradores de
documentos.

Eliminación de documentos: destrucción de documentos que
han perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal,
contable y no tienen valor histórico.

FICHA TECNICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
•La ficha técnica se debe utilizar para cada archivo, físico y
digital

•Permite gestionar de manera óptima los documentos

•Ayuda a ubicar de manera rápida y exacta el documento físico
o digital

•Permite determinar el período de manejo del documento

FUNDACION PARA LA EDUCACION SUPERIOR SAN MATEO

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y AFINES
PROYECTO INTEGRADOR
INSTRUCTIVO FICHA TECNICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

El estudiante deberá digitar el código del documento (este se puede
basar con algunas iniciales de la materia y un número que indique la
actividad)
CODIGO:
Ejemplo: Micro-TAL-01, esto indica microeconomía, talleres primer
corte. Marcar documento en archivo físico y digital y como debe
aparecer en la ficha.

El estudiante deberá asignar un nombre al documento (estos se
archivan de acuerdo al nombre en un mismo lugar dentro de la
NOMBRE DEL carpeta física y digital)
DOCUMENTO: Ejemplo: Taller, Quiz, Parcial, Consulta WEB,
Consulta Bibliográfica, Recorte periódico,
etc.

CADA CARPETA FISICA DEBE CONTENER SU CORRESPONDIENTE FICHA TÉCNICA.

FORMATO FICHA TECNICA

PROYECTO INTEGRADOR
FICHA TECNICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Nombre
Programa:
Estudiante:

IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO ESTADO RECUPERACIÓN DISPOSICIÓN

TIEMPO DE
CÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO LUGAR MEDIO ORIGINAL COPIA DIGITAL CR NUM ALFA GEO ASU C.T SL EL
RETENCIÓN

PROYECTO INTEGRADOR

El estudiante deberá indicar el lugar físico
de archivo de los documentos.
Ejempl
o:
Para archivo físico: archivador horizontal
(H), vertical (V), lateral (L).
Para archivo digital: 1. Nombre de la carpeta principal, 2. nombre subcarpeta, 3. ubicación del
documento (1. Archivo FUS 2011-1, 2. Microeconomía, 3. Quiz u otro)
ALMACENAMIENTO:
El estudiante deberá indicar el tiempo de retención que debe mantener archivado el documento
(tiempo que debe conservar su documento en el archivo)
Ejemplo: 5 años (5A), 2 años (2A),
6 meses (6m) u otro.
El estudiante deberá indicar el medio en
que ha archivado el documento.
Ejemplo: si el documento está impreso (I), Digital (D), Digital en CD,
Digital en USB, Digital en PC. (DCD, DUSB, DPC)

El estudiante deberá indicar el estado en
que conservará el archivo.
ESTADO:
Marcar con una X si es:
Original, Copia, Digital.

CADA CARPETA FISICA DEBE CONTENER SU CORRESPONDIENTE FICHA TÉCNICA.


PROYECTO INTEGRADOR

El estudiante deberá seleccionar marcando con una X el tipo de conservación
o clasificación de los documentos del archivo físico y / o digital.
RECUPERACIÓN:

Ejemplo: Cronológicamente (CR), Numéricamente (NUM),
Alfabéticamente (ALFA), Geográficamente (GEO), Asunto
(ASU).

El estudiante deberá seleccionar marcando con una X la
Tipología de Disposición de los documentos archivados.

DISPOSICIÓN:
Ejemplo: Conservación Total (CT),
Selección (SL), Eliminación (EL)

CADA CARPETA FISICA Y DIGITAL DEBE CONTENER SU CORRESPONDIENTE FICHA TÉCNICA.

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