Este documento describe los planes de comunicación de proyectos. Explica que un plan de comunicación identifica las necesidades de información de las partes interesadas y define cómo abordar las comunicaciones. También cubre los dos tipos de planes de comunicación, regular o en curso y por eventos únicos, y los cinco factores clave a considerar en la planificación de la comunicación: quién, qué, cuándo, cómo y quién proporciona la información. El objetivo es garantizar una comunicación efectiva entre todas las partes interesadas del proyecto.

1. ¿QUÉ ES UN PLAN DE COMUNICACIÓN?
Proyecto de comunicación es el intercambio de información
específica del proyecto con énfasis en la creación de entendimiento
entre el emisor y el receptor. La comunicación efectiva es uno de
los factores más importantes que contribuyen al éxito de un
proyecto.
•Planificar las Comunicaciones es el proceso para determinar las
necesidades de información de los interesados en el proyecto y
para definir cómo abordar las comunicaciones. (PMBok)

2. ¿QUE ES LA ADMINISTRACIÓN DE LA
COMUNICACIÓN DE PROYECTOS?
Proyecto de Comunicación es la responsabilidad de todos los
miembros del equipo en el proyecto. El líder del proyecto, sin
embargo, es el responsable de desarrollar el Plan de Gestión
del Proyecto de Comunicación con el aporte de los jefes de
proyecto y el Equipo de Desarrollo de Proyectos (PDT).
La administración de las comunicaciones del proyecto incluye
los procesos requeridos para garantizar que la generación, la
recopilación, la distribución, el almacenamiento, la recuperación
y la disposición final de la información del proyecto sean
adecuados y oportunos. (PMBok)

3. DOS TIPOS DE PLANES DE COMUNICACIÓN PARA
TU PROYECTO
 1. Regular o plan de comunicación en marcha
 2. Una sola vez o Plan de Comunicación por
Eventos

4. REGULAR O PLAN DE COMUNICACIÓN EN
MARCHA

5. UNA SOLA VEZ O PLAN DE COMUNICACIÓN
POR EVENTOS

6. ¿POR QUÉ LO HACEMOS?
Los lideres de proyectos
utilizan la gestión de
proyectos de comunicación
para:
 Desarrollar un plan de
comunicación para el proyecto
 Distribuir la información a
través de los métodos para
llegar a los clientes más
eficazmente
 Tener un archivo de
documentos de acuerdo con el
departamento de retención de
registros.

7. VISIÓN GENERAL DE LA GESTIÓN DE
COMUNICACIÓN DE UN PROYECTO
Gestionar las
Identificar a los Planificar las Distribuir la Informar el
Expectativas de
Interesados Comunicaciones Información Desempeño
los Interesados

8. ¿ENTENDER EL PROCESO DE LA COMUNICACIÓN ES EL PRIMER PASO
EN LA PLANIFICACIÓN DE LA COMUNICACIÓN?. CONSIDERE LOS
SIGUIENTES CINCO FACTORES:
 ¿Quién participa en el proceso de comunicación? -
los grupos de interés identificados, como los
miembros del equipo de proyecto, lideres de
proyectos y el personal, administración de clientes
y el personal, y las partes externas interesadas.
 ¿Qué se comunica? - el mensaje, la información
que se comunica

9.  Cuando se comunica la información?- semanal,
mensual, trimestral, según sea necesario
 ¿Cómo se distribuye la información? - en una
reunión, un memorando, un correo electrónico, un
boletín, una presentación, etc
 ¿Quién va a proporcionar la información que se
comunica?

10. IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS
(STAKEHOLDERS )
 Identificar a los Interesados es el proceso que
consiste en identificar a todas las personas u
organizaciones impactadas por el proyecto, y en
documentar información relevante relativa a sus
intereses, participación e impacto en el éxito del
proyecto.

11. IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS:
Ejemplo de Matriz de Poder/Interés de los
Interesados

12. Comunicación a los altos ejecutivos
Destacar problemas, los riesgos y las
excepciones
Herramientas usadas:
Reportes de excepciones
Reportes de estatus semanales
Especificación del proyecto
Actualizaciones vía correo
Revisiones cara-cara
Plan de comunicación
Comunicación a clientes, proveedores y gerentes
Fortalcer el convecimiento de los superiores funcionales.
Implica la negociación de los recursos, presupuestos
y la asignación de tiempo
Herramientas usadas:
Plan de comunicación
Guiar al equipo del proyecto Declaración de trabajo
Contratos
Destacaras tareas pendientes, tareas Correo
programadas, fechas, sesiones informativas Requiere diplomacia y tacto
con el equipo en general
Herramientas usadas:
Intercambio verbal
Agendas
Minutas
Correo
Instrucciones de proyecto
Plan del proyecto
Registro de riesgos
Requiere habilidades de delegación
Charvat, J. P. (13 de Noviembre de 2002). Techrepublic. Recuperado el 18 de Septiembre
de 2012, de Techrepublic: http://www.techrepublic.com/article/project-communications-a-
plan-for-getting-your-message-across/1061894

13. EJEMPLOS
Stakeholders Analysis
Second
Preferred Preferred
Stakeholders preferred
method of method for
RBS group Function Name Telephone goals on this method of
communica rewarding
project communica
tion the team
tion
Efficient
Project Lisa (909) Team
106 project email Cell Phone
Management Gonzalez xxxxxxx celebration
Completion
(909) Secure Team
140 Capital Outlay Mgmt Fred Carter email Telephone
xxxxxxx funding celebration
Clear and
(909) Team
152 Agreements Jim Black concise email Telephone
xxxxxxx Award
agreements

14. Stakeholders Analysis
Product
product Uniform
Produced by Product
Requiered Method of fabing
WBS Code WBS Trade Sub-Product (task received by PHP
on this transmit system
Manager (Name)
project? location
Name)
Perform
environmental
165.05 soping and select
alternatives for
study
initial
environment Roose
165.05.05 Review project Yes Jane Moore mail 421.01 x
al project file Wilson
setup
Public and Public
Sandra
165.05.10 Agency Scoping Participation Yes Lisa Gonzalez mail 331.09 x
Moore
process Plan

15. Mensaje Emisor Medio Frecuencia Receptor Respuesta
Fase ¿Qué se ¿Quién ¿Cómo se ¿Cuándo se ¿A quién se ¿Cómo se Periodicidad
comunica? comunica? comunica? comunica? comunica? retroalimenta?
Reunión
Políticas y con el
objetivos de equipo de Verificación de
Durante la
calidad Representate gestion de Plan de trabajo Responsables la
Planeación fase de
(acuerdos y de la dirección la calidad, del proyecto del proyecto implementaci
planeación
normas intenet, ón del SIGCC
reglamentarias) software
de control
En el
desarrollo de
Noticias de Promulagacion Todo el
Pagina web la
avance de Comité de de la norma personal de
Todo el Buzón de implementaci
proyecto de gestión de la
proyecto sugerencias ón
implementación calidad corporación y
Cartelones,
del SIGCC ciudadania 1er. Dia hábil
boletines, cada mes
de cada mes
folletos
Mensaje de
compromiso de
Correo Todo el
la direccion con
Representate electronico personal de Durante el
Todo el la Buzón de
de la Alta , pagina Semestral la desarrollo del
proyecto implementación sugerencias
dirección web, corporación y SIGCC
del SIGCC y de
internet ciudadania
informacion
sobre el avance

16. INFORMES DE DESEMPEÑO
 El análisis del desempeño pasado
 El estado actual de los riesgos e incidentes
 El trabajo completado durante el período
 El trabajo que se completará a continuación
 El resumen de los cambios aprobados en el
período
 Otra información relevante que debe ser revisada y
analizada

17. REQUISICIÓN DE CAMBIOS

18. PLAN DE ACCIÓN CORRECTIVA

21. REPORTE DE AVANCE CON CURVA S

22. REPORTE DE AVANCE CON CURVA S

23. REPORTE DE AVANCE CON GANTT

24. REPORTE DE AVANCE CON GANTT