Este documento discute las tecnologías de comunicación y colaboración que son importantes para los proyectos. Explica que la comunicación es fundamental para el éxito de los proyectos y que las herramientas colaborativas, aplicaciones web 2.0 y tecnologías de comunicación como videoconferencia y mensajería instantánea pueden mejorar la comunicación y colaboración en los proyectos.

1. Conferencia
Las Tecnologías de comunicación y
colaboración en los proyectos
… porque los proyectos son ‘personas’ …
Ramon Costa
Project Director. MIC Productivity. ramonc@micproductivity.com
http://www.micproductivity.com http://www.iproductividad.com
Associate Professor. EADA. rcosta@eada.edu. www.eada.edu
Associate Professor. EUG. rcosta@eug.es www.eug.es
Dynamic Partner & Co-founder. inPreneur. ramon@inpreneur.com. www.inpreneur.com
Sant Cugat, 11-4-2012

2. Cambios en el modelo de trabajo…
y en los proyectos
Global Flexible Conocimiento
Virtual Enjambre Hiperconectado
Móvil Información Web 2.0 / Social

3. Los proyectos y las personas: necesidades

4. Personas:…. „Stakeholders‟

5. Ámbitos de gestión en un proyecto
Alcance
Riesgos Tiempo
Terceros
Integración Costes
Comunicación Calidad
Equipo

6. La importancia de la comunicación
http://flickr.com/photos/andresherrera_cl/845681684/

7. Gestión Proyectos. Procesos. Inicio
- P1. Project Charter
Identificación Stakeholders Inicio
Planificación
Control y
Seguimiento Ejecución
Cierre

8. Gestión Proyectos. Procesos. Planificación
- P2. Definición y Planificación
Alcance (WBS)
- P3. Definición Actividades,
Inicio Orden, Recursos, Duración y
Planificación Calendario
- P4. Definición y Planif. del
Equipo y compras
- P5. Plan Comunicaciones
Control y - P6. Estimación del Coste y
Seguimiento Ejecución elaboración Presupuesto
- P7. Planificación Calidad
- P8. Evaluación Riesgos
Cierre - P9. Definición Gestión Plan
Proyecto
Ejerc.

9. El Plan de Gestión del Proyecto

10. Gestión Proyectos. Procesos. Planificación
Etapa 1 Etapa 2 Etapa 3 ....... Etapa N

11. Planificación. Equipo y Comunicaciones
Stakeholders
Planificación Planificación
organizacional comunicaciones

12. Planificación. Comunicación
Aspectos a
tener en cuenta
Requerimientos de comunicaciones Tecnologías de las comunicaciones
• Organización del proyecto y relaciones de • ¿Depende el éxito del proyecto de contar
responsabilidad de los stakeholders. con información frecuentemente
• Disciplinas, departamentos y actualizada o basta con los informes
especialidades involucrados con el escritos emitidos en forma regular?
proyecto. • ¿Son adecuados los sistemas ya
• Logística de cómo los individuos se verán instalados o las necesidades del proyecto
involucrados con el proyecto y en qué demandan cambiarlos?
lugares. • ¿son compatibles los sistemas de
• Necesidades de información externa comunicación propuestos con la
experiencia y conocimiento de los
participantes del proyecto?
Plan de Comunicación

13. Planificación. Comunicación

14. Planificación. Comunicación

15. Planificación. Comunicación

16. Planificación. Comunicación

17. Gestión Proyectos. Procesos. Ejecución
Inicio
Planificación
- P10. Ejecución y Gestión del
Proyecto
Control y
Seguimiento Ejecución - P11. Adquisición y
Desarrollo del Equipo de
Proyecto
- P12. Distribución de la
Cierre Información
- P13. Aseguramiento Calidad
- P14. Gestión Adquisiciones

18. Ejecución. Comunicación
Quiero enviar Creo
un mensaje el mensaje
Adapto el
mensaje al
interlocutor
Feed-back
Envío el
mensaje
Lo entiende
El
interlocutor
El receptor recibe el
interpreta el mensaje
mensaje

19. Ejecución. Comunicación
Formal Informal
Declaración de la misión de la Memos, notas personales,
compañía, project charter, “post-it”,...
Escrita informes anuales, reportes de
proyecto, actas de reuniones, ...
Reuniones (de cualquier tipo), Contacto personal, discusiones
revisiones de proyecto y en el pasillo, reuniones sociales,
Verbal desempeño, retroalimentaciones etc.
del cliente, etc.
Presentaciones, gráficos Lenguaje del cuerpo,
(cuadros, cronogramas, etc.), expresiones faciales, ...
No verbal animaciones, etc.

20. Ejecución. Comunicación
Canales de comunicación = n(n-1)/2, donde n es el número de personas
Dos personas, Tres personas, Cuatro personas, Seis personas,
un canal tres canales seis canales quince canales
Formalizar la comunicación en el proyecto

21. Ejecución. Comunicación

22. Gestión Proy. Procesos. Seguimiento y control
- P15. Informe de
Rendimiento y Gestión
Stakeholders Inicio
- P16. Control y Seguimiento Planificación
de los Riesgos
- P17. Gestión Equipo
Proyecto
- P18. Verificación y Control Control y
de Cambios (alcance, Seguimiento Ejecución
calendario, costes, calidad)
- P19. Administración
contratos con terceros
- P20. Control del Proyecto e
Cierre
Integración de Cambios

23. Gestión Proy. Reuniones de seguimiento
Las reuniones efectivas aportan productividad en las comunicaciones
entre los miembros del proyecto y stakeholders

24. Gestión Proyectos. Procesos. Cierre
Inicio
Planificación
Control y
Seguimiento Ejecución
- P21. Cierre del Proyecto y
Contratos con Terceros
Cierre
- P22. Project Post-mortem

25. Cierre. Lecciones aprendidas. Necesidad
Como todos sabemos, en el mundo de la gestión de proyectos...:
• ‘Los errores encontrados en un proyecto no se repiten en otros’
• ‘La mejora de procesos es un ejercicio trivial’
• ‘Los proyectos son entregados a tiempo, dentro del presupuesto y
exactamente con el ámbito previsto’
• ‘El alcance de la aplicación nunca cambia’
• ‘La satisfacción del cliente siempre es excepcionalmente alta’
• ‘El trabajo del Jefe de Proyectos no es muy estresante’
La gestión de las lecciones aprendidas aporta un importante conjunto de
beneficios
• mejorar la productividad
• mejorar la reputación de su empresa
• entregar un producto mejor
• diferenciarse entre la competencia
• ahorrar dinero .....

26. Proyectos. Comunicación. Tecnologías

27. Proyectos. Comunicación. Tecnologías
Portales, intranets, …
Herramientas
colaborativas
Aplicaciones
de definición, Aplicaciones
planificación, Web 2.0
monitorización
y seguimiento
de proyectos Tecnologías de
comunicación

28. Proyectos. Comunicación. Tecnologías
- Synchronous conferencing, e-mail,
faxing, voice mail, Web publishing ,
Herramientas
revision control
colaborativas
- Electronic calendars, workflow systems,
knowledge management systems,
Aplicaciones extranet systems, social software
Web 2.0 systems, blogs, wikis, RSS, online
spreadsheets
- Internet forums, Online chat, Instant
Tecnologías de Messaging, Telephony, Data
comunicación
conferencing, Videoconferencing,
Application sharing

29. Proyectos. Comunicación. Tecnologías
Mensajería instantanea
Audioconferencia
Videoconferencia
Mensajería corporativa
Telefonía fija
Telefonía móvil
Presencia
Integración centralita
...

30. Proyectos. Colaboración. Tecnologías
Pizarra compartida
Acceso remoto a herramientas,
aplicaciones, escritorio
Compartición calendarios
Reuniones virtuales

31. Proyectos. Colaboración. Tecnologías
Intranet, extranet
Offline-online
“Cloud computing”
Acceso a calendarios,
agendas, documentos,...

32. Proyectos. Comunicación. Tecnologías

33. Proyectos. Comunicación & Colab. Redes Sociales
Blogs y microblogging
Wikis, Fuentes RSS,
Redes sociales,...

34. Proyectos. Comunicación & Colab. Redes Sociales

35. Resumen: referencias ejemplos prácticos
Procemm - ASCAMM Microsoft Project - Microsoft
Zoho Project - Zoho

36. Resumen: referencias ejemplos prácticos

37. Propuesta final: Lectura recomendada
“50 claves para la
dirección de proyectos”
• La gestión de un proyecto empieza por el entusiasmo y
compromiso personal del director del proyecto
• Un proyecto no se lleva a cabo sin un equipo de trabajo
• El proyecto tiene que responder a las expectativas y necesidades
de los usuarios y stakeholders
• La comunicación es clave en el proyecto
• No se puede olvidar nunca los compromisos establecidos
• Tan importante es gestionar el proyecto como saberlo cerrar y
traspasar

38. Gracias
Ramon Costa
Project Director. MIC Productivity. ramonc@micproductivity.com
http://www.micproductivity.com http://www.iproductividad.com
Associate Professor. EADA. rcosta@eada.edu. www.eada.edu
Associate Professor. EUG. rcosta@eug.es www.eug.es
Dynamic Partner & Co-founder. inPreneur. ramon@inpreneur.com. www.inpreneur.com
Sant Cugat, 11-4-2012