¿Qué es el Portal del empleado para Office 365? Aquí os presentamos el Portal del empleado para Office365 y por qué se ha creado. Llevamos un tiempo trabajando en la mejora de procesos de las empresas, transformación digital y, especialmente ahora, enfocados en el teletrabajo. Revisamos las necesidades de las pymes y sus flujos internos para proponer soluciones informáticas a sus problemas. Dentro de un análisis de negocio desde el punto de vista informático, proponemos una Transformación Digital por pasos. Con esta experiencia, hemos elaborado un conjunto de flujos para automatizar tareas de recursos humanos, especialmente. ¿Por qué fijarnos en esta área de las empresas? En realidad no la hemos escogido nosotros, si no que surge de escuchar a nuestros clientes, con quien mantenemos una relación de confianza más allá de los servicios de mantenimiento informático para empresas que les realizamos. En el ecosistema Pyme hay mucha diversidad de necesidades y propuestas. Existen multitud de programas informáticos que cubre distintas áreas de la empresa. Lo que nos encontramos es que este tipo de empresas a veces no tiene un departamento exclusivo de RRHH, y muchas de las funciones las acaba asumiendo otro cargo interno. A la vez, muchas de las actividades y tareas correspondientes a recursos humanos en pequeña y mediana empresa tienen patrones claros de repetición. Aprovechamos que, sin duda alguna, éste está siendo el año del Office 365, como os adelantábamos en este artículo sobre Migraciones a Office365. Hemos realizado una serie de automatizaciones de procesos de recursos humanos basándonos en los flujos que permite Office365. Con ello hemos hecho un paquete de soluciones importables a cualquier empresa, al que hemos llamado El Portal del Empleado para Office 365. Estos días os iremos explicando en qué consiste cada flujo automatizado, cómo funciona y del cuál, ya os avanzamos el primero de ellos en esta entrada de Automatizar la solicitud de vacaciones Para saber más, estate atento, y si crees que tu empresa necesita una transformación digital, dale a www.innovamee.com

1. Soluciones en Transformación Digital
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2. La idea del portal del empleado supone una nueva forma de trabajar y de gestionar la información en los departamentos de
recursos humanos. Su uso permite optimizar los procesos de trabajo y transmitir una imagen moderna y eficiente en
cualquier empresa.
Herramienta de gran utilidad y con ventajas, no solo para la propia empresa sino también para los trabajadores:
 Automatización de la gestión administrativa: El departamento de RRHH se libera de gran parte de los trámites de
administración.
 Mejora la comunicación interna: envío de mensajes o notificaciones directas a los trabajadores, la empresa se hace con
un canal de comunicación propio e interno que ayuda a mejorar la productividad y las decisiones de la empresa.
 Optimiza los procesos y mejora la productividad: gestión de tareas, asignación de funciones.
 Incrementa la motivación laboral: Que los propios empleados tengan acceso a su información o puedan realizar
gestiones ellos mismos, son una delegación de tareas que aportan confianza y motivación al trabajador.
El Portal del Empleado servirá para facilitar y optimizar el trabajo de todo el personal. Es aquel en el que empresa y
empleados intercambian información y documentación de forma online, segura y fiable.
EL PORTAL DEL EMPLEADO 365 01
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3. Acciones / Automatización de tareas
• Solicitud de vacaciones /Comunicación de Ausencias / Permisos
• Gestión de Justificantes
• Comunicación y modificación de los datos personales de los empleados.
• Alta y Baja de empleados
• Entrega de equipos / Control de inventarios de material entregado.
• Administración / Notificación de Nóminas.
• Información de Horas Extras
…………. para flujos personalizados ¡Contáctanos!
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4. • Solicitud de Vacaciones / Permisos /
Comunicación Ausencias
Gestionar solicitudes y peticiones de vacaciones de los empleados
en un clic.
Aprobar, anular o denegar las peticiones.
Se piden las vacaciones a través de un cuestionario. Una vez
enviada la solicitud se recibirá un email informativo con los días
solicitados.
Posteriormente, una vez estudiada la solicitud y teniendo en
cuenta criterios de actividad de la empresa, se enviará un mail con
los días de vacaciones concedidos a cada trabajador.
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5. • Gestión Justificantes
Los empleados podrán enviar justificantes por sus ausencias.
En este formulario debemos adjuntar la imagen del justificante
de la ausencia que aportamos, que debe ser clara para evitar
confusiones. Podemos escanearla o simplemente hacer una
foto con el móvil.
Todos los justificantes enviados serán almacenados en una
carpeta común.
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6. • Comunicación y modificación de los datos
personales de los empleados.
Cambios de dirección, cuenta bancaria, teléfono… en lugar de
mandar un email o llamada telefónica, se rellena un formulario
para cambiar los datos personales cuando se necesite. Cualquier
modificación que se produzca en la ficha de un empleado puede
ser registrada al momento.
El responsable del área de RRHH tan sólo aprobará los cambios
con un clic.
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7. • Alta y Baja de empleados.
La incorporación de los empleados es una de las tareas más
pesadas/monótonas del departamento de RRHH. La
contratación, impulsada por la automatización de los RRHH,
puede acelerar el proceso de incorporación y la reducción de
los costes asociados.
Se pide toda la información necesaria a través de un
formulario. Una vez enviado se recibirá un email informativo
con el resumen de los datos.
Así mismo, el offboarding/baja empleados deben ser
registradas y procesadas.
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8. • Entrega de equipos / Control de inventarios de
material entregado.
Formulario para la entrega de recursos, enseres, equipos u objetos
necesarios para la gestión y organización del trabajado.
Así como la devolución de los mismos.
Realización del formulario cuando haya un alta o la entrega de un equipo
nuevo, para garantizar la entrega. Así mismo se reduce el riesgo de
confusión.
Cuando hay una baja de empleado el equipo de la empresa debe ser
contabilizado, devuelto y auditado.
Control de inventario, gestión de entregas y devoluciones. Stock
disponible.
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9. • Administración / Notificación de Nóminas.
El envío de nóminas merece un trato especial. Para evitar el envío
de cada nomina a cada trabajador de forma manual, se automatiza
el envío de todas.
Distribución personalizada de las nóminas por empleado. Se enviará
cada nómina a la carpeta correspondiente de cada trabajador.
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11. 01
Somos
Visión y Valores Propuesta de valor
A partir de la experiencia y compromiso de
nuestro equipo, podemos afrontar los retos
presentes en cada organización empresarial y
ofrecer un servicio personalizado a nuestros
clientes.
Nuestra Misión
Encargarnos de sus problemas, no con
productos, sino con soluciones.
Nuestro equipo humano estará siempre
dispuesto a escucharle, entenderle y
proporcionarle la mejor solución.
Mientras usted se ocupa de su negocio,
nosotros haremos lo mismo con sus problemas.
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CLIENTE
Innovación
Flexibilidad
Eficacia
Eficiencia
Excelencia
Confianza
En procesos y productos
En clientes y equipo
En el trato y los resultados
Visión de negocio
Orientados a objetivos
Organización dinámica

12. Media
Plan &
SEO
Office
365 Consultoría
SAP
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Somos
Soluciones
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Mantenim.
informático
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remotos
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empresa
Diseño
web
Creación
Apps
Startups
Cápsulas
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Pymes
Gran
Empresa
Recursos
Consultoría
Tecnológica
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Digital
Seguridad
sistemas
Cloud
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Implantación
Propuesta
Análisis
Procesos
Tecnología
Negocio
I+D+i+d
Perfiles
Expertos
Distintos
sectores
Design
Thinking
Seguridad
informática
Desarrollos
Proyectos
Autónomo

13. Somos
Referencia
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Clientes satisfechos
Desde INNOVAmee tenemos la
satisfacción del servicio prestado a
clientes representativos en sectores de
distribución y consumo, farmacéutico y
automoción.
Llevamos muchos años, pero en cada
nuevo proyecto nos emocionamos como
si fuera el primero. Pensamos en grande.
Ayudamos a las empresas a crecer y
crecemos con ellas. Creemos en la
calidad por encima de todo.
Nuestro conocimiento y experiencia nos
avala.
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