El documento describe los pasos para cubrir las necesidades de una empresa con sus proveedores, incluyendo seleccionar un proveedor, emitir una orden de compra, verificar los bienes o servicios recibidos, evaluar el desempeño del proveedor, y realizar el pago. La orden de compra es el documento clave que contiene detalles de la compra. Después de recibir los bienes o servicios, se evalúa al proveedor según criterios como calidad, cumplimiento y respuesta.

2. Serie de pasos para
cubrir las necesidades
de la Empresa con sus
proveedores.
CONFIABILIDAD
OPORTUNIDAD

3. ALTA: 1-3 días
MEDIA: 4-10
días
BAJA: 11-20
días

5. Seleccionar
proveedor
Registro del
provedor
Aprobar
compra
Solicitud
de
Compra

6. ORDEN DE COMPRA
Documento que emite la organización o entidad compradora para
adquirir un bien o un servicio y cubrir así, alguna necesidad o
requerimiento existente de acuerdo a las prácticas de negocio
establecidas.
Debe contener información comercial y específica bajo condiciones
acordadas entre el vendedor y el comprador del bien a adquirir.
EDI
EDI por sus siglas en inglés (Electronic Data Interchange) es el intercambio
electrónico de datos estructurado de computadora a computadora y de aplicación
a aplicación.
EDI se basa en la utilización de mensajes estándar, asegurando
que todos los participantes utilicen un lenguaje común de
Negocios.

7. Elementos mínimos que debe contener una orden como son:
1. Nombre y número de localización de la compañía que hace el pedido.
2. Número de orden de compra.
3. Nombre y número de localización del proveedor.
4. Fecha del pedido y fecha de entrega requerida.
5. Términos de entrega y de pago.
6. Cantidad de artículos solicitados.
7. Número de catálogo.
8. Descripción.
9. Precio unitario y total.
10. Costo de envío, de manejo y relacionados.
11. Costo total de la orden.
12. Datos del lugar de entrega de la orden.

8. VERIFICAR EL BIEN O SERVICIO COMPRADO
Los artículos ó servicios son verificados de acuerdo a lo solicitado mediante el documento
que soporta la compra del bien o servicio.
EVALUACIÓN DEL PROVEEDOR
Según los criterios de evaluación, al hacer entrega del bien o del servicio se evaluará el
desempeño de proveedor en las Órdenes de Compra siempre y cuando estos incumplan
con alguno de dichos criterios y se registrara como Producto/Servicio No Conforme con
su respectivo tratamiento.
Criterios de Evaluación:
Calidad
Cumplimiento de plazo
Cumplimiento de cantidad
Respuesta a la petición de oferta
NOTIFICACIÓN DE EVALUACIÓN
De acuerdo a los resultados obtenidos en la evaluación se le notificará al proveedor su
desempeño y si amerita tomar acciones de mejora.

9. Listado de cuentas por pagar se realiza la P.P.
Enviándose la autorización a las agencias
RESPONSABLE: Gerente financiero o Sub gerente
financiero
REGISTRA: Programación firmada
Pagar las facturas autorizadas, utilizar diferentes
medios de pago
RESPONABLE: Asistente financiero o tesorera
REGISTRA: Egresos

10. Los cheques serán entregados a Administración con
la relación de las personas autorizadas. Luego estos
se devuelven
RESPONSABLE: Tesorera, asistente financiera o
auxiliar administrativa
REGISTRA: Egresos firmados / transferencias
Informar al proveedor del pago realizado
RESPONABLE: Tesorera
REGISTRA: Consignación y transferencias

11. ARCHIVO
Los egresos deberán contener el
respectivo soporte del pago,
antes de ser enviado al
departamento de archivo.
Tesorera
Relación de egresos

12. DOCUMENTOS ASOCIADOS
Solicitud de compra
Orden de Compra
Nota de recepción
Nota de devolución de
materiales
Factura
Cotización