El documento habla sobre el proceso de selección y control de proveedores. Explica los pasos a seguir como investigar proveedores nacionales y extranjeros, integrar bancos de información de proveedores usando software, seleccionar proveedores mediante cotizaciones, elaborar cuadros comparativos, ponderar factores, determinar factores de desempeño y medir el desempeño del proveedor.

1. TEMA 9.-SELECCIÒN Y CONTROL DE PROVEEDORES

2. TEMA 9 9.1.-INVESTIGACIÒN DE PROVEEDORES NACIONALES Y EXTRANJEROS 9.2.-INTEGRACIÒN DEL BANCO DE INFORMACIÒN DE PROVEEDORES Y USO DE SOFTWARE 9.3.-SELECCIÒN DE PROVEEDORES Y COTIZACIONES 9.4.-ELABORACIÒN DE CUADROS COMPARATIVOS 9.5.-PONDERACIÒN DE FACTORES 9.6.-DETERMINACIÒN DE FACTORES DE DESEMPEÑO 9.7.-.MEDICIÒN DEL DESEMPEÑO DEL PROVEEDOR 9.8.-EVALUACIÒN DEL PROVEEDOR Y USO DE SOFTWARES

3. 9.1.-INVESTIGACIÒN DE PROVEEDORES NACIONALES Y EXTRANJEROS

4. FUENTES LOCALES DE ABASTECIMIENTOS SERVICIO MÀS CONFIABLE ENTREGAS A TIEMPO REDUCE EL RIESGO DE INTERRUPCIÒN EN EL TRANSPORTE LA EMPRESA LE DEBE A LA COMUNIDAD REGIONAL Y PARTE DE LAS VENTAS PROVIENEN DE LA LOCALIDAD

5. VERIFICAR: QUE ESTE LEGALMENTE CONSTITUIDO CERTIFICACIÒN ISO MORALIDAD DEL PROVEEDOR QUE SISTEMA DE CALIDAD TIENE TIPO DE INSTALACIONES SI TIENE PROBLEMAS SINDICALES AL CORRIENTE CON SUS PAGOS FISCALES VERIFICAR SU CAPACIDAD DE PRODUCCIÒN

6. AGENTE DE COMPRAS RETO CONTINUO EN LA SELECCIÒN DE FUENTES DE ABASTECIMIENTOS ES SU DERECHO Y RESPONSABILIDAD

7. 9.2.-INTEGRACIÒN DE BANCOS DE INFORMACIÒN DE PROVEEDORES Y USOS DE SOFTWARE SON HERRAMIENTAS DE TRABAJO QUE AGILIZA EL PROCESAMIENTO DE DATOS, SU ALMACENAMIENTO Y GENERA TOMA DE DICISIONES SOFTWARE

8. SOFTWARE MRPII MRP

9. 9.3.-SELECCIÒN DE PROVEEDORES Y COTIZACIONES FUENTES

10. CATÀLOGOS LOS CATÀLOGOS DE LAS FUENTES, COMÙNMENTE CONOCIDOS POR ABASTECIMIENTOS QUE CUBREN LA MAYOR PARTE DE LOS MATERIALES IMPORTANTES, EN LOS CUALES ESTÀ INTERESADA LA COMPAÑÌA, SON CONSIDERADOS INDISPENSABLES EN CUALQUIER OFICINA DE COMPRAS BIEN ADMINISTRADA. SU VALOR DEPENDE DE CÓMO SE PRESENTAN, SU USO Y EL MATERIAL QUE CONTIENEN .

11. EXPEDIENTE EN MICROPELICULA VARIAS COMPAÑÌAS HAN EMITIDA CATÀLOGOS DE PROVEEDORES CON TODA LA INFORMACIÒN REGISTRADA EN UNA MICROPELÌCULA. EL SERVICIO SE HA INCLUÌDO EN UN SISTEMA DE ARCHIVO CONPRENSIBLE, UN DISPOSITIVO PARA LEER LAS PELÌCULAS Y UN IMPRESOR QUE PERMITE LA REPRODUCCIÒN DE LA INFORMACIÒN CONTENIDA EN LA PELÌCULA EN UNA HOJA TAMAÑO NORMAL.

12. REVISTAS DE COMERCIO SON UNA VALIOSA FUENTE DE INFORMACIÒN SOBRE PROVEEDORES POTENCIALES, LA LISTA DE TALES PUBLICACIONES ES DESDE LUEGO MUY EXTENSA Y LOS ARTÌCULOS INDIVIDUALES EN ÈL VARÌAN CONSIDERABLEMENTE EN SU CONTENIDO, ÈSTAS REVISTAS SE UTILIZAN EN DOS FORMAS: EN UN ESTUDIO DEL TEXTO, PUES SUGIERE NUEVOS PRODUCTOS Y MATERIALES SUSTITUTOS Y EL DE PUBLICIDAD.

13. PUBLICIDAD INDUSTRIAL LA PUBLICIDAD INDUSTRIAL TIENE SU VALOR, YA QUE LOS COMPRADORES LA LEEN Y SON INCONSCIENTEME-NTE INFLUIDOS POR ELLA .

14. DIRECTORIOS COMERCIALES SE ENLISTAN REGISTROS COMERCIALES O DIRECTORIOS, SE ANUNCIAN LOS FABRICANTES LÌDERES SUS DOMICILIOS, EL NÙMERO DE FILIALES,

15. CONTIENEN LISTAS CLASIFICADAS DE MATERIALES EQUIPO Y OTROS ARTÌCULOS OFRECIDOS EN VENTA Y BAJO CADA UNO DE ELLOS SE PROPORCIONA EL NOMBRE Y LOCALIZACIÒN DE LA FUENTE FABRICANTE SE PUEDEN CONSULTAR POR ARTÌCULO, POR EL FABRICANTE O POR EL NOMBRE COMERCIAL. DIRECTORIOS COMERCIALES

16. EJEMPLOS

17. MERCAMETRICA IndTam2008.pdf DIRECTORIOS COMERCIALES

18. REPRESENTACIÒN DE VENTAS PUEDE CONSTITUIR UNA DE LAS FUENTES MÀS VALIOSAS DE INFORMACIÒN CON LAS QUE SE DISPONE CON REFERENCIA A LA PROCEDENCIA DE LOS ABASTECIMIENTOS, TIPOS DE PRODUCTOS E INFORMACIÒN SOBRE COMERCIO

19. ARCHIVO DE VENDEDORES TODA INFORMACIÒN DE CUALQUIER FUENTE , SI TIENE VALOR DEBE SER REGISTRADA, ESTE ES EL ÌNDICE QUE ACOMPAÑA AL ARCHIVO DE CATÀLOGOS

20. DATOS: NOMBRE DEL VENDEDOR DIRECCIÒN ÒRDENES ANTERIORES ASIGNADAS DATOS REFERENTES A LA IDONEIDAD CONFIABILIDAD DEL VENDEDOR BUENA DISPOSICIÒN EN ATENCIÒN MATERIAL CLASIFICADO EN BASE A PRODUCTO PASADO: PRECIO PAGADO PUNTO DE EMBARQUE

21. VISITAS A LOS PROVEEDORES SON ESPECIALMENTE ÙTILES CUANDO NO SE PRESENTAN DIFICULTADES QUE DISCUTIRSE, COMO VISITA AMISTOSA, PUES PUEDE ENTERARSE DE PLANES A FUTURO QUE DE OTRA FORMA NO SE HUBIERA ENTERADO

22. ADEMÀS DE LA INFORMACIÒN USUAL RESPECTO AL PROVEEDOR POTENCIAL Y UNA VISITA ALA PLANTA, SE PUEDEN ANALIZAR MUESTRAS DEL PRODUCTO VENDEDOR MUESTRAS

23. DIRECCIONES DE INTERNET ES UNA HERRAMIENTA MUY PODEROSA PARA EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS, EN LO QUE SE REFIERE A CONSULTA DE PROVEEDORES Y DESCRIPCIÒN DE PRODUCTOS

24. EVALUACIÒN DE COTIZACIONES FIGURAS DE DESCRIPCION

26. TABULACIÒN LISTA DE RECORDATORIO O TABULACIÒN MINIMIZARÀ LOS RIESGOS DE COMPROMISO QUE SE HAYAN OLVIDADO ÙNICO METÒDO SEGURO PARA COMPARAR COTIZACIONES COMPLICADAS QUE INVOLUCRAN DIFERENCIAS APRECIABLES EN LOS PRODUCTOS OFRECIDOS

27. FACTORES DE COSTO PRECIO COSTO DE TRANSPORTE COSTO DE INSTALACIÒN SI LO HAY HERRAMIENTAS Y OTROS COSTOS DE PREPARACIÒN IMPUESTOS DE VENTAS O COMERCIALES QUE DEBEN AGREGARSE TÈRMINOS DE PAGO, DESCUENTOS POR PRONTO PAGO BASE DE PRECIO: SI HAY ENTREGAS MÙLTIPLES VIGENCIA DE PRECIO PROTECCIÒN DE PRECIO: FIRME PROTEGIDO CONTRA BAJA, O SUJETO A ESCALA

28. ENTREGA: FACTORES DE DISEÑO O ESPECIFICACIÒN CUMPLIMIENTO CON LA ESPECIFICACIÒN DESVIACIÒN DE LA ESPECIFICACIÒN VENTAJAS DE LA ESPECIFICACIÒN DIMENSIONES IMPORTANTES PESOS

29. FACTORES LEGALES GARANTÌAS CUMPLIMIENTO CON LAS LEYES Y REGLAMENTOS FEDERALES PROVISIONES DE CANCELACIÒN PROTECCIÒN DE PATENTES PROTECCIONES DE RESPONSABILIDAD CIVIL Y DE COMPENSACIÒN A EMPLEADOS

30. EVALUACIÒN AL EVALUAR LAS COMPRAS COMPLEJAS O ALTAMENTE COMPETITIVAS, ES ÙTIL EN OCASIONES ASIGNAR PESOS (PONDERAR) A LOS FACTORES QUE SE COMPARAN Y CALIFICAR A CADA PROVEEDOR POTENCIAL EN CUANTO A SU POSICIÒN COMPETITIVA EN ESE FACTOR

31. REGISTRO DE COTIZACIONES LOS REGISTROS DE COTIZACIONES PASADAS, ACTUALES Y DE LA DECISIÒN TOMADA SON UN ACTIVO DEFINIDO PARA UNA OPERACIÒN DE COMPRAS QUE SE CONVERTIRÀ EN UNA NECESIDAD CONFORME UNA ACTIVIDAD PEQUEÑA SE CONVIERTA EN ALGO MÀS GRANDE. LA ECONOMÌA DE ESFUERZOS SUGIERE EL USO SIMULTÀNEO DE DOS MÈTODOS PARA MANTENER TALES REGISTROS DE COTIZACIÒN:

32. USO DE DOS MÈTODOS PARA MANTENER EL REGISTRO DE COTIZACIONES TARJETA DE ARTÌCULO EXPEDIENTE DE ARTÌCULO IDENTIFICACIÒN SIMPLE DE UN PRODUCTO ESTÀNDAR DE CATÀLOGO REPETITIVAMENTE COMPRADO REGISTRO SOFISTICADO DE LAS COMPRAS DE UN VALOR GRANDE EN DINERO, DISEÑO ESPECIAL, ARTÌCULOS REQUERIDOS CONTINUAMENTE PARA EL PRODUCTO FINAL GRANDES INVERSIONES EN EQUIPO DE CAPITAL

33. MODO DE CLASIFICAR EL ARCHIVO SECUENCIA ALFABÈTICA DE GRUPOS DE ARTÌCULOS Y SUBGRUPOS SISTEMA DE CODIFICACIÒN NÙMERICA DE PARTES PROVEEDOR 01011100 TAMAÑO PRODUCTO COLOR, TEXTURA

34. SOLICITUD Y EVALUACIÒN DE COTIZACIONES UN VENDEDOR GENERALMENTE COTIZA SUS PRECIOS POR PROPIA INICIATIVA ASÌ LOS COMPRADORES TIENEN DISPONIBLES LOS MEDIOS PARA MANTENERSE INFORMADOS EN EL MERCADO DE CIERTOS BIENES

35. CUIDADO

36. INVITACIÒN A COTIZAR CANTIDAD REQUERIDA DESCRIPCIÒN Y ESPECIFICACIONES DEL ARTÌCULO PUNTO DE ENTREGA TIEMPO REQUERIDO DE ENTREGA MÈTODO DE TRANSPORTE FECHA DE RECEPCIÒN DE COTIZACIONES CONDICIONES ESPECIALES QUE AFECTEN AL PRECIO EJ. MATERIAL O INFORMACIÒN PROPORCIONADO

37. INVITACIÒN A COTIZAR DESCRIPCIÒN DE HERRAMIENTAS DISPONIBLES Y PATRONES PARA EL PROVEEDOR QUE EJECUTE UNIFICACIÒN DE INCLUSIÒN DE SUBCONTRATISTAS, CUANDO EXISTAN CUALQUIER OTRO REQUIRIMIENTO ESPECIAL, TANTO LA ENTREGA O INSTALACIÒN EN UN FIN DE SEMANA O DÌA DE DESCANSO BASE DEL PRECIO CON RELACIÒN AL NÙMERO Y PERIODICIDAD DE LAS ENTREGAS PERIODO POSTERIOR A LA FECHA DE OFERTA PARA LA CUAL LOS PRECIOS OFRECIDOS SON FIRMES BASE DEL PRECIO EN RELACIÒN CON LA AMPLITUD DE LA CANTIDAD A QUE SE APLICA CUALQUIER EXCEPCIÒN O EVENTO QUE PUEDA INVALIDAR LOS PRECIOS CONTRATADOS INCLUIR DATOS IMPRESOS DE LOS TÈRMINOS Y CONDICIONES UNIFORMES DEL COMPRADOR

38. ¿Cuál es el Procedimiento para determinar los criterios y mecanismos de evaluación? 1 . Definir el Objetivo del proceso de compra 2. Conformar un equipo evaluador 3. Establecer los indicadores o variables relevantes para la evaluación 4. Definir un porcentaje de ponderación de la variable con respecto al total (en total, las variables evaluadas deben sumar 100%) Uno de estos criterios debe ser el precio de las ofertas. Recuerde que al menos se debe establecer dos variables o criterios de evaluación que en conjunto sumen 100% 5. Establecer una meta deseada para cada indicador o variable 6. Definir los rangos de evaluación para los indicadores o variables relevantes 7. Siempre considerar a la oferta económica como una variable de evaluación

42. ELABORACIÒN DE CUADROS COMPARATIVOS

43. ELABORACIÒN DE CUADROS COMPARATIVOS MAYOR PESO ASPECTOS A EVALUAR PROVEEDOR CALIDAD TIEMPO DE ENTREGA FACTORES FINANCIEROS PRECIO PROVEEDOR A PROVEEDOR B PROVEEDOR C

44. PESO DE LA CALIDAD DEL MISMO MODO SE APLICARIA UNA PONDERACIÒN POR LOS DEMAS ELEMENTOS A EVALUAR CALIDAD SUPERIOR A LAS ESPECIFICACIONES 100 PUNTOS CONFORMIDAD CON LAS ESPECIFICACIONES AL 100% 100 PUNTOS NO CONFORMIDAD CON LAS ESPECIFICACIONES, CUBRIENDO LOS MÌNIMOS REQUERIMIENTOS DE LA NORMA 80 PUNTOS

45. DETERMINACION DE FACTORES DE DESEMPEÑO Efectiva Respuesta Condiciones Para Evaluar respuesta Atención Eficiente De Todos los Requerimientos De compras

46. FACTORES DE DESEMPEÑO TOTAL DE REQUISICIONES RECIBIDAS _______________=100% REQUISICIONES ATENDIDAS

47. DE IGUAL FORMA PODREMOS EVALUAR: SATISFACCIÒN DE ÀREAS REQUIRIENTES TIEMPOS DE RESPUESTA DE NUESTRO DEPARTAMENTO A LAS REQUISICIONES CAPACIDAD DE SOLUCIONES FUERA DE PROGRAMA FACTORES DE DESEMPEÑO

48. EN SEGUNDO TÈRMINO SE CONSIDERARÀN LAS ECONOMÌAS QUE EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS GENERA A LA ORGANIZACIÒN FACTORES DE DESEMPEÑO

49. FACTORES DE DESEMPEÑO PRESUPUESTO ANUAL DE $200,000.000.00 EJERCIDO REAL: $199,000.000.00 LA ECONOMÌA DEL DEPARTAMENTO ESTARÀ REPRESENTADA POR UN 0.0995% DE EFICIENCIA 1507 Otras prestaciones. 2000 MATERIALES Y SUMINISTROS. 2100 MATERIALES Y ÚTILES DE ADMINISTRACIÓN Y DE ENSEÑANZA. 2101 Materiales y útiles de oficina. 2102 Material de limpieza. 2103 Material didáctico. 2300 HERRAMIENTAS, REFACCIONES Y ACCESORIOS. 2400 MATERIALES Y ARTÍCULOS DE CONSTRUCCIÓN. 2401. Materiales de construcción 2404. Material eléctrico y electrónico 2500 MATERIAS PRIMAS DE PRODUCCIÓN, PRODUCTOS QUÍMICOS, FARMACÉUTICOS Y

50. MEDICIÒN DEL DESEMPEÑO DEL PROVEEDOR ACTITUD ANTE NUESTROS REQUERIMIENTOS CALIDAD TRATO PRECIO SOLIDEZ CUMPLIMIENTO ENTREGA DEL BIEN TIEMPOS DE ENTREGA PRESTIGIO SERVICIO TOTAL

51. 9.3.-EVALUACIÒN DEL PROVEEDOR Y USO DE SOFTWARES ACTIVIDAD CONSTANTE REPETIR NEGOCIOS UN PROVEEDOR ACTUAL ES QUIÈN YA TIENE POR LO MENOS UNA ORDEN PROVEEDORES ESTABLECIDOS FUTURO DESEMPEÑO ESPERADO SE MATERIALIZA SUPERVISADOS EVALUACIÒN DE PROVEEDORES ACTUALES BANCO DE INFORMACIÒN

52. EVALUACIÒN FORMAL E INFORMAL DE LOS PROVEEDORES ACTUALES FORMALES: SE SUSTENTA EN DATOS Y ANÀLISIS CONTRA ESPECIFICACIONES DE DESEMPEÑO Y ESTÀNDARES DE ACTUACIÒN INFORMALES: SE REALIZA TOMANDO EN CUENTA ASPECTOS SUBJETIVOS DEL TRATO, ACTITUD, PRESENCIA Y OTRAS

53. EVALUACIÒN INFORMAL EVALUACIÒN INFORMAL SE VALORAN CONTACTOS PERSONALES ENTRE EL VENDEDOR Y EL PERSONAL DE LA ORGANIZACIÒN COMPRADORA EN TODAS LAS FUNCIONES EN LAS QUE HAY CONTACTO Y TAMBIEN FUERA

54. DISCUSIONES DE EJECUTIVOS DE ALTO NIVEL SE REUNEN ANUALMENTE LOS ADMINISTRADORES EJECUTIVOS DEL VENDEDOR Y DEL COMPRADOR Y ESTÀN LIMITADAS A PROVEEDORES IMPORTANTES DE LOS REQUERIMIEN TOS DE MAYOR RELEVANCIA

55. SE HABLA DE: EXPECTATIVAS FUTURAS TENDENCIAS SOCIALES, ECONÒMICAS Y TECNÒLOGICAS PLANES A LARGO PLAZO FOMENTA BUENAS INTERRELACIONES ENTRE EL COMPRADOR Y VENDEDOR DE ALTO NIVEL Y LES PROPORCIONA INFORMACIÒN INVALUABLE

56. EVALUACIÒN FORMAL DEL VENDEDOR Y SU CLASIFICACIÒN ALTA CALIFICACIÒN SATISFACE LAS FECHAS DE ENVÌO SIN APRESURAMIENTOS USUALMENTE ACEPTAN LAS FECHAS REQUERIDAS DE ENVÌO BUENA SATISFACEN FECHAS DE EMBARQUE SIN SEGUIMIENTO SUSTANCIAL CON FRECUENCIA ACEPTA LAS FECHAS DE EMBARQUE QUE SE LE PIDEN REGULAR ALGUNAS VECES LOS EMBARQUES SON TARDÌOS SE REQUIERE UNA CONSIDERABLE CANTIDAD DE SEGUIMIENTO INSATISFACTORIA EMBARQUES USUALMENTE TARDÌOS, RARAMENTE SE CUMPLEN SUS PROMESAS DE ENVÌO SE REQUIERE UN APRESURAMEINTO CONSTANTE

57. PRECIO Se denomina precio al valor monetario asignado a un bien o servicio . Conceptualmente, se define como la expresión del valor que se le asigna a un producto o servicio en términos monetarios y de otros parámetros como esfuerzo, atención o tiempo, etc. El precio no es sólo dinero e incluso no es el valor propiamente dicho de un producto tangible o servicio (intangible), sino un conjunto de percepciones y voluntades a cambios de ciertos beneficios reales o percibidos como tales. Muchas veces los beneficios pueden cambiar o dejar de serlo, esto lo vemos en la moda o productos que transmiten status en una sociedad. El trueque es el método por excelencia utilizado para adquirir un producto, pero se entiende el trueque incluso como el intercambio de un producto por dinero. En el mercado libre , el precio se fija mediante la ley de la oferta y la demanda . En el caso de monopolio el precio se fija mediante la curva que maximiza el beneficio de la empresa en función de los costes de producción.

58. A lo largo del tiempo los precios pueden crecer ( inflación ) o decrecer ( deflación ). Estas variaciones se determinan mediante el cálculo del índice de precios, existiendo varios como el denominado Índice de Precios al Consumidor, Índice de Precios de Consumo o Índice de Precios al Consumo ( IPC ), el (IPI) ( Índice de Precios Industriales ), etc. El producto o servicio que se intercambia tiene valor para el público en la medida que es capaz de brindarle un beneficio, resolverle un problema, satisfacerle una necesidad o cumplirle un deseo; por ello, la palabra clave de esta definición conceptual de precio es valor . Analizar la relación que se da entre el valor y el precio permite identificar la estrategia de precio que a largo plazo puede resultar exitosa para una compañía. El precio puede estudiarse desde dos perspectivas. La del cliente, que lo utiliza como una referencia de valor, y la de la empresa, para la cual significa una herramienta por la que convierte su volumen de ventas en ingresos. PRECIO

59. BULLWHIP EFECTO LATIGO El uso efectivo de la información tiene implicaciones en el manejo de la cadena de distribución. El denominado “bullwhip effect” es mencionado por algunas tiendas por departamento (Simchi-Levi et all, 2000) quienes han observado que mientras la demanda no varia significativamente la fluctuación crece considerablemente a través de la cadena de distribución. Un ejemplo clásico es el observado por ejecutivos de Procter and Gamble, (Simchi-Levi et all, 2000) quienes observaron que si bien las ventas de pañales desechables eran constantes, las órdenes de los supermercados a P&G variaban significativamente a través del año lo que implicaba además ampliar la varianza de las órdenes de P&G a sus proveedores.

60. Este efecto depende del pronóstico de la demanda, de los modelos de manejo de inventario tradicionalmente aplicados en cada nivel de la cadena de distribución. Por esta razón normalmente se suaviza la demanda promedio, los parámetros se recalculan con la nueva información adquirida lo cual a su vez aumenta la variabilidad de las órdenes en el siguiente nivel. Un segundo factor clave es el tiempo de abastecimiento, el cual mientras más largo sea, más grande es el stock de seguridad y más grande es el efecto bullwhip. BULLWHIP

61. Por otra parte, el tamaño de re-orden que indica que mientras más grandes sean las órdenes, se aumenta el efecto bullwhip (Lee et all 1997), ya que el nivel siguiente de la cadena de distribución recibe una orden abultada seguida de varios períodos sin orden, lo que aumenta la variabilidad en las observaciones y hace difícil pronosticar. Además, al considerar la fluctuación de precios, se confirma que si el precio de los insumos varía, se tenderá a comprar aprovechando los precios bajos lo que aumenta aún más la variabilidad de las compras. Los precios generalmente varían por ofertas de fin de semestre o bien cuando los insumos están acercándose a su fecha de expiración, los precios tienden también a bajar. Por último, las órdenes infladas hacen difícil el correcto pronóstico y sólo aumentan la variabilidad de los pedidos aumentando el efecto bullwhip. Para reducir el efecto bullwhip se recomienda que cada etapa de la cadena de distribución use la información de la demanda del cliente BULLWHIP