Este documento establece el procedimiento para las ventas y operaciones de una empresa. Describe los pasos para revisar los requisitos de los clientes, emitir ofertas, facturar y notificar a los clientes sobre retrasos. También define las responsabilidades de los ejecutivos de cuentas, el departamento de operaciones, la dirección y el departamento de marketing. El objetivo es asegurar que los requisitos del cliente sean definidos correctamente y que la empresa tenga la capacidad de satisfacerlos.

1. PROCEDIMIENTO PARA LAS
VENTAS Y OPERACIONES
Código: P - 11
Edición: 01
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N: Original
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1 OBJETIVO
Establecer la metodología para asegurar la revisión de los requisitos del producto
solicitados por los clientes y la emisión de ofertas a modo de que los mismos hayan sido
definidos sin diferencias y queden registrados los cambios realizados, además de asegurar
que SELSA dispone de la capacidad para atender dichos requerimientos.
2 ALCANCE
Quedan comprendidos todos los requerimientos de clientes recibidos como así también
todas las ofertas emitidas.
3 RESPONSABILIDADES
El Ejecutivo de cuenta es responsable de establecer la comunicación con el cliente,
recabando toda la información necesaria para establecer los requisitos del servicio.
El sector Operaciones y Depósito es responsable de controlar, registrar e informar todo lo
referido a los productos a ingresar/egresar.
La Dirección es responsable de definir precios de los servicios, descuentos, condiciones de
venta, etc. Además es responsable de aprobar los catálogos y todo material publicitario
generado.
Marketing es responsable de generar todo el material publicitario a utilizar.
4 DEFINICIONES
No Aplica.
5 DESCRIPCIÓN
5.1-Actuación con Clientes que operan por primera vez con ZFLP.
Cuando se trate de Clientes que van a operar por primera vez, se le informa y asesora
sobre los requisitos que debe cumplimentar para poder operar y se firma un contrato.
El Ejecutivo de cuentas, en primera instancia, chequea que estén establecidos todos los
requisitos necesarios para el servicio solicitado, a la vez que informa o verifica la
operatividad de la carga con el Responsable de depósito, Gerencia operativa y/o
Operaciones.
El Sector Depósito recibe y gestiona ante el ENTE de la Zona Franca la documentación
previamente enviada por el sector Operaciones.

2. PROCEDIMIENTO PARA LAS
VENTAS Y OPERACIONES
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Luego el Ejecutivo de cuenta informa todo los datos (precio, bonificación si existiese, datos
particulares de la Empresa, etc.) al sector de Facturación, quién en forma paralela ingresa
todos los datos al sistema.
5.2-Lista de precios.
A modo de referencia para la emisión de ofertas, existe una lista de precios en la cual
figuran todos los precios de los servicios ofrecidos. Dicha lista es generada y modificada
por Dirección. Toda cotización cuyo precio difiera del existente en la misma, deberá ser
entregada a la Dirección para su aprobación. Dicha lista de precios es utilizada por el
Ejecutivo de cuenta para verificar que no existan diferencias entre lo ofertado y el
requerimiento recibido.
5.3-Información sobre los servicios.
El Responsable de Marketing es quien genera todo el material publicitario necesario para la
correcta información de los servicios hacia los Clientes.
Estos Documentos son aprobados originalmente por la Dirección.
5.4-Emisión de cotizaciones.
Las cotizaciones son realizadas en forma escrita. Cuando se trate de servicios y precios
STD la misma puede ser realizada en forma verbal.
En el caso de tratarse de servicios o precios especiales o cuando La Empresa lo requiera, la
cotización es realizada por escrito. La misma es conservada en forma gráfica o informática
por el término de 2 años.
5.5-Recepción de requerimientos.
Los requerimientos de clientes pueden ser recibidos de alguna de las siguientes formas:
a) Verbal (T.E. vía Ejecutivo de cuenta o en forma personal por el cliente).
b) Por escrito (vía FAX y/o Mail).
En primera instancia se debe aclarar que los requerimientos telefónicos para empresas que
se contactan por primera vez, son tomados en forma escrita por las 4 personas
seleccionadas por la Dirección, y la Dirección es quién decide y distribuye el contacto,
cuando el mismo no corresponde a una recomendación o contacto previo de algún
Ejecutivo de cuenta.
5.5.1-Modificaciones efectuadas a lo solicitado por el Cliente.
Todas las modificaciones efectuadas al pedido original, ya sea efectuadas por el Cliente,
Despachante o por SELSA, son registradas por el sector Operaciones e informadas a todas
las personas involucradas (Cliente, Depósito, etc).
5.6-Información a tener en cuenta para la revisión.
Cada vez que se recibe el requerimiento de un cliente, el Ejecutivo de cuenta realiza la
revisión considerando:

3. PROCEDIMIENTO PARA LAS
VENTAS Y OPERACIONES
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a) Condiciones de venta.
b) Precio de venta.
c) Plazo de entrega según disponibilidad de stock y/o consultando con Responsable
de Depósito.
d) Características de lo solicitado (tipo de embalaje, cantidad, etc.).
e) Condiciones de pago
5.7- Facturación
Existen 3 tipos de facturación: de INGRESO, MENSUAL, DE EGRESO; en base a la
información suministrada por el sector Operaciones/Ventas u otro, a través de
presupuestos y/o del reporte generado por el Depósito (F-REPO-03-REPORTE DEL DIA).
El Sector Facturación efectúa los controles y procede a la emisión de facturas corroborando
los datos.
La facturación MENSUAL se efectúa en base al stock recibido por sistema, el mismo es
generado por el sector Depósito.
Una vez emitida la factura, ésta es entregada al responsable de Administración quien la
controla y la envía a Dirección. Con el visto bueno de la Dirección se envía la factura
original al cliente y el duplicado es archivado hasta la cobranza. Una vez cobrada la
factura, el duplicado le es entregado a Dirección para su firma.
5.8 – Registro de los resultados de las Revisiones efectuadas:
a) El sólo hecho de que el requerimiento haya sido ingresado al Sistema y
enviado a Depósito, implica que el mismo ha sido revisado y cualquier aclaración
necesaria será registrada como observación
5.9 – Notificación al cliente sobre atrasos en la entrega pactada.
Ante la recepción de la notificación por parte del Responsable de Depósito de un atraso en
el plazo de entrega pactado, el Ejecutivo de Cuenta , Sector Operaciones, y/o Gerente
Operativo se comunica con el Cliente con la finalidad de informarle el nuevo plazo de
entrega estipulado.
6 DOCUMENTOS DE REFERENCIA
6.1 Manual de Calidad
7 ANEXOS
No Aplica.

4. PROCEDIMIENTO PARA LAS
VENTAS Y OPERACIONES
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8 REGISTRO DE REVISIÓN
Revisó Aprobó Emitió
Fecha Firma Fecha Firma Fecha Firma
01/13 - 01/13 - 01/13 -
Leandro Nicenboim
Aclaración
Enrique Chirom
Aclaración
Leandro Nicenboim
Aclaración
RESUMEN DE MODIFICACIONES
Puntos modificados / nuevos Fecha Edición
Nuevo Procedimiento por adecuación del SGC a la nomenclatura y
definiciones de los SGC de las empresas del Grupo SELSA.
01-2013 01
El presente procedimiento reemplaza al procedimiento D-PROGE-
04
01-2013 01