EL CONTROL DE SISTEMAS DE ARCHIVO MEDIANTE LA UTILIZACIÓN DE LA HOJA DE CALCULO DE EXCEL, IMPLEMENTADO PANTALLA DE CAPTURA Y FICHAS DE REGISTRO MEDIANTE LA CARGA DINAMICA

1. COLEGIO NACIONAL DE EDUCACIÓN
PROFESIONAL TÉCNICA
CONTROL DE SISTEMAS DE ARCHIVOS
ASISTENTE DIRECTIVO
GPO : 302
PROFESOR: MIGUEL HERNÁNDEZ DELGADILLO
OCTUBRE 2017

2. PROPOSITO DEL MÓDULO
• CLASIFICAR, ORGANIZAR Y CONSERVAR LA INFORMACIÓN QUE SE GENERA O SE RECIBE DENTRO DE UNA OFICINA DE
ACUERDO A TÉCNICAS ESPECIALIZADAS DE ARCHIVO PARA LOCALIZARLA , MODIFICARLA O CONSULTARLA.
INTRODUCCIÓN
• DENTRO DE LA GESTIÓN OPTIMAS DE OFICINAS, EMPRESAS Y ORGANIZACIONES ES
PRIMORDIAL CONTAR CON UN SISTEMA CONFIABLE EXPEDITO Y EFICIENTE DE LAS
CLASIFICACIÓN, ORGANIZACIÓN, CONSCRIPCIÓN Y CONSULTA DE EXPEDIENTES Y DATOS
CONTENIDOS CON ELLOS
• EN LA ACTUALIDAD LOS CONTROLES DE ARCHIVOS SON DE FORMA ELECTRÓNICA , EXISTEN
SOFTWARE.
•
SIN EMBARGO NO TODAS LAS EMPRESAS PUEDEN ADQUIRIR ESTE TIPO DE SISTEMAS, POR LO
QUE EN EL PRESENTE PROYECTO PRESENTAMOS UNA ALTERNATIVA AL ALCANCE DE LAS
MICRO Y PEQUEÑAS EMPRESAS
• ESTA SOLUCIÓN DE CONTROL, ALIMENTACIÓN Y CONSULTA SE PRESENTA CON LA
ACTUALIZACIÓN AUTOMÁTICA DE HOJA DE CALCULO DE EXCEL

3. SOFTWARE PARA EL CONTROL DE
ARCHIVO Y DOCUMENTACIÓN
SE DOCUMENT ES UN SOFTWARE QUE PERMITE QUE LAS
ORGANIZACIONES AUTOMATICEN DE FORMA EFICAZ Y EFICIENTE LA
GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS Y EN PAPEL A LO
LARGO DE TODO SU CICLO DE VIDA – CAPTURAR, CREAR,
CLASIFICAR, PUBLICAR Y ALMACENAR, ARCHIVAR Y DESTRUIR.
CUALQUIER PERSONA AUTORIZADA – FUNCIONARIOS, CLIENTES,
PROVEEDORES O ALIADOS COMERCIALES – PUEDE ADMINISTRAR Y
TRABAJAR EN SUS DOCUMENTOS DE FORMA SEGURA A CUALQUIER
HORA Y EN CUALQUIER LUGAR DEL MUNDO.

4. IMPLEMENTA ARCHIVOS ALFABÉTICOS APLICANDO
LOS LINEAMIENTOS ESTABLECIDOS POR LA EMPRESA
ASCENDIENTES(
(MENOR A MAYOR)
• A
• B ABURTO
• C ALANÍS
• D ALCALÁ
• E ARAMBURO
• F
DESCENDIENTES
(MAYOR A MENOR)
• Z
• Y ARAMBURO
• X ALCALÁ
• W ALANÍS
• V ABURTO
LOS ARCHIVOS SON ORGANIZADOS ALFABETICAMENTE
PUDIENDO SER EN FORMA ASCENDIENTE Y DESCENDIENTE.

5. IMPLEMENTA ARCHIVOS NÚMERICO APLICANDO LOS
LINEAMIENTOS REQUERIDOS POR LA EMPRESA.
• ASCENDIENTES DESCENDIENTES
( MENOR A MAYOR ) ( MAYOR A
MENOR)
• 1 -100
• 2 -99
• 3 -98
• 4 - 97
• 5 -96
ALFANÚMERICO
A1- ABURTO
A2- ALANÍS
A3- ALCALÁ
A4- ARAMBULO

6. QUE HERRAMIENTAS DE EXCEL
UTILIZO.
• 1. SELECCIONAR EL ÁREA DE DATOS A ORDENAR.
• 2. IR AL ICONO ORDENAR.
• 3. SELECCIONAR EL CUADRO DE DIALOGO ORDEN PERSONALIZADO.
• 4. SELECCIONAR CON ENCABEZADO
• 5. SELECCIONAR LA COLUMNA MANDATARIA PARA ORDENAR
• 6. SELECCIONAR TANTAS COLUMNAS SEAN NECESARIAS.
• 7. GENERAR UNA MACRO GRABADA PARA AUTOMATIZAR.

7. MANEJO Y CONTROL
DE ARCHIVOS POR
MEDIOS DIGITALES.
 CONCEPTUALIZACIÓN DEL MANEJO Y CONTROL DE ARCHIVOS.
 SELECCIÓN DEL MEDIO DIGITAL ES: HOJA DE CALCULO DE EXCEL.
 DISEÑO DE LA BASE DE DATOS
 GENERAR EL CÓDIGO FUENTE ( ES DECIR EL FOLIO )
 DISEÑAR Y DESCRIBIR LAS FUNCIONES DE LA BASE DE DATOS ( IGUAL
CONOCIDO COMO BD)
 DISEÑAR LA FICHA DE PRESENTACIÓN DE DATOS ( SEGÚN SU DISEÑO ELEGIDO )

8. ANTECEDENTES DEL MANEJO DE ARCHIVOS.
• EN NUESTRO AMBIENTE LABORAR CON EL QUE CONTAMOS ACTUALMENTE EXISTE CADA VEZ MÁS LA INFLUENCIA Y
UTILIZACIÓN DE LOS MEDIOS DIGITALES Y SISTEMAS AUTOMATIZADOS PARA EFICIENTAR LAS OPERACIONES EN GENERAL,
GENERANDO ÁREAS DE TRABAJO CON MAYOR PARTICIPACIÓN EN NUESTRA PRODUCTIVIDAD.
• LAS ETAPAS DE AUTOMATIZACIÓN PARA EFICIENTAR LA PRACTICA Y OPERACIÓN DE CONTROL DE ARCHIVOS EN LA
ACTUALIDAD COMPRENDE LO SIGUIENTE:
• GESTIÓN DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS.
• RECUPERACIÓN DE INFORMACIÓN
• ALIMENTACIÓN DINÁMICA DEL ARCHIVO EN BASE DE DATOS
• LA AUDITORIA FÍSICA VS SISTEMA INFORMÁTICO
DE IGUALDAD DE CONTENIDO.
• CUADROS DE TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
• RETENCIÓN DE DOCUMENTOS.
• DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS.
• DIGITALIZACIÓN DE IMÁGENES

9. NOMBRE: AUTOMATIZACIÓN DEL CONTROL DE
SISTEMAS DE ARCHIVO
OBJETIVO : ALCANZAR LOS PRIMEROS EN LA AUTOMATIZACIÓN DEL CONTROL DE SISTEMAS DE
ARCHIVOS LOS CUALES SON :
- GESTIÓN DE DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVOS
- REPARACIÓN DE INFORMACIÓN
- AUTOMATIZACIÓN DE ARCHIVOS DE BASE DE DATOS

10. DISEÑO DE ARCHIVO ELECTRÓNICO
• NUESTRO DISEÑO Y ESTRUCTURA DEL FROMATO DE LA HOJA DE CALCULO DE EXCEL DEBERA
SATISFACER LAS NECESIDADES DE CONTROL, ALIMENTACIÓN Y CONSULTA DE DATOS
REQUERIDOS EN LA OFICINA, EMPRESA O INSTITUCIÓN QUE SE LE IMPLANTARA.
• ES DECIR DEBE RESPONDER LA FORMA AUTOMÁTICA A CONSULTAS DE CONTENIDOS,
UBICACIÓN, FECHAS, COMUNICACIÓN, GESTIÓN DE DOCUMENTOS CONTENIDOS.
• POR LO QUE DISEÑAMOS UNA ESTRUCTURA BÁSICA DE DATOS PERSONALES Y FUNCIONALES
DE UN DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS.

11. F
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DISEÑO DEL ARCHIVO ELECTRÓNICO

12. ÁREAS DE TRABAJO
CADA AREA SERA IDENTIFICADA POR LAS PRIMERAS 3 LETRAS , SEGÚN
EL AREA DE TRABAJO
✓ DIRECCIÓN – DIR
✓ FINANZAS – FIN
✓ CONTABILIDAD – CONT
✓ ADMINISTRACIÓN – ADM
✓ PRODUCCIÓN – PRO
✓ CALIDAD – CAL
✓ VENTAS – VEN
✓ LOGÍSTICA – LOG

13. GENERACIÓN DE UN CÓDIGO
• HEMOS CREADO NUESTRA CÓDIGO , IGUAL CONOCIDO COMO FOLIO, ES DISEÑADO PRINCIPALMENTE CON
EL ÁREA DE TRABAJO , SEGÚN SU ÁREA ( CAL), FECHA DE NACIMIENTO , ÚLTIMOS DOS NÚMEROS ( 98) , LAS
PRIMERAS 4 LETRAS INICIALES DE LA CLAVE CURP ( PERALTA MARTINEZ MIGUEL; PEMM), POR ULTIMO SE
AGREGAN 4 NÚMEROS SEGÚN SE VAYAN REGISTRANDO ( 0001…….0025).
CON ESTOS CONTENIDOS SE FORMA NUESTRO FOLIO A CONTINUACIÓN SE MUESTRA COMO QUEDA:
• CAL98PEMM0001
AREA DE
TRABAJO FEC.
NAC
IMIE
NTO
4 INC,
CURP
SEGÚN SU
REGISTRO

14. MARCO TEÓRICO
LA AUTOMATIZACIÓN DEL ARCHIVO SERA SUSTENTADA BAJO LOS
CONCEPTOS Y HERRAMIENTAS DE LA HOJA DE CÁLCULO DE EXCEL, YA QUE
ESTA CUENTA CON PROCESOS Y HERRAMIENTAS PROPIAS QUE APLICADAS A
UNA BASE DE DATOS CAYO CONTENIDO ES EL NECESARIO PARA CONTESTAR
EL SIGUIENTE INFORME
o NÚMERO CONSECUTIVO
o FECHA DE INGRESO
o DATOS PERSONALES
o DATOS DE DOMICILIO Y CONTACTO
o ÁREA DE TRABAJO
o ANTIGÜEDAD
o UBICACIÓN FÍSICA.

15. OBTENCIÓN DE DATOS.
• SE UTILIZA UNA BASE DE DATOS INTEGRAL, ESTRUCTURADA CON LISTAS DESPLEGABLES
FORMATO DE EXTRACCIÓN DE DATOS, CÓDIGOS DE CREACIÓN AUTOMÁTICA Y TABLA DE
DATOS SOPORTE QUE SE ENCUENTRAN EN OTRAS HOJAS DEL LIBRO DE EXCEL.
• LA CONFORMACIÓN DEL ARCHIVO ELECTRÓNICO ESTA REGIDO POR LOS CONCEPTOS
BÁSICOS TEÓRICOS DE LAS BUENAS PRACTICAS DEL CONTROL DEL SISTEMA DE ARCHIVO.
• EN CONJUNTO ESTAS HERRAMIENTAS Y CONCEPTOS NOS PERMITEN CREAR CONSULTAR,
LISTAS, ESTADOS DE ARCHIVO, DATOS PRECISOS Y TODO AQUELLO QUE NOS FACILITE LA
OBTENCIÓN DE LA INFORMACIÓN PARA SER PRODUCTIVO

16. MARCO PRÁCTICO
• DENTRO DE LA OPERACIÓN DE OFICINA MÁS AUN EN EL ÁREA DE RECURSOS HUMANOS, LA
ACTUALIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DEL PERSONAL ES PRIMORDIAL PARA EL MEJOR
FUNCIONAMIENTO Y CONTROL DE ESA ÁREA Y DE OTRAS EN CONJUNTO.
• LAS LLEGADA DEL NUEVO PERSONAL QUE SE ENTREGA A LA EMPRESA ASÍ COMO LAS
ACTUALIZACIONES DE LOS DATOS DEL PERSONAL DEBEN SER RÁPIDOS, CONSISTENTES Y A TIEMPO.
• POR LO QUE PRESENTE PROYECTO CONSIDERA DE MANERA OPERATIVA CON EL LIBRO DE EXCEL LA
CAPTURA, ACTUALIZACIÓN Y ORDENAMIENTO DE FORMA ARMÓNICA Y AUTOMÁTICA, MEDIANTE
LA ACTUALIZACIÓN DE TABLAS DE CAPTURA Y ACTUALIZACIÓN QUE EXCEL PRESENTA.

17. CONCLUSIÓN
• COMO CONCLUSIÓN DE ESTE PROYECTO DAMOS A CONOCER QUE EN LA ACTUALIDAD
CONTAMOS CON CONTROLES DE ARCHIVOS QUE SON DE FORMA ELECTRÓNICA .
• DE TAL FORMA PRESENTAMOS DICHO SOFTWARE PARA PODER CONTAR CON UN SISTEMA
CONFIABLE Y EFICIENTE, EN LA ORGANIZACIÓN, PLANEACIÓN Y CONTROL DE UNA EMPRESA.
• EN DICHO PROYECTO DAMOS ALTERNATIVAS EFICIENTES PARA EL ALCANCE DE LAS EMPRESAS
MICRO Y PEQUEÑAS.
• COMO EGRESADO A NIVEL BACHILLERATO, ME PERMITE CONTAR CON EL DOMINIO DE UNA
HERRAMIENTA QUE ME DA MEJORES OPORTUNIDADES DE DESARROLLO EN ÁMBITO LABORAL.