El documento presenta la propuesta para el primer encuentro de gestores y consultores de empresas organizado por el Centro de Investigación, Docencia y Consultoría Administrativa (CICDA). El evento busca vincular a empresas, instituciones educativas y el sector productivo para fomentar el emprendimiento. Se detallan los objetivos, organización, actividades y patrocinios planeados para el encuentro.

1. C E N T R O D E
I N V E S T I G A C I O N D O C E N C I A
Y C O N S U L T O R I A
A D M I N I S T R A T I V A
EVENTO INSTITUCIONAL
CICDA
2011

2. CENTRO DE INVESTIGACION DOCENCIA Y CONSULTORIA
ADMINISTRATIVA
N ESTE INFORME
1er. Encuentro de
Gestores & Consultores
de empresa
P R O Y E C C I O N S O C I A L C E A S
Facultad de Ciencias Empresariales & Administrativas
Gustavo Báez Triviño
Coordinador Proyección Social CEAS
SEPTIEMBRE DE 2010
Contenido
TEMAS ESPECIFICOS DESARROLLADOS:
ENTREGA DE PARÁMETROS BÁSICOS DE
ORGANIZACIÓN PARA EL EVENTO DE
GESTORES Y CONSULTORES DE
EMPRESAS.
PROYECTO RELACIONADO CON:
- Evento facultad CEAS.
- Estrategia Coordinación de
proyección social.
- Contacto sector productivo.
- Vinculación de estudiantes
con la institución.
- Estrategia de fortalecimiento
de imagen institucional.

3. 1er. Encuentro de Gestores & Consultores de
empresa
Sinopsis divulgativa:
El propósito de este informe es hacer la presentación preliminar del
1er. Encuentro de gestores & consultores de empresa. Evento
empresarial de la Fundación universitaria Centro de investigación,
docencia y consultoría administrativa CIDCA, Facultad de CEAS.
Proyecto liderado por la Coordinación de Proyección social,
administrativos y docentes del área de investigación.
Dicho evento estará apoyado para su desarrollo por convenio a
realizarse con la Empresa Rápido Pensilvania, empresa líder de uno
de los consorcios de transporte a operar en Bogotá y la Organización
sin ánimo de lucro Fundación ENCAUSA.
Su objetivo es fomentar el emprendimiento, crear un punto de
encuentro entre empresas e instituciones que fomenten la creación
de empresas, como una gran estrategia para prevenir o corregir
situaciones que generen grupos de población en estado vulnerable.
Resumen Técnico:
La facultad CEAS desarrolla actividades de consultoría como parte de
su programa de proyección social. Las políticas institucionales
apuntan a la generación de macroproyectos que generen un
verdadero apoyo a proyectos de extensión a la comunidad. Con
resultados medibles y evidenciables.
La propuesta del desarrollo de esta actividad establece el llamado
triangulo entre el estado, la empresa privada-ong´s e instituciones
educativas.
Cada aspecto a exponer en este informe detalla la manera general
de los aspectos más relevantes para su desarrollo. Estructura
organizacional, coordinaciones y políticas entre otros.
Premisa
“La coordinación de
Proyección social,
trabaja teniendo como
principal objetivo, el
desarrollo
de acciones de
de extensión a
la comunidad,
prácticas,
eficientes y de
acuerdo a las
expectativas que
genera la verdadera
cultura de la
Responsabilidad social.

4. EVENTO:
1er. Encuentro de
Gestores & Consultores d Empresa
TEMA PRIMER ENCUENTRO:
Por el Sector del Transporte
FECHA DE REALIZACIÓN:
24 AL 26 de 2010
AREAS RELACIONADAS FUNDACION CIDCA:
- FACULTAD DE CEAS (EVENTO DE FACULTAD)
- COORDINACION DE PROYECCIÓN SOCIAL
(Prácticas, pasantías y vinculación laboral)
- Relación con el entorno. Sector productivo.
- Extensión a la comunidad.
- Objetivo de búsqueda de nuevos estudiantes a vincularse con la
institución.

5. Resumen técnico
Título de artículo interno
OBJETIVOS:
SOCIAL:
Crear un evento institucional que enlace las diferentes actividades de la
Fundación Cidca con los diferentes públicos externos, así como con la población
vulnerable. Lo anterior como estrategia de proyección y extensión a la
comunidad.
INSTITUCIONAL:
Cumplir con los objetivos, políticas y misión de la Institución a través de un
macroproyecto que integre las diferentes áreas y facultades de la universidad.
TRANSPORTE RÁPIDO PENSILVANIA
Desarrollar un evento que vincule al cliente interno, como estrategia básica para
el estudio previo y necesario, para el óptimo planteamiento del Plan
estratégico de Responsabilidad Social.
FUNDACIÓN ENCAUSA
Participar en la gestación de eventos que promocione la generación de
empresa, como parte de su misión como fundación. Proyectando además una
imagen positiva como acción de relaciones públicas ante los diferentes públicos
de la sociedad.

6. COORDINADOR DE PROYECCION SOCIAL
SISTEMA DE PROYECCION SOCIAL CIDCA
El evento está relacionado con el área interna, red de
apoyo laboral y con el área Externa con extensión a la
comunidad.
 Gestión interna:
Pasantías internas
 Extensión y servicio a la comunidad
Pasantías externas
Prácticas empresariales
Consultorías.
Proyectos integrados de proyección social

7. SITUACIÓN O PROBLEMA QUE ENFRENTA EL
PROYECTO
DESCRIPCIÓN Y PROPÓSITO DEL EVENTO
El nuevo sistema integrado de transporte en la ciudad de
Bogotá, estará agrupado en los Nuevos Consorcios que se
conformaron y que entraron en licitación para la nueva
zonificación de la ciudad en este sentido. Esta nueva
estructura traerá consigo cambios sociales que pueden
llegar a aumentar el número de personas desempleadas o
con recursos que de no ser bien invertidos pasarían a
convertirse en grupo de población vulnerable.
El evento será organizado por la facultad CEAS (Ciencias
empresariales y administrativas), por área administrativa,
docentes y alumnos, con la Supervisión y colaboración de
la Vicerrectoría académica, investigación y proyección
social y la Coordinación general de Proyección social. Se
realizará dentro del marco del Encuentro Tecnológico y
empresarial de la Fundación CIDCA, (Noviembre 22 al 26
de 2010) Inicialmente será una evolución del evento
empresarial interno. Pero para la Institución se hará
dándole un nivel que le permita acercarse más al sector
empresarial, a la ciudadanía, ong´s, teniendo un contacto
directo con las verdaderas problemáticas de la ciudad y de
diversos grupos vulnerables.
SIGUE…

8. DESCRIPCIÓN Y PROPÓSITO DEL EVENTO …..VIENE
Cumpliendo así con los objetivos trazados dentro de los
esquemas de los programas de extensión y de ayuda a la
comunidad.
Dentro de este evento se deberán integrar los esfuerzos
del personal administrativo, así como docentes y
alumnos. A través de charlas, conferencias, dirección de
proyectos, etc. y como refuerzo a los anteriores los
estudiantes dentro de la estructura académica,
apoyarán los aspectos logísticos y de organización.
Acciones básicas a desarrollar:
1. Estudio del mercado cautivo
2. Determinación de perfiles de los grupos asistentes
3. Inicio de estudio de proyectos
4. Valoración de posibles proyectos de inversión
5. Sensibilización al tema de emprendimiento
6. Concienciación de los temas sociales
7. Estudio para aplicación de estrategias de
marketing social
8. Contacto con el sector productivo, empresarial y
gubernamental

9. ESPECIFICACIONES DE DESEMPEÑO
- Calidad y seriedad de las organizaciones
involucradas.
- Convenios escritos de colaboración mutua.
- Creación del “Comité General” del evento con
representantes de las empresas organizadoras.
- Cronogramas y responsabilidades de común
acuerdo.
- Especificaciones en manejo de recursos
económicos y acuerdos para su control.
- Colaboración mutua en el trabajo interno de las
coordinaciones.
- Control de los ingresos y egresos por parte de la
entidad o institución encargada a través de los
procesos convenidos.
- Estructura de apoyo de personal operativo y
logístico, seleccionado, capacitado y entrenado
por la institución encargada de los comités
técnicos, operativos y de comunicaciones.

10. LISTA DE CRITERIOS O ESTÁNDARES DE
CALIDAD QUE EL PROYECTO DEBE CUMPLIR
 PRESUPUESTO INICIAL
Estructura física:
Carpas de protección y montaje.
1. Carpa de sala de conferencias
2. Carpa de área de información, exhibición y
contacto.
De acuerdo a la planimetría presentar la Fundación
CIDCA cuenta cos dos espacios paralelos de 18x20
mtrs y de 20 X30 mtrs. Apróximadamente.
Esta área es el aporte físico de la Fundación CIDCA
para el desarrollo de este evento.
En ella se instalará un montaje de carpas especiales de
10X6 mtrs. cubriendo toda esta zona.
Dentro de la sábana de presupuesto se incluirán los
precios del arrendamiento de estas carpas.
Sonido.
Montaje especial para carpa 1 y 2.
Video.
De acuerdo a montajes aprobados.
Mobiliario.
Cada stand o área de información será
responsabilidad de cada expositor.
El comité de organización entregará áreas
demarcadas.

11. POLÍTICAS DEL EVENTO
-Participará solamente una institución de la misma
categoría (clase de entidad), como organizadora.
-Los participantes organizadores se vincularán a través
de convenios de mutua colaboración.
-Las empresas organizadoras determinarán por acta su
participación, funciones y responsabilidades.
-La Fundación CIDCA por su colaboración podrá
realizar actividades paralelas relacionadas con la
temática del evento.
-El equipo operativo y logístico, se seleccionará de los
estudiantes de la fundación CIDCA.
-Cada organizador contará con espacios de
información para establecer enlace con el público o
visitantes.

12. COORDINACIONES DEL
EVENTO
-COORDINACION GENERAL
Selección Comité organizador
(1 miembro de cada empresa organizadora)
-COORDINACION TÉCNICO-ADMINISTRATIVO
Comité CEAS.
Comité Alumnos.
Inician proceso organización del evento, sistemas
internos, así como procesos y permisos.
-COORDINACION FINANCIERA Y OPERACIONES
Comité personal Fundación.
Presupuestos, controles, contratos, catálogo de
cuentas, etc.
-COORDINACION DE MARKETING & COMUNICACIÓN
ESTRATÉGICA.
Estrategias de marketing, relaciones públicas y
promoción.
Comité de docentes y alumnos. Interfacultades.

13. ACTIVIDADES BASICAS A REALIZAR
CONFERENCIAS:
Temas relacionados con emprendimiento, proyectos,
estudios de mercado, conceptualización de
productos, planes de negocio, planes de mercadeo.
CONVERSATORIOS
Temas relacionados con ocupaciones laborales,
asociaciones de trabajo, cooperativas,
alternativas de inversión, creación de
pequeños negocios, etc.
TEMAS RELACIONADOS CON EMPRESAS
GESTORAS
Acceso a créditos, microcréditos, asesorías, etc.
AREA DE EXPOSICION Y VENTAS
AREA PROMOCIONAL

14. ACTIVIDADES BASICAS A REALIZAR
 CONCEPTUALIZACION Y PROMOCION
 COMERCIALIZACION Y RRPP
 EVENTO DE APERTURA Y CLAUSURA
 PROGRAMACION DE ACTIVIDADES
ALTERNAS
PROTOCOLOS:
 MONTAJE GENERAL
 MONTAJE EXPOSITORES
 PROTOCOLOS DE DESMONTE
 SEGURIDAD
 RELACIONES PUBLICAS
 COMUNICACIONES
 SEÑALIZACIONES
 DECORACION Y MONTAJE

15.  AREAS DE INFORMACION
-Concepción, gestión y desarrollo de
proyectos.
-Evaluación de proyectos.
-Estudios técnico laborales.
Orientación vocacional.
Por facultad
-Estudios técnicos y tecnológicos
profesionales.
Orientación vocacional.
Por facultad.

16. ESTRUCTURA
Patrocinios:
Patrocinador principal
- Participa en el nombre del evento
- Ubicación de pendones en las principales áreas
del evento
- Stand de exhibición.
- Entrega de información gráfica.
DONATIVO: ________________
Co-patrocinadores.
- Ubicación de pendones en las principales áreas
del evento
- Stand de exhibición.
- Entrega de información gráfica.
DONATIVO: ________________
Expositores (6)
- Ubicación de pendones
- Stand de exhibición.
- Entrega de información gráfica.
DONATIVO: _________________