El documento propone el desarrollo e implementación de un Sistema de Información llamado SICAS para controlar el ingreso y egreso de herramientas tecnológicas en el Centro de Manufactura de Textiles y Cuero del SENA. Actualmente el control se realiza de forma manual lo que genera problemas de seguridad y eficiencia. SICAS permitirá registrar de forma electrónica cada ingreso y salida, identificar cada herramienta y su propietario, y autorizar las salidas de forma automatizada para mejorar la seguridad y agilidad del proceso

1. SISTEMA ADMINISTRATIVO PARA HERRAMIENTAS TECNOLOGICAS
QUE INGRESAN Y SALEN DEL CENTRO DE MANUFACTURAS DE
TEXTIL Y CUERO.
SICAS
CONTROL DE ACCESO SENA
INTEGRATES:
SENA CENTRO DE MANUFACTURAS EN TEXTILES Y CUERO
Análisis y Desarrollo de Sistemas de Información
Bogotá. Abril de 2011.

2. SISTEMA ADMINISTRATIVO PARA HERRAMIENTAS TECNOLOGICAS
QUE INGRESAN Y SALEN DEL CENTRO DE MANUFACTURAS DE
TEXTIL Y CUERO.
SICAS
CONTROL DE ACCESO SENA
Presentado por:
Presentado a:
Carlos Cetina
Instructor SENA ADSI
SENA CENTRO DE MANUFACTURAS EN TEXTILES Y CUERO
Análisis y Desarrollo de Sistemas de Información
Bogotá. Abril de 2011.
INTRODUCCION

3. Los sistemas de información en la actualidad son herramientas de gran ayuda
para las empresas, ya que estos les ayuda a optimizar sus procesos,
proveyendo una administración de los recursos, orden, agilidad, control,
reportes, estadísticas entre otros, los cuales le beneficiara en gran manera.
Para el SENA el sistema de información SICAS (Sistema de información control
de acceso de herramientas tecnológicas al Servicio Nacional de Aprendizaje) le
aportara una optimización de sus procesos en el desarrollo de ingreso y salida
de herramientas tecnológicas al SENA.
SISTEMA ADMINISTRATIVO PARA HERRAMIENTAS TECNOLOGICAS
QUE INGRESAN Y SALEN DEL CENTRO DE MANUFACTURAS DE
TEXTIL Y CUERO.

4. SICAS
CONTROL DE ACCESO SENA
AREA DE INVESTIGACION.
SENA Centro de Manufactura de textil y cuero
GENERALIDADES DE LA EMPRESA A ANALIZAR
El Centro de Manufactura en Textiles y Cuero tiene las siguientes funciones para
atender los requerimientos de los sectores de calzado, marroquinería y
confecciones:
• Impartir Formación Profesional Integral basada en competencias
laborales; contribuyendo así al desarrollo socio - económico del país en
los sectores productivos competitivos.
• Dar Formación continua para atender las necesidades específicas de
capacitación y actualización del talento humano vinculado a las
empresas; para contribuir a elevar la productividad y competitividad de las
organizaciones, mejorar su capacidad para enfrentar los constantes
cambios tecnológicos, y participar en los mercados internacionales; de
forma efectiva, productiva y pertinente.
• Brindar Formación complementaria para la cual se ofrecen modalidad
presencial, combinada y virtual.
• Asesorar a microempresarios, aprendices y cualquier persona interesada
en proyectos de emprendimiento.

5. Misión
Liderar el avance tecnológico de los subsectores, de Confecciones, Calzado,
Marroquinería propendiendo por el desarrollo humano, técnico y social de los
trabajadores colombianos y el mejoramiento y desarrollo de las empresas, mediante
acciones de Formación Profesional Integral, Formulación de proyectos de
innovación y desarrollo tecnológico y la prestación de Servicios Tecnológicos.
Visión
Para el año 2006 - 2010, el Centro se convertirá en un polo nacional de diseño de la
manufactura textil y del cuero y de desarrollo tecnológico para la formación
profesional integral, la productividad y competitividad empresarial, a través de
procesos técnicos, tecnológicos y pedagógicos innovadores.
Descripción situación actual
La administración de herramientas tecnológicas que ingresan al SENA por parte de
aprendices, instructores y visitantes se lleva de forma manual por medio de una
minuta en papel y lápiz diligenciada por los guardas de seguridad con su puño y
letra, lo cual ha sido un proceso un poco demorado y tedioso; se requiere de
mejoramiento para beneficio de todos que nos lleve un desarrollo mas tecnológico y
sistematizado.
Se requiere tener un sistema que administre los diferentes ingresos y salidas de
herramientas tecnológicas ajenas al SENA, mitigué las posibilidades de robo,
ofrezca mayor seguridad en el flujo de movimientos y proporcione una identificación
detallada de cada equipo y de su propietario, generando una mayor rapidez en cada
registro de entrada y salida.
DEFINICIÓN DEL PROBLEMA

6. Debido a las diferentes estructuras físicas de algunos centros del SENA, y el actual
control y registro manual del ingreso y salida de las diferentes herramientas
tecnológicas, produciendo que el desarrollo de su tramite sea inconsistente e
inseguro para sus actores, ya que el actual registro se hace por una sola portería y
a través de un libro minuta, haciendo que fraudes y los hurtos se presenten de
manera constate.
La administración sobre ingresos y salidas de herramientas tecnológicas en la
actualidad son funcional pero no es el mejor control para la seguridad, la cual se ha
de ver comprometida y en tela de juicio para cuando se presente una novedad de
robo.
Es necesario crear un ambiente de mayor agilidad y seguridad para que cada
visitante, instructor y aprendiz se sienta más tranquilo al llevar su herramienta
tecnológica al SENA.
JUSTIFICACION

7. Por seguridad, control, confiabilidad y agilidad se requiere de un sistema de
información que maneje los diferentes ingresos y salidas de partes & equipos
provenientes de los aprendices, instructores, visitantes entre otros; proporcionando
una mayor rapidez y facilidad en el momento de hacer el registro, generando una
ficha donde se incluyan los datos más importantes de cada herramienta, y también
se incluya la información general del propietario como su nombre completo cedula
entre otros.
En este proceso se debe proveer un mayor control como por ejemplo donde se exija
que quien ingresa la herramienta es el único autorizado para sacarlo (a) y así no
permitir el hurto de estos mismos, ya que por no tener una ficha que especifique las
características del equipo o parte e indique su propietario se puede prestar a que
allá algún tipo de cambalache u otra novedad que permita el hurto de estos.
Se necesita de un programa que permita llevar un control detallado de cada entrada
y salida, de los equipos que ingresan a los centros del Sena, por lo tanto este
sistema esta adaptado a la necesidad de nuestros clientes y en beneficio de cada
centro del Sena con el fin de mitigar hurtos, robos o cualquier tipo de novedad que
allí se presente.
Este sistema permite que el flujo de información que se maneje, sea confiable y
verídico. Este programa va interconectado a un conjunto de equipos y accesorios
catalogados como estaciones de trabajo, así por cada reporte que reciba cada una
de ellas por medio del sistema información quedara en las otras estaciones
inmediatamente, se va alimentando de manera global a un servidor y este
administrara la información actualizada a cada usuario.
Este programa se adaptara a la medida del cliente y de acuerdo a las necesidades
de cada empresa, para el Sena será un programa que beneficia a cada centro y a
cada propietario por medio de este sistema no tendrán problema a la hora de la
salida o entrada de cada computador o equipo que ingrese, para ello nuestro
programa tendrá en cuenta adaptar portería una estación de trabajo con el
programa SICAS para no tener ningún inconveniente en algún punto de salida de
cada centro.

8. El manejo de SICAS será muy sencillo y práctico, se proporcionara capacitación a
sus diferentes usuarios. Se excluirán del registro en SICAS las memorias USB y los
diferentes modelos de celulares por ser de uso común y mayor cantidad.
OBJETIVO GENERAL

9. Diseñar e implementar un sistema de información que permita tener un control
diario de cada equipo o parte que ingresa al centro o sale de el; obteniendo una
mayor agilidad y control en el registro de estos movimientos 24/7. Mejorar la
tramitología diaria de manera más ágil. Esto facilitara a la hora de un robo su
reporte inmediato y su recuperación.

10. OBJETIVOS ESPECIFICOS
• Administrar el flujo y el control de entradas y salidas de herramientas
tecnológicas al SENA mediante un sistema de información.
• Registrar de una manera efectiva, eficiente y eficaz, los diversos
elementos que ingresan y salen por cada uno de los accesos de la
infraestructura.
• Proveer una identificación única a cada uno de los elementos que
interactúan en cada uno de los accesos de las dependencias a visitar.
• Verificar y autorizar mediante cada estación trabajo, de cada portería la
salida de las herramientas tecnológicas.

11. ALCANCE
Implementar el sistema SICAS en cada centro del SENA y capacitar a sus
usuarios, proporcionando al SENA una solución efectiva y eficiente para el
manejo del ingreso y salidas de las diferentes herramientas tecnológicas.
El cual facilitara su manejo de manera sencilla, ordena, rápida, segura y efectiva
de los accesos y movimientos diarios de cada portería las 24 horas.

12. LIMITACIONES
• La aprobación del proyecto por el SENA.
• Tener acceso a la red del SENA y a sus equipos
• Se considera el factor económico para adquirir los equipos y las
diferentes tecnologías necesarias para su implementación.
• La disponibilidad de los guardas de seguridad para el manejo del sistema.
REQUERIMIENTOS

13. Objetivo::Administrar el flujo y el control de entradas y salidas de
herramientas tecnológicas al SENA mediante un sistema de información.
Requerimiento: Aplicación del SI.
Proceso: programación
Proceso elemental: diagramas de flujo
Salida: Programa
Objetivo.: Registrar de una manera efectiva, eficiente y eficaz, los diversos
elementos que ingresan y salen por cada uno de los accesos de la
infraestructura.
Requerimiento: Registro, dirige la información a las bases de datos.
Proceso: Almacenamiento de datos. Estructura, almacena y muestra
información actualizada en cada puesto de trabajo
Proceso elemental: elaboración de tablas de información. Tener un informe
seguro por medio de cada estación de trabajo.
Salida: Base de datos elementos.
Objetivo.:.Proveer una identificación única a cada uno de los elementos que
interactúan en cada uno de los accesos de las dependencias a visitar.
Requerimiento: Identificar.
Proceso: generación código de barras.
Proceso elemental: creación de códigos.
Salida: tabla de seguimiento elementos.
Objetivo. Verificar y autorizar mediante cada estación trabajo, de cada
portería la salida de las herramientas tecnológicas.
Requerimiento: control de entradas y salidas.
Proceso: consulta de los movimientos presentados por cada herramienta
tecnológica.

14. Proceso elemental: registrar cada movimiento y llevarlo en histórico de cada
herramienta tecnológica.
Salida: tabla movimientos
Otros

15. Oe
• Identificar los hurtos que se presenten con las diferentes herramientas
tecnológicas.
• Generar un registro diario sobre el acceso y salidas de las herramientas
tecnológicas.
• Mantener un seguimiento de cada equipo llevando una estadística de los
diferentes movimientos.
GRAFICA OBJETIVO

16. MATRIX DOFA SICAS

17. Oportunidades 2. Amenaza
• No existe un control • Costos en la
de acceso de de las compra de
herramientas equipos de
tecnológicas al cómputo,
centro mediante un impresoras,
SI lectoras de
• Proceso inadecuado códigos.
para el control de • Posible proyecto
DOFA ingreso y salida de en otro grupo de
equipos de cómputo. aprendices ADSI.
• Información
descentralización de
la información sobre
el acceso y salida de
las diferentes
herramientas y
equipos tecnológicos
en el CMCT.
• Accesos controlados
en las diferentes
porterías para
Ingresos de esas
herramientas
tecnológicas.
Fortaleza FO FA
• Inversión en
• No existe un SI en el • No existe un control equipos
CMCT para el sistematizado del tecnológicos para
manejo de ingreso ingreso y salida de solo este tipo de
de herramientas herramientas sistema de
tecnológicas en el tecnológicas del información.
CMCT. CMCT
• Fácil de • Sistema de
implementar en los información
diferentes centros necesario y útil para
del SENA. este tipo de control.
• Fácil de Utilizar. • Adaptable a los
• Gran ayuda para diferentes centros
seguridad de las del SENA e
herramientas institución que tenga
tecnológicas. un flujo concurrido

18. • Control diario de las de este tipo de
entradas y salidas movimiento en la
de las herramientas herramientas
tecnológicas. tecnológicas.
Debilidad DO DA
• Control inapropiado • Flujo intermitente
• Adecuación de un de registro de de entrada y
equipo de computo ingreso y salida de salida de personal
una pistola lectora herramientas con herramientas
de códigos, tecnológicas tecnológicas en
impresora zebra en (minutas). los diferentes
cada una de las • Posibles pérdidas de centros.
diferentes porterías herramientas •
de acceso al CMCT. tecnológicas en el
• Falta de CMCT por control
conocimiento de inapropiado sobre
herramientas con los diferentes
este tipo de alcance. movimientos diarios
de las herramientas
tecnológicas.
Elaborado por: ______________________ Fecha: _____________
Revisado por: _______________________ Fecha: _____________
Aprobado por: _______________________ Fecha:_____________

19. ENCUESTA 1
La siguiente encuesta se elaboro con el fin de conocer los diferentes registros de
entradas y salidas de las herramientas tecnológicas que ingresan a diario al SENA.
Esta entrevista consta de 9 preguntas las cuales serán contestadas por los aprendices
del SENA de forma abierta.
(Dirigida para aprendices, instructores y visitantes)
MARQUE CON UNA (X) según sea el caso.
1. Indique que tipo de herramientas tecnológicas maneja.
( )Portátiles.
( )Discos Usb Ext.
( )Lectoras
( ) Todos
() Otros
¿Cual?:__________________________________________________________
__
________________________________________________________________
________________________________________________________
___________

20. 2. Hace usted uso de sus herramientas tecnológicas dentro de las instalaciones del
SENA.
SI __ NO __
3. Indique cuales son las herramientas tecnológicas que con mayor frecuencia ingresa
al SENA.
( )Portátiles.
( )Discos Usb Ext.
( )Lectoras
( )Otra.
¿Cual?:__________________________________________________________
__
________________________________________________________________
________________________________________________________
___________
4. Describa como es el proceso de ingreso de sus herramientas tecnológicas al centro.
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
________

21. 5. ¿Considera este proceso de ingreso?
( ) Alto
( ) Medio
( ) Bajo
( ) Otra (cual:
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________________________________________________________________
________________________________________________________________
______
6. Describa como es el proceso de salida de sus herramientas tecnológicas, al
abandonar las instalaciones del SENA.
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
________
7. Considera este proceso de salida es:
( ) Alto

22. ( ) Medio
( ) Bajo
( ) Otra
¿Cual?
________________________________________________________________
________________________________________________________________
____
__________________________________________________________________
8. Se genera algún tipo de registro para su ingreso y su salida; describa como el
proceso:
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
________
9. Describa si hay algún tipo de control interno por parte del SENA para el manejo de
sus herramientas tecnológicas.
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
________
CUESTIONARIO 2.

23. El siguiente cuestionario se elabora por solicitud de nuestro proyecto SICAS el
cual permitirá que registre de entradas y salidas de las herramientas
tecnológicas
El cuestionario consta de 9 las cuales serán contestadas por las personas
requeridas de forma abierta.
(Dirigida al servicio de seguridad).
Cuales son las herramientas tecnológicas que registran en el proceso de entrada
al centro de manufactura, portátil, discos USB, lectores etc.
1. Indique cual es la forma en la que registran las herramientas tecnológicas
(elementos), que ingresan a los centros de enseñanza por parte de los
instructores, aprendices y visitantes.
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________________________________________________________________
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24. 2. ¿Dónde quedan almacenados los registros de las herramientas tecnológicas
que ingresan?
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3. Especifique que datos toman de cada elemento.
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4. Estos datos son suficientes. Si o No, porque.
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25. 5. Este método le proporciona un control efectivo, practico, ágil y confiable,
SI ___ NO ___
¿Por qué?
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6. Indique si el desarrollo de este proceso es sencillo, rápido, fácil, ágil y
práctico.
SI ___ NO ___
¿Por qué?
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26. 7. Describa como es el proceso de salida de las herramientas tecnológicas.
(Elementos)
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8. Indique que tipo de control se lleva para la salida de las herramientas
tecnológicas. (Elementos).
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